Что такое МЧД: 18 ответов на вопросы, которые должна знать каждая компания
МЧД расшифровка
МЧД расшифровывается как машиночитаемая доверенность. Это электронный документ, название которого указывает на ключевую особенность — он читается и обрабатывается автоматически информационными системами. Такой формат позволяет системам ФНС, банков и других организаций сразу распознавать документ, проверять полномочия представителя и принимать доверенность без участия человека.
Термин «машиночитаемая» подчёркивает, что документ создан в структуре, понятной для программ: в виде XML-файла с определённым набором данных, включая сведения о доверителе, представителе, объёме полномочий и сроке действия. Это отличает МЧД от сканов и PDF-документов, которые требуют ручной проверки.
Как проверить МЧД?
Иногда компании получают машиночитаемую доверенность (МЧД) вместе с другими документами и автоматически считают её действительной. Это может быть ошибкой. Доверенность может быть просрочена, отозвана или оформлена на другое лицо — а значит, подписанный по ней документ потеряет юридическую силу. Особенно важно проверять МЧД, если она приходит в пакете с файлом и не зарегистрирована в реестре ФНС.
Первое, на что стоит обратить внимание — это срок действия доверенности. Даже если МЧД выглядит корректно, она может быть недействительна из-за истечения срока или отзыва. Проверить это можно на официальной странице ФНС — достаточно ввести номер доверенности.
Второй шаг — проверка подписанта. Если доверенность подписал руководитель, важно убедиться, что его сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания. Это можно сделать, посмотрев метку доверенного времени (она встроена в файл МЧД).
Третий — сравнение личных данных. В МЧД, сертификате ЭП и документе должны совпадать сведения о представителе: ФИО, ИНН, СНИЛС. Любые расхождения — серьёзный повод не принимать доверенность. Например, если подпись принадлежит Иванову С.А., а в доверенности указан Сидоров С.А., документ юридически ничтожен.
Четвёртый момент — полномочия представителя. В тексте МЧД указывается, какие действия сотрудник вправе совершать. Если доверенность выдана только на подписание заявлений, а он отправил УПД, — это нарушение. При работе с КЭДО (кадровыми электронными документами) особенно важно, чтобы полномочия охватывали нужные типы документов.
Как проверить МЧД на портале ФНС
- Перейдите на страницу проверки статуса доверенности.
Это официальный сервис ФНС для работы с машиночитаемыми доверенностями. - Введите номер МЧД в поле запроса.
Система покажет статус: действует ли доверенность, не отозвана ли она, и до какого числа она действительно.
— Действительна: МЧД зарегистрирована и активна;
— Недействительна по заявлению: Отозвана по инициативе доверителя;
— Отозвана досрочно: Аннулирована до истечения срока;
— Не найдена: МЧД отсутствует в реестре ФНС. - Чтобы получить расширенную информацию, откройте карточку доверенности. Это можно сделать по ссылке на этом же портале.
Для этого дополнительно введите ИНН доверителя и ИНН представителя.
В карточке вы увидите:
— ФИО и ИНН сторон,
— список полномочий,
— дату начала и окончания действия доверенности.
- Сопоставьте данные из карточки с документом и сертификатом электронной подписи.
Все данные должны совпадать. Особенно важно, чтобы полномочия, указанные в МЧД, соответствовали сути подписываемого документа (например, кадровый, финансовый, налоговый).
Отдельный случай — МЧД, не зарегистрированные в ФНС, которые приходят в XML-файле вместе с документом. Даже такие доверенности можно проверить вручную, ведь в любом файле МЧД обязательно указывают ссылку на систему, в которой есть информация о ее статусе (п. 11 ст. 2 приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857).
Как проверить МЧД, которую отправили в пакете с документом
- Откройте файл МЧД в Excel или текстовом редакторе.
- Найдите строку <СведСистОтм>.
- Перейдите по указанной в ней ссылке — это адрес системы, где можно посмотреть статус и детали доверенности.
