Руководитель продукта EnDocs поспорил, что ЭДО экономит время в 10 раз. Рассказываем, кто победил
Когда мы говорим, что ЭДО сокращает время и затраты в 10 раз, нам не всегда верят. Доказали свои утверждения: подписали один и тот же договор на бумаге и в электронном виде. Делимся результатами в статье.
| Эту статью написал Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs |
Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это облачный сервис, который переводит работу с документами в цифровой вид. Сервис помогает компаниям оптимизировать процессы — обработка документов ускоряется в десять раз. Так бизнес экономит на кадрах, бумаге, печати и пересылке документов.
Когда я рассказываю о результатах при работе с EnDocs, бизнесмены старой закалки думают, что наши показатели сильно приукрашены. Среди таких людей — мой друг Дима, который управляет компанией по строительству и ремонту. Мы поспорили на бутылку виски: взяли таймер и засекли, сколько времени уходит, чтобы подготовить, согласовать и подписать типовой бумажный договор. А затем сравнили с электронным. Рассказываю о результатах эксперимента.
Условия эксперимента
В компании Димы работает 65 человек, в основном это строители, которые трудятся на объектах. Есть небольшой офис, где находятся бухгалтер, кадровик, юрист, помощник, руководитель отдела продаж и сам директор. В среднем организация ежемесячно подписывает от 10 до 20 договоров: на подряд — с клиентами, на стройматериалы — с поставщиками.
Диме пришел новый заказ на ремонт. Ранее команда работала только с квартирами, но теперь расширилась и занялась коммерческой недвижимостью. Это первый их заказ на обустройство кафе. У нас тоже появился новый клиент — потребовался договор. Сложились идеальные условия, чтобы осуществить наш спор.
Я (🤖) и Дима (🗿) засекаем время на подписание договора с новым клиентом. В обоих случаях документ должны согласовать юрист, бухгалтер и руководитель отдела. Затем бумаги утверждает директор. Такой путь договоры проходят в компании каждый раз.
1. Готовим договор
🗿 Поступила заявка, ее обработали продажники и передали помощнику Димы — Никите, чтобы тот сделал договор. Никита открывает «Яндекс Диск» и вводит: «договор на ремонт шаблон». Открывает пару файлов, бегло смотрит образцы — находит адекватный вариант и загружает на компьютер.
Шаблон — на компьютере, теперь нужно сверить его с последними договорами, которые лежат в папке на столе. Просто на всякий случай, чтобы удостовериться, что в образце не написано ерунды, которая противоречит документам компании. Он видит: последние договоры совсем не сходятся с шаблоном — нужно идти к юристу за новой версией.
Никита идет в соседний кабинет, чтобы попросить шаблон у юриста: опыт показывает, что это куда быстрее, чем писать на почту. Специалист скидывает документ на флешку. Дальше дело за малым: взять за основу шаблон и скопировать в него детали из последнего договора. Чтобы не переписывать информацию с распечатки, Никита проверяет, есть ли на «Яндекс Диске» копия документа. Из-за облака в компании часто ругаются: сотрудники правят договоры на компьютере и не обновляют файлы на диске, поэтому документы приходится создавать почти с нуля. Но здесь снова повезло: последний договор сохранили в облаке.
Дальше — всё по отработанной схеме: Никита выгружает последний договор из облака, добавляет из него пару деталей в шаблон с флешки. Затем открывает файл, где сохраняют номера договоров, делает новую запись и переносит в свой документ данные о заказчике. Готово, можно согласовывать.
Итог: Никита нашел шаблон за 7 минут 15 секунд, проверил документы и забрал новый шаблон за 12 минут 21 секунду, заполнил данные за 10 минут 47 секунд. Всего ушло 30 минут 23 секунды.
Помощнику повезло, что юрист был на месте и быстро сбросил файл на флешку. В другом случае пришлось бы долго переделывать один из последних договоров.
🤖 В своей деятельности мы сами тоже используем свой продукт EnDocs. Я попросил помочь в эксперименте нашего менеджера Алёну, которая с удовольствием втянулась в эту авантюру. Путь документа будет таким же, предмет — внедрение цифрового сервиса с соглашением об уровне услуг, SLA.
Алёна открывает сервис EnDocs, создает договор и в разделе «Шаблоны» выбирает нужный образец. Сверять шаблон с последними договорами не нужно: в системе хранится самая актуальная версия.
Дело за малым: нажать на кнопку, чтобы сформировать документ, — данные о компании, контрагенте и другие загрузятся автоматически. При формировании договора ему автоматически присвоится порядковый номер с нужным префиксом.
2. Согласуем договор
🗿 Большое достижение в компании Димы — сотрудники больше не бегают с бумагами. Теперь согласуют всё по электронной почте и восхищаются победой прогресса.
Помощник подготовил договор — отправил юристу по электронной почте на вычитку. На этом всё. Пришло ли сообщение, прочитал ли его специалист — одному богу известно. Никита вежливо напоминает, чтобы юрист внес правки и комментарии, звонит по телефону. Через четыре часа ответ получен: специалист задал уточняющие вопросы. Еще через полтора часа юрист присылает правки.
Дальше помощник отправляет файл бухгалтеру. Бухгалтер отказывается смотреть без письменного подтверждения от юриста. Никита грустно вздыхает и идет к юристу просить, чтобы тот написал письмо с подтверждением бухгалтеру. На следующий день бухгалтер смотрит, всё ли сходится, возвращается с дополнительными вопросами. Когда всё улажено, вносит правки от себя и пересылает документ дальше, руководителю отдела.
