Внедрение КЭДО: как перейти, обязательно или нет, порядок подключения, образцы документов

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это переход от бумажных кадровых документов к цифровым. Звучит быстро и удобно, однако чтобы перейти на КЭДО без юридических и технических проблем, важно понимать: как это работает, что можно переводить в цифру, а что — нет, и какие документы нужны для перехода.

Чтобы вам было легче разобраться, как перевести работу кадровиков в цифру, мы подготовили поэтапный алгоритм внедрения КЭДО. Вы узнаете, обязательно ли внедрять КЭДО в 2026 году, каков порядок подключения и какие образцы документов сегодня использовать.

КЭДО в 2026: обязательно или нет

С 2018 года в госсекторе реализуются пилотные проекты Минтруда по внедрению КЭДО. Они показали эффективность цифрового кадрового документооборота и задали вектор для бизнеса. По оценкам, к 2025 году уже 68% крупных компаний перешли на автоматизированные HR-процессы.

В 2025 году завершается эксперимент Минцифры, и есть основания полагать, что с 2026 года КЭДО может стать обязательным для всех работодателей. Пока это добровольный шаг, но тенденция — к повсеместному внедрению.

Законодательная база

Правовую основу для внедрения КЭДО формируют несколько нормативных актов:

• Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовом Кодексе РФ в части регулирования дистанционной (удалённой) работы» — принят в период пандемии и закрепил возможность оформления кадровых документов в электронном виде для удалённых сотрудников.
  
• Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовом Кодексе РФ» — официально ввёл в законодательство понятие КЭДО и разрешил оформление большинства кадровых документов в цифровом формате без обязательного дублирования на бумаге.
  
• Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20 сентября 2022 г. № 578н «Об утверждении требований к составу и формату электронных документов, связанных с работой» — действует с марта 2023 года и устанавливает единые правила по составу и структуре электронных кадровых документов.
  

Также действует:

• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — определяет правовой статус электронной подписи, её виды (простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная) и порядок применения при электронном документообороте, в том числе кадровом.
  

Требования ТК РФ

В Трудовом кодексе РФ закреплены ключевые нормы, которые регламентируют порядок и правила работы с электронными трудовыми документами.

Основные требования включают:

• Право работодателя создавать и использовать электронные кадровые документы.
  
• Возможность внедрения электронного документооборота с согласия сотрудников.
  
• Обеспечение юридической значимости электронных документов и подписей.
  
• Регулирование цифровизации документов.
  
• Регулирование порядка приема на работу через электронный документооборот.
  
• Обеспечение взаимодействия между работодателем и работником в цифровом формате.

 ✔️ В Трудовом кодексе РФ вопросы кадрового электронного документооборота подробно регулируются статьями 22.1–22.3. В статье 22.1 изложены общие принципы ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений, статья 22.2 описывает порядок его внедрения и особенности приема на работу при использовании КЭДО, а статья 22.3 регулирует взаимодействие работодателя и сотрудника через электронные каналы.

Эти нормы дают работодателям законное право создавать, подписывать, применять и хранить трудовые документы в цифровом виде, обеспечивая их юридическую силу и сохранность.

Какие документы нельзя подписывать в КЭДО

Несмотря на широкое распространение кадрового электронного документооборота, часть документов остаётся обязательной для оформления в бумажном виде.

На сегодня в цифровую форму можно перевести около 99% кадровых документов. Исключения, требующие бумажные копии, включают:

• акт о несчастном случае на производстве;
  
• приказ об увольнении;
  
• документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда;
  
• трудовые книжки (если сотрудник не согласен на электронный вариант).
  

Перевод трудовой книжки в электронный формат возможен только с письменного согласия работника.

Какие документы можно подписывать в КЭДО

Все остальные кадровые документы, за исключением тех, что требуют бумажной формы по закону, могут оформляться исключительно в электронном виде.

К документам, которые можно подписывать и хранить только в электронной форме, относятся:

• оффер и изменения к нему;
  
• заявление 2-НДФЛ;
  
• заявление на перечисление зарплаты по реквизитам;
  
• заявление о подключении к зарплатному проекту;
  
• согласие на обработку персональных данных;
  
• согласие на фото- и видеосъёмку;
  
• лист ознакомления с нормативными актами;
  
• трудовой договор;
  
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
  
• приказ о переводе;
  
• заявления на оплачиваемый или неоплачиваемый день;
  
• приказ на отпуск;
  
• заявление на командировку;
  
• отчёт о командировке;
  
• служебные записки на премии.
  

Все эти документы имеют полную юридическую силу при условии соблюдения требований законодательства и применения корректной электронной подписи (ЭЦП).

Подробнее о всех особенностях и разновидностях ЭЦП читайте в статье.

Внедрение

Команда EnDocs уже более 10 лет помогает компаниям переходить на электронный кадровый документооборот. На основе практики мы разработали пошаговый план, как внедрить КЭДО быстро и без лишних сложностей.

Внедрим КЭДО в вашей компании за 1 день — Узнать подробности →

Наведение порядка в структуре и документах

Прежде чем включать систему, нужно понять, как у вас устроены процессы. Кто отвечает за кадровый учёт? Где лежат шаблоны? Какие документы создаются чаще всего?

Что делаем:

• назначаем ответственного за КЭДО (приказом, с указанием ФИО, должности и подразделения);
  
• разбираем текущую структуру: один кадровик, отдел, или совместительство с бухгалтером — это важно учесть для распределения ролей в системе;
  
• приводим в порядок шаблоны: отпуска, командировки, переводы, приёмы, увольнения — всё, что используется регулярно;
  
• определяем, какие процессы переезжают в цифру первыми.
  

