Как выбрать систему для электронного архива документов: 5 советов

Организация электронного архива — неотъемлемый шаг для современных компаний, работающих с большим объемом документации. Правильно подобранная система позволит не только оптимизировать хранение данных, но и значительно упростить процесс их поиска и использования. Чтобы обеспечить эффективное функционирование электронного архива, нужно грамотно подойти к его выбору и учесть возможные нюансы.

Специальные системы хранения документов (электронные архивы) помогают упорядочить накопленные материалы, избавляют от хаоса и освобождают ресурсы для более значимых задач. Перед выбором подходящего инструмента важно разобраться, какие форматы хранения существуют и чем они отличаются. Также имеет значение, какие функции нужны для эффективной работы и какие риски стоит исключить заранее.

Дальнейшие рекомендации помогут оценить доступные варианты, определить приоритеты и найти систему, которая действительно решает ключевые проблемы хранения документов.

Что такое электронный архив документов?

Электронный архив документов — это специализированная система, предназначенная для хранения, систематизации, управления и обеспечения доступности электронных документов. Здесь файлы не просто хранятся, а проходят структурирование и системное размещение. Такой формат исключает путаницу и обеспечивает быстрый доступ к данным. Это делает структуру понятной и удобной для ежедневной работы.

В отличие от обычных сканов, в электронном архиве хранятся изначально цифровые материалы. Компании обращаются к цифровым решениям, когда бумажный формат перестает справляться с растущими потоками информации. При увеличении количества материалов поиск занимает все больше времени, и появляются риски утраты важных бумаг. Программа электронного архива документов снимает эти проблемы за счет логичной системы поиска и гибких инструментов управления. Такой подход помогает избежать простоев и экономит ресурсы.

Цифровой архив безопаснее классического бумажного хранилища. Информация защищена от пожара, затопления и случайных повреждений, так как хранится на серверах и в резервных копиях. К данным можно обратиться из любого места, что особенно полезно для команд, работающих удаленно над общими задачами. Доступ регулируется правами, поэтому исключается риск несанкционированных действий.

Преимущество заметно и в вопросах масштабирования. При необходимости можно расширить хранилище без перестройки офиса и аренды новых помещений. Документ легко найти по названию или дате, что ускоряет выполнение запросов проверяющих органов. Цифровой формат упрощает контроль сроков хранения и избавляет от груды папок, которые в условиях роста компании становятся обузой.

Виды электронных архивов документов

Системы архива электронных документов отличаются по способу хранения и набору функций, поэтому важно понимать, как работает каждый вариант. Это помогает выбрать решение, которое подходит под реальные задачи компании и не создает дополнительных рисков. Ниже перечислены основные типы архивов и их особенности.

• Локальные архивы. Хранение данных на сервере организации, где доступ ограничивается внутренними ресурсами. Такой вариант требует собственных мощностей для обслуживания, защиты и резервного копирования. Подходит для компаний с повышенными требованиями к безопасности данных.
• Облачные архивы. Размещение документов на удаленных серверах, что позволяет открывать файлы через интернет из любой точки и снижает затраты на инфраструктуру. Но безопасность данных зависит от надежности провайдера, а доступ к документам — от стабильности интернет-соединения.
• Гибридные архивы. Объединяют локальные и облачные решения. Конфиденциальные документы (финансовые отчеты, персональные данные) остаются на локальных серверах, остальные — хранятся в облаке. Такой подход обеспечивает баланс между безопасностью и удобством.
• Архивы на съемном носителе. Размещение данных на флешке или внешнем диске, что дает мобильность, но повышает риск потери. Этот способ допустим только как дополнительный, так как носитель легко повредить или потерять.
• Архивы с поддержкой ЭЦП. Поддерживают электронную подпись, контроль версий и соблюдение законодательных требований. Предназначены для хранения официальной и юридически значимой документации в компаниях, где важна надежная защита информации и соблюдение правовых норм.
• Комплексные системы для бизнеса. Такие решения не только обеспечивают надежное хранение документов, но и интегрируются с другими корпоративными сервисами (ЭДО, CRM). Это позволяет автоматизировать маршрутизацию, поиск, согласования документов, а также отправку уведомлений.

