Автоматизация документооборота — честные ответы на главные вопросы
Многие компании задумываются об автоматизации документооборота, но многие и опасаются этого процесса. Обычно это общий страх перед изменениями, боязнь потерять контроль над процессами, опасения по части затрат на внедрение. Однако современные СЭД имеют интуитивно понятный интерфейс и легко адаптируются под потребности конкретной компании. О том, как всё обстоит на самом деле, речь и пойдет ниже.
Когда и почему на самом деле нужна автоматизация документооборота
Речь об автоматизации документооборота заходит только в случае значительного увеличения количества этих документов:
- Если бизнес обрабатывает 10-50 документов в месяц, то про автоматизацию никто не думает: все операции можно выполнить вручную, а отчетность вести в Excel.
- Как только число документов превышает 500 – 1000 в месяц, преимущества автоматизации становятся очевидными.
- При объеме в 50 000 документов в месяц эффект от внедрения СЭД колоссальный.
В крупных компаниях с десятками, сотнями и тысячами документов в месяц вопрос автоматизации даже не обсуждается: ручное ведение такого документооборота не представляется возможным.
Один из клиентов EnDocs тратил на обработку каждого документа 11 минут. После внедрения СЭД время снизилось до 2 минут.
Если углубляться в причины, то к признакам того, что сотрудники не справляются с нарастающим документооборотом относят:
- Задержки в обработке документов
- Ошибки в документах
- Недостаток времени на выполнение других задач: сотрудники не успевают выполнять другие задачи из-за большого количества документов
- Увеличение количества жалоб от клиентов или партнеров: Если клиенты или партнеры начинают жаловаться на задержки в обработке документов или ошибки в них, значит, в отделе ручного документооборота что-то пошло не так.
- Увеличение затрат на обработку документов: Если затраты на обработку документов существенно возросли,а в отдел регулярно требуется донабор специалистов, значит эту сферу пора автоматизировать.
- Утери. Тут спектр ситуаций широк: потеря документов в дороге, при переезде, что-то затерялось в офисных шкафах и т.д. Найти электронный документ, особенно в СЭД, всегда гораздо проще.
EnDocs помогает решить эти проблемы за счет освобождения сотрудников от рутинных задач: система самостоятельно распознает документы, производит автоматические проверки и сверки с данными из ERP-системы, загружает документы в ERP для согласования проводок и т.д. Именно поэтому бизнес всё чаще предпочитает работу именно в СЭД, нежели ручное ведение документооборота.
Какое решение выбрать для автоматизации документооборота
Всё зависит от масштаба бизнеса, объёма документов, отраслевой привязки, требований по части безопасности и других критериев. Очевидно, что в банковской отрасли, в промышленности, госсекторе или частном ИП требования различны. Однако СЭД EnDocs достаточно универсальна и подходит многим компаниям.
EnDocs поставляется в облачной и локальной версии. Первая предполагает хранение документов в облаке провайдера и регулярную оплату по модели подписки. Локальная версия EnDocs разворачивается на серверах заказчика в его цифровом контуре и имеет широкие возможности по кастомизации.
Например, в компании «Мон’дэлис Русь» (российское отделение Mondelēz International) ЭДО пользуется порядка 400 сотрудников с разными правами и уровнями доступа. Переход на СЭД EnDocs был реализован всего за 1 месяц. Обслуживание системы лежит на на специалистах EnDocs. Заказчику не потребовалась ни покупка оборудования, ни создание штата поддержки решения. Стоимость подключения пользователя в EnDocs как минимум в два раза ниже, чем в предыдущем сервисе.
В Российском подразделении PWC внедрение СЭД EnDocs заняло 8 месяцев, причем большая часть времени потребовалась на интеграцию со смежным корпоративным ПО. Сегодня ЭДО пользуется более 4 000 сотрудников компании, в месяц обрабатывается порядка 30 000 документов.
Более детальная информация в нашем кейсе Мон’дэлис Русь
Подробнее для ознакомления наш кейс PWC
Какие реальные преимущества дает переход на ЭДО
Скорость документооборота
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет существенно увеличить скорость обработки документов. Это достигается за счет автоматизации многих процессов, таких как регистрация, поиск, согласование и подписание документов.
Кроме того, СЭД позволяет быстро находить нужную информацию, что также экономит время сотрудников. В результате использования СЭД увеличивается производительность работы и снижаются затраты на обработку документов.
