Форматы МЧД: действующие, устаревшие, требования и применение в 2025 году

Форматы машиночитаемых доверенностей (МЧД) определяют структуру, требования и правила обработки доверенностей в электронном виде. От того, какой формат использован, зависит, примет ли документ госорган или система ЭДО. В статье разберем, какие форматы МЧД действуют в 2025 году, какие из них устарели, чем отличаются форматы для B2B и B2G-сегментов, кто утверждает схемы доверенностей и как с ними работать.

Что такое формат МЧД

Формат машиночитаемых доверенностей (МЧД) — это структура электронного документа, которая задаёт, какие именно данные включаются в доверенность и как они должны быть представлены. Проще говоря, формат — это технический шаблон: какие поля обязательны, как указывать полномочия, как оформлять данные о доверителе и представителе, в каком виде прикладывается электронная подпись и т.д.

Если формат нарушен, МЧД не примут ни системы госорганов, ни операторы ЭДО. Поэтому для каждой сферы — налоговой, социальной, статистической — существуют утверждённые форматы, которым нужно строго следовать.

EnDocs помогает организовать полный цикл работы с договорами и доверенностями. Встроенный реестр доверенностей позволяет загружать как МЧД, так и сканы бумажных — система автоматически подставляет нужную доверенность при подписании кадровых или договорных документов. Проекты договоров можно создавать по шаблонам, согласовывать их параллельно по маршрутам, а подписывать — через ЭДО, например, Контур.Диадок. EnDocs контролирует сроки согласования и действия договоров, поддерживает автоматическую пролонгацию и формирует централизованный архив с быстрым поиском. Всё — в одном интерфейсе.

Законодательные требования (№63-ФЗ «Об электронной подписи»)

Осенью 2024 года в России вступило в силу законодательное требование об обязательном использовании машиночитаемой доверенности (МЧД) для организаций и индивидуальных предпринимателей при отправке электронных документов, подписанных уполномоченным представителем.

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и созданный по установленному формату. Правовые основы для её использования закреплены в Федеральном законе от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно статье 6.1 этого закона, МЧД подтверждает право одного лица действовать от имени другого в электронном виде. При этом доверенность должна содержать обязательные сведения:

• данные доверителя и представителя;
  
• срок действия доверенности и дату её начала;
  
• перечень полномочий представителя.
  

МЧД обязательно оформляется в машиночитаемом электронном формате, утверждённом соответствующим государственным органом, либо в универсальном формате EMCHD (формат 003).

Для юридической силы МЧД при взаимодействии с государственными органами и в системах электронного документооборота требуется обязательная регистрация в распределённом реестре Федеральной налоговой службы (ФНС).

Законодательство также предусматривает, что МЧД должна быть подписана квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, а сама доверенность может быть отозвана или аннулирована в установленном порядке (статьи 185–189 ГК РФ). Срок действия МЧД определяется доверителем, но если он не указан — доверенность действует один год согласно статье 186 ГК РФ.

Таким образом, основные законодательные требования к МЧД включают:

• обязательное оформление в электронном машиночитаемом формате;
  
• подпись доверенности квалифицированной электронной подписью;
  
• обязательное содержание всех ключевых реквизитов;
  
• регистрацию в распределённом реестре ФНС при работе с госорганами;
  
• соблюдение правил отзыва и срока действия доверенности, закреплённых в Гражданском кодексе РФ.

Действующие форматы

Действующие форматы машиночитаемых доверенностей (МЧД) различаются в зависимости от сферы применения и сегмента взаимодействия. Сейчас на практике используются несколько ключевых форматов, которые охватывают разные сценарии — от взаимодействия между бизнесами (B2B) до обмена с государственными органами (B2G). Каждый из них имеет свои особенности, возможности и ограничения, которые важно учитывать при выборе формата для конкретной задачи.

На сегодняшний день в классификаторе насчитывается около 70 различных полномочий, которые можно указывать в МЧД. Пока нет точного понимания, сколько форматов МЧД будет существовать в долгосрочной перспективе, и будет ли единый универсальный формат для всех систем или разные информационные платформы продолжат использовать свои собственные форматы доверенностей. На сегодняшний день разработан единый формат, который используется сразу несколькими госорганами и в ЭДО с контрагентами — это формат 003, также известный как EMCHD.

Несмотря на то что формат 003 уже поддерживается централизованной платформой на базе распределённого реестра ФНС (ЦПРР ФНС), не все системы, площадки и государственные органы готовы работать с ним. Некоторые ведомства продолжают использовать или планируют применять в будущем собственные форматы МЧД.

