Как выбрать систему ЭДО в 2025 году?

Еще недавно для ведения документов люди отдавали предпочтение бумажной печати. Сегодня же все чаще отдельные ИП и крупные организации переходят на цифровые инструменты. Это решение открывает новые перспективы и возможности. Поэтому популярность таких сред вполне объяснима.

Несмотря на все достоинства компьютеризации, нередки и проблемы с интеграцией электронных инструментов. Нередко причина в том, что не каждый понимает, какой ЭДО выбрать. В этом нужно учитывать множество факторов. Многие из них не очевидны.

Наш опыт решения проблем с оптимизацией позволил выделить догмы, помогающие правильно выбрать систему электронного документооборота. На их основе мы и составили эту небольшую инструкцию.

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ взаимодействия людей и контрагентов путем передачи документов в электронном виде посредством специальных сервисов и технологий. 

Принцип крайне прост. ЭДО заключается в том, что действия, связанные с анкетами, отчетами, накладными и подобным, выполняются внутри компьютерной среды. К примеру, начальнику больше не нужно подписывать кипу бумаг и отправлять их через медлительную почту. Достаточно снабдить электронный файл цифровой подписью и переслать его по сети.

Для всех действий с такими файлами используют специальные программы – ЭДО системы. Внутри них есть ряд специфических инструментов. Все опции направлены на то, чтобы сделать любые манипуляции с бумагами проще, безопасней и быстрее.

Несмотря на то, какое ЭДО выбрал человек, работа с ним выглядит приблизительно одинаково. По своему принципу всё напоминает банальную подготовку и пересылку файлов по Email. С поправкой на то, что работа выполняется в интерфейсе одной программы:

1. Заполняется нужная форма;
2. Файл дополняется электронной подписью;
3. Документ отправляется через интернет;
4. Получатель открывает бланк и ставит свою подпись;
5. ЭДО проверяет статус;
6. Участники получают свою копию бумаг.

Удобство такого формата сотрудничества вполне очевидна. И более того, использовать её можно без ограничений. Фактически, каждая организация может выбрать ЭДО и отказаться от работы с бумагой.

Программы этой категории могут поддерживать юридически значимые файлы. В таком варианте цифровые документы ничем не уступают бумажным аналогам, заверенным подписью или печатью. Данный сценарий требует вовлечения ряда дополнительных структур (оператор ЭДО, удостоверяющий центр, госорганы, аккредитующие провайдера). Даже учитывая это, работа с электронным инструментом проще чем с бумагой. Большинство действий выполняется автоматически, без участия самого пользователя.

Особенно ощутима польза ЭДО для крупных фирм. Объемные списки номенклатуры накладывают свои сложности на манипулирование документами. Обработка массивов информации может стать значительно легче, если все данные будут сосредоточены внутри компьютера.

7 ключевых критериев по выбору системы ЭДО

Рост популярности цифровых инструментов породил немалое предложение. Это ставит в тупик многих пользователей, ведь выбор ЭДО в большом ассортименте может стать неподъемной задачей. Также стоит помнить, что не все они обладают необходимым набором функций.

Чтобы избежать ошибок, рассмотрим критерии выбора программного обеспечения для ЭДО. Наш список максимально охватывает нужды бизнеса вне зависимости от его масштаба.

1. Соответствие требованиям закона

Нельзя сказать, что программы, не дающие документам юридической силы, бесполезны. Такие можно использовать для внутреннего документооборота. Но, если необходимо охватить весь спектр документооборота, то выбирать ЭДО этого типа не стоит.

Государство вовсю пропагандирует переход на ЭДО. При этом касается это не только России. Поэтому была выпущена масса законов и актов, нормирующих работу с электронными документами. Всем им должна соответствовать выбранная программа. Для обеспечения юридической силы необходимо, чтобы платформа гарантировала соответствие:

• ФЗ №63 «Об электронной подписи»;
• Статье 169 налогового кодекса;
• Статьям 160 и 434 гражданского кодекса;
• ФЗ №402 «Об бухгалтерском учете»;
• ФЗ №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Все это необходимо, чтобы получить правовую силу. Эти законы и статьи гарантируют нужный уровень функционала и безопасности сервиса.

