7 лучших систем управления документами (DMS) на 2026 год

Когда объём корпоративных документов растёт, а процессы их создания, хранения и использования усложняются, управление ими превращается в отдельную дисциплину. Руководители и специалисты сталкиваются с необходимостью быстро находить нужные файлы, отслеживать актуальные версии и контролировать порядок в потоках информации.

Компании формируют работу с документами по-разному: кто-то продолжает хранить всё в куче сетевых папкок и локальных архивах, кто-то использует встроенные функции в офисных приложениях. И согласитесь, гораздо удобнее искать нужный документ в системе, чем рыться в десятках папок на сервере.

В этой статье мы рассмотрим 7 лучших систем для управления документами (DMS), сравним их функционал, сильные и слабые стороны и узнаем, как выбрать оптимальное решение для организации документов в компании.

Что такое управление документами

Прежде чем рассматривать конкретные решения, важно определить, что включает в себя управление документами в компании. Речь идёт не только о хранении файлов, а о выстроенной системе работы с корпоративной документацией на всём протяжении её использования.

Управление документами охватывает создание, структурирование, хранение и использование документов в цифровой среде. Принципы управления документами актуальны для любых компаний — от небольших команд до крупных распределённых структур. Чётко выстроенная модель работы с документами снижает риски потери данных, упрощает доступ к информации и поддерживает единые правила работы внутри компании.

Инструменты, которые обычно входят в состав системы управления документами (DMS, Document Management System), решают задачи порядка, контроля и прозрачности. К ключевым элементам относятся:

• Централизованное хранилище — единое пространство для всех корпоративных документов с логичной иерархией и метаданными.
• Поиск и фильтрация — быстрый доступ к нужным файлам по названию, типу, дате, атрибутам и содержимому.
• Контроль версий — сохранение истории изменений и актуальной редакции документа без дублирования файлов.
• Разграничение доступа — настройка прав просмотра и редактирования в зависимости от ролей и подразделений.
• Архивирование — долговременное хранение документов с учётом требований к срокам и форматам.

Обратите внимание! DMS не предполагают полноценную работу со всеми бизнес-процессами (построение маршрутов согласования, ЮЗЭДО, использование ЭП и т.д.). Для этого используют СЭД, ECM, CSP и, в случае обмена с контрагентами, сервисы ЭДО.

Преимущества использования систем управления документами

Организованная работа с документами прежде всего экономит время и снижает ошибки — когда файлы упорядочены, сотрудники тратят меньше сил на поиск и лишние уточнения.

Системы управления документами (DMS) обладают ряд преимуществ, делая работу с документацией прозрачной, контролируемой и эффективной:

• Автоматизация процессов. Сортировка, хранение, индексация и контроль версий документов выполняются системой, что уменьшает ручную работу.
• Прозрачность информации. Сотрудники всегда видят актуальные файлы и их статус, снижая недопонимания и лишние уточнения.
• Контроль доступа. Разграничение прав просмотра и редактирования помогает защитить данные и соблюсти корпоративные правила.
• Сохранность и история изменений. Все правки фиксируются, что позволяет отслеживать изменения и восстанавливать предыдущие версии при необходимости.

Интеграция с другими системами. DMS работает с корпоративными платформами, финансовыми модулями и сервисами ЭДО, создавая единый цифровой контур работы с документами.

Сравнение систем

Для удобства сравнения мы собрали ключевые параметры семи ведущих систем управления документами (DMS) в одну таблицу. В ней отражены их основные особенности, целевая аудитория, ориентировочная стоимость и средняя оценка пользователей из открытых источников.

