Создали сервис КЭДО, с которым кадровики освобождают 40% рабочего времени. Рассказываем, как там все устроено
Когда в компании появляется хотя бы 20 сотрудников, кадровики начинают сходить с ума от количества бумаг. Нужно оформлять договоры при приеме на работу, заявления на отпуск, больничные. Но мы придумали, как решить эту проблему, — разработали сервис, с которым можно подписать документы в один клик.
Уже много лет наша команда развивает EnDocs. Это облачный инструмент для бизнеса: компания покупает подписку, после чего может создавать, согласовывать и подписывать любые документы в цифровом виде. Мы сделали свой сервис для малого и среднего бизнеса, чтобы предприниматели могли развивать свои компании, а не тонуть в бесконечных бумагах.
В 2022 году мы добавили в EnDocs кадровый документооборот и автоматизировали внутренние процессы компаний. Например, подписание больничных, отпусков и договоров приема на работу. В итоге все в плюсе: руководители не проверяют каждый документ, кадровики и бухгалтеры не возятся с бумажками, сотрудники подписывают ведомости в КЭДО, не бегая по кабинетам.
Больше чем за десять лет работы мы не раз видели, как собственники компаний и кадровики тонут в куче бумаг и выгорают. Поэтому сейчас сильно радуемся тому, что наш сервис освобождает сотрудникам много рабочего времени и экономит компаниям до трети бюджета. Рассказываем, как это работает.
С КЭДО не нужно тратить время на документы
Мы знаем об ужасах работы кадровика не понаслышке: у нашей команды есть много знакомых, кто работал с документами и постоянно рассказывал страшные истории. Сотрудникам требовалось часами разбираться, кто из коллег не поставил подписи, постоянно напоминать о бумагах и сталкиваться с недовольством работников из-за одной подписи. Документы приходилось носить из кабинета в кабинет — сначала начальнику, потом в отдел кадров. После привлечения в компанию удаленщиков начинался сущий кошмар: приходилось отправлять заказные письма с документами, забирать их из почтового отделения или у курьера.
Такая сложная цепочка согласований отнимала уйму времени. Мы слушали рассказы знакомых и не понимали, почему руководители оплачивают эту бумажную вакханалию и ничего не меняют. В итоге кадровые истории вдохновили нас с партнерами на доработку своего сервиса для кадрового документооборота.
Мы хотели, чтобы EnDocs максимально экономил время сотрудникам и руководителям. Достаточно один раз настроить сервис, чтобы потом им мог управлять единственный кадровик.
Как это работает:
1. Компания регистрируется в сервисе или устанавливает себе автономную версию на собственных серверах.
2. Сотрудникам выпускают электронную подпись. С ее помощью можно подписывать документы, и государственные органы признают их достоверность.
3. Когда работнику требуется документ, он запрашивает или создает его сам через приложение EnDocs. Файлы автоматически попадают на подпись ответственным лицам. Сотруднику больше не требуется ничего контролировать и отвлекаться от работы, весь процесс занимает пару минут.
Дальше — больше. Мы стали дорабатывать в сервисе мелочи, которые могли бы ускорить работу с документами. Мы подмечали, на что жалуются разные специалисты, и предлагали идеи разработчикам.
Например, руководитель продукта Сергей Егоров услышал от друга-предпринимателя, что тот долго не внедрял КЭДО из-за регистрации. Ему не хотелось общаться с менеджерами, подписывать договоры, заполнять информацию о компании. Мы поняли, что с простой регистрацией получим дополнительное преимущество, и сократили процесс.
Также к нам обращались предприниматели, в компаниях которых есть сложные цепочки согласований. Например, у одного заказчика по регламенту кадровые документы подписывали аж четыре руководителя. Каждому нужно было поставить задачу, напомнить о ней, потом утвердить документ. На подписание уходило примерно полторы недели.
Для сложных согласований мы создали специальные маршруты. В EnDocs для каждого типа документов можно проставить сроки и ответственных. Система уведомит каждого сотрудника о необходимости поставить подпись и автоматически напомнит о задаче, если согласование затянется.