Распознавание сокращает время на ввод. Автоматические проверки в EnDocs позволяют проверить документ на внутренние ошибки и, в то же время, сверить данные с информацией из других систем, например, на соответствие договору.
Автоматизация
Подавляющее большинство задач по части обработки документов являются рутинными и легко автоматизируемыми. В этом плане СЭД обеспечивает нужный уровень автоматизации и высвобождает человеческие и временные ресурсы.
Автоматизация задач позволяет сократить время на обработку документов, что освобождает ресурсы для выполнения других задач. Кроме того, ЭДО обеспечивает быстрый доступ к нужной информации, что способствует принятию решений на основе актуальных данных, а не по памяти.
Безопасность и защищённость
Во-первых, все документы хранятся в электронном виде, что исключает возможность их потери или повреждения. Во-вторых, ЭДО использует шифрование данных, что предотвращает несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
Кроме того, система ЭДО позволяет контролировать доступ к документам и ограничивать права пользователей на определенные операции. Например, можно разрешить только просмотр документов или запретить их редактирование. Также можно установить ограничения на время хранения документов и автоматическое удаление устаревших файлов.
Безопасность СЭД EnDocs подтверждается сертификацией в Минцифры России. Все данные хранятся в ЦОД, сертифицированном на соответствие 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/27701. Хранение данных осуществляется в зашифрованном виде, а при передаче используется сертификат SSL. Резервные копии баз хранятся в нескольких территориально разнесенных дата-центрах.
Безопасность и надежность в EnDocs
Экономия бумаги и площадей
В СЭД все документы хранятся в электронном виде, а это означает полный или почти полный отказ от печати и хранения бумажных копий. Соответственно, расходы на бумагу и принтеры сокращается.
Одновременно с этим внедрение СЭД позволяет освободить площади, которые ранее использовались под шкафы для хранения бумажных документов. Это особенно полезно для компаний с ограниченным пространством и для крупного бизнеса, объём документации в котором измеряется не папками, ящиками или шкафами, а целыми архивными залами.
Кстати, СЭД позволяет быстро находить нужную информацию, что сокращает время на поиск документов и уменьшает вероятность потери важных данных. В EnDocs для этого предусмотрен поиск по контрагенту, названию документа, его содержимому, тегам и другим мета-данным.
Удаленный доступ
Любая СЭД позволяет предоставлять удаленный доступ к документам и информации. Это особенно полезно для компаний с распределенной структурой, для тех, кто работает удаленно, да и в целом для любого современного бизнеса.
Удаленный доступ к СЭД позволяет сотрудникам получать доступ к необходимым документам из любого места и в любое время. Это повышает эффективность работы и сокращает время на передачу документов между офисами, ускорение работы с заказчиками, клиентами и партнерами.
Дополнительные эффекты от автоматизации документооборота в организации
Повышение управленческой эффективности
Повышение управленческой эффективности достигается за счет автоматизации процессов управления документами. Это и возможность быстрого доступа к нужной информации, и контроль исполнения поручений и задач по части документации, и маршрутизация документов.
Каждый пункт по отдельности, вероятно, имеет небольшое значение, но все вместе они дают значительный эффект в плане управленческой эффективности бизнеса.
Повышение экономической эффективности
ЭДО повышает экономическую эффективность за счет снижения затрат на обработку документов. Речь про автоматизацию регистрации, поиска, согласования и подписания документов, про сокращение времени доставки документов, про отказ от бумаги и печати, затрат на почтовую пересылку и курьерскую доставку.
И тут опять-таки каждый пункт имеет определенное ограниченное значение, а все вместе они дают колоссальный эффект. Бизнес, погрязший в рутине обработки документов и автоматизировавший все сопутствующие процессы – это две большие разницы.
Так, за счет внедрения СЭД EnDocs в Royal Canin время, затрачиваемое сотрудниками на поиск и обработку документов, сократилось на 40%, а сроки согласования документов у туроператора TUI снизились в 3 раза.
Более детальная информация в нашем кейсе Royal Canin
Подробнее для ознакомления наш кейс TUI Россия
Заключение
В современном мире автоматизация документооборота является необходимым шагом для повышения эффективности работы компании. Она ускоряет обработку документов, снизить затраты на их обработку, улучшить контроль над процессами и повысить безопасность данных.
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) или электронного архива (ЭА) может помогает справиться с нарастающим объемом документов и повысить конкурентоспособность компании на рынке.
