Маршрутизация документов: что это такое, зачем нужна, как выглядит в популярных системах

Эффективная маршрутизация документов — ключ к организованному делопроизводству. Работа без четко выстроенных маршрутов ведет к задержкам и ошибкам,а в крупных компаниях с интенсивным потоком писем, приказов и отчетов становится просто-напросто невозможной.

Системы электронного документооборота (СЭД) стандартизируют такое движение документов, автоматизируют распределение и контролируют выполнение на каждом этапе. Здесь маршруты документов обеспечивают прозрачность и управляемость процессов. Они позволяют распределять задачи, задавать последовательность действий, согласование и резолюции, ускоряя обработку и соблюдение внутренних регламентов, а также нормативных требований.

Что такое маршрутизация документов

Маршруты документов — основной элемент любой СЭД: без них делопроизводство теряет смысл, а сама система превращается в обычный электронный архив. И какой толк в этом архиве, если эффективно управлять его содержимым невозможно?

Маршрутизация документов — это процесс зачастую автоматизированного или ручного направления документов по заранее определённым путям внутри организации для согласования, исполнения, подписания или ознакомления.

Современные СЭД поддерживают гибкую настройку маршрутов с учётом типа документа, его важности, контрагентов и внутренних регламентов организации. Грамотно настроенные маршруты оптимизируют процессы, ускоряют принятие решений и сохраняют прозрачность делопроизводства даже в крупных компаниях с филиальной сетью.

Зачем документам нужны маршруты

Каждый документ — это элемент строгой цепочки, требующий точной передачи и контроля.

Основные цели маршрутизации документов:

• обеспечение своевременной передачи документов между ответственными сотрудниками;
• контроль соблюдения сроков исполнения и согласований;
• фиксация всех этапов обработки документа;
• поддержка прозрачности и управляемости документооборота.

Документы представляют собой структурированный поток информации, который необходимо передавать между ответственными сотрудниками в установленные сроки. Отсутствие маршрутов приводит к задержкам, пропускам согласований и снижению эффективности работы организации.

Маршрутизация фиксирует последовательность движения документа: кто знакомится с материалом, кто принимает решения и кто осуществляет подписание. Каждый этап обработки отражается в системе, обеспечивая прозрачность и управляемость документооборота.

В итоге практически каждая компания, даже небольшая, сталкивается с документами, которые не получится просто подписать одним сотрудником или руководителем. Без четко прописанных маршрутов процесс согласования, исполнения и подписания документов превращается в сложное и в далеко не всем удобное дело. Преимущества в доступе к эффективному управлению этими процессами, полагаем, очевидна.

Какие бывают маршруты документов

Документы внутри организации проходят разные этапы обработки и задействуют самых разных сотрудников. В этом блоке мы рассмотрим их виды по назначению и последовательности исполнения.

По назначению

Маршруты документов определяют, какие действия выполняются с документом на каждом этапе и кто за них отвечает. В зависимости от цели прохождения документа выделяют следующие маршруты:

• ознакомление;
• резолюция;
• согласование;
• исполнение;
• подписание;
• регистрация.

Кратко рассмотрим их ниже.

Ознакомление

Ознакомление — это процесс доведения документа до сотрудников для изучения его содержания и информации, содержащейся в нем. Сотрудники получают задачу с конкретным документом, сроком выполнения и инструкцией к ознакомлению. Прикрепленные файлы, ссылки на дополнительные материалы или пояснения к документу помогают участникам быстрее вникнуть в суть. Система фиксирует факт ознакомления, время и статус выполнения, что обеспечивает прозрачность и контроль над процессом.

Маршрутизация в этом процессе позволяет автоматически распределять задачи между нужными сотрудниками, задавать повторные напоминания и корректировать маршруты в зависимости от роли или подразделения. Можно задавать индивидуальные сроки, добавлять ответственных и контролеров, а также строить цепочки ознакомления, когда следующий участник получает документ только после того, как предыдущий завершил задачу.

Согласование

Согласование — пожалуй, основная часть работы с документами, на которую приходится большая часть времени при обработке документов. Это момент, когда все замечания, правки и согласия собираются и оформляются официально. От того, насколько тщательно проведено согласование, зависит качество и корректность последующих действий.

Каждый участник получает задачу с документом и сроком выполнения. Можно прикреплять файлы, ссылки и пояснения, чтобы ускорить понимание и принятие решения. Система фиксирует время выполнения, статус задачи и все комментарии, обеспечивая прозрачность процесса.

Результаты согласования собираются в одном месте, что делает их удобными для анализа и принятия окончательного решения. Документ после согласования получает ясную дорожную карту для дальнейших действий, а компания получает надежный контроль над выполнением всех поручений.

