8 Лучших программ для совместной работы над документами в 2025 году

Разрозненные файлы на разных жестких дисках и в хаотичных папках – бич современного офиса. Важные документы легко теряются, сотрудничество с коллегами замедляется, а клиенты остаются без нужной информации. Сервисы для совместной работы с документами – это не просто удобство, а гарантия эффективного взаимодействия, сохранности данных. Они обеспечивают централизованный доступ к файлам, упрощают совместное редактирование, контроль версий документации, а также минимизируют риск потери информации. Как результат внедрения сервисов –  более продуктивная работа и спокойствие в деловых отношениях.

Что такое программы для совместной работы над документами?

Электронный документооборот (ЭДО) – это не просто модный термин, а ключевой инструмент для оптимизации бизнес-процессов.  Под этим термином понимают систему обмена документацией в электронном формате, обеспечивающую их юридическую силу благодаря использованию электронных подписей. Вместо громоздких бумажных архивов и медленных почтовых отправлений, ЭДО предлагает мгновенную передачу информации, существенно сокращая время на обработку и повышая эффективность взаимодействия.

Зачем же нужен ЭДО?  Ответ прост: для повышения скорости, экономии ресурсов, улучшения качества работы. Электронный обмен документами значительно ускоряет процессы обработки информации. Отправка и получение информации происходят мгновенно, что позволяет оперативно реагировать на запросы, решать задачи. Еще ЭДО экономит финансовые средства: отпадает необходимость в расходах на бумагу, печать, почтовые услуги, хранение документов, что приводит к экономии. Кроме того, электронный документооборот и инструменты для совместной работы над документами повышают безопасность данных, так как электронные подписи гарантируют подлинность и целостность текстовых файлов. Это минимизирует риск подделки, обеспечивает прозрачность процесса. Наконец, ЭДО способствует более эффективному взаимодействию с партнерами, государственными органами, упрощая коммуникацию и ускоряя принятие решений.

ЭДО подразделяется на два основных вида: внутренний и внешний.

• Внутренний электронный обмен документами – это система обмена документацией внутри одной организации. Так оптимизируется взаимодействие между отделами, сотрудниками, подразделениями, повышается эффективность работы, сокращается время на обработку внутренних запросов.
• Внешний ЭДО, в свою очередь, обеспечивает обмен документацией с внешними партнерами – контрагентами, поставщиками, клиентами, государственными органами. Он помогает эффективно взаимодействовать с внешними структурами, соблюдая все необходимые юридические требования и обеспечивая легитимность электронных файлов.

В обоих случаях сервисы для совместной работы над документами способствует повышению прозрачности, удобства и безопасности документооборота, что является ключевым фактором для успешного ведения бизнеса в нынешних реалиях.

Где применяют электронный документооборот?

Электронный документооборот – это не просто технология, а инструмент, кардинально меняющий подход к ведению бизнеса в различных отраслях. Он помогает автоматизировать, оптимизировать документооборот, устраняет множество проблем, открывает новые возможности. Рассмотрим, как ЭДО применяется в ключевых областях.

• Торговля. В сфере торговли ЭДО решает проблемы, связанные с большим объемом документации. Отправка счетов-фактур, актов выполненных работ, договоров, заявок на оплату – все это теперь происходит в электронном виде. Это существенно сокращает время на обработку информации, минимизирует ошибки, связанные с ручным вводом данных, позволяет оперативно реагировать на изменения в заказах и поставках. Электронный документооборот упрощает взаимодействие с клиентами, предоставляя им доступ в режиме онлайн.
• Строительство. В строительстве электронный документооборот помогает справиться с огромным потоком проектной документации, договоров, актов выполненных работ, смет и разрешений. Электронный документооборот помогает централизовать хранение, доступ к документам, упрощает согласование изменений, ускоряет процесс получения разрешений, сокращает время на согласование. ЭДО в строительстве решает такие проблемы, как потеря документов, сложности с поиском информации, задержки в согласовании, ошибки, связанные с ручным вводом. Он также повышает прозрачность, контроль за проектами.
• Производство. В производстве ЭДО оптимизирует взаимодействие между отделами, поставщиками, клиентами. Электронный обмен заказами, спецификациями, отчетами о производстве, актами приемки-передачи – все это значительно ускоряет процессы, снижает риски ошибок. ЭДО на производстве помогает справиться с насущными проблемами: задержки в коммуникации между отделами, сложности в управлении запасами. Он также способствует повышению эффективности производства, улучшению качества продукции. Яркий тому пример – кейс для компании «Красный квадрат».
• Логистика. В логистике совместная работа над документами онлайн играет ключевую роль в управлении цепочкой поставок. Электронный обмен накладными, заявками на перевозку, документами о прибытии грузов, отчетами о доставке – все это помогает оперативно отслеживать грузы, контролировать сроки доставки, минимизировать потенциальные риски. ЭДО в логистике решает такие проблемы, как утрата документов, задержки в доставке, сложности с отслеживанием грузов и коммуникации с перевозчиками.  Он повышает эффективность логистических процессов, улучшает качество обслуживания клиентов.