Также мы упростили работу с удаленщиками. Раньше приходилось ходить на почту или заказывать курьера, чтобы подписать договор. Теперь, когда документы оцифрованы, все справки и документы можно получить онлайн. В итоге сроки подписания бумаг сокращаются с одной недели до двух минут.
Кадровики могут брать на себя больше задач
Мы постоянно слушаем истории предпринимателей и понимаем, что день кадровика в большой компании — это бег по граблям во время пожара. Сотруднику нужно подписать заявление на отпуск — кадровик заполняет приказ, сверяет с графиком, потом обивает пороги начальников, получает подпись, делает справку-расчет. А между этими забегами приходится ходить в курилку и надоедать коллегам, которые вовремя не подписали заявление или важную ведомость. В итоге бедолагу-кадровика еще и ругают, потому что отвлекает и вообще задолбал ¯ \ _ (ツ) _ / ¯
Мы знакомы с такими уставшими специалистами, которые проклинают свою работу, и хорошо понимаем их проблемы. Поэтому внедрили в EnDocs специальные фишки:
Подключили уведомления. Когда кадровик отправляет документ на подпись, ответственному сотруднику приходит первое оповещение. Еще одно — через пару дней. Следующее — в день дедлайна. Если дедлайн пропущен, а документ не подписан, то уведомления будут приходить ежедневно. Все оповещения появляются на сайте, в приложении и на электронной почте — кадровику не приходится ходить за сотрудниками и постоянно напоминать о подписи.
Добавили электронный архив. Все документы автоматически сохраняются в облаке. Нужные бумаги можно найти через поиск, например по фамилии сотрудника, дате или типу документа. Все файлы легко выгрузить и отправить архивом в контролирующие органы.
Создали шаблоны документов. Мы добавили предзаполненные формы — остается только вписать фамилии и даты.
Эффект после внедрения КЭДО ощущается в том же месяце. Кадровики приводят дела в порядок и перестают работать в режиме паники. Докажем на примере: у нас есть клиент, который раз в квартал рассылал сотрудникам по 4000 допсоглашений по договорам. Чтобы подписать все бумаги, приходилось тратить несколько месяцев на согласования. После внедрения КЭДО процесс сократился до недели, а нагрузка на кадровиков сильно снизилась.
Наши клиенты после внедрения КЭДО часто сокращают отделы кадров. Когда процессы цифровизированны, из двух кадровиков можно сделать одного. Ну или из одного — половину 🙂
Максим Соин, сооснователь EnDocs
КЭДО экономит деньги бизнесу
Иногда мы общаемся с клиентами, которые из принципа сопротивляются всему технологичному. Таким людям кажется, что в КЭДО мало смысла. Они говорят: «Если мне и так нужно содержать кадровика, зачем еще платить за программу?» На самом деле EnDocs сильно экономит бюджет. Давайте посчитаем.
Допустим, компания из Москвы работает с 20 удаленщиками в Омске. С ними нужно каждый месяц подписывать зарплатные ведомости. Это обходится бизнесу в копеечку:
В год нужно подписать 240 бумаг. Это пачка бумаги, 250 ₽.
На обработку документов нужно два кадровика. Допустим, каждому платят по 60 000 ₽ в месяц, в год уходит 1 440 000 ₽.
Доставка документов в две стороны — 168 000 ₽ в год.
Итого: 1 608 250 ₽ в год на работу с 20 сотрудниками.
Если внедрить КЭДО, то от работы с одним кадровиком можно смело отказаться. Расходы на бумагу и доставку документов пропадают в принципе. Считаем еще раз.
Компания из прошлого примера внедрила КЭДО. Одного кадровика сократили, подключили к системе всех удаленщиков:
Обработкой документов занимается кадровик, которому платят 60 000 ₽ в месяц. За год выходит 720 000 ₽.