Каждая система архива электронных документов решает свои задачи, имеет преимущества и недостатки. Современные компании чаще выбирают облачные решения от российских вендоров, сочетающие электронный документооборот и архив документов. Эти инструменты решают сразу несколько задач, защищают информацию от внешних угроз и не требуют вложений в собственную инфраструктуру.

Зачем компании внедрять систему электронного архива документов?

Как уже было сказано выше, компании переходят на цифровое хранение, когда бумажные процессы начинают мешать работе и увеличивать нагрузку на сотрудников. Ниже перечислили основные причины, объясняющие, почему именно система архива электронных документов становится обязательным инструментом в современных условиях.

• Экономия времени. Обработка файлов ускоряется за счет поиска по атрибутам, фильтрам и дате. Рутинные операции занимают секунды и не требуют ручного перебора папок. Это снижает задержки внутри подразделений.
• Оптимизация расходов. Исчезает необходимость закупать бумагу, картриджи и папки. Нет затрат на физические помещения и обслуживание архивных комнат. Такой подход особенно выгоден при большом потоке документов.
• Усиление защиты данных. Гибкая настройка прав исключает доступ посторонних к важной информации. Любое действие фиксируется в журнале, что повышает прозрачность. Дополнительная копия защищает от потери данных.
• Контроль версий. Система сохраняет историю правок и показывает, кто менял файл. Это помогает избежать ошибок и споров между сотрудниками. Возврат к предыдущей версии выполняется за пару секунд.
• Автоматизация задач. Создание карточек, распределение файлов и соблюдение сроков хранения происходят автоматически. Система снимает часть нагрузки с сотрудников и уменьшает число технических ошибок.
• Интеграция с корпоративными сервисами. Данные передаются в бухгалтерию, СЭД и другие внутренние модули без ручной загрузки. Это ускоряет отчетность и снижает вероятность несостыковок.
• Соответствие правилам хранения. Цифровые архивы учитывают юридические требования и поддерживают корректную работу с электронными подписями. Это помогает избежать штрафов и претензий со стороны проверяющих органов.
• Исключение потерь. Цифровая структура предотвращает исчезновение бумаг и снижает риски повреждений. Доступ к нужному файлу остается стабильным даже при удаленной работе.

5 советов по выбору системы электронного архива документов

Правильный выбор системы хранения документов в электронных архивах влияет на удобство работы и устойчивость внутренних процессов. Универсального решения нет, поэтому важно ориентироваться на реальные задачи и объем информации. Такой подход помогает избежать ошибок и подобрать инструмент, который подходит под конкретные условия.

Ниже привели практические рекомендации, которые помогут оценить возможности разных платформ и выбрать наиболее надежное решение.

1. Определите цели и задачи внедрения

Определение целей помогает понять, какие задачи должна закрывать новая программа электронного архива документов. Одним организациям важно сократить время на поиск файлов, другим — повысить безопасность или избавиться от бумажных хранилищ. Четкое понимание нужд конкретной фирмы упрощает дальнейшие шаги и снижает риск выбора неподходящей платформы.

Полезно заранее описать, какие процессы требуют автоматизации и какие документы будут переноситься в цифровую среду. Это позволяет сформировать понятные требования к функционалу и определить нужные параметры доступа. Такой подход помогает избежать лишних затрат и ускоряет адаптацию сотрудников к новой системе.

2. Оцените объем и типы документов

Оценка объема документации помогает понять, сколько информации понадобится перенести в цифровую среду. Стоит трезво посмотреть на действующие папки и выделить материалы, которые нужны в повседневной работе. Такой разбор показывает, какая система выдержит нагрузку и не будет замедлять операции при росте архива.

Важно определить, какие категории документов будут попадать в хранилище. Разные группы требуют своих сроков хранения и собственных настроек доступа. Например, бухгалтерские файлы запрашивают чаще, чем старые техпаспорта, поэтому им нужны другие параметры обработки.