Чтобы исключить ошибки, связанные с ручной проверкой, удобно использовать решения, которые позволяют централизованно управлять доверенностями.
В EnDocs реализован модуль доверенностей, который решает эту задачу: можно хранить как машиночитаемые, так и сканированные бумажные доверенности, привязывать их к сотрудникам и использовать при подписании кадровых документов в модуле КЭДО. Система автоматически контролирует срок действия, помогает найти нужную доверенность и предотвращает подписание документов без необходимых полномочий.
Это особенно удобно, если в компании много доверенностей, подписантов и типов документов — всё хранится в одном реестре и работает в связке с электронной подписью.
Как создать и работать по МЧД с госорганами?
Машиночитаемая доверенность — обязательное условие для работы с госорганами, если документы подписывает не руководитель, а сотрудник. С 2023–2025 годов ключевые ведомства — ФНС, Минтруд, СФР, Росстат — перешли на использование единого формата МЧД. Подробнее о нём мы поговорим чуть позже. А сейчас разберемся, какие полномочия указывать, где оформлять доверенность и как её применять в каждом из этих случаев.
МЧД для ФНС
С апреля 2023 года действует единый формат машиночитаемой доверенности — версия формата 003, разработанная Минцифрой, ФНС, Казначейством, Банком России и Федеральной нотариальной палатой. Он заменил разрозненные форматы, использовавшиеся ранее для сдачи отчётности и ЭДО.
С 2023 года все участники электронного взаимодействия с ФНС — юридические лица, ИП, представители — обязаны использовать машиночитаемые доверенности только в этом формате.
ФНС принимает только те МЧД, которые оформлены по этому формату и прошли XML-валидацию по схеме EMCHD_1. Такой документ подходит как для обмена с государственными органами (B2G), так и между компаниями (B2B). Новая форма также распространяется на нотариальные доверенности — теперь они тоже оформляются в машиночитаемом виде.
В августе 2023 года ФНС запустила централизованное хранилище МЧД, основанное на технологии распределённого реестра (блокчейн). Это хранилище — единственный официальный реестр машиночитаемых доверенностей, действующих в РФ. После загрузки МЧД туда можно в любой момент проверить её статус и срок действия.
Ознакомьтесь с памяткой ниже — там пошагово описан весь процесс выдачи МЧД.
МЧД для Минтруда
Чтобы сотрудник мог сдавать отчётность через портал Минтруда, машиночитаемую доверенность нужно оформить именно на этом портале — площадка предъявляет особые требования к формату.
- Авторизуйтесь на портале от имени руководителя через Госуслуги. Только директор организации может создать машиночитаемую доверенность.
- Перейдите в раздел «Создание машиночитаемой доверенности» и выберите сертификат электронной подписи. Сведения о руководителе подставятся автоматически.
- Заполните данные сотрудника вручную: ФИО, ИНН, СНИЛС, срок действия доверенности и КПП вашей организации.
- Укажите полномочия. Всего доступно девять, каждое отвечает за конкретную функцию на портале. Чтобы сотрудник мог работать со всей отчётностью, лучше выбрать все.
- Подпишите доверенность КЭП руководителя. Система сформирует архив с файлами доверенности и её подписи. Этот архив нужно передать сотруднику, чтобы он загрузил его в свой личный кабинет.
Чтобы загрузить МЧД в личный кабинет Минтруда, сотруднику нужно получить от руководителя архив с доверенностью и подписью — два файла в формате .xml и .sig. Их можно передать по почте или на флешке.
После этого сотруднику надо зайти на портал Минтруда через Госуслуги, открыть личный кабинет и загрузиь архив. Только после загрузки МЧД можно подписывать отчёты и работать с системой.
МЧД для СФР
С 1 июля 2025 года начинается переход СФР на Единую цифровую платформу. А с 1 августа приём отчётности ЕФС-1 через ЭДОК будет отключён. Теперь все страхователи, работающие с СФР, должны перейти на новый порядок взаимодействия через ЕЦП.
