Система управления документами (DMS): что это такое, зачем нужна, преимущества внедрения

Сегодня всё больше компаний переводят свой документооборот в цифру. Договоры, счета, служебные записки и внутренние регламенты оформляются, согласуются и хранятся в электронном виде. Для ряда организаций такой формат уже стал обязательным на законодательном уровне.

При масштабировании бизнеса и усложнении процессов возникает потребность в упорядоченной и безопасной работе с документами. Для этого используются системы управления документами (DMS), которые объединяют документы в едином пространстве и задают понятные правила их обработки на всех этапах.

Что такое система управления документами (DMS)

Система управления документами, DMS (англ. Document Management System) — это специализированное ПО для систематизированного хранения, обработки и контроля электронных документов, включая отсканированные образы бумажных носителей. 

По своей сути, DMS — это единое цифровое пространство для работы с документами компании. В системе файлы хранятся по понятной структуре, легко находятся, обновляются без потери версий и доступны только тем сотрудникам, кому это необходимо, вместо разрозненных папок и локальных архивов.

Техническая реализация системы основана на присвоении документу метаданных, ведении полной истории его версий и протоколировании всех действий. Документация компании хранится в защищённом хранилище с детальным разграничением прав доступа, создавая основу для регламентированного и контролируемого документооборота.

Функции системы управления документами

Современная DMS представляет собой комплексный инструмент, выходящий за рамки простого хранилища. Её функционал охватывает полный жизненный цикл документа — от создания до архивации, обеспечивая контроль, безопасность и автоматизацию ключевых процессов. Ниже представлены основные функции, составляющие основу любой эффективной системы.

Основные функции:

• централизованное хранение и структурирование документов в древовидных каталогах;
• контроль версий с сохранением истории изменений и возможностью отката;
• совместная онлайн-редакция документов с режимами чтения и записи;
• настройка маршрутов согласования и утверждения (workflow);
• система оповещений об изменениях, новых заданиях и истекающих сроках;
• блокировка документа при редактировании для предотвращения конфликтов;
• разграничение прав доступа на основе ролей пользователей;
• полнотекстовый поиск по содержимому и метаданным документов;
• поддержка массовой загрузки и выгрузки документов;
• ведение аудиторского журнала всех действий пользователей.

Зачем компании нужна система управления документами

В первую очередь, внедрение DMS решает проблему операционного беспорядка. Без централизованной системы документы неизбежно рассредоточиваются по разным папкам, почтовым ящикам и личным компьютерам сотрудников. Это приводит к постоянным задержкам в поиске нужных файлов, работе с устаревшими версиями и потере критически важных данных. DMS устраняет этот хаос, предоставляя единое и структурированное пространство для всей документации компании, что напрямую повышает скорость работы и её качество.

Более глубокая необходимость заключается в управлении юридическими и регуляторными рисками. DMS обеспечивает контроль и безопасность документооборота. Система позволяет построить чёткие маршруты согласования, гарантирует юридическую значимость процессов за счёт фиксации всех действий и версий, а также обеспечивает соответствие требованиям к хранению.

Как понять, что вашей компании нужна DMS

Вы можете понять, что компании пора задуматься о внедрении системы управления документами, если сталкиваетесь с типичными проблемами неорганизованного до

кументооборота.

Основные ГОСТ для систем управления документами

При выборе и внедрении системы управления документами в России необходимо ориентироваться на утверждённые стандарты. ГОСТ определяют базовые требования к функционалу, безопасности и юридической значимости электронного документооборота, обеспечивая соответствие законодательству и надёжность работы системы.

• ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» закрепляет единый формат для электронного обмена документами между разными системами. Его соблюдение обеспечивает юридическую значимость документов при взаимодействии с контрагентами и госорганами.
• ГОСТ Р ИСО 30302-2022 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования» регламентирует построение корпоративной системы управления документами как части общего менеджмента организации. Стандарт фокусируется на политиках, процессах и ответственности за жизненный цикл информации.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утверждает единый понятийный аппарат в сфере делопроизводства. Использование стандартизированных терминов необходимо для корректной работы с документами и настройки СЭД.
• ГОСТ Р ИСО 18829‑2024 «Управление документооборотом. Оценка внедрений ECM/EDRM. Достоверность» описывает методологию оценки систем управления документами и корпоративным контентом на соответствие требованиям надёжности и достоверности при внедрении.
• ГОСТ Р 55681‑2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» содержит рекомендации по анализу и совершенствованию процессов управления документацией при внедрении автоматизированных решений.
• ГОСТ Р 54989‑2012/ISO/TR 18492‑2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» определяет требования к организации хранения электронных документов и обеспечению их долговременной доступности.

Какие бывают специализированные системы управления документами

Помимо универсальных DMS, существуют специализированные системы и модули в составе решений, заточенные под документооборот конкретной отрасли или бизнес-задачи. Они обладают глубоко адаптированным функционалом, учитывающим отраслевые регламенты и специфические рабочие процессы.

Система управления финансовыми документами (СУФД)

Система управления финансовыми документами (СУФД) заточенна под автоматизацию работы с первичными бухгалтерскими и налоговыми документами: счетами-фактурами, накладными (ТОРГ-12), актами, платёжками и УПД. Ключевая задача такой системы — обеспечить их юридическую значимость при электронном обороте с контрагентами и госорганами.

СУФД отличается жёсткой интеграцией с бухгалтерскими программами вроде 1C, банк-клиентами и операторами ЭДО (Диадок, СБИС, Контур). Обязательные функции — поддержка ЭП, работа по утверждённым форматам (ФНС, ФТС) и автоматизация процессов обязательной маркировки товаров. Это позволяет выстроить сквозной цифровой процесс от получения счёта до отражения операции в учёте и подачи налоговой отчётности.

Управление транспортными документами (TMS)

Управление транспортными документами (в составе системы управления перевозками, TMS, Transportation Management System) предназначено для работы с электронным пакетом документов (ЭПД), сопровождающим груз. Такие решения фокусируется на транспортных накладных (CMR, коносаменты), таможенных декларациях, экспедиторских расписках и заказах.

Главная особенность — сквозная автоматизация обмена юридически значимыми документами между всеми участниками цепочки: отправителем, перевозчиком, экспедитором, таможней и получателем. Решение позволяет отслеживать статусов в реальном времени, контролировать заполнения форм для накладных и интеграцию с госсистемами (например, ЕГАИС).

Управление медицинской документацией (МИС)

Управление медицинской документации (в составе медицинской информационной системы, МИС) нацелено на автоматизацию работы с документами в медицинских учреждениях. Оно предназначено для централизованного ведения и хранения всей клинической документации: историй болезни, амбулаторных карт, результатов анализов, протоколов исследований, рецептов и отчётов для контролирующих органов.

Данная система реализует концепцию электронной медицинской карты (ЭМК), являясь её программной основой. Ключевые аспекты работы — строгое соблюдение конфиденциальности (врачебной тайны) за счёт ролевого разграничения доступа, обязательный аудит всех действий с записями пациента, а также интеграция с диагностическим оборудованием для прямого импорта данных.

Управление учебными документами (LMS)

Управления обучением (в составе системы управления обучения, LMS, Learning Management System) организуется для лекций, методических пособий, заданий и тестов. Система собирает отчётность по успеваемости и ведёт полное сопровождение документации учебного процесса.

LMS контролирует хранение документов, управляет доступом пользователей и отслеживает жизненный цикл материалов. Внедрение системы превращает разрозненные файловые хранилища в упорядоченный, прозрачный и управляемый документооборот в образовательных учреждениях.

Чем DMS отличается от EDMS (СЭД), ECM и CSP

DMS — это одно и то же, что и EDMS? А чем тогда СЭД отличается от ECM? И что такое CSP?

Давайте проясним.