№	Название	Особенности	Целевая аудитория	Стоимость
1	EnDocs	• Документооборот + Таск-трекер в одной системе • No-code настройка маршрутов. • Интеграции с 1С и Диадок • AI-инструменты для работы с документами • Поддержка работы с несколькими базами данных. • Облако и локальная поставка	Малый, средний и крупный бизнес	• Облако от 250 ₽/пользователя/мес. • Локальная версия: цены по запросу
2	Directum	• Глубокая предустановленная интеграция с Microsoft 365. • AI-модули для автоматизации рутинных операций. • Конструктор low-code для сложных процессов. • Платформа для десятков тысяч пользователей.	Средний и крупный бизнес	• Облако от 500 ₽/пользователя/мес. • Локальная версия: цены по запросу
3	Авандок Платформа	• Отраслевые решения (логистика, ритейл, фарма). • ИИ Ассистент для анализа цепочек поставок, отчётов. • Комплексная экосистема (Документы, Репозиторий, Диск, Трекер). • Экспертиза в миграции с EMC Documentum, SAP.		• Веб-лицензия: от 6 500 ₽/пользователя • Лицензии на Designer, Мобильный офис, CS — по запросу
4	ELMA365 CSP	• Low-code BPM для моделирования сквозных процессов. • ELMA AI для классификации и маршрутизации документов. • Готовые модули для типовых процессов. • Интеграция с SAP, Oracle EBS, MS Dynamics 365.	Средний и крупный бизнес	• Именная лицензия: от 17 000 ₽ • Конкурентная лицензия: от 34 000 ₽ • Лицензия портала: от 4 000 ₽
5	TESSA	• Визуальный интерфейс для построения маршрутов. • Работа с составными комплектамидокументов. • Интерактивная аналитика процессов в реальном времени. • Высокая производительность на больших архивах.		• Конкурентная лицензия: от 8 500 ₽ • Персональная лицензия: от 10 500 ₽ • Доп. модули: от 1 100 до 4 000 ₽
6	СЭД ТЕЗИС	• Модуль «Единый холдинг» для групп компаний. • ИИ-модуль для обработки пакетов документов и поиска по смыслу. • Low-code для настройки процессов. • Поддержка работы с несколькими базами данных.	Малый, средний и крупный бизнес	• Стандартная редакция: от 50 000 ₽ • Расширенная редакция: от 750 000 ₽
7	1С Документооборот	• Нативная интеграция с экосистемой 1С. • Управление сквозными бизнес-процессами. • Централизованный учет для холдингов. • Глубокая методическая поддержка и консалтинг.	Средний и крупный бизнес	• ПРОФ: от 55 300 ₽ • КОРП: от 286 900 ₽ • Для госучреждений: от 180 500 ₽

1. EnDocs

EnDocs — российская система для организации электронного документооборота и централизованного управления документами, включённая в Единый реестр российского ПО (реестровая запись №17722). Платформа ориентирована на комплексную работу с корпоративными документами: от хранения и структурирования до согласования, подписания и архивирования в рамках единых регламентов компании.

Система закрывает ключевые задачи DMS: хранение документов, контроль версий, разграничение доступа, быстрый поиск и управление жизненным циклом файлов. Документы остаются актуальными, история изменений сохраняется, а правила работы едины для всех подразделений. Это особенно важно при большом объёме договоров, счетов, кадровых и внутренних документов.

Интеграция с Контур.Диадок обеспечивает полноценный электронный обмен документами с контрагентами. Входящие документы поступают напрямую в систему, реквизиты заполняются автоматически, формируются печатные формы и сохраняется электронная подпись. Поддержка НЭП/КЭП позволяет подписывать и хранить юридически значимые документы внутри EnDocs без использования сторонних сервисов.

Система тесно интегрируется с 1С: согласованные договоры и счета передаются автоматически, а модуль распознавания данных извлекает информацию из файлов без ручного ввода. Редактирование документов и таблиц доступно непосредственно в интерфейсе EnDocs за счёт встроенного редактора МойОфис, без выгрузки файлов и сторонних приложений.

Настройка процессов выполняется с помощью no-code-редактора. Маршруты согласования, статусы документов и связанные задачи настраиваются без навыков программирования, что позволяет быстро адаптировать систему под внутренние регламенты и сократить нагрузку на ИТ-команду. Открытый API поддерживает интеграцию с корпоративными системами и запуск документооборота из внешних приложений.

Отдельное внимание уделено безопасности. EnDocs использует шифрование данных и каналов передачи, гибкую систему прав доступа и аудит действий пользователей.  Есть SSO-авторизация. Для облачной версии есть поддержка хранения данных на оборудовании заказчиков.

Хранение и поиск реализованы через электронный архив с системой атрибутов. Документы связываются в комплекты по сделкам, что упрощает навигацию и работу с сопроводительными материалами. Доступ к данным регулируется по юридическим лицам, типам документов, структуре компании и группам пользователей. Как итог, руководство получает прозрачную картину работы с документами в режиме реального времени.