Руководитель отдела отказывается смотреть документ. Говорит, что сейчас едет на встречу и согласует его только в среду — через день. В назначенный день он с важным видом смотрит документ и задает уточняющие вопросы. Затем спрашивает, все ли правки юриста и бухгалтера учли. Верит на слово, что все изменения уже есть в документе. Согласует договор.
Итог: юрист согласовал документ в течение дня — за 6 часов 39 минут 15 секунд, бухгалтер — спустя 18 часов 7 минут 40 секунд, руководитель — через 1 день 1 час 2 минуты 56 секунд. Всего на цепочку согласований потребовалось 2 дня 1 час 49 минут 51 секунда.
Я подозреваю, что Дима попросил ребят быть расторопнее, чтобы выиграть спор. Они не потеряли документы, не запутались в правках на электронной почте и достаточно быстро всё согласовали. Он упоминал, что обычно процесс занимает неделю.
🤖 У нас в EnDocs Алёна подготовила документ, в том же окне открыла маршрут согласования. Это цепочка, которую настраивает инициатор документа: можно отправить договор в выбранном порядке или всем ответственным специалистам одновременно. Также в системе настраивается типовой маршрут: если документ согласуют одни и те же сотрудники, сервис запомнит порядок и сохранит как шаблон.
Алёна выбирает маршрут согласования из базы: сначала — юристу, затем — бухгалтеру, в конце — руководителю. Готовый документ со всеми правками попадет на подпись к директору. Нажимает кнопку и забывает о договоре.
После установки маршрута не требуется дополнительных действий. Программа автоматически разошлет уведомления ответственным специалистам, а затем напомнит о документах. Процесс согласования со всеми правками отображается в программе — не приходится писать письма или звонить для уточнений. До конца дня документ проходит все нужные стадии.
Итог: на выбор маршрута согласования и нажатие кнопки Алёна потратила 24 секунды. Кажется, 5 из них она включала таймер. Юрист внес правки через 2 часа 5 минут 38 секунд (воспользовался встроенным редактором) , бухгалтер согласовал документ еще через 1 час 34 минуты 17 секунд, а руководитель согласовал с телефона на обеде — через 2 часа 2 минуты 11 секунд. Всего потребовалось 5 часов 42 минуты 30 секунд.
3. Подписываем договор
🗿 В компании Димы готовы все правки. Помощник берет бумажный подписной лист — в нём все указывают, что согласовали договор. С ним Никита отправляется по кабинетам. По-хорошему, такую подпись он должен запрашивать после каждого внесения правок. Но все в компании понимают, что лист важен только директору, поэтому заполняют бумажку задним числом. Проходит по кабинетам и получает нужные подписи. Немного задерживается только у юриста: обсуждают хоккей.
Осталось подписать у директора. Вот только его нет на месте — будет только завтра. И то, заедет на два часа, нужно успеть его выловить. Утром помощник звонит директору: задерживается, будет через полчаса. Он приезжает в офис, где его тут же настигает Никита — и идет куда подальше. Нужно вернуться через двадцать минут: директор занят.
Помощник заходит в кабинет, показывает документ. Директор его читает, задает уточняющие вопросы. Затем звонит юристу и узнаёт дополнительные детали. Всё это время помощник не разгребает рабочие завалы, а просто ждет в кабинете. Подпись поставлена через полчаса разговоров.
Итог: на заполнение подписного листа потребовалось 40 минут 44 секунды, около 20 минут из них — болтовня про хоккей. Ожидание директора — 22 часа 39 минут 11 секунд. Обсуждение документа и подпись — еще 31 минута 9 секунд. Чтобы директор заверил документ, потребовалось 23 часа 51 минута 4 секунды.
Столько времени нужно лишь потому, что директора нет в офисе. Пока он ездит по деловым встречам, работа приостанавливается, ведь без его одобрения нельзя подписать договор.
🤖 У нас в EnDocs Алёна получила уведомление от программы: договор согласован, ушел на подпись директору. Руководитель видит всю хронологию правок и может ознакомиться с ними сам. Он точно уверен, что документ посмотрели все ответственные сотрудники: отметки об этом есть в программе. Ставит подпись.
Честно сказать, наш руководитель тоже немного подвел. Когда документ согласовали, директор был на созвоне, поэтому посмотрел его лишь через два часа. Зато проверил и подписал быстро, поскольку:
в истории согласования ему видно, как бухгалтер и юрист пересылали документ друг другу на доработки — можно не переживать, что возникнет ошибка;
все правки на виду — юрист добавил пункт в договор, бухгалтер скорректировал этот пункт, юрист переписал еще раз.
Чтобы задать вопрос, можно написать специалисту в том же окне, не нужно запускать мессенджер или идти уточнять в кабинет.
Итог: договор пришел директору автоматически, он поставил подпись спустя 2 часа 14 минут 10 секунд.
Результаты эксперимента
В конце недели мы встретились и подвели итоги — сколько потребовалось, чтобы подписать договор:
Без ЭДО процесс занял 3 дня 2 часа 11 минут 18 секунд. Даже с таким результатом мне кажется, что Дима немного смухлевал — попросил сотрудников работать активнее.
С ЭДО на подписание ушло 8 часов 0 минут 19 секунд. Почти уложились в рабочий день.
Приводим всё к общим единицам измерения: без ЭДО — 263 478 секунд, с ЭДО — 28 819 секунд. Делим большее число на меньшее — разница в 9,14 раза! Хоть мы спорили про 10 раз и немного не дотянули, приз всё равно забрал я, ведь разрыв слишком большой.
Моя победа в споре очевидна. Но главное — Дима задумался о переходе на электронный документооборот, ведь это прямая экономия денег. Мне кажется, это самое важное в моей работе — экономить время и силы предпринимателям, чтобы они могли сосредоточиться на более важных вопросах в бизнесе.