Преимущества использования ЭДО

Электронный документооборот становится неотъемлемой частью современного бизнеса, предлагая множество преимуществ для оптимизации процессов, повышения эффективности. Переход на сервисы для совместной работы над документами – это не просто технологический шаг, а стратегическое решение, которое приносит ощутимые выгоды в долгосрочной перспективе. Рассмотрим подробно 7 ключевых преимуществ использования ЭДО:

• Сокращение временных затрат. Электронный документооборот автоматизирует обработку документации, исключая ручные операции по вводу, передаче и хранению информации. Это значительно ускоряет циклы документооборота: от обработки заказов до получения платежей. В результате, сотрудники освобождаются от рутинных задач, что позволяет им сосредоточиться на более важных аспектах работы.
• Повышение точности работы и снижение числа ошибок. Автоматизация исключает риски человеческих ошибок, связанных с ручным вводом данных. ЭДО обеспечивает точное и своевременное отражение информации, что минимизирует риски неверных расчетов и недоразумений. Это особенно важно в финансовых, логистических операциях.
• Улучшение взаимодействия с партнерами. ЭДО помогает быстро и безопасно обмениваться документами с контрагентами, независимо от их местоположения. Это упрощает коммуникацию, ускоряет согласование, повышает прозрачность бизнес-процессов. Партнеры получают доступ к необходимой информации в режиме онлайн, что сказывается на эффективности сотрудничества.
• Упрощение хранения, поиска сведений. Электронный документооборот обеспечивает централизованное хранение всей документации в электронном виде. Это позволяет легко и быстро находить нужные файлы, используя удобные системы поиска. Отсутствие бумажных архивов экономит пространство и время, а также повышает безопасность данных.
• Повышение безопасности данных. Электронные документы защищены от несанкционированного доступа, физического повреждения. Цифровые инструменты для совместной работы над документацией используют современные технологии шифрования и защиты, что гарантирует конфиденциальность, целостность информации. Это критически важно для компаний, работающих с чувствительными данными.
• Снижение затрат на бумагу и печать. Переход бизнеса на ЭДО позволяет отказаться от использования больших объемов бумаги, что существенно снижает расходы на печать, хранение, транспортировку документации. Экономятся не только деньги, но и ресурсы, а значит снижаются издержки по ведению бизнеса.
• Улучшение отчетности и контроля. Совместная работа над документами онлайн предоставляет возможность автоматического формирования отчетов по различным параметрам. Тем самым помогает оперативно отслеживать ключевые показатели, контролировать выполнение задач, принимать обоснованные решения. Данные, полученные из ЭДО, могут быть использованы для анализа, прогнозирования, что помогает стратегическому развитию бизнеса.

Сравнение программ для совместной работы над документами

Название программы	Функционал	Стоимость
EnDocs	Согласование документов, Редактирование, Распознавание, Шаблоны, Поиск.	От 250 рублей в год за пользователя, либо пакетные тарифы от 5000 рублей в месяц.
1С:Документооборот	Создание документов, Согласование, Утверждение, Архивация, Маршрутизация электронной документации разного вида.	От 55 300 рублей в год для компании.
Directum Lite	Делопроизводство и договорная работа, Кадровый документооборот, Проектная деятельность.	От 5182 рублей в год на сотрудника, бесплатное демо.
СЭД Tessa	Модули электронной канцелярии, Работа с задачами, Согласование документации.	От 9 400 рублей в год за одну клиентскую лицензию.
Elma 365	Управление внутренним документооборотом, Управление продажами и опытом клиентов.	От 10 000 рублей за именную пользовательскую лицензию на год или от 100 800 рублей в год за собственный внешний портал.
DocsVision	Автоматизация ЭДО, Управление бизнес-процессами.	От 10 100 рублей в год за 1 конкурентного пользователя на бессрочной основе.
Битрикс 24	Онлайн-офис для совместной работы:видеозвонки, мессенджер, отчетность, учет рабочего времени.	От 1 990 рублей в месяц, есть бесплатный тариф для теста.
Тезис	Автоматизация документооборота, Цифровизация широкого списка бизнес-процессов	От 50 000 рублей в год, есть бесплатное демо.

