Kanban-доски: 10 примеров использования и лучшие практики

Kanban (в переводе с японского — «карточка» или «сигнальный знак») — это методика управления проектами, основанная на разбиении общего объёма работы на конкретные задачи.

Kanban-доска — это универсальный инструмент для управления задачами, который позволяет визуализировать рабочие процессы и контролировать их на всех этапах.

Ключевая концепция Kanban — визуальное представление этапов работы: на специально организованной доске размещаются карточки с задачами, подлежащими выполнению. Каждая из них содержит наименование, уровень приоритетности и сроки реализации. По мере выполнения задач карточки последовательно перемещаются от одного этапа к другому.

Базовые принципы Kanban:

• Визуализация рабочего процесса.
  Доска делится на колонки, каждая из которых отражает определённый этап работы. Например: задачи, ожидающие выполнения; текущие в работе; успешно завершённые. Такая наглядность позволяет всем участникам команды иметь целостное представление о ходе проекта и текущих приоритетах.
• Ограничение количества активных задач.
  Каждый участник команды берёт в работу только тот объём задач, который способен выполнить качественно и в срок. Это снижает риск перегрузки, способствует равномерному распределению нагрузки и поддержанию высокого уровня эффективности.
• Чёткая формулировка задач.
  Задачи должны быть конкретными, достижимыми и иметь ограниченные временные рамки. При необходимости их можно разбить на более мелкие подзадачи и зафиксировать на отдельных карточках.

Хотя Kanban получил наибольшее распространение в IT-сфере, его универсальность позволила методике выйти далеко за её пределы: сегодня она активно применяется в маркетинге, образовании, здравоохранении и других отраслях.

10 примеров применения канбан-досок

В этой статье мы рассмотрим примеры эффективного использования kanban-досок и предложим универсальные шаблоны для различных сфер бизнеса

.

1. Классический канбан — Доска с колонками: Запланировано, В работе, На проверке, Завершено.
2. Личная эффективность — Для персональных задач: Задачи на неделю, Сегодня, В процессе, Готово.
3. SCRUM-канбан — Спринтовая доска с колонками: Бэклог, Спринт, В работе, Тестирование, Готово.
4. Трёхступенчатый канбан — Минимальный набор: To Do (К выполнению), Doing (В процессе), Done(Готово).
5. Разработка продукта — Колонки: Идеи, На доработке, В разработке, Тестирование, Релиз.
6. Планирование контента — Шаблон для создания материалов: Идеи, Написание, Редактирование, Публикация.
7. Канбан для отдела продаж — Этапы взаимодействия с клиентами: Лиды, Переговоры, Согласование, Закрыто, Потеряно.
8. Организация мероприятий — Процесс планирования событий: Подготовка, Продвижение, Проведение, Отчётность.
9. Маркетинговые кампании — Ведение кампаний: Идеи, Подготовка, Запуск, Анализ.
10. Адаптация сотрудников (онбординг) — Сопровождение новых специалистов: До начала работы, Первый день, Первый месяц, Выполнено.

Классический Канбан

Классическая канбан-доска с колонками Запланировано, В работе, На проверке, Завершено — универсальный шаблон для управления проектами и повседневными задачами, применимый в командах любого профиля. 

Классическая kanban-доска отлично подходит для управления проектами в бизнесе любого масштаба — от небольших команд до крупных организаций.

Ниже приведено подробное описание каждой из колонок и их функционального назначения.

Колонка «Запланировано»

Эта колонка предназначена для задач, которые уже внесены в рабочий план, но ещё не были переданы в исполнение. В ней, как правило, размещаются:

• Подробные описания задач с указанием требований и деталей реализации.
• Уровень приоритетности, определяющий очередность выполнения.
• Даты исполнения, если задача имеет фиксированный дедлайн.

Пример:

Задача «Подготовить квартальный отчёт» включает в себя ключевые параметры, обозначена как приоритетная и имеет срок исполнения — конец месяца.

Колонка «В работе»

Сюда перемещаются задачи, к которым уже приступили в процессе исполнения. Как только сотрудник начинает работать над задачей, карточка переходит в эту колонку.

• Включает задачи, находящиеся в активной разработке.
• Каждая задача обычно закреплена за конкретным исполнителем.
• Может содержать маркеры текущего состояния: Подготовка, Основной этап, Финализация и т.д.

Пример:

Сотрудник начал работу над задачей «Подготовить квартальный отчёт» — карточка перемещена в соответствующую колонку и дополнена меткой «Сбор данных».