Для корректной работы с СФР потребуется указать единый регистрационный номер организации. Его можно найти на официальном сайте — достаточно ввести ИНН с КПП и выполнить поиск.
При сдаче отчётности с подписью физического лица наличие машиночитаемой доверенности обязательно. Формат утверждён приказом СФР от 27.05.2024 № 848. МЧД подтверждает, что сотрудник или доверенное лицо вправе подписывать документы от имени организации или ИП. Без неё отчёт с УКЭП будет отклонён.
МЧД нужно оформить заранее, подписать квалифицированной электронной подписью руководителя и загрузить в систему, через которую вы отправляете отчётность. Полномочие для взаимодействия с СФР по вопросам индивидуального учёта и страховых взносов — код SFR_000001. При необходимости можно использовать более широкое полномочие. Полный классификатор доступен по ссылке.
При отправке документов по телекоммуникационным каналам связи следует соблюдать формат СФР, использовать проверочные программы (доступны на сайте фонда), антивирусную проверку и усиленную КЭП. После передачи документов в территориальный орган СФР приходит квитанция. Если обнаружены ошибки — их нужно устранить и отправить документы повторно.
Электронный документооборот с СФР позволяет сдавать отчётность без бумажных дубликатов, экономит время и снижает количество ошибок. Уже более 80 % страхователей перешли на цифровое взаимодействие. СФР рекомендует остальным присоединиться.
МЧД для Росстата
С 1 мая 2025 года Росстат принимает только машиночитаемые доверенности формата 003 (схема EMCHD_1). Бумажные и произвольные электронные формы утратят силу. Поэтому, если документы в ведомство отправляет не руководитель, а сотрудник, ему обязательно понадобится МЧД.
В отчётность для Росстата входят данные о численности персонала, производстве, доходах и других показателях. Обязанность сдавать такие сведения есть у большинства юридических лиц и ИП, особенно в производственной, сельскохозяйственной и торговой сферах.
Для подачи статистической отчётности в МЧД нужно указать полномочие с кодом ROSSTAT_STAT001. Доверенность подписывается КЭП руководителя и подаётся в распределённый реестр ФНС, после чего используется при сдаче документов в системе Росстата.
Оформляется МЧД в виде .xml-файла по утверждённой схеме. В ней указываются сведения о доверителе, представителе, срок действия и полномочия. После подписания доверенность можно загрузить в систему сбора статистики, где она будет автоматически проверена по реестру.
Важно: если организация использует одну МЧД для нескольких ведомств (например, Росстат, Минтруд), нужно указать все необходимые коды полномочий при создании доверенности.
Как пользоваться МЧД?
Если обобщить всё сказанное ранее, то для работы с машиночитаемой доверенностью (МЧД) нужно сначала оформить и подписать её руководителем, зарегистрировать в реестре, а затем использовать при подписании документов сотрудниками.
МЧД прикладывается к электронным подписям сотрудников, а системы госорганов автоматически проверяют её действительность и полномочия в реестре.
Срок действия доверенности следует контролировать и обновлять заблаговременно, чтобы не допустить простоя в работе. При необходимости доверенность можно отозвать, например, если сотрудник покинул компанию или утратил полномочия.
Как выглядит МЧД?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) содержит ключевые данные, необходимые для подтверждения полномочий представителя. В документе обязательно указывается название — «доверенность».

Далее идут сведения о доверителе: для физических лиц без статуса ИП — ФИО, СНИЛС и ИНН; для индивидуальных предпринимателей добавляются ОГРНИП; для организаций — название, юридический адрес, ОГРН, КПП и данные руководителя (ФИО и СНИЛС).
Также в МЧД прописываются данные представителя — ФИО, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, СНИЛС и ИНН. Указывается срок действия доверенности и дата начала её действия. Если срок не указан, доверенность действует год по закону.
В документе содержится список полномочий представителя с уникальными кодами из классификатора МЧД. При создании в специальных системах идентификаторы добавляются автоматически. Если нужного кода нет, можно вписать полномочия в свободной форме.
Формат документа — XML. Обязательно подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Что такое блокчейн-хранилище МЧД и зачем оно нужно?