1. EnDocs

Отечественное решение в нише ЭДО, которое зарекомендовало себя для решения таких задач как эффективная автоматизация бизнес-процессов, гибкое управление задачами, планирование. Это платформа для совместной работы над документами пригодится там, где требуется провести оптимизацию делопроизводства, настроить и вести кадровое дело и канцелярию, согласовывать множество документации. EnDocs подходит для интеграции с другими инструментами вроде 1С, Диадок, что позволяет пользоваться его удобным и широким функционалом на разных платформах для таких распространенных задач, как управление текущими рабочими задачами и проектами, поддержание функции контроля за исполнением.

Кому подойдет EnDocs?

• Любой крупный и средний бизнес независимо от ниши, где имеет место регулярный, интенсивный поток документооборота.
• Организациям, где используется 1С и важно автоматизировать процессы выставления регулярных актов, договоров, накладных.
• Компаниям, которые ищут единое решение для кадрового и бизнес документооборота.

Преимущества 

• Высокая степень интеграции с другими платформами. Например, 1С, Диадок.
• Понятный и простой интерфейс. Сервис реально осилить самостоятельно за пару часов работы, нет надобности в привлечении тренеров для персонала компании.
• Надежная поддержка, регулярные обновления, улучшения сервиса. Команда EnDocs постоянно работает над улучшением и обновлением рабочих кейсов, готова оказать посильную помощь в настройке, обновлении версии платформы.
• Функциональная и удобная мобильная версия. Ничем не уступает базовому ПК варианту, позволяет эффективно и удобно управлять документацией из любого места, где есть интернет.

Недостатки 

• Ограничения на хранилища присутствуют даже на лучших тарифах, что может стать проблемой для крупного бизнеса.
• Доступность. EnDocs требует вложений и ориентирована в большей части на крупный или средний бизнес. Есть варианты дешевле.

Стоимость внедрения

Расходы составляют для заказчика от 250 рублей в год за пользователя, либо пакетные тарифы от 5000 рублей в месяц в зависимости от количества пользователей.

Отзывы об использовании EnDocs

Опыт использования EnDocs сугубо положительный – входит в тройку лучших систем электронного документооборота в РФ. Это объясняется высоким удобством и универсальностью использования, простотой внедрения, открытым API, гибкими тарифами.

2. 1С: Документооборот

Комплексный инструмент для совместной работы над документами, благодаря которому бизнес получает возможности для полного управления, контроля документооборота компании. Среди доступного и полезного функционала – создание, согласование, утверждение, архивация, маршрутизация электронных документов разного вида.

Кому подойдет 1С: Документооборот?

• Производственные компании.
• Медицинские учреждения.
• Государственные структуры.
• Гостиничный бизнес.

Преимущества

• Высокая гибкость. Система имеет множество настроек, функционала, поэтому подходит под самые разные сферы использования, стандарты.
• Простая интеграция, совместимость. Легко интегрируется с другими программными продуктами 1С.
• Полностью соответствует действующим стандартам безопасности РФ по защите информации.

Недостатки

• Дорогая лицензия, что исключает большинство малого бизнеса.
• Необходимость внедрения обслуживания системы со стороны специализированных компаний.
• Присутствуют ограничения, неудобства в мобильной версии.

Стоимость внедрения

Расходы составляют для заказчика от 55 300 рублей в год. Отдельно приобретаются дополнительные лицензии.

Отзывы об использовании 1С: Документооборот 

У 1С: Документооборот множество партнеров, среди которых преимущественно крупный и средний бизнес. Платформа доказала свою состоятельность, удобство и надежность, поэтому используется повсеместно в России, начиная с государственных учреждений, заканчивая разными видами бизнеса.

3. DocsVision

Сервис для совместной работы над документами, который предлагает компаниям гибкую, понятную систему управления документацией на базе модульной архитектуры: управление договорами, совещаниями, текущими и планируемыми задачами, контроль за исполнением, поддержание дисциплины внутри организации. Удобен для малого и среднего бизнеса, а также организаций, где практикуется поэтапный переход на ЭДО.

Кому подойдет DocsVision?

• ИТ-отрасль.
• Производственные предприятия.
• Строительная сфера.

Преимущества 

• Готовая встроенная система электронных подписей.
• Простая интеграция.
• Достаточная масштабируемость.