Отдельно стоит решить, в каком виде планируется хранение. Одним организациям достаточно электронных оригиналов, другим требуется набор сканов и сопроводительных материалов. Четкое понимание состава архива помогает сформировать требования к функционалу и исключить лишние затраты.

3. Убедитесь в наличии интеграций с ключевыми сервисами

Скорее всего, ваша компания уже использует инструменты для взаимодействия с клиентами, хранения данных и автоматизации рабочих процессов: мессенджеры, облачные хранилища, системы электронного документооборота, CRM, ERP и т. д. Важно понять, как новая система архива электронных документов будет взаимодействовать с другими сервисами компании. Чем лучше налажен обмен данными, тем меньше ручных действий потребуется в ежедневных процессах.

Одним службам нужен доступ к CRM, другим — стабильное взаимодействие с бухгалтерией или сервисами ЭЦП. Если документы поступают из разных источников, наличие готовых коннекторов снимает лишнюю нагрузку с сотрудников. Список возможных интеграций — важный параметр при выборе электронного архива. Чем он шире, тем проще и быстрее можно внедрить архив в существующие бизнес-процессы компании.

Система должна поддерживать понятный и современный API. Это упрощает доработки и помогает расширять функциональность без сложных интеграционных проектов.

4. Обратите внимание на безопасность и права доступа

Стоит проверить, как система защищает закрытую информацию. Все данные в архиве должны быть защищены с помощью современных методов шифрования. Это предотвращает несанкционированный доступ к конфиденциальной информации и исключает риск ее утечки.

Резервное копирование необходимо для предотвращения потери информации в случае сбоя или кибератаки. Надежная программа электронного архива документов должна обеспечивать возможность быстрого восстановления данных и минимизировать время простоя.

Система должна включать многоуровневые механизмы защиты, такие как аутентификация, авторизация и управление правами доступа. Сотрудники получат доступ только к тем файлам, которые относятся к их зоне ответственности. Не менее значим аудит действий. Такой журнал помогает понять, кто открывал документ, какие изменения вносились и когда произошло удаление файла.

Надежная архитектура снижает риск утечки и помогает сохранить данные в рабочем состоянии при любых сбоях. Это особенно критично для компаний, где документы содержат персональные сведения или финансовые материалы.

5. Проверьте удобство и масштабируемость системы

Важно оценить, насколько система архива электронных документов удобна для повседневной работы сотрудников. Простая логика действий помогает быстрее освоить интерфейс и снижает вероятность ошибок. Полезны дополнительные инструменты, которые ускоряют и оптимизируют обработку, классификацию и поиск файлов (фильтры, умный поиск, тегирование).

Надо учитывать возможности роста. Компания расширяется, появляются новые отделы, а объем данных увеличивается. Платформа должна выдерживать дополнительную нагрузку и обеспечивать стабильный доступ даже при активной работе пользователей.

Если решение поддерживает легкое масштабирование, переход на новые мощности проходит без остановки процессов. Это позволяет адаптировать систему под долгосрочные планы развития и избежать лишних затрат на замену платформы в будущем.

Преимущества использования системы для электронного архива документов

Система архива электронных документов значительно упрощает работу с корпоративной информацией. Компании получают быстрый доступ к файлам, снижают затраты и повышают контроль над данными. Ниже приведены ключевые преимущества, которые делает цифровой архив более эффективным по сравнению с бумажным.