Блокчейн-хранилище МЧД — это единое распределённое реестр, в котором хранятся машиночитаемые доверенности, оформленные по государственному формату. Технология блокчейн представляет собой цепочку связанных блоков с записями, которые невозможно изменить или удалить задним числом. Каждый блок фиксирует регистрацию или отзыв доверенности, что гарантирует прозрачность и неизменность данных.
В отличие от традиционных баз данных, данные в блокчейн-хранилище хранятся не на одном сервере, а на множестве независимых компьютеров (узлах), объединённых через интернет. В проекте ФНС России участвует более 40 таких узлов — федеральные органы, банки, операторы электронного документооборота, в том числе и крупные сервисы для работы с МЧД. Такая распределённая структура обеспечивает устойчивость и отказоустойчивость системы: даже если мастер-узел временно недоступен, пользователи могут получить доступ к необходимым данным через узлы операторов ЭДО.
Главным администратором и хранителем блокчейн-хранилища выступает сервер Федеральной налоговой службы, что обеспечивает централизованный контроль и безопасность. При этом распределённая структура исключает возможность «анархии» децентрализованных систем, сохраняя при этом высокий уровень доверия и ответственности.
Преимущество блокчейн-хранилища — возможность в реальном времени проверять статус доверенности: действует ли она, не отозвана ли, не просрочена ли, а также видеть срок её действия и полномочия доверенного лица. Это упрощает электронный документооборот, позволяя не прикладывать саму МЧД к каждому документу, а просто указывать уникальный идентификатор (GUID) для проверки.
Однако технология блокчейн не лишена некоторых сложностей. Например, на сегодняшний день есть технические ограничения по работе с доверенностями, выданными по цепочке передоверий (особенно когда речь идёт о филиалах и дочерних организациях). Это связано с отсутствием единой базы данных с информацией о руководителях филиалов, что требует иногда вмешательства нотариусов.
Также существует дискуссия по поводу защиты персональных данных в блокчейн-хранилище, поскольку в МЧД содержатся сведения, которые могут быть доступны при знании определённых идентификаторов. Пока что доступ к таким данным строго ограничен, но вопрос требует дополнительного регулирования.
На какой срок выдается МЧД?
МЧД выдается на срок, который самостоятельно определяет её составитель. Законодательно не установлен максимальный период действия, поэтому организации и ИП могут устанавливать сроки по своему усмотрению, исходя из внутренних правил и потребностей.
Как мы упоминали ранее, если в МЧД не указан срок действия, она автоматически действует один год с момента выдачи. Правило установлено статьёй 186 ГК РФ и применяется по умолчанию, чтобы обеспечить ясность и защиту интересов сторон.
Как продлить МЧД?
Никак. Если срок действия истёк, необходимо оформить новую. Для этого руководитель создаёт и подписывает новую МЧД с актуальными данными и полномочиями, после чего регистрирует её в соответствующем сервисе или реестре.
Если требуется, чтобы сотрудник продолжал работать с госорганами без перерыва, важно заранее позаботиться о своевременной замене доверенности, чтобы избежать сбоев в сдаче отчетности и других важных процессах.
Что касается ситуации, когда истёк срок действия КЭП руководителя, подписавшего машиночитаемую доверенность, то перевыпускать МЧД не нужно.
В соответствии с п.1 ст. 188 ГК РФ основаниями прекращения доверенности являются:
— истечение срока доверенности;
— отмена доверенности представителем;
— отказ представителя от полномочий;
— прекращение работы юридического лица;
— смерть или недееспособность доверителя;
— смерть или недееспособность представителя;
— введение процедуры банкротства в адрес доверителя.
Какие форматы МЧД существуют?
Сейчас в документообороте используются разные форматы машиночитаемых доверенностей. Некоторые госорганы, такие как ФНС и СФР, начали работать с МЧД ещё до появления единого формата, поэтому у них остались собственные версии. При этом с 2023 года действует формат 003 — универсальный, он постепенно вытесняет старые типы и становится основным стандартом.