Исполнение

Процесс исполнения отвечает за выполнение задач, поставленных документом. Сотрудники получают конкретные поручения с указанием сроков и ответственных. Можно подключать дополнительных участников и контролеров, а повторные напоминания и проверки помогают избежать задержек и ошибок.

При работе с маршрутами каждый участник видит только свои задачи и их статус, а руководитель получает полную картину прогресса. Тут всё просто.

Резолюция

Резолюция — это официальное поручение руководителя, фиксирующее решение по документу и определяющее, кто и что должен сделать. Указывается конкретный исполнитель или группа исполнителей, формулируется задача и устанавливаются сроки. Письменная форма сохраняет контроль, историю исполнения и ответственность, становится основанием для дальнейшей работы с документом.

Маршрутизация резолюции гарантирует точное попадание документа к нужным сотрудникам, правильное распределение задач и соблюдение сроков. Ответственный исполнитель контролирует выполнение, привлекает соисполнителей при необходимости, а система фиксирует каждый шаг.

Подписание

Подписание — это финальный этап работы с документом, где фиксируется его юридическая и управленческая сила. На этом этапе документ получает окончательное подтверждение от ответственных лиц, и без подписи дальнейшие действия с ним невозможны. Этот процесс является критически важным для контроля и ответственности, так как именно подписанный ЭП документ становится официальным распоряжением или договором.

Документ поступает к подписанту по маршруту, настроенному в СЭД, и фиксируется факт его подписания. Система отслеживает статус каждой подписи и при необходимости отправляет напоминания, обеспечивая своевременное завершение процесса и официальное утверждение документа.

Регистрация

Перед подписью или любой другой операцией документ обязательно проходит регистрацию.

Регистрация присваивает документу уникальный номер и фиксирует факт его создания или поступления, обеспечивая учет и контроль. В зависимости от настроек документ может сразу попасть к исполнителю или сначала пройти регистрацию в отделе, после чего направляется к ответственным сотрудникам. При определенных настройках процесс может происходить автоматически.

Выполнять регистрацию может только сотрудник с соответствующими правами, что гарантирует правильность и порядок. В системе сохраняется информация о времени регистрации, о сотрудниках и подразделениях, через которые прошел документ, а также о присвоенных ему номерах.

По последовательности исполнения

Маршруты документов различаются по логике прохождения задач между участниками. В работе чаще всего используются три типа: параллельные, последовательные и условные. Каждый из них решает свои задачи и подбирается в зависимости от структуры компании и характера документов.

Параллельные

Самый традиционный и узнаваемый вариант. Документ проходит цепочку согласующих строго по порядку: каждый участник подключается только после завершения проверки предыдущего. Структура маршрута обеспечивает пошаговый контроль, исключает путаницу и гарантирует, что документ не уйдет дальше без внимания нужного специалиста. Формат особенно удобен для договоров, приказов и документов, где каждая правка имеет значение.

Параллельный маршрут называют так, потому что документ расходится к нескольким согласующим одновременно. Каждый участник работает с ним без ожидания других, что заметно ускоряет процесс и удобно, когда нужно получить мнение разных отделов сразу — например, финансового, юридического и проектного.

А как вообще работает параллельный маршрут, если документ нельзя подписать, пока не завершено согласование у всех?

Здесь всё проще, чем кажется: каждый участник получает копию документа для своей проверки и вносит замечания независимо от других. Система собирает результаты в единую карточку и передаёт документ дальше только после того, как все согласующие завершат свои действия. Замечания и решения фиксируются параллельно, без ожидания чужих правок. После завершения всех проверок документ передается на следующий этап — например, на подписание. 

Пример:

→ Руководитель подразделения — проверяет документ в любом случае, это базовый этап
→ Юрист — подключается только если договор новый или есть нестандартные условия
→ Финансовый директор — участвует, когда сумма превышает определенный лимит.
→ Генеральный директор — получает документ только при крупных решениях или особых условиях

Такой маршрут логичен, когда документ требует юридической экспертизы, затем финансовой проверки и, наконец, утверждения руководства. Например, при согласовании договора поставки юрист уточняет формулировки, финансист проверяет бюджет, а директор даёт финальное «да».

Последовательные

Последовательные маршруты строятся так, что документ проходит через каждого участника поочередно. Каждый проверяет и вносит замечания только после того, как предыдущий завершил свою работу.

В отличие от параллельного маршрута, где документ одновременно направляется нескольким согласующим, здесь каждый следующий участник начинает работу только после завершения предыдущего.