Для кого?

• Малый, средний и крупный бизнес с большим объёмом внутреннего и внешнего документооборота.
• Компании, которым важно наличие интеграции с корпоративными системами 1С и операторами ЭДО.
• Организации, ищущие единое пространство для договоров, счетов, приказов и внутренней документации.

Плюсы:

• Гибкая no-code настройка процессов и маршрутов работы с документами.
• Полноценный DMS-функционал с поддержкой ЮЗЭДО.
• Интуитивный интерфейс и быстрый запуск без длительного обучения.
• Облачная архитектура с доступом из любой точки.
• Встроенный модуль  Задачи и проекты (таск-трекер).

Минусы:

• Бесплатный тариф сильно ограничен по функционалу и не предусматривает интеграций, подходит только для ознакомления.
• Ограниченные стандартные отчёты, но есть возможность создания собственный отчетов через модуль DataLens

Стоимость:

• Облачный пакет — от 7 000 ₽/мес. при оплате за год (до 10 пользователей).
• Тариф-конструктор SaaS — от 250 ₽/пользователя при оплате за год, без ограничений по функционалу и числу пользователей.
• Коробочная версия (On-Premise) — стоимость рассчитывается индивидуально с отделом продаж (от 50 пользователей).

Поддержка устройств и ОС:

• Веб-клиент;
• Десктоп-приложение (Windows, Linux, macOS);
• Мобильное приложение (Android, iOS).

Отзывы:

• Яндекс: 3.9 / 5 (5);
• App Store: 3.5 / 5 (8).

2. Directum СЭД

Directum СЭД — масштабируемая ECM-система российского производства для управления документами и бизнес-процессами крупных компаний. Платформа охватывает делопроизводство, договорную работу, бухгалтерию, КЭДО и электронные архивы. Система рассчитана на высокие нагрузки и поддерживает работу более 50 тыс. одновременных пользователей.

Функционал включает создание, согласование и подписание документов по шаблонам, автоматическое внесение данных о контрагентах из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также оформление и управление доверенностями. Система обеспечивает контроль версий документов, нормоконтроль и прозрачный мониторинг задач и процессов.

Поддерживается интеграция с ЭДО и сервисами обмена документами, что сокращает ручной ввод информации при взаимодействии с контрагентами. Инструменты low-code и no-code позволяют настраивать бизнес-процессы и маршруты согласования без привлечения разработчиков. Встроенные AI-модули автоматизируют рутинные операции, ускоряют обработку документов и повышают точность данных.

Система доступна на мобильных устройствах через приложения iOS и Android, открытый API обеспечивает интеграцию с корпоративными системами, включая 1С. Directum СЭД+ работает на базе платформы Directum RX и полностью соответствует требованиям российского законодательства.

Для кого?

• Крупные и средние компании с интенсивным документооборотом.
• Организации, которым нужна целая экосистема для работы с документами и продвинутыми бизнес-процессами.
• Компании, нуждающиеся в масштабируемой платформе для комплексной цифровизации бизнес-процессов.

Плюсы:

• Широкий функционал для управления документами и процессами, включая AI-инструменты.
• Встроенный конструктор no-code/low-code для сложных многоуровневых бизнес-процессов.
• Глубокая предустановленная интеграция с экосистемой Microsoft (SharePoint, Outlook, Teams).
• Отказоустойчивая архитектура, рассчитанная на работу с десятками тысяч пользователей.

Минусы:

• Высокая стоимость лицензий и внедрения.
• Настройка и кастомизация зачастую требуют привлечения технических специалистов.
• Неинтуитивный интерфейс, который пользователи часто характеризуют как сложный и запутанный.

Стоимость:

• Basic — начальная цифровизация до 100 одновременно работающих пользователей, базовые возможности системы. Цена по запросу.
• Enterprise — комплексная цифровизация, от 100 пользователей, поддержка отказоустойчивых кластеров и микросервисная архитектура. Цена по запросу.
• Intelligence — полномасштабная цифровизация с AI-инструментами, от 100 пользователей, включает все возможности Enterprise и интеллектуальную автоматизацию. Цена по запросу.