Подключение одного сотрудника обходится в 850 ₽ в год. Если подключить кадровика и 20 удаленщиков, выйдет 19 040 ₽ в год.
Итого: 739 040 ₽ в год на работу с 20 сотрудниками — более чем в два раза дешевле.
От КЭДО есть и сопутствующие эффекты — например, сокращаются просрочки по штрафам. Поясним на примере нашего клиента с сетью ресторанов: раньше после выписки штрафов от надзорных органов сотрудникам приходилось неделями согласовывать ведомости, что приводило к начислению пени. Все изменилось, когда в компании внедрили EnDocs. Теперь вопрос решается за два дня — бизнес не переплачивает из-за нарушений сроков.
С КЭДО документы компании всегда под рукой
Компания с бумажным документооборотом может легко потерять документы. Один наш заказчик потерял почти четверть архива при переезде в другой офис. Это выяснилось уже после: разгребали вещи и недосчитались одной коробки. В итоге пришлось долго и муторно восстанавливать все бумаги, платить пошлины и тратить уйму времени. Это стало последней каплей для компании — в итоге руководитель решился на внедрение цифрового документооборота и обратился к нам.
В КЭДО легко найти любой документ. Каждая бумага фиксируется в государственных система учета во время активации подписи, а сам файл отправляется в облачное хранилище EnDocs. Удалить по неосторожности его почти невозможно: для этого потребуются права администратора и десяток дополнительных подтверждений.
Мы понимаем важность продуманной системы безопасности, поэтому снабдили EnDocs еще несколькими фичами. Они искренне меня радуют, так как делают хранилище документов абсолютно надежным:
Делаем бэкапы трижды в день. Мы делаем копии документов утром, днем и вечером. Если в системе вдруг произойдет сбой, можно восстановить версии файлов, которые сохранили несколькими часами ранее.
Распределяем информацию между разными хранилищами. Файлы находятся в нескольких центрах обработки данных. Они расположены в разных местах — даже если произойдет короткое замыкание и диски с данными сгорят, то их дубликаты останутся в другом хранилище.
Задействуем двухфакторную аутентификацию. Чтобы подписать документ, нужно пройти дополнительную авторизацию — ввести код из СМС. Так мы защитили сервис от мошенников — если злоумышленник получит доступ к аккаунту сотрудника, он все равно не сможет работать с документами.
Придерживаемся стандартов качества. У нас такая философия: можно сколько угодно говорить, какой сервис классный, но это нужно еще и доказать. Поэтому мы внесли EnDocs в реестр отечественного ПО и сертифицировали хранение данных по 152-ФЗ. Дополнительно ввели стандарты SLA. По этому соглашению доступность сервиса составляет 99,9%. Это означает, что максимальный простой EnDocs в день — 1 минута и 26 секунд.
Мы уверены, что КЭДО нужно почти каждому предпринимателю. EnDocs существует уже три года, и все это время доказывает необходимость кадрового документооборота. Мы получили около 50 отзывов от заказчиков и сотни благодарностей. Клиенты хвастались, что благодаря работе с сервисом обработка документов занимает на 40% меньше времени. Скорость получения доступа к нужным файлам увеличилась на 90%.
Мы отвечаем за свою работу: на реализованные нами заказы — 6-месячная гарантия. По нашему опыту правильно автоматизированный процесс позволяет в несколько раз сократить время и издержки на обработку документов.
Максим Соин, сооснователь EnDocs
Мы не останавливаемся на достигнутом и постоянно добавляем в EnDocs новые функции. Например, дорабатываем мобильное приложение — чтобы документы можно было подписывать хоть из такси. Обучаем искусственный интеллект, который автоматически распознает документы, — с его помощью людям вообще не придется касаться бумажной рутины.
Хочется, чтобы предприниматели вообще не переживали из-за документов. Пусть руководители бизнеса подбирают места для открытия новых филиалов, а не принтеры и сканеры в офис для печати ведомостей. Всю рутину документооборота мы готовы брать на себя.