Быстрая обработка и регистрация документов
В EnDocs документы заносятся в систему за пару кликов со сканера, из электронной почты или из подключенных сервиса ЭДО. Для быстрого создания исходящих документов в системе есть готовые шаблоны. Номер присваивается автоматически в нужном формате. Встроенный редактор позволяет непосредственно в системе редактировать документы. Любое изменение сохраняется – всегда можно вернуться к нужной версии.
Рассмотрение документов и выдача поручений
EnDocs поддерживает весь цикл электронного делопроизводства: рассмотрение и ознакомление, выдача поручений, их исполнение и контроль выполнения задач.
После ввода входящего документа создается задание на ознакомление сотруднику канцелярии или секретарю. В карточке документа он может быстро ознакомиться с документами и определить его дальнейший маршрут – отправить на ознакомление руководителю с предварительным вариантом решения по входящему документу или сразу направить его ответственному сотруднику на исполнение.
При маршрутизации документов сотрудникам автоматически создаются соответствующие задачи – на ознакомление, исполнение или согласование. С их помощью можно контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы. Также для мониторинга используются списки задач и отчеты. Всё это помогает соблюдать нормативные требования к срокам. По завершении работ система оповещает автора поручения.
Маршрутизация
Составляйте маршруты документов в зависимости от реквизитов каждого документа. Вы можете определить ответственного сотрудника и сроки, в которые он должен создать резолюцию к входящему документу определенного типа. При формировании маршрута исходящего письма или иного документа вы можете определить этапность электронного согласования с указанием сроков исполнения, а также необходимость согласования того или иного вида документа с непосредственным руководителем инициатора.
Работа с внутренними документами
EnDocs помогает упростить работу с внутренними документами – приказами, служебными записками, организационно-распорядительными документами и ЛНА. Достаточно создать в системе нужный документ и отправить на согласование и подписание или ознакомление. Нужно выбрать готовый маршрут и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем.
В системе есть справочник доверенностей, которые можно использовать при подписании.
Отправка исходящих документов
Для создания документов в EnDocs есть функционал шаблонов – данные подставляются в них автоматически из карточки документа. Это сокращает время на подготовку документов. Для согласования не нужно вручную носить документ по кабинетам или отправлять по почте собирая отзывы или подписи. Достаточно отправить его на согласование – система сама определит список согласующих и нормативные сроки согласно регламенту компании. Его можно легко настраивать благодаря встроенным BPM-функциям EnDocs. Встроенные сервисы интеграции с сервисами ЭДО позволяют отправлять документы внешним адресатам.
Контроль исполнения
Обеспечьте соблюдение исполнительской дисциплины, используя встроенную систему отчетности – данные об активных и просроченных задачах позволяют получить все необходимую информацию для обеспечения контроля.
Шаблоны документов
Вы можете сократить время на подготовку типовых документов – писем, служебных записок, приказов и т. п. – EnDocs формирует документы по шаблону на бланке организации на основе данных, внесенных в карточку документа.
Также вы можете загрузить в карточку документа файл, подготовленный сотрудниками вашей компании, если не требуется генерация документа по шаблону. В таком случае в карточке документа будет отображаться загруженный файл, и согласующим не придется открывать документ в дополнительных окнах, чтобы просмотреть его.
Быстрый поиск документов
Для всех документов в электронном архиве обеспечивается наполнение и возможность быстрого и удобного поиска по атрибутам, таким как юридическое лицо компании, контрагент, дата, сумма и т. п. При этом для каждого отдельного типа документов можно задать свой уникальный набор атрибутов для поиска.
Чтобы найти документ, в поиске достаточно указать один или несколько реквизитов.
Документы по одной сделке связываются в единый комплект, поэтому все сопроводительные документы всегда под рукой.
Безопасность
В системе часто хранится чувствительная информация, доступ к которой надо строго контролировать. EnDocs содержит в себе систему управления доступом, включающую в себя настройку по юридическим лицам, типам документов, организационной структуре и группам пользователей.