КЭДО и право: как сделать электронный документооборот легитимным?

Законы, которые регулируют КЭДО

Основа правовой базы в сфере КЭДО — поправки в ТК РФ (№377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ») и Федеральном законе №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Эти изменения и разрешили организации избавиться от бумажных носителей и применять в работе кадрового отдела цифровые документы.

По факту, схема работы КЭДО похожа на традиционную бумажную. Но есть важное различие — подписывать документы можно из любого уголка мира без бумажных носителей и курьерской доставки. Именно поэтому электронный кадровый документооборот незаменим в работе с удаленными сотрудниками. Менять ли кипы бумаг на цифровой формат — каждый руководитель решает для себя сам. 

КЭДО — удобное решение, которое сокращает объем работы кадровых специалистов и позволяет сфокусироваться на более глобальных задачах компании. Чтобы КЭДО работал на полную мощность, нужно учитывать важные нюансы на этапе внедрения. Мы позаботились о максимально комфортном переходе бизнеса на кадровый ЭДО, создав сервис EnDocs КЭДО. Что переводим в электронную версию, а что оставляем на бумаге?

Что переводим в электронную версию, а что оставляем на бумаге?

На сегодняшний день разрешено перевести в цифровой формат 90% документов. Закон обязывает делать бумажные копии только этих документов: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда, трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы (трудовую книжку можно переводить в электронный вид только с согласия работника). 

Все остальные документы могут законно существовать только в системе на компьютере. Юридическую силу виртуальным бумагам дает электронная подпись (ФЗ от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», ст. 6, 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Разбираемся с электронной подписью

КЭДО не может существовать без электронной подписи. ЭП — альтернатива традиционной рукописной подписи на бумаге, которая содержит данные о владельце. Однако есть важная особенность:   

ЭП может идентифицировать как физлицо и индивидуального предпринимателя, так и сотрудника организации.

Есть 3 вида электронной подписи (ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). 

Рассказываем, в каких случаях какая подпись нужна:

Первый вид — простая электронная подпись или ПЭП

Применяем, чтобы подтвердить личность (логин и пароль, код из СМС и т.д.). 

Что говорит закон: Использование простой электронной подписи как юридически значимой возможно только при условии: когда имеется соответствующее соглашение с участниками совершаемого электронного обмена.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись или УНЭП

Ей работник компании может подписать трудовой договор, служебные записки, заявления и прочие документы. 

Что говорит закон: По закону № 63-ФЗ документ, подписанный НЭП, заменяет бумажный только в случаях, оговоренных законом, или по согласию сторон (создается соглашение о юридической значимости этой подписи).

Усиленная квалифицированная электронная подпись или УКЭП

Этот вид подписи равноценен личной и ее можно использовать практически для всех видов документов со стороны компании. Например, при сдаче отчетности или оформлении УПД. УКЭП есть у руководителя организации и доверенных лиц. 

Что говорит закон: УКЭП выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию.

Как перейти на КЭДО и не ошибиться?

Команда EnDocs внедряет электронный документооборот в компании уже более 10 лет. Применив свой опыт, мы составили пошаговую схему “безболезненного” перехода на КЭДО.

Подготовка:

Шаг 1. На этом этапе составляем перечень документов, которые хотим перевести в первую очередь.

Шаг 2. Описываем бизнес-процессы. Чем детальнее разложите путь, который проходят кадровые документы  в компании, тем легче будет использовать новую цифровую систему.

Шаг 3. Фиксируем требования закона в области трудовых отношений: какими должны быть сроки хранения, подпись и так далее.

Шаг 4. Разрабатываем ЛНА (локальные нормативные акты). Это документ с прописанными в нем правилами перехода на КЭДО и регламентом взаимодействия.

Переход на КЭДО:

Шаг 5. Готовим пакет документов для перехода на КЭДО. Что должно быть:

• Положение об ЭДО
• Вносим корректировки в трудовой и коллективный договор
• Отдельным распоряжением оформляем решение руководителя о переходе на цифровые кадровые документы

Обязательно включаем в приказ на кадровый ЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ): 

1. сведения об информационной системе работодателя, с помощью которой будет осуществляться кадровый ЭДО;
2. перечень документов и категорий работников, которые будут участвовать в КЭДО;
3. лицо, ответственное за переход на КЭДО.

Шаг 6. Уведомляем сотрудников о переходе компании на формат электронного документооборота и получаем их разрешение.

Юридические нюансы

Если сотрудники принимались в штат до 31 декабря 2021 года — получать их согласие обязательно. Для сотрудников, принятых позднее, это правило не действует. 

Отказ работника переходить на КЭДО не может стать причиной увольнения.

Шаг 7. Внедряем КЭДО и тестируем его с наиболее продвинутыми сотрудниками компании.

Шаг 8. Запускаем решение и обучаем сотрудников.

Дмитрий Никитин директор EnDocs

Внедрите кадровый электронный документооборот за 1 день и посмотрите, как упроститься то, что раньше нужно было делать вручную!