Колонка «На проверке»

В этой колонке размещаются задачи, выполнение которых завершено, но они требуют подтверждения или контроля качества перед финальным утверждением.

• Здесь происходит ревью — проверка менеджером или коллегами.
• Допускается добавление комментариев и рекомендаций, если необходимы корректировки.
• Задачи остаются в этой колонке до окончательного одобрения.

Пример:

После завершения работы над отчётом, карточка перемещается в «На проверке» — задача проходит ревью у руководителя отдела.

Колонка «Завершено»

Финальный этап. Здесь располагаются задачи, успешно прошедшие все стадии — от выполнения до утверждения.

• Карточки остаются здесь для архивирования и последующего анализа.
• Эта колонка служит индикатором достигнутого прогресса команды.
• При необходимости задачи можно удалять отсюда через определённое время для поддержания порядка.

Пример:

Отчёт, прошедший ревью, перемещается в колонку «Завершено», обозначая полное выполнение задачи и её утверждение.

---

Применение классической канбан-доски

Такой шаблон позволяет команде эффективно отслеживать перемещение задач от момента планирования до их финализации. Это способствует большей прозрачности рабочих процессов и помогает участникам проекта наглядно оценивать текущее состояние дел и достигнутые результаты.

SCRUM Канбан

SCRUM Канбан — это гибридный шаблон, объединяющий элементы методологий Scrum и Kanban. Он включает в себя пять ключевых колонок: Бэклог, Спринт, В работе, Тестирование, Готово и идеально подходит для команд, работающих по спринтам. Такой формат помогает грамотно распределять задачи, отслеживать их выполнение и повышать дисциплину в рамках проектного цикла.

Колонка «Бэклог»

Это отправная точка — своеобразный банк идей, задач и требований, запланированных для последующей реализации. В этой колонке:

• Хранятся задачи, ещё не назначенные на исполнение.
• Каждая задача содержит описание, основные требования и предпосылки.
• Приоритеты помогают упорядочить задачи, наиболее важные выносятся наверх списка.

Пример:

В Бэклоге может находиться задача «Создание пользовательской документации к новому модулю» — она ещё не передана в работу, но уже оформлена и ожидает своей очереди.

Колонка «Спринт»

В эту колонку попадают задачи, отобранные для выполнения в текущем спринте (обычно длится от одной до четырёх недель).

• Здесь собраны приоритетные задачи, выбранные на спринт и подготовленные к старту.
• У каждой карточки, как правило, есть назначенный исполнитель.
• По завершении спринта задачи отсюда перемещаются в следующие стадии либо возвращаются на доработку.

Пример:

Задача «Создание документации» перенесена из Бэклога в Спринт, назначен ответственный и установлен срок выполнения.

Колонка «В работе»

Сюда перемещаются задачи, выполнение которых уже началось. Это зона активной деятельности.

• У задач в этой колонке обязательно есть назначенные исполнители.
• Задачи находятся в стадии реализации и содержат пометки о текущем прогрессе.
• Допускается разбивка на подзадачи и добавление комментариев по ходу работы.

Пример:

Разработчик приступил к написанию документации — карточка переехала в «В работе», где отображается её статус: «Раздел 1 готов».

Колонка «Тестирование»

В этой колонке размещаются задачи, завершённые с точки зрения исполнения, но требующие контроля качества.

• На данном этапе проводится тестирование, ревью, либо иная форма проверки.
• Обычно в проверке участвуют другие члены команды — тестировщики, редакторы, менеджеры.
• При обнаружении недочётов задача может быть возвращена в «В работе» для доработки.

Пример:

Документация готова, и карточка перемещается в колонку «Тестирование» — её проверяет технический редактор на предмет соответствия стандартам.

Колонка «Готово»

Финальная колонка для задач, полностью завершённых, проверенных и одобренных.

• Здесь располагаются задачи, которые больше не требуют изменений или вмешательства.
• Это своего рода архив успешных результатов текущего спринта.
• Колонка позволяет визуально фиксировать объём выполненной работы.

Пример:

После утверждения документации задача перемещается в «Готово», обозначая завершённость и полное соответствие требованиям.

---

Преимущества SCRUM Канбана

Использование SCRUM Канбана позволяет командам систематизировать работу в рамках спринтов, повысить прозрачность процессов и эффективно отслеживать прогресс. Такой подход хорошо сочетается с гибкими методологиями разработки, предоставляя чёткую структуру при сохранении адаптивности.

Трёхступенчатый Канбан

Упрощённая версия канбан-доски, известная как трёхступенчатый Канбан, включает всего три базовые колонки: To Do (К выполнению), Doing (В процессе), Done (Готово). Такой формат отличается лаконичностью и наглядностью, обеспечивая чёткий контроль задач при минимальных усилиях.