Форматы отличаются по структуре, набору полей и возможностям. Например, не все поддерживают передоверие или множественных представителей. Также есть особенности в части совместимости с реестрами МЧД: не каждый формат можно зарегистрировать в блокчейн-хранилище ФНС или загрузить в систему СФР. Поэтому при создании доверенности важно учитывать, для какого ведомства она предназначена.
Утвердить формат МЧД может только государственный орган — коммерческие компании обязаны использовать только те форматы, которые официально приняты и обрабатываются системами контроля. Далее разберёмся, какие форматы МЧД действуют сегодня и в каких случаях применяются.
Формат 003 — это единый машиночитаемый формат, утверждённый ФНС, который используется для взаимодействия с большинством госорганов: Росстатом, ФНС, СФР, Минтрудом и др. Он поддерживает передоверие, применяется как для простых, так и для нотариальных МЧД, регистрируется в блокчейн-реестре ФНС и подходит для кросс-сервисного использования — то есть одну доверенность можно использовать сразу в нескольких ведомствах.
Формат 5.03 — это специальный формат для налоговой отчётности, разработанный ФНС в качестве замены устаревших 5.01 и 5.02. Он позволяет указывать сразу несколько доверенных лиц и использовать передоверие, но применяется только в рамках сдачи налоговой отчётности. Доверенность этого формата не регистрируется в блокчейн-реестре ФНС, её нужно прикладывать к каждому пакету документов вручную.
Формат 002 применяется для электронного документооборота в сегменте B2B, то есть между хозяйствующими субъектами. В файле содержится информация о доверителе, уполномоченном лице, полномочиях, дате и сроке действия доверенности. С 1 марта 2025 года этот формат перестал использоваться для выпуска новых МЧД, но ранее оформленные доверенности остаются действующими до окончания срока или отзыва.
Подробнее о форматах, их назначении и особенностях работы с каждым — читайте в нашей отдельной статье «Форматы МЧД».
Что такое классификатор (коды) полномочий и как с ним работать?
Классификатор полномочий — это упорядоченный список кодов, которые точно описывают права, передаваемые через МЧД. На сегодняшний день в классификаторе ЕСНСИ содержится около 70 полномочий, все они связаны с представлением интересов организации или индивидуального предпринимателя в государственных органах — таких как ФНС, суды, Социальный фонд России и другие. Каждый код однозначно определяет, какие действия сотрудник может выполнять от имени компании.
Использование классификатора позволяет чётко прописать полномочия в МЧД, что облегчает проверку доверенности контролирующими органами и исключает любые сомнения в законности представительства. При оформлении доверенности достаточно выбрать соответствующий код из списка, и система автоматически фиксирует права, которые получает представитель. Это делает процесс работы с доверенностями прозрачным и удобным для всех сторон.
Пример справочников полномочий МЧД:
Полномочия МЧД ФНС:
https://esnsi.gosuslugi.ru/classifiers/6976/data?pg=1&p=1
Полномочия МЧД Минцифры России:
https://esnsi.gosuslugi.ru/classifiers/9532/data?pg=1&p=1
МЧД и ЭЦП: в чём разница?
МЧД и электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это разные, но взаимодополняющие элементы электронного документооборота. МЧД, как мы помним, — это документ, который уполномочивает представителя действовать от имени доверителя в различных государственных и коммерческих системах. Она содержит структурированную информацию о доверителе, поверенном и перечне полномочий, оформленную в формате, удобном для автоматической обработки системами.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это уже криптографический инструмент. Он обеспечивает юридическую значимость электронного документа и подтверждает личность подписанта. ЭЦП используется для подписания МЧД и других электронных документов, гарантируя их подлинность и неизменность после подписания.
Таким образом, МЧД определяет полномочия, а ЭЦП подтверждает и фиксирует факт согласия доверителя с этими полномочиями. Без ЭЦП машиночитаемая доверенность не имеет юридической силы, а без МЧД нельзя формализовать права представителя в электронных системах.