Недостатки 

• Существенные временные и финансовые вложения.
• Повышенные технические требования. DocsVision подразумевает использование мощных и защищенных серверов.
• Требуется глубокое обучение персонала. Придется привлекать другие организации для обучения, аттестации персонала.

Стоимость внедрения

Расходы составляют для заказчика от 10 100 рублей в год за 1 конкурентного пользователя на бессрочной основе.

Отзывы об использовании DocsVision

DocsVision отмечают, как надежный инструмент для малого и среднего бизнеса с конкретными требованиями и неспешным поэтапным внедрением. Крупные или государственные организации предпочитают более простые решения, где запуск скоротечен, а обучение непродолжительное.

4. СЭД Tessa

Функциональный инструмент для совместной работы над документацией. Отличается повышенной скоростью обработки, выдерживает интенсивные регулярные нагрузки со стороны пользователей. Предоставляет электронную канцелярию, создание, планирование, выполнение задач, согласование электронной документации.

Кому подойдет СЭД Tessa?

• Государственные органы.
• Строительные компании.

Преимущества 

• Облачное и коробочное исполнение под разные запросы.
• Подходит под брендирование, создание собственных торговых марок.
• Настраивается на разных уровнях, плюс оснащена собственным графическим редактором.

Недостатки 

• Рассчитана на использование только на ПК.
• Нет готовых решений, придется самостоятельно настраивать под себя.

Стоимость внедрения

Расходы составляют для заказчика от 9 400 рублей за одну клиентскую лицензию. Мобильный ассистент, графический визуализатор оплачиваются отдельно.

Отзывы об использовании СЭД Tessa

Платформа давно завоевала себе репутацию: 18 лет на рынке, свыше 400 запущенных проектов, более 1 млн. пользователей. Считается по праву одним из самых универсальных, быстрых решений в своем сегменте.

5. Elma 365 CSP

Комплекс готовых решений, включающий пред настроенные бизнес-процессы, набор востребованных шаблонов, инструменты для обработки и согласования, электронной документации, конструктор для создания собственных решений компании. Пригодится для обработки всех типов документации, ведения цифрового делопроизводства, планирования, проведения расчетов.

Кому подойдет Elma 365?

Этот сервис для совместной работы над документами ориентирован на средний и малый бизнес независимо от ниши. Будет полезен для сфер строительства, ИТ, транспорта.

Преимущества 

• Простая и понятная настройка системы под потребности компании с помощью low-code конструктора.
• Нативный и дружелюбный интерфейс.
• Присутствует мобильная версия для удаленного доступа.

Недостатки 

• Высокая стоимость системы.
• Ограничения по количеству сотрудников.

Стоимость внедрения

Расходы составляют для заказчика от 10 000 рублей за именную пользовательскую
лицензию на год или от 100 800 рублей в год за собственный внешний портал.

Отзывы об использовании Elma 365

Этому продукту доверяют свыше 4000 клиентов и более 250 бизнес-партнеров. Это объясняется тем, что Elma 365 помогает создать собственную экосистему для бизнеса.

6. Directum Lite

Сервис для совместной работы над документами на базе платформы Directum. Предоставляет пользователям функциональный набор инструментов для полной автоматизации бизнес-процессов. Подходит для наведения порядка в документации, ведения рабочей переписки, согласования счетов, договоров, проведении совещаний.

Кому подойдет Directum Lite?

Любой малый или средний бизнес, где нет высокой нагрузки на документооборот (до 200 сотрудников).

Преимущества 

• Масса готовых решений под самые разные задачи и все виды документооборота.
• Быстрое внедрение за счет простого базового функционала.
• Предоставление бесплатной электронной подписи.
• Наличие мобильной версии для удаленного использования из любого удобного места.

Недостатки 

• Не подходит крупному бизнесу. Поддерживает одновременную работу только 100 сотрудников.
• Не подразумевает обновления, улучшения, поставляется в виде как есть.

Стоимость внедрения

Расходы составляют для заказчика от 5182 рублей в год на сотрудника. Есть система тарифов в зависимости от количества персонала.

Отзывы об использовании Directum Lite

Этот инструмент для совместной работы над документами на 2025 год обслуживает 3500 клиентов и 270 000 пользователей. Платформа пользуется успехом у среднего и малого бизнеса за счет гибкости, продуманного функционала.

7. Битрикс 24

CRM-система со встроенным функционалом для обработки электронной документации. Предлагает такие базовые функции как совместная работа над документом в едином интерфейсе, согласование, учет рабочего времени, управление проектами разного ранга. Пригодится там, где нужен только базовый функционал без обилия функций.