002 (сегмент B2B)

Формат 002 — базовая форма машиночитаемой доверенности для электронного документооборота B2B. Включает следующие ключевые элементы:

• Заголовок файла — содержит информацию о версии формата (002) и типе файла (обычно XML).
  
• Данные доверителя — сведения о юридическом лице, выдавшем доверенность: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес.
  
• Информация об уполномоченном лице — ФИО, паспортные данные, адрес места жительства.
  
• Полномочия — перечень действий, которые доверенное лицо вправе совершать от имени организации.
  
• Дата выдачи доверенности — момент, с которого доверенность начинает действовать.
  
• Срок действия — если не указан, доверенность действует один год с даты выдачи.
  

По решению Минцифры РФ с 1 марта 2025 года этот формат перестал использоваться для новых доверенностей. Однако ранее выпущенные МЧД 002 продолжают действовать до окончания срока или отзыва полномочий, обеспечивая юридическую силу в рамках текущих бизнес-процессов.

003

Формат 003 — это основной и единый стандарт электронных доверенностей, разработанный для упрощения взаимодействия между компаниями и государственными органами. Он позволяет автоматизировать проверку полномочий представителей при совершении различных операций как в сегменте B2B, так и в B2G.

Процесс формирования МЧД версии 003 включает:

• выбор типа доверенности;
  
• ввод данных — внутреннего номера, даты окончания срока, информации о доверителе и представителе, списка полномочий;
  
• указание возможности передоверия и его количества;
  
• проверку и подтверждение корректности заполнения.
  

Формат 003, утверждённый ФНС и разработанный совместно с Минцифры, Федеральным казначейством, Банком России и Федеральной нотариальной палатой, применяется с 2023 года. Он поддерживает передоверие, нотариальное удостоверение, регистрацию в блокчейн-реестре ФНС и подходит для многоуровневого использования в разных ведомствах и сервисах.

Несмотря на широкую поддержку формата 003 в центральной платформе распределённого реестра ФНС, некоторые системы и госорганы пока работают с собственными форматами или имеют ограничения в использовании 003. Поэтому важно уточнять технические возможности партнёров и операторов ЭДО для корректной работы с этим форматом.

Подробнее о передоверии в версии 003: появилась возможность нотариального передоверия, что значительно повышает удобство и безопасность управления доверенностями. Кроме того, формат объединяет доверенности для B2B и B2G взаимодействий, упрощая сдачу отчетности и документооборот.

ФНС не умеет проверять противоречия между МЧД

ФНС не проводит полную проверку всех возможных противоречий в машиночитаемых доверенностях (МЧД). ФНС проверяет только основные реквизиты и наличие доверенности в своем реестре. Проверку на наличие противоречий между данными в МЧД и другими документами осуществляет сторона, принимающая доверенность. Для этого зачастую используют СЭД.

5.03 (сегмент B2G, для ФНС)

Формат 5.03 — это актуальный формат машиночитаемой доверенности для электронного взаимодействия с ФНС, обязательный с 10 января 2025 года. Он пришёл на смену версиям 5.01 и 5.02 и учитывает новые требования к юридической значимости доверенностей в рамках налогового законодательства. Формат используется исключительно для B2G-сценариев — подачи отчётности и иных документов в налоговые органы. Подача производится исключительно через операторов ЭДО.

Главные особенности: доверенность формата 5.03 позволяет назначать нескольких представителей, указывать права передоверия и уточнять действия, на которые делегируются полномочия. Все доверенности и заявления об отзыве направляются в ИФНС по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) и проходят автоматическую проверку. Доверенность этого формата не регистрируется в блокчейн-реестре ФНС, её нужно прикладывать к каждому пакету документов вручную.

Устаревшие форматы

По мере развития технологии машиночитаемых доверенностей и внедрения единого формата 003, ряд ранее действующих версий был признан устаревшими. Их больше нельзя использовать для выпуска новых доверенностей, но старые документы продолжают действовать до истечения срока действия или отзыва. Ниже рассмотрим три ключевых устаревших формата: 001, 5.01 и 5.02.

001

Формат 001 был одним из первых версий электронных доверенностей, разработанных для использования в ограниченных сценариях B2B. Он применялся на начальном этапе внедрения машиночитаемых доверенностей в системах электронного документооборота, но не предусматривал многие современные функции — например, передоверие, указание нескольких представителей или расширенное описание полномочий.

На сегодняшний день формат 001 официально считается устаревшим и не используется для выпуска новых доверенностей. Он не поддерживается распределённым реестром ФНС и другими современными информационными системами, а также не соответствует актуальным техническим и юридическим требованиям. Все доверенности, оформленные в этом формате, либо уже утратили силу, либо были заменены на более современные версии, такие как 002, 003 или 5.03.