Поддержка устройств и ОС:

• Веб-клиент;
• Десктоп-приложение (Windows, Linux, macOS);
• Мобильное приложение (Android, iOS).

Отзывы:

• CRMindex: 4 / 5 (14);
• Startpack: 4.4 / 5 (22);
• Яндекс: 5 / 5 (344);
• PickTech: 5 / 5 (7);
• a2is: 4.2 / 5 (9).

3. Авандок.Платформа

Авандок.Платформа — low-/no-code решение для управления корпоративной информацией и документооборотом. Система охватывает договорной, кадровый и финансовый документооборот, внутреннюю и внешнюю корреспонденцию, а также автоматизацию проектной деятельности. Документы хранятся централизованно, фиксируются версии и история изменений, что обеспечивает прозрачность процессов и соблюдение внутренних регламентов.

Встроенный ИИ Ассистент ускоряет поиск информации, снижает количество ошибок и помогает в подготовке текстов и аннотаций. Электронный архив позволяет связывать документы в комплекты, контролировать доступ по юридическим лицам, типам документов и структуре компании, а также обеспечивает удобную навигацию в больших объёмах данных.

Настройка бизнес-процессов выполняется через low-/no-code редактор: маршруты согласования, статусы документов и задачи настраиваются без привлечения разработчиков. Интеграция с ЭДО и другими сервисами обеспечивает электронный обмен документами с контрагентами без ручного ввода, а открытый API позволяет интегрировать платформу с корпоративными приложениями.

Инструменты отчётности и аналитики предоставляют полное понимание загрузки сотрудников, сроков обработки документов и состояния бизнес-процессов. Совместная работа, управление правами доступа и централизованное хранение данных создают единое цифровое пространство для организации документооборота и контроля бизнес-процессов.

Для кого?

• Средний и крупный бизнес с большим документооборотом и проектными процессами.
• Компаниям, осуществляющим миграцию (импортозамещение) с западных ECM-систем.
• Организациям, где документооборот неотделим от смежных процессов (проекты, задачи, клиентские данные).

Плюсы:

• Готовые решения для отраслей: логистики, ритейла, фарма и производство.
• Востребованное решение в сегменте комплексного импортозамещения (миграция с EMC Documentum, SAP).
• Подходит для комплексной цифровой трансформации, а не только для документов.
• Активное внедрение ИИ-агентов для анализа неструктурированных данных (цепочки поставок, производственные отчёты).

Минусы:

• Ориентирована на сложные и дорогие проекты цифровой трансформации, а не на быструю автоматизацию документооборота.
• Решение перегружено для задач МСБ, требует серьёзных вложений в доработку под нужды.
• Интерфейс и стандартные настройки могут быть избыточно сложны для пользователей, привыкших к простым системам.

Стоимость

• Авандок — простая лицензия на работу через веб‑интерфейс, от 6 500 ₽/пользователя.
• Авандок Designer — лицензия на модуль low-/no-code для создания и изменения объектов системы. Цена по запросу.
• Мобильный офис — лицензия на мобильное приложение для iOS, iPadOS и Android (основные задачи, доступ к документам, офлайн-режим). Цена по запросу.
• Авандок CS — лицензия на компонент Контент‑сервер для взаимодействия с платформой через REST API. Цена по запросу.

Поддержка устройств и ОС:

• Десктоп-приложение (Windows, ОС Альт);
• Мобильное приложение (Android, iOS, Windows).

Отзывы:

• PickTech: 1 / 5 (6).

4. ELMA365 CSP

ELMA365 CSP — платформа для автоматизации корпоративного документооборота и управления бизнес-процессами в средних и крупных компаниях. Система объединяет инструменты работы с договорами, проектным документооборотом, электронным архивом, финансовыми документами, приказами, ЛНА и кадровыми процессами. Встроенные low-code и AI-инструменты позволяют настраивать процессы и формы без привлечения разработчиков, ускоряя согласование и обработку документов, а также снижая риск ошибок.

Архив документов обеспечивает долговременное и легитимное хранение с классификацией и возможностью автоматического формирования учетных документов. Функции ЭДО с контрагентами позволяют обмениваться юридически значимыми электронными документами через интеграции с сервисами Диадок, Сфера Курьер и другими.