2. Интеграция с корпоративными системами

Даже самый разнообразный список возможностей ЭДО не охватит всех потребностей бизнес-деятельности. Переходя на цифру, не избежать использования корпоративных сред, систем бухгалтерского учета и подобных платформ.

Вместе с плюсами от применения различных сервисов, встречаются и сложности. К примеру, нужно, чтобы все могло подключаться к общим базам данных и воспринимать форматы соседствующих программ. И в вопросе, как выбрать систему электронного документооборота, это нужно учитывать.

Какие моменты важно проверить:

• Поддержка ключевых сервисов. Составьте список используемых платформ и сравните с описанием выбранной ЭДО. Это могут быть 1С, CRM, ERP;
• Простота подключения. Наличие в предложении коннектора или открытого API намного упростит ситуацию;
• Наличие маршрутизации. Это важный инструмент для автоматизации. Настроив его, можно заранее определить последовательность следования документа;
• Совместимость форматов. В идеале, данные из одной среды должны без проблем открываться в другой;
• Возможности автоматизации. Хорошо, если ЭДО, выбрать которую вы решили, сможет самостоятельно подтягивать данные из других сервисов и оформлять документы без вмешательства людей.

Наиболее перспективными будут адаптивные и гибкие ЭДО. Примером таких может послужить EnDocs. Она поддерживает большинство бухгалтерских платформ. Также этот сервис способен читать файлы разных форматов. С ним открывается возможность настроить автоматизацию рутинных задач.

3. Удобство интерфейса и простота работы

Это то, с чем пользователи непосредственно взаимодействуют. Интерфейс должен обеспечивать комфортные условия для работы. А поэтому, решая, какое ЭДО выбрать, ориентируйтесь на максимально простой и понятный дизайн. Интуитивность позволит освоить сервис, даже если человек с первого раза не понял как с ним оперировать.

Оценивая интерфейс, обратите внимание на наличие:

• Понятной навигации и поиска. Фильтры, ключи и подобное намного упрощает жизнь специалиста;
• Шаблонов и автозаполнения форм. Незаменимая опция для экономии времени. Регулярные запросы и документы будут вводиться и оформляться в пару кликов, без лишней рутины;
• Мобильной версии. Если есть версия приложения для смартфона или сервис для доступа через мобильный браузер, то сотрудники смогут выполнять свои обязанности даже находясь далеко от рабочего места;
• Вариантов адаптивной настройки. Неплохо, если можно избавиться от ненужных инструментов. Оптимизированный интерфейс упростит оперирование и снизит процент ошибок.

Уделяйте внимание не только доступным иконкам, полям и надписям. Следите, чтобы цветовая гамма дизайна не была слишком пестрой. Такая скажется на работоспособности и обеспечит быстрое утомление людей.

4. Безопасность и защита данных

Многих пугает мнимая безопасность бумажных документов. По их мнению, они надежней компьютерного файла. На самом деле подделать их значительно проще. Но, чтобы сберечь свои данные, все же нужно помнить, что защищенность – важный критерий выбора программного обеспечения для ЭДО.

Коммерческая тайна или персональные данные будут в сохранности, если выбранная система электронного оборота документов будет:

• обеспечивать многоуровневую защиту. Проверка нужна на каждом этапе обработки;
• использовать актуальные методы шифрования. Сертифицированные методы обеспечат сохранность информации;
• предотвращать несанкционированный доступ. Система аутентификации и верификации позволит избежать информационных утечек;
• ограничивать пользовательский доступ. Это оградит не только от распространения данных. Распределение прав позволит не допустить путаницу и случайное вмешательство людей в недоверенные им файлы;
• сертифицирована по требованиям безопасности. Еще один способ убедиться в надежности приложения.

Кроме всего названного, не забывайте оценивать репутацию поставщика. Посмотрите отзывы о платформе. Они помогут сложить объективное мнение об ЭДО, выбрать которую вы собираетесь.