• To Do — это исходный список задач, которые предстоит выполнить. Карточки здесь отражают весь запланированный объём работ.
• Doing — в эту колонку задачи попадают после начала исполнения. Здесь ведётся текущая работа.
• Done — сюда перемещаются завершённые задачи, как свидетельство достигнутого прогресса.

Этот шаблон отлично подходит для небольших команд и компактных проектов, где важно видеть весь процесс целиком, но без избыточной детализации.

Личная производительность

Канбан-доска для управления личной эффективностью помогает структурировать индивидуальные задачи и сохранять концентрацию на приоритетных целях. Такой подход особенно полезен для самозанятых специалистов, фрилансеров и всех, кто хочет повысить организованность повседневной деятельности.

В структуре личной доски выделяются четыре ключевые колонки:

• Дела на этой неделе — сводный список задач, намеченных к выполнению в течение недели. Это позволяет заранее сформировать представление о предстоящей нагрузке.
• Сегодня — задачи, на которых планируется сосредоточиться в текущий день. Они выбираются из недельного списка для точечной проработки.
• На выполнении — карточки задач, по которым уже ведётся активная работа в данный момент.
• Готово — завершённые задачи, фиксирующие достигнутые результаты.

Использование kanban-доски для повышения личной продуктивности помогает эффективно планировать рабочие дни и достигать целей.

Разработка продукта

Канбан-доска, предназначенная для управления процессом создания продукта, обеспечивает системный подход к работе над функциональностью — от первых идей до финального релиза. Она включает пять логически выстроенных колонок:

• Идеи — на этом этапе фиксируются все предложения, концепции и мысли, которые потенциально могут быть реализованы. Это пространство для креатива и первичного сбора инициатив.
• На доработке — сюда попадают те идеи, которые прошли предварительный отбор и требуют уточнения, анализа или дополнительной проработки перед запуском в разработку.
• В разработке — колонка, в которой находятся задачи, уже переданные в работу. Команда активно трудится над их воплощением.
• Тестирование — задачи, перешедшие в эту колонку, считаются завершёнными с точки зрения исполнения, но проходят финальную проверку: контроль качества, тесты, устранение ошибок.
• Выпуск — сюда перемещаются задачи, успешно прошедшие все стадии. Они готовы к релизу или передаче пользователям.

Использование такой доски позволяет наглядно контролировать жизненный цикл продукта, обеспечить прозрачность процессов и вовремя устранять узкие места на каждом из этапов.

Контент-планирование

Для команд, работающих с созданием и публикацией материалов, канбан-доска служит отличным инструментом планирования контента. Она помогает организовать весь цикл — от идеи до выхода материала в свет.

• Идеи — здесь аккумулируются предложения для будущего контента: тематики, ключевые запросы, интересы аудитории.
• Написание — в эту колонку перемещаются темы, отобранные для реализации. Над ними работает автор или команда контент-мейкеров.
• Редактирование — созданные материалы поступают сюда для финальной доработки: правки, вычитка, согласование стиля и структуры.
• Публикация — финальный этап, где материал выходит в свет: размещение на платформе, запуск рассылки, публикация в соцсетях и т.п.

Такой шаблон помогает не только систематизировать процесс производства контента, но и обеспечить регулярность выхода публикаций, улучшая качество и стратегичность коммуникации с аудиторией.

Канбан для продаж

Канбан-доска в отделе продаж — это эффективный инструмент для отслеживания прогресса сделок на каждом этапе взаимодействия с потенциальными клиентами. Такая структура позволяет менеджерам быстро ориентироваться в воронке продаж и оперативно реагировать на изменения.

Колонки включают:

• Лиды — начальный этап. Здесь фиксируются все потенциальные клиенты, которые проявили интерес к продукту или услуге: оставили заявку, заполнили форму, подписались на рассылку.
• В переговорах — в этой колонке находятся карточки клиентов, с которыми уже установлен контакт. Ведётся уточнение потребностей, обсуждаются условия, предложения и спецификации.
• Согласование — здесь отображаются сделки, находящиеся на стадии финальных договорённостей. Это может включать согласование коммерческих условий, ожидание подписи или финальных подтверждений.
• Закрыто — завершённые сделки. Клиент приобрёл продукт или воспользовался услугой, и сделка считается успешно завершённой.
• Потеряно — карточки клиентов, по которым продажа не состоялась. Причины могут быть различными: отказ, отсутствие бюджета, смена приоритетов.

