Хочу всё и сразу: действительно ли компаниям нужны навороченные СЭД
Многим хочется, чтобы электронный документооборот умел всё: и деньги посчитать, и сотрудника трудоустроить, и чай налить. Поэтому устанавливают навороченные системы-гиганты. В статье мы сравнили, что выигрышнее для бизнеса: развернуть масштабный СЭД или обойтись облачным сервисом.
Наша команда развивает EnDocs. Это сервис, который помогает компаниям организовать электронный документооборот и навести порядок в рабочих задачах, бизнес-процессах, согласовании счетов, договоров и внутренних документов. Так бизнес экономит на времени, которое тратят сотрудники на выполнении рутинных задач.
Мы часто наблюдаем за обсуждениями в предпринимательских чатах. Многие руководители пытаются предусмотреть все возможные казусы документооборота — поэтому склоняются к сложным системам с собственными серверами и штатом техподдержки. Другие подключают облако и запускают ЭДО как можно скорее. Попытаемся рассудить, кто прав и в каких случаях.
Существует два подхода к СЭД
Все системы электронного документооборота мы делим на две большие группы. Деление это условное, но оно важно для понимания того, о чём мы будем говорить дальше:
СЭД-тяжеловесы. Масштабные системы, которые учитывают каждый чих пользователя. Как правило, такие системы на рынке уже более десяти лет. Чтобы развернуть в своей компании такую махину, потребуются собственные сервера, выделенный специалист, а то и целая команда обслуживания. К таким системам, например, можно отнести Директум, Docvision или 1С.
Лёгкие СЭД. Компактные системы, которые решают основные задачи документооборота. В них нет бесконечного количества наворотов, а все взаимодействия администратор настраивает сам через простые и удобные интерфейсы. Как правило, сервисы молодые — поэтому их делают с учётом современных задач и концепций СЭД. Интерфейс тоже лёгкий, удобный. Зачастую такие системы работают из облака по подписке — как EnDocs.
Дальше сравним преимущества каждого из типа систем. Спойлер: здесь сложно выделить лидеров — каждый продукт решает свою задачу. Перейдём к критериям.
Настройка кардинально отличается
В «тяжеловесах» можно настроить всё. Потому они и тяжёлые — что обрастают недюжинной функциональностью. Если у программиста прямые руки, то можно подрубить собственный интерфейс, дописать модули, придумать хитрые интеграции с собственным софтом. Не удивимся, если кто-нибудь в 1С реализовал и вход по сканеру сетчатки.
У такой тонкой настройки есть и издержки — с банальными задачами тоже придётся повозиться. Притом чем больше самописных модулей вы накрутите, тем больше придётся учитывать деталей при регулярной работе.
Примерно так мы видим предпринимателей, которые внедряют тяжеловесов без особых на то причин
Лёгкие системы настолько функциональны, насколько вы их настроите. Чаще всего они складываются из триггеров и скриптов, которые учитывают все основные действия пользователей. Из них формируются маршруты, сохраняются в системе и масштабируются.
Здесь не получится бесконечно навешивать модули, особенно если подключаетесь к облаку. Но функциональность в базовом варианте покроет все основные задачи документооборота, кроме совсем экзотических.
Для примера — скриншот из нашего EnDocs. Здесь нет отдельных модулей под каждое направление работы, но любые действия в маршруте согласования можно настроить в конструкторе
Простой выбор выглядит так: если у вас есть собственный софт или пентагоновские требования к безопасности — ставьте тяжеловеса. Если требования адекватные, а собственный софт не разрабатываете — 99,(9)% задач покроет лёгкая система.
Требуется разный штат для обслуживания
Для тяжеловесов требуется дополнительный специалист. Обычно эти программы так нагружены, что бухгалтер или кадровик не могут справиться самостоятельно. Приходится выделять для обслуживания сисадмина, а иногда нанимать и профильного специалиста. Для нас в 21 веке такая ситуация звучит абсурдно: представьте, если бы вы нанимали в компанию настройщика Telegram или Word? А в случае с СЭД это норма.
Сразу представьте эту боль: сначала вы оплатили лицензию дорогой программы. Затем купили сервера, чтобы её там развернуть. После — заплатили за внедрение. И после того, как вы отстегнули некислую сумму, вам нужно нанять дополнительного специалиста и платить ему каждый месяц.
Для примера: специалисты по 1С в регионах без опыта получают от 50 000 ₽ в месяц. То есть тяжеловесный СЭД только зарплатой обойдётся в 600 000 ₽ за год
Легковесные СЭД обслуживают текущими силами. Чаще всего с этими программами не нужно запариваться. Вендоры объясняют основы ключевым сотрудникам, например менеджерам и ведущим специалистам, — а те разжёвывают информацию остальной команде.
В конечном итоге системой управляет специалист, который занимается документами. Это могут быть бухгалтеры, кадровики или юристы. Компании не приходится переплачивать за сотрудника с одной-единственной функцией.
Как работает у нас в EnDocs: юристы забивают в программу все шаблоны и маршруты, а потом готовят документы одной кнопкой
Здесь мы будем предвзятыми — наши симпатии целиком на стороне легковесов. Не видим ни малейшего смысла переплачивать за дорогущее обслуживание, когда можно реализовать то же самое без толпы профильных настройщиков.