Система интегрируется с корпоративными учетными платформами — 1С, SAP, MS Dynamics 365, Oracle EBS. Открытый API и автогенерируемый API ускоряют внедрение дополнительных модулей и интеграцию с внутренними приложениями. ELMA365 CSP использует масштабируемую архитектуру на базе микросервисов и Kubernetes, поддерживает высокую нагрузку и позволяет создавать индивидуальные low-code компоненты для уникальных бизнес-процессов.

Платформа включает готовые решения для типовых процессов документооборота, в том числе договорного, кадрового, финансового, а также для ведения совещаний и служебных записок. Использование ELMA AI сокращает количество рутинной ручной работы: поиск объектов, классификация и маршрутизация документов, распознавание первичных документов и интеллектуальное согласование.

Для кого?

• Средний и крупный бизнес, нуждающийся в единой платформе для цифровизации и моделирования сложных бизнес-процессов.
• Организации, где хранится большое количество документов с необходимостью долговременного и безопасного хранения.
• Компании со сложным и активным документооборотом, где требуется высокая производительность при большом объёме документов и процессов.

Плюсы:

• Равитый BPM-функционал, настройка процессов через low-code.
• Интеллектуальная маршрутизация и автоматическая классификация документов.
• Поддержка всех основных типов документов, включая составные комплекты, версии и связанные материалы.
• Готовые модули для типовых процессов ускоряют внедрение и запуск.

Минусы:

• Сложная для новичков, требуется время на освоение интерфейса и логики процессов.
• Ограниченные стандартные отчёты, углублённый анализ требует сторонних инструментов.
• Документация местами не полностью покрывает сложные сценарии.

Стоимость:

• Портал СЭД Standard — доступный интерфейс для массовых сотрудников для согласования, подписания, ознакомления и работы с документами.
  • Именная лицензия пользователя — от 4 000 ₽ единовременно, для одного сотрудника на собственном сервере.
  • Именная лицензия сотрудника — от 17 000 ₽ единовременно, доступ к основным функциям СЭД.
  • Конкурентная лицензия сотрудника — от 34 000 ₽ единовременно, для нескольких пользователей одновременно.
• Портал СЭД Enterprise — редакция для крупных компаний (от 200 пользователей) с высоконагруженной архитектурой, повышенной безопасностью и отказоустойчивостью.
  • SaaS Enterprise — облачная поставка с быстрым развёртыванием и выделенными ресурсами. Цена по запросу.
  • On-Premises Enterprise — размещение на собственном сервере с полной безопасностью и кластеризацией. Цена по запросу.

Поддержка устройств и ОС:

• Веб-клиент;
• Десктоп-приложение (Windows, Linux, MacOS);
• Мобильное приложение (Android, iOS).

Отзывы:

• Яндкес: 4.5 / 5 (128);

HF.ru: 7.5 / 10 (10).

5. TESSA

TESSA — ECM/BPM/CSP платформа для автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами. Обеспечивает одновременный доступ множества пользователей и обработку больших массивов документов без потери производительности.

Система работает со всеми типами документов, включая составные комплекты и версии. Реализована поддержка электронных подписей и функций сравнения документов. В интерфейсе предусмотрены графические инструменты для построения маршрутов согласования, контроля задач и отслеживания статусов бизнес-процессов.

Платформа содержит модули для типовых процессов, включая регистрацию и потоковый ввод документов, управление совещаниями и обработку задач. Настройка процессов выполняется через визуальные редакторы с возможностью определения последовательностей действий и статусов, а система фиксирует историю изменений документов и задач.

TESSA доступна через легкий или desktop-клиент. Универсальный клиент обеспечивает работу на разных устройствах и поддерживает функции мобильного согласования и работы с отчётами. Система рассчитана на эксплуатацию в условиях крупных архивов и высокой нагрузки пользователей.

Для кого?

• Средний и крупный бизнес, нуждающийся в систематизации документооборота и управлении бизнес-процессами.
• Компании с большим числом пользователей, где важна скорость отклика системы при работе с объемными архивами и коллективная работа над документами.
• Организации в сферах, где требуется прозрачный контроль выполнения задач, согласований и ведения истории процессов, например, в финансовых и юридических департаментах, а также у сервисных компаний с высокими требованиями к документообороту.

