Финансовый электронный архив: как работает и что нужно учесть при создании
Финансовый электронный архив — это платформа для хранения и обработки финансовых документов в электронном виде. Она позволяет автоматизировать процессы учета, анализа и контроля финансовых операций компании.
Создание электронного архива начинается с загрузки документов. По мере наполнения его ценность быстро растёт. Когда оцифрована большая часть документов, финансовый архив позволяет быстро находить нужные документы, автоматически загружать их в ЭДО, распознавать информацию в отсканированных файлах, использовать преимущества интеграции со справочниками.
Что такое финансовый архив и зачем он нужен
Итак, финансовый электронный архив – это система, которая используется для хранения и обработки финансовой информации организации. В его основе лежит специальное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы учета и анализа финансовых данных. Она помогает повысить эффективность работы финансового отдела, сократить время на проведение отчетности и минимизировать риск ошибок. Весь необходимый функционал для создания и ведения архива предусмотрен в СЭД EnDocs.
Основная задача финансового архива – обеспечение сохранности и доступности финансовой информации в цифровом виде. Он позволяет быстро находить нужные документы, контролировать их целостность, а также предотвращать потерю данных. Помимо этого, финансовый архив помогает компаниям соблюдать требования законодательства по хранению и архивированию финансовой отчетности.
Какие функции выполняет финансовый архив
Финансовый электронный архив обеспечивает управление финансовым документооборотом и консолидацией информации об экономической деятельности компании в организациях любого масштаба.
Централизованное хранение документов
После внедрения финансового архива все финансовые документы организации собираются в одном месте и обрабатываются централизованно. Централизованная обработка включает в себя следующие этапы:
- Прием и регистрация финансовых документов. Все входящие документы регистрируются и классифицируются по определенным критериям.
- Обработка финансовых документов. Документы проверяются на соответствие требованиям законодательства и внутренним правилам организации.
- Хранение финансовых документов. После обработки документы помещаются в архив, где они хранятся в соответствии с установленными правилами и сроками хранения.
- Доступ к финансовым документам. Сотрудники организации могут получить доступ к необходимым документам через систему электронного архива.
Централизация обработки и хранения финансовых документов позволяет сократить время на поиск нужных документов, улучшить контроль над финансовыми операциями и снизить риск ошибок.
Автоматизация сбора финансовой документации
После соответствующих настроек система начинает автоматически собирать финансовые данные из различных источников и формировать единый отчет. При этом следует обратить внимание на следующие моменты:
- Определение источников данных: откуда будут поступать финансовые данные. Обычно это бухгалтерские программы, банковские выписки, электронные таблицы и другие источники.
- Извлечение данных: необходимо настроить механизмы распознавания документов или получение информации через API.
- Объединение данных: собранные данные объединяются в единый архив. При этом осуществляется агрегирование данных по таким параметрам, как период времени, тип операции или контрагент.
- Отчетность: система генерирует отчет, который содержит анализ финансовых показателей и другую полезную информацию.
Так формируется автоматически пополняемый финансовый архив. Для бизнеса это означает ускорение процессов подготовки отчетности, снижение количества ошибок и повышение точности данных.
Поиск документов
В финансовом архиве EnDocs поиск документов осуществляется по различным параметрам, таким как дата, номер документа, название контрагента, сумма платежа и другие.
Некоторые документы могут быть связаны между собой. Например, один документ может содержать ссылку на другой документ или быть частью цепочки документов. Поиск в EnDocs позволяет выявлять такие цепочки.
Быстрая подготовка к налоговым и аудиторским проверкам
Наличие финансового архива существенно упрощает подготовку к налоговым и аудиторским проверкам. Вместо того чтобы искать документы по всему офису или складу, можно просто обратиться к архиву и получить нужную информацию.
В СЭД EnDocs документы могут быть быстро экспортированы в соответствии с требованиями контролирующих органов в электронном формате (включая электронные подписи и служебные документы) или на бумаге (включая проставление штампа электронной подписи).
Как правильно сформировать финансовый архив
Создание финансового архива начинается с первичного наполнения уже имеющимися документами. Оно происходит одним из двух способов: перенос данных из CRM или ERP-системы и загрузка бумажных документов.
Перенос данных из учетной системы или ERP-системы
Первым шагом является выбор источника данных, откуда будут загружаться документы. Это может быть ERP-система, CRM-система, бухгалтерская программа или любая другая система, где хранятся документы.
Затем необходимо экспортировать данные из выбранного источника. Это может быть сделано через интерфейс системы или с помощью специальных инструментов для экспорта данных.
После экспорта данных их необходимо подготовить для загрузки в финансовый архив. Тут может потребоваться преобразование формата данных, удаление дубликатов и другие операции. Наконец, подготовленные данные загружаются в финансовый архив.
Загрузка бумажных документов
Все бумажные документы необходимо отсканировать и перевести в формат PDF. Затем они должны быть классифицированы и проиндексированы – пожалуй, это самый сложный этап. Он подразумевает присвоение уникального идентификатора каждому документу и его размещение в соответствующей категории в архиве.
Для упрощения процесса в СЭД EnDocs предусмотрена интеграция с OCR и сервисами интеллектуального распознавания документов.
Резервное копирование данных
Регулярное создание резервных копий данных архива поможет предотвратить потерю информации в случае сбоев или аварий.
Облачная версия СЭД EnDocs предусматривает автоматическое резервное копирование всей информации. В локальной версии СЭД настройка реализуется силами Заказчика.
Контроль версий документов
Важно контролировать версии документов, чтобы избежать путаницы и обеспечить возможность восстановления предыдущих версий при необходимости.
В СЭД EnDocs все версии документов хранятся в Архиве
Ограничение доступа
Необходимо ограничить доступ к архиву только авторизованным пользователям, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
Ограничение доступа в СЭД EnDocs реализовано через систему прав. Можно настроить права по различным критериям: видам документов, подразделениям, группам пользователей и т.п.
Обучение персонала
Сотрудники обучаются работе с системой, включая правила использования и безопасность данных.
Заключение
Финансовый электронный архив позволяет быстро находить необходимую информацию, обеспечивает безопасность данных и упрощает процесс подготовки к налоговым и аудиторским проверкам.
Благодаря финансовому электронному архиву компания может эффективно управлять своими финансами, сокращать затраты на хранение и обработку документов, а также повышать уровень контроля над финансовой деятельностью.
Для эффективной работы электронного финансового архива необходимо регулярно обновлять систему, проводить резервное копирование данных, ограничивать доступ к архиву только авторизованным пользователям, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