• Оперативный доступ. Все нужные документы находятся в системе за считаные секунды. Поиск осуществляется по названию, дате, типу и другим атрибутам. Сотрудники могут работать с информацией как в офисе, так и удаленно. Это сокращает время на рутинные операции и ускоряет принятие решений.
• Удобство работы с файлами. Цифровые копии легко использовать в переписке и внутренних процессах. Их можно копировать, вставлять в другие документы, пересылать коллегам или распечатывать при необходимости. Поиск нужной информации занимает секунды, а не часы.
• Безопасность и сохранность. Программа электронного архива документов снижает риск повреждений и утраты оригиналов. Документы защищены от пожаров, наводнений и случайных ошибок сотрудников. Бумажные носители изнашиваются со временем, в то время как цифровые файлы остаются неизменными.
• Резервное копирование. Все файлы дублируются автоматически. При сбоях или авариях данные остаются доступными и легко восстанавливаются. Процедура занимает меньше времени и ресурсов по сравнению с восстановлением бумажных архивов.
• Оптимизация рабочих процессов. Сотрудникам не нужно идти в архив или лично обращаться к ответственным за документы лицам. Система сама выдает нужный документ по запросу. Несколько сотрудников могут одновременно работать с одной версией файла.
• Снижение затрат. Система архива электронных документов позволяет сэкономить на аренде помещений для хранения, печати и логистике документов. Меньше расходов на бумагу, шкафы и транспортировку. Финансовая экономия особенно заметна в крупных компаниях с большим документооборотом.
• Повышение прозрачности и контроля. Система фиксирует действия сотрудников — кто открывал документ, что изменял и когда. Это помогает отслеживать процесс работы с документацией и предотвращать ошибки. Управление доступом позволяет разграничивать права по ролям, отделам и типам документов.

На что обратить внимание при выборе системы электронного архива документов?

При выборе системы электронного архива документов важно учитывать несколько ключевых критериев. Они помогут подобрать решение, которое будет удобно в работе, безопасно и масштабируемо.

• Удобство в работе. Интерфейс должен быть простым и понятным. Даже новые сотрудники смогут быстро освоить основные функции. Четкая логика действий и минимальное количество кнопок на экране ускоряют работу с документами.
• Безопасность. Программа должна защищать документы от несанкционированного доступа. Важно наличие разграничения прав, индивидуальных логинов и паролей, а также защиты от удаленного взлома. Система должна сохранять конфиденциальность и юридическую значимость файлов.
• Мобильность. Сотрудники должны иметь доступ к архиву с любых устройств. Программа должна корректно работать на смартфонах и планшетах. Кроссплатформенность позволяет согласовывать, подписывать и передавать документы вне офиса.
• Простота внедрения. Установка системы не должна занимать много времени. Оптимально, если софт устанавливается за час на рабочие ПК. Быстрая интеграция позволяет сразу приступать к работе и настройке маршрутов документов.
• Удобный поиск и классификация документов. Дополнительные функции позволяют систематизировать и ускорить работу с архивом. Например, фильтры помогают сузить круг поиска документа (по дате, типу файла, автору или размеру), а системы тегирования избавляют от хаоса и упрощают доступ к информации. 
• Масштабируемость. Программа электронного архива документов должна легко адаптироваться к росту компании. Возможность увеличивать количество пользователей и объем документов важна для долгосрочного использования. Система должна поддерживать распределение нагрузки между серверами.
• Интеграции с другими сервисами. Важно, чтобы архив мог работать с ERP, CRM, почтой и электронной подписью. Это сокращает ручной ввод данных и ускоряет обработку документов. Поддержка готовых коннекторов облегчает интеграцию в существующие процессы.
• Поддержка и обновления. Компания-разработчик должна предоставлять своевременные обновления и грамотную техническую поддержку. Это гарантирует стабильную работу системы и внедрение новых функций без сбоев.

Выбирая систему с учетом этих критериев, организация получает безопасный, удобный и эффективный электронный архив, который будет развиваться вместе с бизнесом.

Как EnDocs помогает организовать электронный архив документов?

В статье мы рассмотрели, как выбрать систему для электронного архива документов, какие критерии важны и какие функции помогают сделать работу с файлами удобной и безопасной.

EnDocs — это современный сервис для электронного документооборота, включенный в реестр российского программного обеспечения. С его помощью компании могут создавать централизованный электронный документооборот и архив документов, систематизировать документы и обеспечивать быстрый доступ к нужной информации.

С EnDocs легко искать файлы по атрибутам, объединять документы в логические пакеты и управлять доступом сотрудников. Платформа поддерживает облачную и локальную версии, интеграцию с 1С и «Контур.Диадок», а интерфейс построен по принципу «единого окна», что делает работу понятной и удобной.