• DMS (Document Management System) предназначена для централизованного хранения, организации, поиска и контроля версий файлов. DMS часто рассматриваются как цифровая замена бумажным архивам и могут работать как с изначально электронными документами, так и с оцифрованными копиями бумажных носителей. Её цель — навести порядок и обеспечить базовый доступ.
• EDMS (Electronic Document Management System), в отличии от DMS,  созданы исключительно для управления жизненным циклом документов в их изначально электронной форме. Ключевые отличия — более глубокая автоматизация бизнес-процессов (согласования, маршрутизация), расширенная работа с метаданными, строгое обеспечение юридической значимости электронного документооборота (ЭДО) и интеграция с другими корпоративными системами (ERP, CRM и т.д.).
• СЭД (система электронного документооборота) — это русскоязычный синоним EDMS, который в российской практике часто используется как самостоятельный термин. СЭД подразумевает не только хранение, но и обязательные функции для движения документов по регламентированным маршрутам внутри компании (согласование, регистрация, контроль исполнения).
  

Пример такой системы — EnDocs. Это российская СЭД (включена в Единый реестр российского ПО — №17722), предназначенная для автоматизации внутренних бизнес-процессов и удобного хранения документов. Решение централизует работу с документами, договорами, счетами и кадровым ЭДО, обеспечивая их подписание электронной подписью и безопасное хранение в соответствии со стандартами информационной безопасности.

Гибкие маршруты согласования в EnDocs легко настраиваются в no-code-редакторе, а интеграция с таск-менеджером позволяет привязывать документы к конкретным задачам. Отправка и подписание счетов, договоров и актов выполняются непосредственно из системы, а подписанные файлы автоматически возвращаются в карточку документа и сохраняются в электронном архиве.

Попробуйте EnDocs бесплатно и начните оптимизировать свой  документооборот уже сегодня.

• ECM (Enterprise Content Management) развивается из DMS в сторону управления всем корпоративным контентом, а не только документами. ECM является более комплексным и тяжёлым решением с монолитной архитектурой, которое расширяет функции DMS за счёт поддержки сложных бизнес-процессов, архивации, а также работы с мультимедийным контентом и записями.
• CSP (Content Services Platform) отражает современный подход, представляющий собой не монолитную систему, а набор независимых API-сервисов для работы с контентом. CSP позволяет внедрять функции управления документами напрямую в бизнес-приложения и цифровые процессы.

Как внедрить DMS: 6 шагов

Внедрение DMS требует последовательного подхода: от выбора системы и её настройки до обучения сотрудников, тестирования процессов и последующего сопровождения для стабильной работы и масштабирования.

Шаг 1. Выбор системы и планирование

Выбор подходящей DMS — это стратегическое решение, которое определяет, насколько эффективно компания сможет автоматизировать работу с документами и выстроить прозрачные процессы. На этом этапе важно анализировать текущие бизнес-процессы, выявлять узкие места и понимать, какие задачи система должна решать в первую очередь.

Кроме того, важно учитывать долгосрочные цели компании: насколько выбранное решение сможет адаптироваться к росту организации, изменению регламентов и расширению функционала. Тщательная подготовка и планирование на этом этапе значительно сокращают риски ошибок при внедрении и последующей эксплуатации системы.

Критерии выбора:

• Функциональность: поддержка всех нужных бизнес-процессов и типов документов.
• Удобство использования: интуитивный интерфейс и минимальное время на обучение сотрудников.
• Интеграция с другими системами: возможность связывать DMS с CRM, ERP, таск-менеджерами и другими приложениями.
• Поддержка и сопровождение: наличие технической поддержки и регулярных обновлений.
• Стоимость владения: лицензия, внедрение, обучение и обслуживание системы.
• Безопасность и соответствие требованиям: разграничение доступа, журналирование действий и соответствие законодательству и стандартам.
• Отзывы. Ознакомьтесь с реальными оценками пользователей.

Шаг 2. Оцените TCO решения

Перед окончательным выбором системы необходимо оценить полную стоимость владения (TCO). Это включает лицензию, внедрение, обучение персонала, поддержку и возможные доработки.

Важно! Запрашивайте у вендора детальные расчёты всех расходов и уточняйте стоимость потенциальных кастомизации заранее.

Шаг 3. Пилотный запуск и тестирование

Пилотный запуск проводится на ограниченном числе пользователей и процессов. Он позволяет выявить недочёты и ошибки до полномасштабного внедрения и проверить работу ключевых функций системы.

