Три способа ускорить работу бухгалтерии

Практически все причины, усложняющие и замедляющие работу бухгалтерии, связаны с неправильной организацией документооборота. И ключевой момент здесь – автоматизация.

Причины, замедляющие работу бухгалтерии

Ручной ввод данных и обработка бумажных документов могут занимать много времени и увеличивать вероятность ошибок. Автоматизация процессов документооборота может значительно ускорить работу бухгалтерии.

Следующий пункт – неэффективная организация хранения документов. Если документы хранятся в разных местах или не организованы должным образом, это может затруднять их поиск и обработку. Внедрение системы электронного архива может решить эту проблему. За последнее время наибольший прогресс в СЭД EnDocs достигнут именно в плане электронных архивов документов. Система поддерживает загрузку документов из ERP, обеспечивает подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, также реализован быстрый поиск по документам.

Далее – отсутствие стандартизации. Если нет четких правил и процедур для обработки документов, это может привести к путанице и задержкам. Разработка и внедрение стандартных процедур поможет ускорить процесс. Все они есть в составе СЭД. В частности, в СЭД EnDocs внедрен достаточно прогрессивный и функциональный BPM-движок.

К стандартизации относится и применение шаблонов договоров, актов и счетов, а также автоматическое заполнение реквизитов контрагентов. Опять-таки, в EnDocs есть возможность подтягивать данные о компаниях по ИНН, ОГРН или названию юридического лица. Каждый такой шаг заметно ускоряет работу не только бухгалтеров, но и юристов, менеджеров и их ассистентов.

Важная веха цифровизации любого бизнеса – интеграция с другими системами. Если бухгалтерская система не интегрирована с другими системами компании, такими как CRM или ERP, это может привести к дублированию работы и задержкам в обмене информацией. Интеграция систем позволяет ускорить обмен данными и улучшить координацию между отделами.

Способы ускорения работы бухгалтерии организации

В первую очередь следует повышать технологический уровень компании, и только потом нанимать новых людей в штат. Именно поэтому одним из первых шагов на пути ускорения работы бухгалтерии является внедрение СЭД.

Внедрение ЭДО и электронного архива

Переход на ЭДО и внедрение СЭД и электронного архива выводит компанию на кардинально новый уровень работы.

Переход на электронный документооборот позволяет отказаться от бумажных документов, их подписания, пересылки по почте и курьерской доставки. В случае логистики в рамках одного региона ЭДО экономит деньги (стоимость ЭДО гораздо ниже почтовой пересылки). А в случае контрагентов из разных регионов ЭДО экономит ещё и время (отправка документа занимает доли минуты, в то время как почтовая доставка занимает около недели и даже дольше.

Автоматизированный ввод данных и проверка на соответствие форматам снижают вероятность ошибок при обработке документов

ЭДО помогает оптимизировать бизнес-процессы, связанные с обработкой документов. Здесь стоит обратить внимание на BPM-функционал системы электронного документооборота. Именно он позволяет маршрутизировать документы, назначать ответственных, отслеживать их статус и формировать статистику работы каждого из подразделений.

Что касается электронного архива, то он позволяет быстро находить нужные документы благодаря системе поиска и фильтрации. Важно отметить, что электронные документы защищены от потери или повреждения, а также имеют возможность шифрования и ограничения доступа. Информация на серверах всегда дублируется, поэтому даже в случае сбоев в ИТ-оборудовании, у компании остается резервная копия всей документации.

Расширение штата, набор новых сотрудников

О расширении штата, конечно, стоит задуматься, но только после полноценного перехода на СЭД и ЭДО. Дело в том, что расширение штата сотрудников, работающих вручную, только усложнит последующую миграцию на ЭДО, так как опытных пользователей ЭДО ещё не будет, а обучать потребуется большее число людей.

Совсем иная картина складывается, когда СЭД уже внедрена в бизнес компании, а сотрудники накопили опыт работы в ней. В этом случае провести онбординг нового человека гораздо проще.

Впрочем, и тут возникает дилемма, так как ЭДО – одна из самых роботизируемых отраслей ИТ. Заполнение договоров, получение банковский выписок, бухгалтерские расчеты для сотрудников могут выполнить сторонние RPA-сервисы. В EnDocs все поля и кнопки имеют идентификаторы, по которым робот способен их определить. Таким образом, роботизация СЭД EnDocs реализуема достаточно легко.

Переведение бухучета на аутсорсинг

Кардинально другой способ оптимизации бухгалтерии – перевод на аутсорсинг. Такая практика обычно используется в малом бизнесе, где содержание собственного бухгалтера не обосновано с экономической точки зрения.

Из недостатков – вынесение финансовых данных за контур компании, почасовая оплата и ограниченность ресурса бухгалтера.

Из преимуществ – снижение ежемесячных затрат и более высокий технический уровень работ, так как бухгалтер, вероятно, уже умеет работать в СЭД и системе ЭДО.

Заключение

Одним из ключевых факторов, способствующих сокращению затрат и ускорению бухгалтении, является переход на электронный документооборот и внедрение систем электронного документооборота.

ЭДО позволяет значительно ускорить процесс обмена документами между контрагентами, сократить затраты на бумагу и почтовые расходы, а также повысить прозрачность и контроль над движением документов.

Внедрение СЭД, в свою очередь, помогает автоматизировать процессы обработки документов, упростить работу с ними и улучшить эффективность работы бухгалтерии в целом.