Лайфхак: кастомные поля в EnDocs — подстраиваем систему под себя
Кастомные поля? А что это такое?
Представьте, что создавая документ, вы видите все возможные поля, которые используются во всех сферах бизнеса, и у вас получится форма, содержащая несколько сотен полей.
Конечно, работа с таким внушительным списком будет долгой, мучительной и очень неудобной. Именно поэтому на документах в EnDocs преднастроены только базовые, самые нужные поля — универсальные для всех.
Но что делать, если вам не хватает этих полей и хочется добавить что-то важное, своё?
Тут на помощь приходят кастомные поля. Вы можете добавить любое поле с нужным названием, форматом и содержимым — и всё это будет аккуратно встроено в карточку документа. Удобно? Очень.
Что такое кастомное поле, если говорить по-простому
Кастомное поле — это дополнительный реквизит, который админ системы добавляет в форму документа. Он нужен, чтобы хранить важные именно для вашей компании данные. Это может быть что угодно: номер заявки, код проекта, отметка об особом статусе и т. д.
Какие бывают кастомные поля в EnDocs
В EnDocs можно создать пять типов полей — и они по возможностям ничем не уступают стандартным. Давайте рассмотрим каждый из них отдельно:
Строка – обычное текстовое поле. Как комментарий, только вы сами называете его как хотите. Подходит для всего, что нужно написать вручную, поэтому важно выбрать для него понятное название.
Дата – календарик. Можно выбрать дату вручную или кликнуть по иконке. Часто используют для сроков, дедлайнов и важных дат.
Число – цифры, и целые, и дробные. Удобно для ввода сумм, количеств и других числовых показателей.
Да/Нет – чекбокс. Один клик — и у вас метка: документ типовой или нетиповой, надо пересогласовать или не надо.
Выбор – выпадающий список с вашими вариантами. Например, «тип деятельности»: выбираем из заготовленного списка.
Таблицы — это тоже кастомные поля
Да, можно добавить в документ даже табличную часть. Она появляется как отдельная вкладка, в которой можно:
- фиксировать этапы работы с документом;
- расписывать статьи затрат;
- добавлять замечания к договору и прочее.
Колонки настраиваются вручную — всё как вам удобно.
Как создать кастомное поле (спойлер: это просто)
Создать кастомное поле проще простого, но только если вы являетесь администратором. Но сам процесс — дело пары минут:
- Перейдите в Настройки → Настройки полей.
- В разделе Дополнительные поля нажмите + Добавить настройки.
- Заполните параметры поля.
Несколько полезных фишек:
- Нужно, чтобы поле было только для договоров? Укажите тип документа в графе «Виды».
- Хотите, чтобы поле обязательно заполнялось? Поставьте галочку «Обязательное».
Ссылка на справку по настройке полей
Кастомные поля в маршрутах согласования и поиске
После добавления кастомные поля становятся полноправной частью всей логики EnDocs. Что это значит?
- В маршрутах согласования можно использовать значения кастомных полей для настройки ветвлений. Например: если поле «Тип договора» содержит «Аренда», запускаем одну цепочку согласования, если «Поставка» — другую.
- В списках и отчетах по документам кастомные поля работают как фильтры. Хотите быстро найти все документы с определенным значением? Пара кликов — и готово.
А в задачах кастомные поля тоже работают?
Ещё как. Вы можете добавлять поля и в задачи. Причём не просто поля, а прямо полноценные кастомные атрибуты:
- Задайте тип «Задача» при создании поля.
- Или создайте поле сразу внутри доски задач.
Бонус: если вы используете поле типа «Выбор», система может построить Канбан-доску, где каждый вариант — отдельная колонка. Это супер удобно для визуализации процессов.
Если кратко: кастомные поля — мощный инструмент, который помогает адаптировать EnDocs под себя. Добавляйте то, что действительно важно вашей команде — и избавляйтесь от всего лишнего.
