Что изменят поправки к закону об электронной подписи для архивов
4 августа президент подписал поправки к ФЗ-63, которые позволяют выдавать сертификаты электронной подписи сроком действия на 12 лет. Следует ли из этого, что проблему внедрения долговременного архива можно отложить на десятилетие вперед?
Плюсы и минусы «длинных» сертификатов ЭП
Согласно новым поправкам, аккредитованные удостоверяющие центры обязаны выдавать квалифицированные сертификаты электронной подписи сроком не менее 12 лет, при условии, что заявитель обратится в установленном порядке и существует техническая возможность для этого.
Длинные сертификаты – это отличный способ решить проблему с хранением первичных финансовых и бухгалтерских документов. Большинство таких сертификатов имеет срок хранения до 5 лет. Информационные системы и операторы ЭДО уже достаточно успешно справляются с финансовой документацией, стабильно и привычно.
Электронной подписи сроком на 12 лет не всегда хватает для решения проблемы долгосрочного хранения документов. Ведь такие документы должны сохраняться на протяжении 15, 25 или даже 50 лет, а некоторые из них – навсегда. Архивное хранение предполагает выполнение множества обязательных процедур.
По мнению специалистов, введение этой новой функции вызывает множество проблем для пользователей и удостоверяющих центров. Поскольку нововведение требует обновления программного обеспечения удостоверяющего центра и значительной модернизации информационных систем, которые используют квалифицированную электронную подпись. Также необходимо провести обучение и информирование конечных пользователей, то есть владельцев сертификатов. Все это потребует временных и финансовых затрат как для поставщиков услуг, так и для конечных пользователей.
Эксперты задаются вопросом о гарантии информационной безопасности через 12 лет. Им интересно, будут ли алгоритмы подписи, которые сейчас используются, достаточно надежными для защиты от подделки документов, заверенных такими электронными подписями.
В настоящий момент удостоверяющие центры не имеют возможности выдавать такие сертификаты, и неясно, насколько востребованы они будут среди пользователей. Кроме того, другие изменения также усложняют требования к удостоверяющим центрам, что в целом замедлит их развитие.
Не ждать, а создавать
В законопроекте не были включены некоторые предполагаемые меры со стороны законодателей. Одна из таких мер – введение понятия «метки доверенного времени» (МДВ), которая могла быть полезна для решения проблемы архивного хранения. Тем не менее в российском нормативном регулировании есть особенность – закреплять необязательные нормы в отдельных нормативных правовых актах (НПА), после чего эти нормы часто начинают массово применяться.
На сегодняшний день обязательное использование МДВ закреплено в постановлении Правительства РФ от 18.07.2019 N 934 и приказе Минцифры России от 18.08.2021 № 857.
Легальная основа для создания архивов ЭД с длительным сроком хранения присутствует. И на практике есть решения, которые полностью соответствуют требованиям законодательства. Они улучшают электронную подпись и перештамповывают документы с использованием метки доверенного времени.
Не стоит откладывать задачу создания единого электронного архива. Для этого необходимо провести много подготовительных процедур. В каждом случае организация электронного архива компании становится уникальной задачей. При этом необходимо учесть особенности накопленной информации, внутренние ЛНА, набор it-систем источников и другие факторы.
Создание единого архива в настоящее время поможет избежать проблем, связанных с разнообразной бумажной и электронной документацией. Это будет удобнее и проще начать формировать архив постепенно, когда объем документов не достигает критической отметки, вместо того чтобы потом тратить много времени на обработку несистематизированной информации. Нужно помнить, что объем электронного контента постоянно увеличивается, поэтому рано или поздно все равно придется заниматься сортировкой громадного количества данных.
Функции систем архивного хранения включают не только поддержание целостности электронных документов, но и множество других возможностей. Они помогают организовать процессы комплектования, учета и хранения архивных материалов на системном уровне. Такие системы позволяют упорядочить и структурировать архивные документы, обеспечивая удобный и эффективный доступ к ним. Они также облегчают поиск и использование необходимой информации, что особенно важно для организаций с большим объемом архивных данных.
Какие еще изменения ФЗ-63 предусмотрены
Если говорить о других нововведениях, которые включены в принятый законопроект, мнение специалистов неоднозначно в отношении требования о незамедлительном уничтожении ключей, усиленных квалифицированных электронных подписей с истекшим сроком действия.
Неясно, какие ключи подразумеваются – открытые или закрытые. Если сотрудник использует ключи для подписи документов от имени организации, то важно решить, кто и как будет отвечать за уничтожение ключей. Если это касается закрытых ключей, то возникнет необходимость в организации процесса перешифрования документов, а это потребует значительных изменений в ИТ-системах. В целом, вопрос уничтожения ключей требует более детального рассмотрения и разработки.
Мнение в ИТ-сообществе по поводу новых изменений неоднозначно. Бизнес может получить пользу от внедрения этих новшеств в отношении документов со сроком хранения до 10 лет и международного ЭДО, но их точное воздействие в реальности пока трудно оценить. Законопроект также содержит множество изменений, касающихся внедрения новой системы контроля за товарными операциями. Вместо того, чтобы откладывать внедрение, эти изменения делают переход к новому порядку более гладким и помогают снизить издержки на развитие ЭДО между контрагентами, что в свою очередь поддерживает ФНС России.