Если у вас всё на бумаге и в разных папках, сначала наводим порядок. Никакая система не разберётся за вас в хаосе.

Подключение КЭДО

Когда структура понятна, выбираем подходящее решение. Это должна быть система, которая:

• поддерживает нужные виды ЭЦП (простую, неквалифицированную, квалифицированную);
  
• позволяет обмениваться документами с сотрудниками внутри и вне офиса;
  
• фиксирует юридически значимые действия (ознакомление, подписание, отправку);
  
• даёт доступ к документам как HR-отделу, так и самим работникам.
  

Система EnDocs позволяет полностью перевести кадровые процессы в цифру — от подписания оффера до увольнения. Интеграция с 1С ЗУП, выпуск ЭЦП, гибкие маршруты согласования, удобный архив, личные кабинеты для сотрудников и кадровиков — всё включено в лицензию без скрытых платежей.

Обновление документов и политики

Переход на кадровый ЭДО подразумевает формальные изменения в локальных документах компании и изменениях в процедурах взаимодействия с сотрудниками.

Что делаем:

• создаём регламент КЭДО: какие подписи используем, как и где обмениваемся документами;
  
• включаем в трудовые договоры (или допсоглашения) условия об использовании ЭДО;
  
• уведомляем сотрудников о переходе и собираем их письменные согласия;
  
• получаем нужные типы ЭЦП — в зависимости от того, какие документы будете подписывать (например, для трудового договора с удалёнщиком — только КЭП);
  
• подгружаем в систему типовые документы — чтобы не создавать каждый с нуля;
  
• проводим обучение для сотрудников: как зайти, как подписать, где посмотреть.
  

Если на этом этапе что-то упустить — будут срывы. Лучше потратить несколько дней и закрыть всё документально.

Настройка электронных подписей

Без ЭЦП кадровый ЭДО — просто хранилище файлов. Юридическую силу документам придаёт именно электронная подпись.

Существует три основных вида электронной подписи, используемых в КЭДО:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — обладает юридической силой, равнозначной собственноручной подписи. Для её получения требуется удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязью. КЭП подходит для подписания практически любых кадровых документов, кроме некоторых исключений, например, приказа об увольнении (за исключением дистанционных сотрудников) и документов по охране труда. Срок действия — 1 год.
  
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — также выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром и требует письменного согласия сотрудника на использование. Она экономичнее и проще в обслуживании, чем КЭП, и подходит для большинства кадровых документов с теми же ограничениями по приказам на увольнение и охране труда. Срок действия — 1 год.
  
• Простая электронная подпись (ПЭП) — создаётся работодателем внутри своей информационной системы и не требует финансовых затрат. Её можно использовать для подписания приказов на отпуск и командировки, расчетных листков, табелей учёта рабочего времени, должностных инструкций и локальных нормативных актов. ПЭП действует бессрочно.

Чем проще и понятнее будет схема подписей, тем быстрее её примут сотрудники.

Документальное оформление

Для перехода на кадровый электронный документооборот требуется оформить ряд важных документов — от соглашений и согласий сотрудников до внутренних положений и уведомлений. Ниже представлены ключевые виды таких документов, которые закрепят новые правила работы и обеспечат юридическую прозрачность процесса.

Согласие на присоединение к КЭДО (скачать образец)

Единой установленной формы согласия сотрудника на электронный обмен документами с работодателем нет. Для удобства можно использовать готовый шаблон — его легко скачать и адаптировать под свою организацию.

Согласие оформляется либо как отдельный документ, либо включается в положение о кадровом электронном документообороте в виде приложения.

Скачать образец Согласия на присоединение КЭДО

Положение о КЭДО в организации

Положение о кадровом электронном документообороте — ключевой внутренний документ, без которого внедрение КЭДО считается юридически неполным. Он закрепляет правила работы с цифровыми кадровыми документами:
– какие именно документы переводятся в электронный вид;
– какие виды электронной подписи используются;
– как строится процесс подписания и согласования;
– где и как хранятся документы;
– кто из сотрудников за что отвечает;
– как обеспечивается безопасность и доступ к документам.

Положение принимается как локальный нормативный акт и утверждается приказом руководителя. Его можно оформить как самостоятельный документ или включить в общее Положение об ЭДО/делопроизводстве, а также приложить к коллективному договору или регламенту кадровой службы.

Положение нужно актуализировать при изменении состава используемых ЭП, смене платформы ЭДО или обновлении требований законодательства. Также оно служит основой для согласий сотрудников на КЭДО и для внутренних инструкций по работе в системе.

Скачать образец положения о КЭДО в организации

Уведомление о переходе на КЭДО (скачать образец)

Работодатель обязан письменно проинформировать сотрудников о переходе на кадровый электронный документооборот. Уведомление направляется за три рабочих дня до начала использования КЭДО. Его можно вручить лично под подпись, отправить по электронной почте или через внутреннюю систему электронного документооборота (если она уже внедрена и позволяет подтверждать получение).

Скачать образец Уведомления о переходе на КЭДО

Заключение

Переход на КЭДО требует системного подхода и тщательной подготовки: важно заранее упорядочить кадровые процессы, оформить необходимые документы и назначить ответственных за цифровой документооборот.

Хотя на сегодняшний день обязательного требования нет, текущие эксперименты и законодательные инициативы свидетельствуют о скором введении обязательного КЭДО для большинства компаний. Начать внедрение уже сейчас — разумное и актуальное решение.

EnDocs позволяет внедрить кадровый ЭДО всего за 1 день, обеспечивая полный цифровой цикл и юридическую значимость всех документов. Закажите демо и сделайте первый шаг к эффективному переходу на КЭДО уже сегодня!