Кому подойдет Битрикс 24?

Любым компаниям, которым достаточно базовых функций, не подразумевается расширение бизнеса или его адаптация.

Преимущества 

• Универсальное решение для разных целей: конструктор сайтов, готовый call-центр, платформа для общения с клиентами.
• Обилие коммуникационных инструментов для общения на разных уровнях персонала, клиентов.
• Дополнительная мобильная версия.

Недостатки 

• Отсутствуют готовые карточки.
• Сильно ограниченный функционал по работе с документацией.
• Использование рассчитано на маленькие компании со штатом 100-200 человек.

Стоимость внедрения

Расходы составляют для заказчика от 1 990 рублей в месяц. Предлагаются разные пакеты услуг, есть бесплатный тариф для теста.

Отзывы об использовании Битрикс 24

Данным решением пользуется свыше 15 000 000 клиентов. Это объясняется доступностью продукта, широким функционалом, универсальностью применения. Считается лучшим вариантом для малого бизнеса.

8. Тезис

Решение для совместной работы над документами онлайн на многомодульной основе. Позволяет провести автоматизацию документооборота, ведение контроля задач, управление электронной канцелярией. Предоставляет множество опций, функций для упрощения и автоматизации обработки данных, позволяет создать единый холдинг для управления ресурсами.

Кому подойдет Тезис?

Среди основных клиентов – крупный и средний бизнес, государственные учреждения. Применяется банками, финансовыми организациями, в строительстве, в нефтегазовой промышленности.

Преимущества 

• Огромный функционал, возможности настройки под любые задачи.
• Наличие мобильной версии.
• Устойчивость к большим нагрузкам и потокам пользователей.

Недостатки 

• Высокая стоимость лицензии.
• Требуется дополнительное обучение персонала.

Стоимость внедрения

Расходы составляют для заказчика от 50 000 рублей в год. Разные тарифы, отличающиеся количеством подключений, функционалом, есть бесплатное демо. 

Отзывы об использовании Тезис 

Доверяют крупные компании государственного, промышленного, строительного, финансового секторов. Реализовано свыше 700 проектов за 15 лет работы.

Как выбрать программу для совместной работы над документами?

Чтобы не ошибиться в выборе платформы для совместной работы над документами и избежать разочарования придерживайтесь следующих критериев при покупке:

• Анализ текущих потребностей. Важно понимать, что и каком объеме из документации нужно перевести в электронный вид. Потребности бизнеса сильно разнятся в зависимости от масштаба, ниши. Необходимо учитывать, оценивать примерную эффективность внедрения ЭДО, нагрузку на систему. Нет смысла брать ненужное или неиспользуемое решение.
• Интеграции с операторами ЭДО. Ваши контрагенты могут использовать Диадок, Сфера-Курьер, СБИС и других операторов ЭДО. Наиболее распространены Диадок и СБИС. Выбранная СЭД должна поддерживать работу с нужными операторами.
• Маршрутизация документов и управление процессами. Функции BPM (систем управления бизнес-процессами) очень полезны для работы с документами (маршрутизация, последовательность согласований, назначение ответственных, контроль сроков).
• Кастомизация средствами low-code. В каждом бизнесе есть уникальные типы документов или уникальные маршруты согласований. СЭД должна поддерживать кастомизацию под ваши бизнес-потребности. Желательно средствами low-code, чтобы не разориться на разработчиках.
• Соотношение стоимости и функционала. Цены на рынке ЭДО варьируют в зависимости от тарифов, условий поставки, функционала. Используйте модульные решения, которые позволяют брать только нужное или обратите внимание на поэтапное внедрение, чтобы понять, как работает сервис, нужны ли улучшения, интеграция, маршрутизация и прочее.
• Техническая реализация и поддержка. Учитывайте свои возможности, нагрузку на систему, оборудование. Одни решения можно сразу устанавливать и использовать для других нужна подготовка на внедрение, закупка, настройка специального оборудования.

Почему стоит выбрать EnDocs?

В этой статье мы подробно рассмотрели и сравнили лучшие 8 программ для совместной работы над документами. Напомним, что среди них EnDocs, 1C: Документооборот, Directum Lite, СЭД Tessa, Elma 365, DocsVision, Битрикс 24, Тезис.

EnDocs – это удобная функциональная платформа для автоматизации рабочих задач, управления, согласования документацией, которая подойдет всем видам бизнеса. Пользователи выбирают EnDocs, потому что это готовые и удобные решения, быстрый старт, высокая защита информации, адекватная поддержка.