Как создать электронный архив: вопросы и ответы

Электронные архивы предприятий являются основой системы электронного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы.

С чего начать?

Для начала нужно определиться какие документы мы будем хранить в электронном архиве.

В целом все документы, можно разделить две группы:

1. Исходящие документы — документы, которые созданы внутри организации . Такие документы предназначены для передачи клиентам, в основном это документы по продажам или для внутренних целей — кадровые документы, различные ОРД, договорная документация и т.п.

2. Входящие документы — документы, полученные нами из внешних источников. Например, от наших контрагентов или гос.органов.

Важной задачей при создании электронного архива является сокращение трудозатрат и времени, связанных с вводом документов в архив. При этом о собственных документах мы знаем все, о чужих — ничего. Поэтому процессы обработки таких документов и требования к функциональности архива для этих групп документов отличаются.

Исходящие документы

Организация ввода исходящих документов является относительно простой задачей, чем обработка входящих документов. Все исходящие документы, обычно формируются в тех или иных информационных системах предприятия. Например, та же первичка формируется в учетной бухгалтерской или ERP-системе.

Что бы автоматизировать ввод таких документов в архив необходимо сделать три вещи:

1. Ваша учетная система должна уметь (или необходимо научить это делать) при формировании печатных экземпляров добавлять на страницу документа уникальный штрихкод.
2. Электронный архив должен уметь получать из вашей учетной системы, список сформированных таким образом документов с их реквизитами.
3. Электронный архив должен уметь распознавать штрихкоды на сканах документов.

Таким образом процесс формирования и дальнейшего ввода исходящих документов в архив выглядит следующим образом:

1. Из учетной системы распечатывается комплект документов для клиента со штрихкодом на каждом документе.
2. Электронный архив получает данные о сформированном комплекте документов из учетной системы и создает у себя карточки документов и заполняет их реквизитами так же полученными из учетной системы.
3. После получения от клиента подписанных экземпляров документов — они сканируются и попадают в архив. Благодаря распознанному штрихкоду сканы документов попадают в правильную заранее сформированную карточку документов.

Таким образом ввод исходящих документов в электронный архив осуществляется максимально автоматизированным образом. При этом можно контролировать возврат клиентами подписанных с их стороны документов, формируя в электронном архиве подборку документов без загруженных сканов.

Входящие документы

Теперь поговорим об обработке документов поставщиков и о том как автоматизировать ввод таких документов в электронный архив.

Существует два способа ввода в архив таких документов.

Первый и более дорогой — применять систему распознавания документов. Задачей такой системы является не только распознавания текста в документе, но и понимание что в этом тексте является номером документа, что датой, суммой и т.п.

Система распознавания не может работать в полностью автоматическом режиме — результат распознавания зависит от исходного качества полученных документов. Чем мельче шрифт, хуже качество печати, неверно подобранны параметры сканирования — тем хуже будет результат. В среднем на практике качество распознавание дает порядка 90% корректных данных. Это означает что документы после распознавания требуют проверки — верификации человеком. А если внешний вид документов достаточно вариативен — в частности такими документами являются акты выполненных работ — то качество распознавания будет достаточно низким — потребуются отдельные усилия по обучению системы умению распознавать такие документы.

При использовании распознавания ввод в архив входящих документов выглядит следующим образом:

1. Сканирование полученных документов.
2. Распознавание полученных документов.
3. Верификация распознанных документов.

После верификации документ попадает в архив.

Если использование системы распознавания по различным причинам невозможно — то можно использовать другой способ ввода документов в архив:

1. На полученный документ наклеивается штрихкод.
2. Документ сканируется и загружается в архив. Такой документ на данном этапе не будет содержать никаких реквизитов кроме штрихкода.
3. Электронный архив направляет ответственному бухгалтеру уведомление со ссылкой на полученный документ.
4. Бухгалтер по полученной ссылке открывает скан документа и вносит его в учетную систему, включая значение штрихкода, так же как если бы у него на столе был бумажный документ.
5. Электронный архив, благодаря наличию в учетной системе введенного документу по штрихкоду находит и загружает все необходимые документы.

Таким образом без применения дорогостоящей системы распознавания можно автоматизировать ввод в электронный архив документов поставщиков.

Подводя итоги…

В данной статье мы постарались рассказать, как работают электронные архивы бухгалтерских документов, какие бизнес-задачи они могут решать и как решается ключевая задача — ввод документов в архив.

Опыт показывает, что можно построить удобный в работе электронный архив на базе платформы EnDocs. Редакция EnDocs On-Premise позволяет реализовать любое проектное решение, учитывающие все требования заказчика — специализированные интерфейсы, интеграции, workflow, хранение больших объемов данных хранятся в защищённом массиве и т.п.

Для тех, кому нужно быстрое решение, без затрат на инфраструктуру и внедрение подойдет облачная версия — EnDocs Cloud