Команда заказчика вместе с вендором тестирует интерфейс, маршруты согласования и поиск документов, чтобы убедиться, что DMS удобна и соответствует реальным бизнес-требованиям.

По результатам пилота сотрудники могут «пощупать» систему в реальной работе, предложить корректировки, а компания — оценить эффективность внедрения перед масштабным запуском.

Шаг 4. Настройка и адаптация

После окончательного выбора системы и успешного тестирования проводится настройка решния под процессы компании: создаются структуры хранения документов, маршруты согласования и роли пользователей. На этом этапе детально обсуждаются доработки под специфические требования и интеграции с корпоративными приложениями.

Глубина настройки зависит от модели развертывания — в SaaS возможности ограничены облачными настройками, а On-Premise (локальная) позволяет куда более глубокую кастомизацию.

Шаг 5. Обучение и полномасштабный запуск

Персонал проходит обучение с практическими заданиями, чтобы работать с системой без ошибок и задержек. Команде нужно освоить интерфейс, основные функции и правила документооборота в компании.

Часто вендор дополнительно обучает методологии работы с DMS, делится опытом оптимизации процессов. Это помогает сотрудникам быстрее адаптироваться и использовать систему максимально эффективно.

После подготовки сотрудников DMS запускается во всех подразделениях, обеспечивая прозрачность бизнес-процессов, стабильный документооборот и готовность компании к масштабированию системы на новые процессы и задачи.

Шаг 6. Сопровождение и масштабирование

На этапе сопровождения обсуждаются пакеты поддержки, условия обновлений и возможности доработок. Вендор должен своевременно предоставлять обновления, исправления и консультации, а заказчик контролирует использование системы и соблюдает внутренние регламенты.

Масштабирование включает расширение системы на новые подразделения и процессы. Выбранная DMS должна позволять добавлять функционал, настраивать права и интегрироваться с другими приложениями без потери управляемости и прозрачности документооборота.

ТОП-5 систем управления проектами на российском рынке

Ниже отобраны 5, на наш взгляд, достойных решений для работы с документами, на которые вам стоит обратить внимание при выборе системы.

Более подробно о выше описанных системах мы рассказали в рейтинге ТОП-7 систем управления документами (DMS) , где рассмотрели их главные особенности вместе с сильными и слабыми сторонами. Рекомендуем ознакомиться.

Преимущества внедрения DMS

Успешное внедрение системы управления документами даёт компании новые возможности для управления информацией и развития бизнес-процессов:

• Централизованный контроль и быстрый доступ к документам. Все файлы хранятся в едином структурированном пространстве с поиском по реквизитам и содержимому, что резко сокращает время на работу с информацией и исключает использование устаревших версий.
• Автоматизация рутинных операций. Согласование, утверждение, регистрация и контроль сроков выполняются по заданным правилам, снижая нагрузку на сотрудников и ускоряя выполнение повторяющихся задач.
• Снижение операционных и юридических рисков. Разграничение прав доступа, журналирование действий и контроль статусов документов минимизируют ошибки, потери данных и нарушения регламентов.
• Экономия ресурсов и оптимизация затрат. Сокращаются расходы на печать, бумажные архивы и администрирование документооборота, а высвобожденные человеческие ресурсы перераспределяются на более ценные задачи.
• Готовность к росту и цифровому развитию. DMS легко масштабируется под новые подразделения и типы документов, интегрируется с CRM, ERP и другими системами, формируя устойчивую основу для дальнейшей цифровизации компании.

Заключение

Системы управления документами (DMS) структурируют корпоративную информацию, ускоряют обработку документов и делают процессы прозрачными и управляемыми, снижая риски ошибок и потери данных. Это не просто цифровой архив: DMS организует хранение, контроль версий и доступ к документам, но не берёт на себя управление бизнес-процессами.

EnDocs — российское решение для централизованной работы с документами и внутренними согласованиями. Платформа сочетает простую настройку маршрутов, поддержку ЭП и интеграцию с корпоративными сервисами, позволяя выстроить управляемый документооборот без избыточной сложности и с быстрым эффектом для бизнеса.