Плюсы:

• Визуальный интерфейс современного типа с продуманной организацией рабочих областей.
• Обработка большого числа документов одновременно с сохранением связей и истории изменений.
• Интерактивная аналитика процессов в реальном времени с отслеживанием состояния задач и узких мест.
• Быстрый отклик при работе с крупными архивами и сложными бизнес-процессами.

Минусы:

• Требуется понимание технических аспектов для эффективной работы.
• Не очень симпатичный и устаревший интерфейс.
• Высокая стоимость расширенных модулей, без них система сильно ограниченной по функционалу.

Стоимость:

• Конкурентная клиентская лицензия — от 8 500 ₽ (универсальный клиент, доступ через легкий или desktop-клиент).
• Персональная клиентская лицензия — от 10 500 ₽ (универсальный клиент, доступ через легкий или desktop-клиент).
• Дополнительные модули (визуализатор маршрутов, инфографика, мобильное согласование, Workflow Engine, форумы) — от 1 100 до 4 000 ₽ за модуль.
• Tessa Enterprise Edition — корпоративная редакция для крупных компаний. Цена по запросу.

Поддержка устройств и ОС:

• Веб-клиент;
• Десктоп-приложение (Windows, Linux, MacOS);
• Мобильное приложение (Android, iOS).

Отзывы:

• CRMindex: 3.5 / 5 (5);
• HF.ru: 4.8 / 10 (3);
• Яндекс: 4.7 / 5 (203);
• PichTech: 4.8 / 5 (20).

6. СЭД ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — платформа для управления документооборотом и задачами — объединяет инструменты для настройки бизнес-процессов и автоматизации обработки документов. Поддерживает интеграцию с внешними сервисами, ERP и электронными подписями, а также работу через веб-клиент и мобильные устройства.

Модуль «Единый холдинг» разделяет доступ к информации между компаниями одной группы и управляет ролями и правами пользователей. Для работы с документами доступны OCR, сравнение версий, история изменений и контроль исполнения резолюций. Встроенный модуль ИИ автоматизирует рутинные операции: обработку пакетов документов, формирование аннотаций, поиск по смыслу, обработку вложений и подготовку отчетов.

Архитектура системы поддерживает работу с несколькими базами данных одновременно, повышая отказоустойчивость при высокой нагрузке. Low-Code инструменты позволяют изменять процессы и создавать новые без программирования. СЭД ТЕЗИС работает с учетными и ERP-системами, внешними сервисами обмена документами и электронными подписями.

Система поддерживает высокую нагрузку и многопользовательскую работу, а модульная структура позволяет подключать только нужные функции. Доступна работа онлайн и оффлайн, настройка процессов и ролей под конкретные задачи, мобильные устройства поддерживаются на всех актуальных платформах.

Для кого?

• Малый, средний и крупный бизнес.
• Холдинговые структуры, группы компаний и федеральные/региональные органы власти.
• Организации, использующие ERP или учетные системы.

Плюсы:

• Объединяет документооборот, CRM, проекты и лояльность в единую экосистему.
• ИИ-ассистент заточен на анализ российских бизнес-данных, а не на общие запросы.
• Готовый инструмент для миграции с западных ECM-систем (Documentum) и корпоративных порталов.
• Охватывает нишу, выходящую за рамки классической СЭД, за счёт модулей для задач, коммуникаций и совместной работы.

Минусы:

• Избыточная функциональность для точечных задач, сложность и длительность старта.
• Low-code/no-code работает для базовых сценариев, реальная кастомизация требует программистов.
• Разработка сфокусирована на интеграциях, а не на интуитивности интерфейса для конечных пользователей

Стоимость:

• Лицензии бессрочные, стоимость зависит от редакции и количества одновременных подключений.
• Стандартная редакция — от 50 000 ₽ (5 одновременных подключений) до 1 000 000 ₽ (100 подключений).
• Расширенная редакция — от 750 000 ₽ (50 подключений), для более 100 подключений цена формируется по запросу.

Поддержка устройств и ОС:

• Веб-клиент;
• Десктоп-приложение (Windows, Linux, MacOS);
• Мобильное приложение (Android, iOS, РЕД ОС М, ОС Аврора).

