Зачем бизнесу нужен ОЦО: и как он экономит бюджет компании
Деньги, которые зарабатывает компания могут расходоваться эффективно – идти на разработку новых проектов, улучшение товаров и услуг, или утекать «в трубу» на организацию внутренних процессов.
Если понимаете, что в вашей компании второй вариант – пора задуматься об ОЦО.
Общий центр обслуживания (ОЦО) – это сервисная структура компании, которая выполняет стандартные и повторяющиеся процессы в бизнесе. Благодаря этому повышается качество и скорость рутинных операций, а также уменьшаются операционные затраты за счет оптимизации штата и исключения дублирующих функций.
Основными причинами создания ОЦО обычно являются:
- Наличие нескольких бизнес-единиц, в состав которых входят дублирующие подразделения
- Большое число сотрудников и менеджеров, значительный документооборот
- Наличие общей коммуникационной и ИТ среды
- Территориальная распределенность бизнес-единиц
- Неравномерный уровень квалификации сотрудников
- Участие топ-менеджеров в управлении несколькими бизнес-единицами
Легче всего передать на сопровождение ОЦО задачи бухгалтерии и отдела кадров.
Что может бухгалтерский ОЦО:
Что может кадровый ОЦО:
Для чего бизнесу нужен ОЦО?
-
Сокращаются расходы
За счет уменьшения количества персонала, аренды офиса, иных общехозяйственных расходов. По подсчетам, компании, у которых действует ОЦО, экономят до 15% бюджета на операционных расходах ежегодно.
-
Повышается производительность
Рутинных операций становится меньше, на этих операциях можно использовать менее квалифицированный персонал, освободив высококвалифицированных специалистов от рутины
-
Оперативная масштабируемость поддерживающих процессов при изменении структуры бизнеса или внешних условий
При создании новых бизнес-единиц – они просто подключаются к существующим процессам без необходимости организации соответствующих подразделений внутри.
При выборе ОЦО нужно обращать внимание на степень интеграции СЭД во внутренние процессы. Это первоначально важное условие для перевода функции в общий центр обслуживания. Только с электронным документооборотом успешное внедрение ОЦО даст бизнесу хорошие результаты
Каждый из описанных процессов является трудоёмким, поэтому общие центры обслуживания стремятся оптимизировать их с помощью систем безбумажного документооборота.
Для автоматизации коммерческих компаний и государственных предприятий со сложной организационной структурой EnDocs имеет решение on-premise, которое позволяет полностью кастомизировать разработку под нужды вашего бизнеса. Решение включает создание единого информационного пространства для работы с документами и организацию финансового архива.
Для малых, средних предприятий отлично подходит готовое облачное решение - сервис EnDocs.Cloud.
ОЦО: кейс EnDocs для Hearst Shkulev Media
Один из наших клиентов — Hearst Shkulev Media. Крупный российский медиахолдинг, выпускающий такие известные журналы, как ELLE, Elle Girl, Elle Decor, MAXIM, Marie Claire.
Медиакомпания имеет 72 региональных представительства в России и странах СНГ. Поэтому руководство компании решило сформировать несколько общих центров обслуживания (ОЦО): «Центр», «Север», «Урал» и «Сибирь».
Все первичные финансовые документы компании обрабатывались локальными подразделениями бухгалтерии, скан-образцы документов хранились в локальном файловом архиве без возможности их быстрой обработки. Это вызывало сложности в случае проведения проверок по запросам контролирующих органов.
Нужно было реализовать схему централизованной автоматизированной обработки первичных документов в ОЦО, повысив при этом контроль за их поступлением и скорость обработки. Также требовалось обеспечить надежность хранения документов.
Итог нашей работы:
- 6 региональных ОЦО для обработки первичных документов
- Обслуживание более 60 юридических лиц по всей территории РФ
- Создано единое информационное пространство для работы с документами
- Организован финансовый архив
- В 4 раза сокращены сроки обработки документов
Процесс формирования ОЦО состоит из нескольких шагов:
Шаг 1: Оценка и моделирование
- Ревизия дублированных процессов
- Выявление «узких мест» и потенциала для оптимизации
- Ревизия ИТ инфраструктуры и используемых бизнес приложений
- Оценка ожидаемого эффекта от централизации
Шаг 2: Стратегическое планирование
- Проектирование целевой структуры ОЦО
- Фиксация границ проекта централизации
- Фиксация текущих и целевых показателей эффективности
- Организационная структура и делегирование полномочий
- Выбор стратегии реализации проекта
- Выбор технологической платформы
Шаг 3: Подготовка изменений
- Детальное планирование организационных решений
- Проектирование целевых процессов
- Проектирование и реализация технологической платформы
- Выполнение организационных задач
Шаг 4: Переходный период
- Пилотный запуск ОЦО согласно утвержденному плану
- Мониторинг показателей работы ОЦО
- Обеспечение методологический и ИТ поддержки работы ОЦО
- Тиражирование решения и масштабирование функций ОЦО
Цифровая бухгалтерия
Централизованная обработка бухгалтерских документов. Потоковый ввод, распознавание, согласование и ввод в 1С. Позволяет сократить затраты и ускоряет обработку документов
5 ошибок при внедрении ОЦО и как их не допустить
Когда организация собирается использовать ОЦО, часто на этапе внедрения совершаются повторяющиеся ошибки.
Поговорим о них подробнее:
- Ошибка №1 Не отмечать расходы и качество услуг “до”
Без этих цифр трудно будет определить, насколько эффективнее стало управление. До перехода на ОЦО нужно посчитать, какие ежемесячные затраты нужны были на поддержание деятельности.
- Ошибка №2 Перед запуском не фиксировать документально рабочие процессы
Только в случае понимания, как выполняется работа, можно получить полную картину о том, как функционируют между собой разные отделы компании.
- Ошибка №3 Не назначать руководителя на начальных этапах развития проекта.
До начала работы ОЦО нужно выделить человека, который сосредоточится только на конкретном процессе, а не будет совмещать проект со своими основными обязанностями.
- Ошибка №4 Не уделять должного внимания переходному периоду
На этапе перехода компании на новую бизнес-модель нужен постоянный контроль на всех шагах. Без должного внимания есть большой риск возникновения проблем уже после внедрения
- Ошибка №5 Не брать в расчет риски
Процессы могут быть отлично продуманы, но это не исключает возникновения рисков. Как подготовиться к ним? Предварительно создать алгоритм действий на случай, если что-то пойдет не по плану.
Лайфхак: наладить в компании систему мониторинга за рисками. Если вовремя фиксировать изменения – гораздо легче применять меры.
Каждый этапы создания ОЦО требует немало ресурсов. Прежде, чем решиться на внедрения системы в компанию – подсчитайте, сколько можно сэкономить после перевода процессов на ОЦО.
Общие центры обслуживания: Организация и развитие
Наш очередной вебинар, посвященный следующим темам:
Этапы жизненного цикла проекта перехода на ОЦО, основные риски перехода, практика и подходы к повышению эффективности существующего ОЦО.
Практические вопросы организации общих центров обслуживания
Одна из тенденций - создание Общих центров обслуживания (ОЦО). В чем суть этой схемы ведения бизнеса? Как она способствует экономии на издержках? За счет чего она позволяет сделать систему управления более прозрачной?