5. Скорость и стабильность работы

Внедрение цифровых платформ должно положительно сказываться на темпах обработки. Не исключение в этом и ЭДО, но как выбрать подходящую с этой стороны программу? Все очень просто, необходимо, чтобы система имела избыточную, с точки зрения клиента, производительность.

Выбор ЭДО нужно основывать на возможности сервиса обеспечивать быструю и стабильную работу. Особенно важно, чтобы платформа не тормозилась даже при полной загрузке. Чтобы добиться этого:

• оцените потребности своей организации. Обозначьте, с какими документами ЭДО будет иметь дело. Рассчитайте объем потоковых данных. Решите, какие отделы будут использовать платформу;
• изучите потенциал провайдеров и систем-ЭДО. Проверьте репутацию поставщиков, сколько они находятся на рынке;
• почитайте отзывы. Поинтересуйтесь, какие варианты пользуются популярностью в вашем секторе.
• Соберите в перечень самые подходящие программные решения. Их можно оценить, если проверить:
• производительность. Сервис должен без труда поддерживать функционирование всего штата сотрудников. В особенности это требует внимания, если системой будут пользоваться тысячи людей или месячный оборот информации переваливает за 50 тыс. документов;
• время отклика. Типовые и сложные действия не должны вызывать задержек. Проверьте реакцию на нажатие пунктов меню, вызов инструментов и заполнение шаблонов;
• порог интенсивности. При его достижении, система перестает работать, даже если обеспечить дополнительные аппаратные мощности.

Среди всего разнообразия программ можно выделить лишь несколько мощных ЭДО, как выбрать среди них подходящий? Оцените характеристики, заявленные разработчиком, и сравните их с отзывами. Помните, что только единицы будут соответствовать собственным представлениям о программе. К примеру, сервис EnDocs обеспечивает избыточную производительность. Поэтому можно быть уверенным, что все рабочие места, снабженные им, будут достаточно быстрыми.  

6. Стоимость владения (TCO)

Это один из ключевых параметров для многих. При этом нужно помнить, что в статью расходов войдет не только цена на подписку. Содержание базы данных, обучение людей, внедрение системы также потребуют вложений.

Проверьте договор и описание понравившихся сервисов. Обратите внимание, насколько тщательно описаны все предоставляемые поставщиком услуги. Прозрачность сделки предотвратит непредвиденные затраты. При формировании итогового ценника учитывают:

1. Масштабы документооборота. Сюда можно отнести общее количество бумаг, их сложность. Учитывается функциональность, разнообразие настроек шаблонов и интерфейса;
2. Модель подсчета стоимости. В некоторых тарифах придется платить за каждый обработанный файл. Другие планы предоставляют определенный годовой или месячный объем данных;
3. Интеграцию. Отдельные поставщики взимают дополнительную плату за подключение сервисов пользователя;
4. Роуминг. При работе с контрагентами потребуется связь с их ЭДО. Данные условия обычно описываются в тарифах.

Помимо этого, может потребоваться оплата дополнительных услуг. Поэтому проанализируйте:

1. Расходы на покупку лицензии и подписки;
2. Сколько придется платить за хранение файлов;
3. Цену на запуск системы и обучение пользователей.

В общих чертах ТСО описывает все расходы на ЭДО, выбрать которую может помочь консультация с поставщиком. Специалист рассчитает, сколько обойдется программа при вашем сценарии использования.

7. Поддержка и сервис

Даже самые продуманные системы не обходятся без ошибок и проблем. Они могут возникнуть на этапе внедрения или когда программа уже используется какое-то время. Решая, какое ЭДО выбрать, нельзя упускать этот факт.

Техническая поддержка поможет поддержать бесперебойную работу сервиса. Условия её оказания можно подчеркнуть из договора пользователя. Также не лишним будет спросить у консультанта:

• обеспечивают ли они круглосуточную поддержку;
• предоставляются ли услуги горячей линии, личного менеджера и онлайн-чата;
• есть ли у поставщика обучающие видео для пользователей;
• решают ли специалисты нестандартные проблемы;
• можно ли надеяться на ведение на моменте внедрения ЭДО.