Отзывы:

• Яндекс: 4.6 / 5 (42);
• HF.ru: 5.5 / 10 (2);
• OtzyvMarketing: 3.5 / 5 (2);
• PickTech: 4.8 / 5 (20).

7. 1С:Документооборот

1С:Документооборот — ECM-система для управления документооборотом и бизнес-процессами, включая регистрацию и согласование договоров и актов, внутренние распоряжения, кадровые процессы и учет задач. 

Платформа нативно интегрируется с другими продуктами 1С, включая бухгалтерские и ERP-системы, что обеспечивает сквозную обработку данных и минимизацию дублирования информации между подразделениями. Система позволяет строить сложные бизнес-процессы, автоматизировать передачу данных между отделами и вести централизованный учет документации.

Доступны инструменты для сравнения версий документов, ведения истории изменений, контроля исполнения резолюций, регистрации и архивации документов, а также формирования отчётности. Система рассчитана на одновременную работу большого числа пользователей и обработку сложных процессов с высокой нагрузкой.

Для внедрения предусмотрены методическая поддержка, учебные курсы и консалтинг. Освоение платформы требует понимания специфики бизнес-процессов и навыков работы с 1С, а настройка конфигураций под уникальные задачи организации может занимать время и потребовать квалифицированного сопровождения.

Для кого?

• Средний и крупный бизнес с большим документооборотом и сложной организационной структурой.
• Холдинги, распределённые компании и государственные учреждения, нуждающиеся в централизованном управлении документами и задачами.
• Организации, которые используют продукты 1С (Бухгалтерия, ERP, Зарплата и кадры) и нуждаются в интегрированных процессах.

Плюсы:

• Практически все системы внутри экосистемы 1С, а также большинство внешних систем, интегрируются с продуктами компании.
• Гибкая тарификация.
• Высокая масштабируемость для большого числа пользователей и расширяемого функционала.
• Обширная методическая поддержка: обучение, документация и консалтинг.

Минусы:

• Внедрение системы занимает значительное время из-за сложности конфигураций.
• Стоимость лицензий и дополнительных модулей может быть высокой для средних и малых компаний.
• Часто требуется привлечение внешних специалистов для качественной настройки сложных маршрутов и интеграций с другими системами.

Стоимость:

• 1С:Документооборот 8 ПРОФ — от 55 300 ₽, базовая редакция для малого и среднего бизнеса с поддержкой стандартного документооборота и согласований.
• 1С:Документооборот 8 КОРП — от 286 900 ₽, расширенная редакция для крупных организаций и холдингов с более сложными процессами и повышенными требованиями к масштабируемости.
• Для государственных учреждений — от 180 500 ₽, конфигурация, адаптированная под требования государственных организаций и нормативные стандарты.
• Серверная лицензия 1С:Предприятие 8.3 ПРОФ — от 67 300 ₽, лицензия на серверное размещение платформы для организации работы нескольких пользователей одновременно.

Поддержка устройств и ОС:

• Веб-клиент;
• Десктоп-приложение (Windows, Linux, MacOS);
• Мобильное приложение (Android, iOS).

Отзывы:

• CRMindex: 5 / 5 (4);
• OtzyvMarketing: 4.8 / 5 (4).

Как выбрать систему управления документами

Выбор DMS задаёт ритм работы с документами: от того, как быстро находят нужный файл и отслеживают версии, до того, насколько легко расширять систему по мере роста компании.

Определите цели и задачи внедерения

Прежде чем выбирать DMS, сформулируйте, какие процессы должны быть автоматизированы: хранение документов, поиск, контроль версий, разграничение доступа, архивирование и интеграция с другими системами. Чёткие цели помогут сразу отсекать решения с лишним функционалом и экономить время и бюджет.

Полезно задать себе несколько вопросов:

• Какие задачи критичны для ежедневной работы с документами? Например, быстрый поиск актуальной версии или контроль истории изменений.
• Какие типы документов и процессы должны поддерживаться системой? От обычных офисных файлов до юридически значимых документов с электронной подписью.
• Какие долгосрочные цели должна обеспечивать система? Масштабирование, стандартизация процессов, интеграция с другими платформами.
• Какие ограничения есть по безопасности или интеграции? Уровни доступа, шифрование, соответствие законодательству и внутренним стандартам.
• Как планируется развивать документооборот? Возможно, понадобятся расширенные функции для обмена с контрагентами или подключение КЭДО.