К интерфейсам требуется привыкать
Представьте: вы можете купить новый костюм или перешить старый из лоскутов и заплаток. В каком из них пошли бы на свидание? С интерфейсами СЭД примерно такая же логика — сейчас будет немного лирики:
Тяжеловесы тащат огромный груз разработок. Большинство тяжеловесных СЭД разрабатывались с десяток лет назад. Они постепенно дорабатывались, к ним цеплялись модули и новые интерфейсы. Так получается, что спустя много лет эти СЭД превратились в огромных Франкенштейнов, где старые опции постоянно перекрываются новыми.
Сейчас тяжеловесные СЭД — заложники тех идей и концепций, которые были заложены в них много лет назад. Разработчиком приходится поддерживать старые неудобные интерфейсы, чтобы не сломать устройство документооборота, которые их клиенты и они сами годами выстраивали в программе. Это называется обратной совместимостью.
Проблема интерфейсов тяжеловесов даже не в том, что дизайн немодный. А в том, что подход принципиально другой. Эти СЭД разрабатывали в основном сотрудники служб ДОУ — поэтому и принципы заложили документоориентированные. Всё устройство организовано вокруг документов, чтобы их удобно хранить. Но для пользователей это означает, что нужно будет открывать десятки вкладок и искать опцию среди сотен аналогичных, которые за это время напихали в сервис.
Иногда для выполнения одной задачи нужно заполнять параметры в нескольких вкладках одновременно — в этом сложно разобраться, а настройка отнимает много времени
В легковесных СЭД — лёгкий интерфейс. В силу возраста дизайн таких систем более привычный и современный. Пользователя здесь будто ведут за руку: управляющие элементы — только нужные, всюду подсказки, сложные действия разбиты на шаги. В компактную систему, а особенно в облачную, много не впихнуть — поэтому и интерфейс перегружать нечем.
Дизайн многих легковесных СЭД строится на ролевом интерфейсе. Он подстраивается под пользователя в зависимости от его задач. Для согласующего, инициатора документа или администратора системы интерфейс будет чуть отличаться — чтобы показывать только самое нужное.
Мы в EnDocs стараемся делать интерфейс чистым и понятным для пользователя — все элементы в СЭД выглядят привычными, чтобы переключаться между сервисами было легко
Нужны разные время и стоимость внедрения
Даже облачные тяжеловесы требуют много заморочек. Чаще всего тяжёлые системы нужно разворачивать на собственном оборудовании. Значит, нужно купить или арендовать, а затем установить и настроить сервера, учесть их обслуживание. Если подключаете облако — всё равно всплывает обязательный софт, который приходится устанавливать в компании локально. Образуется груда бестолковой работы и больших затрат.
Чтобы оцифровать все процессы, администратор системы может неделями разбираться в программе. А на полпути понять, что требуются доработки функциональности, потому что в сервисе за несколько лет появились взаимоисключающие опции. Это сложная задачка, которая не всем оказывается по плечу — мы даже рассказывали о таких случаях в одной из статей.
Без учёта трат на доработку системы, обслуживание оборудования и обновления версии программы тяжеловес обойдётся примерно 1 350 000 ₽. Добавьте сверху подписку от 20 000 ₽ в месяц или 240 000 ₽ в год.
Легковесные системы — когда подключил и начал работать. Большинство лёгких систем ориентированы на быструю работу, чтобы не приходилось запариваться. Оплатил подписку в облаке, пригласил сотрудников, настроил маршруты — можно работать. Даже на самые большие проекты уходит не так много времени.
Стоимость тоже отличается: компания экономит за счёт оборудования, расширения штата и работ по установке. Очень удобно для малого и среднего бизнеса, ведь даже при подключении 100 человек затраты обойдутся в 362 100 ₽ за год.
Для расчёта показателей своего бизнеса на сайте EnDocs есть калькулятор: например, подписка для 60 сотрудников со всеми интеграциями и распознаванием документов обойдётся в 22 500 ₽
По этому критерию трудно определить, что лучше. Крупным компаниям и холдингам часто выгоднее поставить тяжеловесную систему — потому что у них есть собственные сервера и свой штат программистов. Компании поменьше при такой модели просто не смогут подключиться — разовые траты слишком большие, поэтому куда практичнее поставить легковеса.
Выбирать программу нужно под задачу
Если упростить всё, что мы сказали выше, то выбор можно свести к двум ситуациям:
Тяжеловесы — для тяжёлой инфраструктуры. Они подойдут, когда у вас большая компания с собственным оборудованием, ПО, командой администрирования. В этом случае вы сможете переплатить за тяжеловеса и доработать его под свои нужды. Например, о доработках часто просят сотрудники службы безопасности, когда просят сделать собственную авторизацию в сервисах. Либо техспецы, которым нужно связать собственные разработки компании и СЭД.
Легковесы — для регулярных задач и быстрого старта. Они хорошо работают, когда компании нужен только ЭДО. Можно подключить подписку, запустить работу день в день и решать любые задачи бухгалтерии, отделов кадров и юристов. Просто без собственного пласта доработок сверху, вроде переливающихся кнопочек в фирменном стиле.