Пример:

→ Менеджер проекта — проверяет заявку, если сумма до 100 000
→ Юрист — подключается только если контрагент новый или договор нестандартный
→ Бухгалтер — участвует при суммах выше 50 000 или при изменениях бюджета
→ Директор — получает документ, если сумма превышает 500 000 или требуется окончательное решение

Документ движется постепенно, а все правки и комментарии фиксируются последовательно, что особенно важно для финансовых, юридических и организационных документов.

Условные

Условные маршруты строятся на основе конкретных условий документа — суммы, типа контрагента, подразделения или категории. Каждый следующий шаг определяется автоматически системой в зависимости от этих параметров, что позволяет направлять документ только нужным участникам, сокращать время согласования и исключать лишние этапы.

Пример:

 → Если сумма договора > 1 млн → Финансовый директор + Юрист
→ Если сумма ≤ 1 млн → Только Финансовый директор
→ Если новый контрагент → Подключается Юрист

Система анализирует параметры документа — сумму, тип контрагента, подразделение, категорию или другие заранее заданные правила. На основе этих данных формируется набор участников, которым нужно согласовать документ. Каждому исполнителю назначается отдельная задача с четкими инструкциями: что именно проверить, в какие сроки и какие комментарии оставить.

Как устроена маршрутизация документов на примере популярных СЭД

Рассмотрим, как устроена маршрутизация в популярных СЭД: EnDocs, 1С, Диадок, СБИС. Разберём, как формируются маршруты, какие есть способы контроля и уведомлений, как система фиксирует выполнение задач и какие функции помогают ускорить работу с документами в каждой СЭД.

EnDocs

EnDocs — это полностью российская СЭД (включена в реестр отечественного ПО — №17722), где работа с документами объединена с управлением проектами и задачами в единый интерфейс. Платформа охватывает весь цикл работы с документами: входящие и исходящие письма, приказы, служебные записки, договоры и внутренние регламенты. Встроенная электронная подпись (КЭП, НЭП) и защищённый цифровой архив обеспечивают юридическую значимость документов и безопасное хранение.

Маршрутизация в EnDocs строится гибко — маршруты можно создавать для каждого типа документа и настраивать под нужды компании. Администратор определяет этапы согласования, условия переходов и ответственных сотрудников. В маршруте можно использовать три типа этапов:

• Согласование — участникам назначаются задачи с кнопками «Согласовать», «Подписать» или «Ознакомиться».
• Вычисление — система автоматически проверяет поля документа (например, сумму договора) и выбирает нужную ветку маршрута.
• Событие — отправка уведомления, переход на другой этап или завершение процесса.

Благодаря этим инструментам создаются гибкие сценарии согласования, где один документ может проходить разные цепочки в зависимости от суммы, контрагента или подразделения.

Посмотрите видео о том как работают маршруты в EnDocs:

Например для договоров до 100 000 рублей в маршруте система проверяют создаётся маршрут «Договоры менее 100 тыс.».

1. Система проверяет значение поля «Сумма договора»:
    → если указана сумма более 100 000 рублей — документ направляется менеджеру 1;
    → если указана сумма менее 100 000 рублей — к менеджеру 2;
2. После согласования у менеджеров документ автоматически переходит на этап ознакомления и завершается.

Документы можно быстро загрузить с почты, сканера или через интеграции ЭДО. Каждый документ получает уникальный номер, формируются задачи. Система фиксирует изменения и статус исполнения, позволяя удобно контролировать выполнение поручений. Работать с канцелярией и делопроизводством можно прямо в интерфейсе.

Согласование документов настроено гибко: последовательные маршруты проверяют документ шаг за шагом, параллельные позволяют отделам работать одновременно, а условные маршруты автоматически учитывают сумму, контрагента или подразделение. Система напоминает о сроках и отслеживает выполнение всех задач.

Попробуйте EnDocs бесплатно уже сегодня — создавайте маршруты согласования, автоматизируйте задачи и управляйте документами в одном пространстве.

1C

1С:Документооборот — одна из самых популярных корпоративных систем для организации маршрутизации, контроля и хранения документов на всех этапах их жизненного цикла. Система охватывает входящие, внутренние и исходящие документы, обеспечивает их регистрацию, согласование и передачу исполнителям. В едином интерфейсе рабочие процессы выстраиваются так, что пользователь видит не только сам документ, но и все связанные задачи, комментарии и сроки.

Основой маршрутизации служат условия, задающие логику движения документов. Они определяют, кто и на каком этапе участвует в согласовании, какие действия выполняются автоматически, а какие требуют подтверждения. В зависимости от типа документа — входящего письма, договора или проектной задачи — можно задать собственный маршрут и набор исполнителей.