5.01

Формат 5.01 был разработан ФНС России для передачи полномочий представителю налогоплательщика в электронной форме. Он использовался в B2G-сценариях, то есть для взаимодействия юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с налоговыми органами. Этот формат позволял регистрировать доверенности и заявления об отзыве, но имел ограниченный функционал: в частности, отсутствовала поддержка передоверия и возможность указания нескольких представителей или доверителей в одной МЧД.

Формат 5.01 признан устаревшим и больше не используется. Новые доверенности в нём выпускать нельзя, но ранее оформленные документы продолжают действовать до окончания срока действия. На смену формату 5.01 пришли версии 5.02, а затем — 5.03, которые устраняли его ограничения.

5.02

Формат 5.02 стал логическим развитием 5.01 и получил более широкое распространение. Он поддерживал передоверие и оформление доверенности на нескольких представителей. Это упростило делегирование задач внутри компаний — особенно при распределённой структуре или наличии внешних подрядчиков.

В этой версии также появилась возможность оформления передоверия и указания нескольких представителей, однако ФНС не реализовала поддержку ограничений по полномочиям. То есть в МЧД 5.02 можно было прописать полномочия, но налоговая система не проверяла, есть ли у представителя право на подписание конкретного вида документа — она просто регистрировала факт доверенности без детализации полномочий.

Формат 5.02 признан устаревшим. С 10 января 2025 года ФНС больше не принимает МЧД этого типа — он заменён форматом 5.03, в котором устранены ключевые ограничения и повышена прозрачность при передаче полномочий.

МЧД для B2B и B2G: в чем разница?

МЧД для B2B и B2G различаются прежде всего по сфере применения, требованиям к формату и инфраструктуре обработки.

B2B (business-to-business) — это взаимодействие между двумя хозяйствующими субъектами, например, между поставщиком и покупателем. В этом случае МЧД используется для подписания договоров, актов, накладных и других деловых документов. Форматы, применяемые в B2B (например, 002 и 003), обеспечивают гибкость: можно указать ограничения полномочий, использовать одну доверенность для нескольких систем и контрагентов, в том числе внутри КЭДО.

B2G (business-to-government) — это подача документов в государственные органы: ФНС, СФР, Росстат и др. Здесь требуются специальные форматы (в первую очередь — 5.03 и 003), которые соответствуют требованиям конкретных ведомств. Такие МЧД проходят регистрацию в распределённом реестре ФНС и передаются строго через операторов ЭДО. Передоверие и работа с несколькими представителями возможны, но ограничены требованиями системы.

Ключевая разница — в адресате. В B2B важна универсальность и совместимость, в B2G — соответствие требованиям конкретного органа, например ФНС.

Кто утверждает формат МЧД?

Формат МЧД утверждается госорганами или уполномоченными операторами информационных систем. Каждый орган может либо разработать свой собственный формат, либо использовать универсальный — 003, схема которого размещена на портале Госуслуг. Это предусмотрено Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Коммерческие организации не могут утверждать собственные форматы МЧД. Они вправе применять только те, что признаны государственными структурами или поддерживаются в используемых ими информационных системах.

Что такое XML-формат МЧД

XML-формат МЧД — это техническая структура машиночитаемой доверенности, записанная в виде XML-файла. Такой формат обеспечивает однозначное, формализованное представление всех реквизитов доверенности, включая сведения о доверителе, представителе, сроках действия, полномочиях и передоверии.

XML (eXtensible Markup Language) используется потому, что его легко обрабатывать автоматизированными системами: операторы ЭДО, ведомственные ИС и распределённый реестр ФНС могут быстро считать, проверить и зарегистрировать такую доверенность. Кроме того, структура XML строго соответствует XSD-схеме (описанию формата), которую утверждает госорган.

Как выглядит XLM-формат МЧД:

Заключение

Форматы МЧД играют важную роль в электронном документообороте — как между компаниями, так и с государственными органами. От их правильного выбора и соблюдения технических требований зависит юридическая сила документов и бесперебойность бизнес-процессов.

С переходом на единый формат 003 организации получили возможность работать по универсальной схеме, пригодной и для B2B, и для B2G-сценариев. Однако важно учитывать, что некоторые ведомства продолжают использовать собственные форматы или ограничивают функциональность — например, не поддерживают проверку полномочий.

Работа с МЧД требует внимания к деталям: формат, срок действия, перечень полномочий, способ подачи и регистрации. Чтобы избежать ошибок и ускорить процессы, рекомендуется использовать специализированные СЭД, которые помогают автоматически формировать, проверять и применять доверенности по всем требованиям законодательства.