Подключили ЭДО крупному туроператору и ускорили согласование в 3 раза

Наш клиент — «TUI Россия», региональное отделение компании из топ-10 мировых туроператоров. Организация работает в области выездного, внутреннего и въездного туризма. В нее входит 700 собственных и партнерских турагентств.

Менеджеры TUI хотели автоматизировать согласование и утверждение документов: проектов договоров, допсоглашений, приложений, карточек контрагентов, заявок на оплату и заказов на закупку. При этом к системе ЭДО было несколько требований:

• взаимодействие сотрудников должно идти автоматически и вне зависимости от расположения офисов;
• в сервисе нужен архив документов, с которым можно работать спустя долгое время;
• нужен высокий уровень безопасности — аудит действий, контроль целостности и корректности данных.

Москва

Сфера: туризм

Старт проекта: 2016 год

Предпосылки для автоматизации

Весь документооборот компании был в бумажном виде, из-за чего постоянно возникали издержки. Закупки и оплаты долго согласовывались, на подготовку и поиск договоров уходило много времени. Процесс шел медленно, а сотрудники уставали от работы с бумагами. В компании старались упростить и ускорить бизнес-процессы.

Процесс внедрения

Первым делом команда EnDocs проанализировала текущие бизнес-процессы. Специалисты узнали, как в TUI проходит согласование документов, а затем изучили систему бухучета. Это было необходимо, чтобы интеграция с сервисом ЭДО работала без сбоев.

Мы распределили процессы согласований в зависимости от вида документов и необходимых участников. Построили схемы, по которым нужно передавать платежи, договоры, документы по закупкам и контрагентов. Согласовали маршруты и приступили к настройке.

В систему вошли четыре модуля:

• заявки на оплату,
• заказы на закупку,
• договоры,
• контрагенты.

К конечному сервису подключили интеграцию с 1С. Она автоматизирует обмен данными о документах и справочниках. Также доработка позволяет в один клик перейти от проводки в 1С к документу в EnDocs.

Как мы сделали работу в TUI эффективнее

После внедрения EnDocs документооборот в туристической компании стал гораздо динамичнее. Для этого мы не только подготовили техническое решение, но и проработали процессы менеджмента:

привели к единому стандарту обработку документов внутри компании;

ускорили согласование платежей, закупок и договоров с помощью автоматизации;

подключили автоматическую проверку контрагентов;

сделали интеграцию EnDocs c 1C, чтобы исключить двойной ввод и ручные операции по вводу документов.

Чтобы переход на новую систему работы в компании был максимально комфортным и понятным для сотрудников, подготовили инструкции по работе с системой. Дополнительно консультировали после подключения сервиса, если у работников возникали вопросы.

Результаты

Внедрение сервиса заняло около шести месяцев. После подключения EnDocs в TUI быстро ощутили преимущества ЭДО. Теперь согласование занимает куда меньше времени: больше не нужно ходить с бумагами по кабинетам, а можно сделать пару кликов мышкой.

Руководители отметили, что после внедрения ЭДО бизнес-процессы стали прозрачными. Согласование документов происходит у всех на виду, и можно не напоминать менеджерам о договорах и закупках.

Компания уже более 10 лет находится на сопровождении у специалистов техподдержки EnDocs. Мы обрабатываем обращения и периодически внедряем в систему новые функции по запросу пользователей, чтобы сделать использование СЭД еще более эффективным.