Такой подход делает процесс продаж более прозрачным и управляемым, облегчая прогнозирование результатов и анализ эффективности работы.

Управление мероприятиями

Планирование и проведение мероприятий — многослойный процесс, в котором важно чётко контролировать каждый этап. Канбан-доска позволяет структурировать подготовку, выполнение и оценку событий — от корпоративных встреч до масштабных конференций.

Структура доски может включать следующие этапы:

• Подготовка — начальный этап, на котором разрабатывается концепция мероприятия, утверждается бюджет, выбирается площадка, составляется программа, организуются технические и логистические аспекты.
• Продвижение — этап маркетинга и коммуникации: публикации в социальных сетях, рассылки по электронной почте, настройка рекламных кампаний, приглашения.
• Проведение — сам день (или дни) мероприятия: координация участников, регистрация гостей, работа с подрядчиками, решение оперативных вопросов.
• Отчётность — завершающий этап. Здесь собираются отзывы, проводится анализ результатов, составляются аналитические отчёты с выводами и рекомендациями на будущее.

Такой формат позволяет команде не упустить ни одной важной детали и обеспечить высокое качество организации события на всех этапах.

Маркетинг-кампании

Для управления маркетинговыми инициативами канбан-доска предоставляет наглядную структуру, позволяющую отслеживать весь жизненный цикл кампании — от генерации идей до анализа результатов. Такой подход обеспечивает прозрачность, системность и своевременное выполнение задач.

Типовая доска включает четыре последовательные колонки:

• Идеи — сборник маркетинговых замыслов и предложений: потенциальные акции, каналы продвижения, креативные концепции, гипотезы. Здесь формируется общий пул возможностей для будущих кампаний.
• Подготовка — этап, на котором разрабатываются материалы: создаются тексты, макеты, лендинги, графика. Также сюда входят процессы согласования бюджета и распределения ресурсов.
• Запуск — момент активации кампании: выход рекламы в эфир, запуск рассылок, публикации в соцсетях, настройка таргетинга. Всё, что связано с началом взаимодействия с целевой аудиторией.
• Анализ — завершение кампании и подведение итогов: сбор статистики, анализ KPI, эффективность каналов, выводы и рекомендации для будущих запусков.

Канбан-доска в маркетинге помогает команде работать слаженно, повышает точность выполнения задач и делает процесс управляемым на каждом этапе.

Онбординг сотрудников

Адаптация новых сотрудников — важный процесс, от которого напрямую зависит успешность их интеграции в команду и дальнейшая продуктивность. Канбан-доска позволяет пошагово выстроить онбординг, сделав его предсказуемым, последовательным и прозрачным.

Классическая структура включает следующие этапы:

• Задачи до начала — подготовительные мероприятия, которые необходимо провести до первого рабочего дня нового сотрудника: создание корпоративных аккаунтов, настройка рабочего места, сбор документов.
• В первый день — задачи, предусмотренные на момент начала работы: вводный инструктаж, знакомство с командой, выдача необходимой информации и ресурсов.
• Первый месяц — задачи и активности, направленные на полное включение в рабочий процесс: прохождение обучения, освоение инструментов, участие в командных встречах.
• Выполнено — колонка для задач, которые были успешно завершены. Она отражает прогресс адаптации и фиксирует готовность сотрудника к полноценной работе.

Этот шаблон помогает HR-специалистам и тимлидам обеспечить единый стандарт онбординга и избежать ситуаций, когда важные детали выпадают из поля внимания.

Итоги

Мы рассмотрели десять популярных сценариев применения канбан-досок: от классического управления задачами до специализированных решений для планирования контента, продаж, разработки программных продуктов и организации мероприятий. 

Эти шаблоны помогают визуализировать рабочие процессы, упрощают командную коммуникацию и способствуют росту продуктивности — позволяя концентрироваться на ключевых задачах и отслеживать их прогресс на всех этапах.

Использование канбан-досок — это не просто модный инструмент, а доказанная временем практика, которая находит своё применение в самых разных сферах бизнеса. Внедрение kanban-досок в компании помогает оптимизировать рабочие процессы и повысить прозрачность выполнения задач.

Применять такие шаблоны особенно удобно с помощью сервиса EnDocs — простого и эффективного решения для управления проектами и задачами. Инструмент позволяет настраивать шаблоны для любых процессов и эффективно управлять задачами.

EnDocs отлично подходит как для небольших коллективов, так и для масштабных команд, обеспечивая быструю организацию рабочего процесса и способствуя качественному взаимодействию на всех уровнях проекта.