Ответы на эти вопросы формируют список требований, на который вы будете опираться при выборе платформы и сравнении функций разных DMS.

Сравните функциональные возможности

Когда цели и задачи внедрения уже определены, оцените, какие инструменты системы будут реализовывать эти процессов в вашей комапнии — поиск, фильтрацию, контроль версий, хранение, разграничение доступа и автоматизацию.

Многие платформы предлагают стандартный набор: поиск, фильтрацию, контроль версий, хранилище и разграничение доступа. Вопрос скорее в том, насколько детально реализован каждый инструмент для конкретных задач и насколько удобно им пользоваться именно вам.

Запросите демо

Не ограничивайтесь видеообзорами и скриншотами интерфейса — попросите доступ к демо. Иными словами, важно «пощупать» систему.

Это может быть как демо-стенд, так и интерактив с выданым напрямую доступом и поддержкой от вендора. Так вы сможете оценить работу системы в условиях, максимально приближённых к реальной эксплуатации: как быстро открываются документы, как устроены уведомления, как строится навигация по хранилищу.

Учитывайте наличие интеграций

При выборе DMS важно оценить, насколько платформа способна взаимодействовать с уже используемыми системами компании — CRM, ERP, бухгалтерией, корпоративными порталами и другими приложениями. Интеграции позволяют объединить управление документами с остальными цифровыми процессами, обеспечивая единый поток информации и снижая ручную работу сотрудников.

Особое внимание стоит уделить интеграции с сервисами ЭДО. Это, пожалуй, одна из самых востребованных функций в решениях такого рода.

Рассчитайте стоимость (TCO) и определитесь с форматом поставки

Ключевых моментов при выборе DMS — понимание полной стоимости владения системой. TCO (Total Cost of Ownership) учитывает не только лицензию, но и внедрение, обучение сотрудников, поддержку и возможные интеграции. Если выбрать решение, которое финансово слишком тяжёлое для компании, это может критически отразиться на бюджете и эффективности работы. 

Для крупных организаций вопрос стоимости стоит менее остро. А что касается малых и средних компаний, то грамотный расчёт TCO становится критически важным фактором: неправильный выбор может ограничить возможности автоматизации и тормозить развитие процессов управления документами.

Всего существует два основных формата поставки DMS — On‑Premise и SaaS. Каждый имеет свои особенности и он тоже напрямую влияет на стоимость владения системой.

• On‑Premise (установка на собственных серверах компании). Даёт полный контроль над данными и настройками, но требует расходов на оборудование, поддержку и сопровождение. Обычно дороже и актуальна для крупных и государственных организаций с высокими требованиями к безопасности и локальным регламентам.
• SaaS (облачное решение, доступное через браузер). Быстро внедряется, не требует собственной инфраструктуры, обновления и безопасность обеспечивает поставщик. Экономичнее для малых и средних компаний, которым важна скорость внедрения и минимизация расходов, но не подходит для глубокой настройки и организаций с особыми требованиями к ИБ.

Важно запрашивать точные статьи расходов на весь период использования системы и учитывать стоимость интеграций с другими корпоративными приложениями и сервисами, доработок под уникальные процессы, обучение команды и поддержку. Всё это, как правило, обговаривается на индивидуальных условиях.

Заключение

Система управления документами (DMS) относится к базовым инструментам корпоративной ИТ-среды. Она структурирует цифровые архивы, устраняет разрозненное хранение и заметно ускоряет работу с информацией на всех уровнях компании.

Выбор DMS — ответственный шаг: от него напрямую зависит, насколько полно компания сможет реализовать потенциал системы. Грамотно подобранное и корректно внедрённое решение позволяет выстроить устойчивые процессы работы с документами и получить практическую отдачу от всех заложенных возможностей платформы.

EnDocs — это удобное и функциональное решение для управления документами, сочетающее централизованное хранилище, гибкую настройку прав доступа, поиск по фильтрам и контроль версий в рамках одного решения. Задачи по документам распределяются оперативно, статусы отслеживаются в реальном времени, а процессы остаются прозрачными, предсказуемыми и слаженными для всей команды.