Зачем бизнесу нужен ОЦО: и как он экономит бюджет компании
Бизнес растёт — и с ним растут процессы: договоры, счета, заявки, отпуска, акты, отчёты. Всё это нужно обрабатывать, хранить, проверять, пересылать… В какой-то момент компаниям становится всё сложнее управлять этими задачами вручную, особенно если офисов много, сотрудники разбросаны по регионам, а у каждого отдела — свои правила и файлы на диске.
И вот тут на сцену выходит ОЦО — общий центр обслуживания, который берёт на себя всю рутину. А если всё это ещё работает через электронный документооборот и встроено в современную СЭД, то результат вас точно удивит — в хорошем смысле.
🧭 Что такое ОЦО — и почему он вам нужен
Общий центр обслуживания (ОЦО) – это сервисная структура компании, которая выполняет стандартные и повторяющиеся процессы в бизнесе. Благодаря этому повышается качество и скорость рутинных операций, а также уменьшаются операционные затраты за счет оптимизации штата и исключения дублирующих функций.
Основными причинами создания ОЦО обычно являются:
- Наличие нескольких бизнес-единиц, в состав которых входят дублирующие подразделения
- Большое число сотрудников и менеджеров, значительный документооборот
- Наличие общей коммуникационной и ИТ среды
- Территориальная распределенность бизнес-единиц
- Неравномерный уровень квалификации сотрудников
- Участие топ-менеджеров в управлении несколькими бизнес-единицами
Легче всего передать на сопровождение ОЦО задачи бухгалтерии и отдела кадров.
🔄 Как СЭД усиливает ОЦО
Можно, конечно, построить ОЦО и вручную: в Excel, по почте, с принтерами. Но зачем? Современная СЭД (система электронного документооборота) превращает ОЦО в работающий механизм без бумажной волокиты и человеческого фактора.
Что делает СЭД в ОЦО:
- Автоматически подхватывает документы (например, загруженные подрядчиками);
- Ставит задачи по маршруту — от бухгалтера до финдиректора;
- Контролирует дедлайны и статус — ничего не теряется;
- Формирует архив — всё доступно и прозрачно.
📉 Где экономия? Прямо вот здесь
Компании, которые внедрили ОЦО на базе СЭД, получают реальные выгоды:
- Экономия бюджета — меньше дублирующих ролей, меньше ручной работы;
- Контроль расходов — всё видно по каждому юрлицу и сотруднику;
- Скорость — документы проходят согласование за часы, а не недели;
- Гибкость — открываете новый офис или юрлицо? Просто подключаете к системе.
В деньгах это часто означает: минус 10–15 % от административных расходов в год.
📍 Пример: как один крупный медиахолдинг навёл порядок
Один из наших клиентов — Hearst Shkulev Media. Крупный российский медиахолдинг, выпускающий такие известные журналы, как ELLE, Elle Girl, Elle Decor, MAXIM, Marie Claire.
Медиакомпания имеет 72 региональных представительства в России и странах СНГ. Поэтому руководство компании решило сформировать несколько общих центров обслуживания (ОЦО): «Центр», «Север», «Урал» и «Сибирь».
В компании Hearst Shkulev Media было 72 региональных подразделения. Бухгалтерия и финансы работали по старинке: почта, таблицы, ручной ввод. Документы хранились в локальном файловом архиве без возможности их быстрой обработки. Это вызывало сложности в случае проведения проверок по запросам контролирующих органов.
Нужно было реализовать схему централизованной автоматизированной обработки первичных документов в ОЦО, повысив при этом контроль за их поступлением и скорость обработки. Также требовалось обеспечить надежность хранения документов.
Нашей команде удалосьь централизовать процессы в 4 региональных ОЦО в разных часовых поясах и подключить систему электронного документооборота.
Что получилось:
- Обработка первичных документов ускорилась в 4 раза;
- Единая база данных по 60 юрлицам;
- Сокращены расходы на обработку и хранение документов;
- Повысилась управляемость бизнеса на местах.
Это не просто успех — это показатель зрелости компании.
🧩 Как запустить ОЦО — пошагово
Никакой магии. Всё строится по понятной схеме:
1. Разобраться, что повторяется
Какие процессы можно централизовать? Где много ручной работы? Что можно стандартизировать?
2. Посчитать экономику
Сколько вы тратите на выполнение этих задач сейчас? Во сколько обойдётся автоматизация и СЭД?
3. Выбрать подходящую СЭД
Важно, чтобы она не только умела работать с документами, но и поддерживала бизнес-процессы, задачи и роли.
4. Провести пилот
Подключаете 1-2 функции или юрлица, запускаете, проверяете — и масштабируете.
❌ Частые ошибки при запуске ОЦО
- Нет чётких метрик “до” — потом сложно показать эффект.
- Решили всё автоматизировать сразу — лучше поэтапно.
- Не назначили ответственного — проект буксует.
- Забыли обучить людей — система есть, а пользоваться ей не умеют.
- Недооценили переходный период — первые месяцы особенно важны.
И главное: не думайте, что всё сделает подрядчик. Вы — участник, не наблюдатель.
💬 Вопрос: а можно ли сделать это в небольшой компании?
Да! Если у вас 2–3 юрлица, филиалы или удалённые сотрудники — ОЦО с СЭД даст ощутимый эффект. Даже если вы просто централизуете обработку договоров, заявок и отпусков — это уже серьёзный шаг вперёд.
🎯 Вывод: когда СЭД + ОЦО = идеальная пара
Внедрение электронного документооборота для бизнеса — не мода, а необходимость. А если подкрепить его грамотной структурой ОЦО, то вы:
- Освободите сотрудников от рутинной бумажной работы;
- Повысите прозрачность и управляемость процессов;
- Существенно сэкономите бюджет;
- Сможете масштабироваться без хаоса.
🚀 Готовы к следующему шагу?
Мы в EnDocs знаем, как построить рабочий ОЦО с сильной СЭД. Мы уже помогли десяткам компаний централизовать процессы и сэкономить миллионы.
🔹 Проведём аудит ваших процессов
🔹 Покажем, как работает электронный документооборот для бизнеса на практике
🔹 Запустим пилот и проведём за руку до результата
👉 Оставьте заявку — обсудим, как сделать ваш бизнес проще и эффективнее
