Интеграция с Диадок
В EnDocs можно настроить взаимодействие c контрагентами с помощью интеграционного коннектора с сервисом обмена Диадок. После его активации достаточно зарегистрироваться в сервисе Диадок и подключить в системе абонентский ящик организации.
Организовать обмен можно таким образом, чтобы первичные документы поступали непосредственно в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел.
Для начала электронного обмена необходимо отправить приглашения контрагентам или принять их. При этом пригласить можно даже компании, которые ещё не зарегистрированы в сервисах обмена.
Получение документов от контрагентов
EnDocs автоматически мониторит абонентский ящик организации и при появлении новых документов или их изменений загружает во внутреннее хранилище системы. По каждому документу формируется задание на обработку. Ответственный сотрудник проверяет документы и отправляет их далее на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику, призывает дополнительных согласующих или отправляет отказ.
Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов, на каждую страницу автоматически проставляются специальные отметки. Они содержат уникальный идентификатор документа и номер страницы. На последней странице ставится отметка о подписании.
Для удобства просмотра все документы открываются в формате PDF. Если необходимо, то неформализованный документ можно открыть в исходном формате, а формализованный — непосредственно в сервисе обмена через EnDocs.
После того как документы согласованы и подписаны внутри компании, ответственный сотрудник отправляет их контрагенту через сервис обмена.
Отправка документов через Диадок
Неформализованные документы, такие как договоры, могут быть созданы, согласованы и подписаны в соответствии с внутренними процессами организации.
После этого их можно легко отправить контрагентам через сервисы обмена, используя EnDocs. Это удобно, так как не нужно переключаться между разными интерфейсами.
Документы, которые имеют строгую структуру, создаются в учётной системе, например, в 1С, после чего отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в EnDocs.
Документы можно подписывать усиленной квалифицированной подписью.
Когда контрагент подписывает документ, система сообщает об этом. При необходимости в EnDocs можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. Это позволяет легко отслеживать документы, подписание которых затягивается.
Финансовый архив
Интеграция с системой Диадок позволяет EnDocs эффективно соединять внутренний и межкорпоративный документооборот компании. Документы, полученные от контрагентов, могут автоматически попадать в финансовый архив, где они надёжно хранятся. В этом архиве содержатся документы (договоры и первичные документы) всех организаций, подразделений, филиалов и представительств, в которых действует компания.