Настройка маршрутов в 1С реализована гибко: условия создаются в режиме конструктора, на встроенном языке или как комбинация существующих правил. Конструктор подходит для простых сценариев, где достаточно задать проверку по реквизитам — например, по сумме договора или типу контрагента. Для сложных бизнес-процессов используется встроенный язык, позволяющий прописать логику маршрута в коде.

Пример:

Все условия и процессы можно визуализировать с помощью графических схем, которые отражают порядок согласования, взаимосвязи этапов и результаты действий. 

Основной линейный маршрут:

• Новый сотрудник заполняет в КИС документ «Опрос» (срок — 4 часа).
• Администратор проектного офиса создает учётную запись пользователя в системе ДА-ДО (срок — 4 часа).
• Новый сотрудник подготавливает своё рабочее место (срок — 1 день).

Условное ветвление (маршрутизация):

После этапа «Подготовить рабочее место» процесс разделяется.

Система проверяет значение поля «Подразделение»:

    → если указано «Проектный офис» — документ направляется Администратору проектного офиса для размещения сотрудника на рабочем месте

 → во всех остальных случаях («Нет») — маршрут переходит к Новому сотруднику для подготовки ПИР, ККС и регламентов (срок — 1 день)

После выполнения условий ветвления этапы сливаются, и процесс передается Руководителю службы качества для выполнения заключительных методических и оценочных действий. При запуске процесса «Введение в должность нового сотрудника» система последовательно выполняет этапы, начиная со старта, где ответственным назначается новый сотрудник.

Диадок

Контур.Диадок — сервис ЭДО, созданный для обмена юридически значимыми документами между сотрудниками компании, её подразделениями и внешними контрагентами. В систему загружаются, подписываются и передаются акты, накладные, счета-фактуры, договоры и другие материалы в цифровой форме.

В сервисе фиксируются все действия: документ получает статус, отражается маршрут его движения, записывается время передачи и подписи, а также история операций. Метаданные хранятся надёжно, а защищённость передачи обеспечена шифрованием.

При помощи встроенной функции маршрутизации документы направляются автоматически — сразу после получения подходящего под условия документа, либо вручную, на странице конкретного документа. Маршруты можно задавать по типу документа, по подразделению или по ответственности. На каждом этапе устанавливаются сроки выполнения, напоминания и контрольные точки.

Пример:

Для входящих актов от ООО «Ромашка» создается маршрут «Входящие акты услуг связи».

Условия автоматического запуска:

• тип документа: «Акт»;
• контрагент: «ООО «Ромашка».

Этапы маршрута:

1. Проверка отделом закупок (3 дня) → согласование
2. Проверка финансовым отделом (3 дня) → согласование
3. Подписание директором (2 дня) → подпись
4. Автоматическое перемещение в бухгалтерию

На любом этапе возможен отказ → завершение маршрута.

Итого, при поступлении акта от ООО «Ромашка» система автоматически направляет его по маршруту. Документ последовательно проходит проверки, подписание и фиксируется в учетной системе.

Рекомендации по работе с маршрутами документов

Совет №1: Настраивайте маршруты заранее. Определите последовательность согласования и ответственных на каждом этапе, чтобы документы сразу шли по нужному пути.

Совет №2: Используйте автоматическое ветвление. Настройте условия по типу документа, подразделению или сумме, чтобы система сама направляла документы нужным исполнителям.

Совет №3: Контролируйте сроки обработки. Устанавливайте напоминания и контрольные точки, чтобы согласования выполнялись вовремя и не задерживали бизнес-процессы.

Совет №4: Ведите историю действий. Сохраняйте все шаги маршрута, чтобы можно было отслеживать выполнение, проверять статусы и устранять ошибки.

Совет №5: Обновляйте маршруты при изменении процессов. Регулярно проверяйте актуальность маршрутов, чтобы новые правила, подразделения или сотрудники были вовлечены правильно.

Заключение

Маршрутизация документов — ключевая часть документооборота любой компании. Она превращает хаос бумажного и электронного обмена в управляемый поток, где каждый документ точно знает свой путь. Чётко выстроенные маршруты помогают моментально направлять документы нужным сотрудникам, контролировать выполнение и хранить полную историю действий.Современные СЭД полностью берут маршрутизацию на себя. С помощью EnDocs документы после получения сразу идут по заданным условиям маршрута — автоматически или вручную на странице документа. Каждое действие фиксируется, сроки видны в реальном времени, а согласования проходят без лишней траты времени и усилий.