Обмен документами не терпит отлагательств. Из-за проблем с программой растет вероятность потери перспективного партнера или применения по отношению к фирме взысканий. По этой причине важно, чтобы поставщик решения оказывал помощь на всех этапах жизненного цикла программы.

Преимущества использования ЭДО

К выбору ЭДО, как основного средства оборота документов, подталкивает множество факторов. Тут и требования законодательства РФ, и контрагенты, которые уже сделали этот шаг. Однако есть для такой цифровизации и более значимые для компании причины.

Использование актуальных компьютерных технологий заставляет по-новому посмотреть на вполне обыденные коммерческие задачи. Заполнение бланков, анкет, отчетов происходит намного легче. Благодаря этому растет производительность всех рабочих этапов. Кроме этого, выбор ЭДО позволит получить вполне очевидные преимущества:

• Экономия рабочего времени. Подготавливать файлы можно за пару кликов. И речь тут идет не только о недостатках почты и курьеров. Цифровой документ не нужно печатать. При его оформлении можно использовать автозаполнение и готовые шаблоны;
• Простота хранения. Вся важная информация будет размещена в базе данных. Сведения оттуда легко получить пользуясь простым поиском. Такой архив копируется, сохраняется и перемещается без лишних затрат времени и труда;
• Высокое качество обслуживания. Рост скорости неизменно влечет за собой сокращение времени ожидания. Расчет клиентов выполняется быстрей. Договора автоматически подписываются и отправляются на электронную почту. Не нужно носить с собой громоздкие папки с бумагами;
• Защищенность документов. Вопреки мнению обывателей, компьютерный файл надежней бумаги. Он закрепляется цифровой подписью. Такая защита от вмешательства гарантирует сохранность документа;
• Повышение контроля над процессами. Больше не нужно искать, на каком этапе зависло оформление. Руководитель посмотрит через интерфейс платформы, какой специалист задерживает процесс. Также стоит выбрать ЭДО, чтобы обнаружить узкие места в производственном алгоритме. В дальнейшем их можно оптимизировать;
• Простая коммуникация. Многие сервисы обладают собственными инструментами для связи. Записки оставляются прямо в файле. Руководитель способен раздавать конкретные рекомендации исполнителям, без личного присутствия на рабочем месте;
• Уменьшение объема дебиторских долгов. Через компьютер обработка платежей происходит быстрей. Меньше шансов упустить или недосмотреть отдельные параметры сделки;
• Маршрутизация процессов. Повторяющиеся и рутинные документы могут проходить по шаблонному алгоритму. Для этого заранее определяется очередность их следования от одного работника к другому.

В качестве весомого критерия оценки следует добавить и отсутствие недостатков, присущих бумажной печати. Ведь физический документ меньше хранится, требует больше места в архиве, его трудно найти, а отыскать нужный пункт в нем мешает и разнообразие человеческого почерка, и отсутствие каких бы то ни было средств автоматического поиска.

Почему стоит выбрать EnDocs?

Опираясь на описанные в статье особенности и преимущества, можно смело утверждать об необходимости перехода на цифру. При этом польза от такого нововведения будет как малым компаниям и отдельным ИП, так и крупным многотысячным фирмам. Но обеспечить себе все плюсы от использования программы можно только, если знать, как выбрать ЭДО.

Указанные критерии описывают все ключевые факторы подбора подходящей системы. Даже беглое знакомство с ними подсказывает, что не каждое предложение на рынке ПО подойдет конкретной компании. При этом среди всех них выделяются и довольно универсальные платформы. Вне зависимости от сферы деятельности и масштабов организации, мы советуем остановить свой выбор на платформе EnDocs. Это многофункциональное решение задач, связанных с документооборотом.

EnDocs относится к максимально адаптивным системам. ЭДО этого класса позволяет:

• легко интегрировать систему со сторонними корпоративными программами;
• быстро обучать людей навыкам оперирования с интерфейсом;
• настраивать саму программу и рабочие алгоритмы под отдельные задачи;
• работать с юридическими бумагами;
• гарантировать высокую надёжность и безопасность;
• с лихвой обеспечить рабочие места производительными мощностями.