Как согласовать счет за 3 минуты и избежать проблем
Счета на оплату нередко «зависают» в почте, теряются в мессенджерах или неделями ждут визирования на бумаге. В итоге компания рискует сорвать сроки оплаты, получить претензии от поставщиков или приостановку поставок.
Между тем, согласование счета — это рутинная операция, которую можно превратить в понятный и быстрый бизнес-процесс. Достаточно четкого порядка действий, закрепленного регламента и удобного инструмента. В этой статье — о том, как навести порядок в согласовании счетов и сократить время согласования до нескольких минут.
Проблемы при согласовании счетов
Главная трудность — отсутствие единого процесса. В одних случаях счет отправляют по почте, в других — приносят бумажную копию или пересылают скан в чат. Кто должен его согласовывать, в каком порядке и как фиксируется факт согласования — чаще всего остается на усмотрение сотрудников. Это приводит к путанице и задержкам.
Вторая проблема — человеческий фактор. Если счет «потерялся» на этапе согласования, сложно отследить, где именно он застрял. Кто-то уехал в отпуск, кто-то забыл поставить подпись, кто-то передал документ не тому. Все это тормозит оплату и вредит деловой репутации. Ручной процесс неизбежно тянет за собой ошибки: опечатки, неактуальные версии, потерянные письма.
Третье — нет прозрачности. Руководитель или бухгалтерия не всегда понимают, на каком этапе находится счет, согласован ли он, какие еще остались визы. В условиях срочной поставки или закрытия периода это превращается в источник стресса и ошибок.
Четвертая проблема — дублирование. Один и тот же счет могут согласовывать несколько раз, просто потому что не видно истории действий. Или наоборот — документ уходит в оплату без нужных виз, что нарушает внутренние процедуры и может вызвать вопросы у контролеров.
И главное — тратится время. Вместо условных трёх минут на согласование сотрудники теряют часы на выяснение, кто, что и когда должен подписать.
Как организовать согласование счетов в организации
Чтобы согласование счетов не превращалось в лотерею, нужно выстроить чёткую систему. Она должна быть понятной, повторяемой и прозрачной для всех участников. Только так удаётся сократить время, избежать ошибок и добиться реального контроля над расходами.
Система согласования счетов
Система согласования — это основа. Она описывает, кто, когда и по каким критериям принимает решение об оплате счета. В каждой организации структура будет своя: где-то достаточно визы одного руководителя, где-то требуется три уровня согласования.
Важно, чтобы система не зависела от личной инициативы сотрудников. Учет должен вестись централизованно, с фиксацией действий, статусов и сроков. Это позволяет избежать «потерь» и сократить издержки.
Современные подходы включают автоматизацию. Например, если сумма счета превышает определённый лимит, он автоматически направляется к финансовому директору. Если ниже — достаточно визы начальника отдела. Это снижает нагрузку и делает процесс управляемым.
Регламент
Регламент закрепляет правила игры. Это внутренний документ, в котором прописано, какие счета подлежат согласованию, в каком порядке, какие сроки и кто за что отвечает. Он важен не только для бухгалтерии, но и для всех участников процесса.
Хороший регламент прост, лаконичен и понятен каждому. Он исключает двойные трактовки и помогает быстро принимать решения. В нём фиксируются типовые сценарии: от авансов до срочных счетов, от регулярных платежей до разовых закупок.
Если регламента нет, каждый отдел действует по-своему, что приводит к конфликтам, задержкам и рискам. При наличии — всё фиксируется: кто отвечает, на каком этапе, и в какие сроки.
Порядок согласования
Порядок согласования должен быть чётко определён и зафиксирован в регламенте. Он может отличаться в зависимости от типа счета, суммы, срочности или категории затрат.
Как правило, стандартный порядок включает:
- проверку правильности оформления счета;
- согласование с инициатором закупки или проекта;
- визирование у ответственного за бюджет (например, начальника отдела);
- финальную проверку в бухгалтерии и/или у финансового директора.
На каждом этапе важно фиксировать дату и ответственного. Это исключает споры и помогает точно отследить, где «завис» документ.
В идеале порядок согласования должен быть логичным и не перегруженным лишними звеньями. Чем меньше участников — тем быстрее и надёжнее результат.
Бизнес-процесс согласования счета на оплату
Бизнес-процесс — это наглядная схема того, как движется счёт от получения до финальной оплаты. Он охватывает все шаги: от поступления документа до передачи в казначейство или бухгалтерию.
Обычно процесс выглядит так: получен счёт → зарегистрирован → направлен на согласование → получены все визы → передан на оплату. В электронных системах все эти этапы фиксируются автоматически.
Чем чётче бизнес-процесс, тем меньше ручных операций, рисков и задержек. Он позволяет стандартизировать работу, ускорить её и легко масштабировать на другие участки учёта.
Электронное согласование счетов (согласование онлайн)
Переход к электронному согласованию — это не просто цифровизация бумажного процесса, а полная трансформация подхода. Онлайн-согласование позволяет выполнять все действия — от загрузки счета до визирования и передачи в оплату — без бумажных документов, внутри одной системы.
Основное преимущество согласования счетов онлайн — скорость. Счёт не нужно распечатывать, носить по кабинетам и подписывать вручную. Согласование идёт по заранее заданному маршруту, автоматически уведомляя нужных сотрудников.
Электронные системы поддерживают интеграцию с системами управления счетами и платежами. Это позволяет автоматически передавать счета из систем учёта в модуль согласования, а после — в платёжный календарь или банковский сервис.
Онлайн-платформы фиксируют все действия: кто согласовал, когда, с какими комментариями. Это помогает при внутреннем контроле, проверках и разбирательствах. Также можно задать условия автосогласования для типовых и небольших сумм.
Современные решения также учитывают ограничения по лимитам, проектам, контрагентам. Система сама подсказывает ошибки или отклонения от бюджета. Таким образом, финансовая дисциплина соблюдается автоматически, без постоянного контроля вручную.
Кроме того, электронное согласование интегрируется с внутренними системами договорной работы и учёта обязательств. Это особенно полезно для компаний, где согласование счета должно учитывать наличие договора, закрывающих документов или этапов исполнения.
Программы для согласования счетов
Автоматизировать согласование счетов без надёжного инструмента — задача почти невыполнимая. Вручную контролировать сроки, маршруты, статусы и комментарии — значит тратить время и рисковать сбоем на каждом этапе. Именно поэтому большинство организаций выбирают специализированные программы, которые берут на себя управление всем процессом согласования.
Такие системы обеспечивают чёткую маршрутизацию, уведомления, контроль прав доступа и привязку к договорам или заявкам. Некоторые из них встроены в экосистему документооборота, другие — фокусируются на задачах учёта и финансов. Ниже рассмотрим четыре популярных решения, которые часто используются для этих целей: EnDocs, Битрикс24, 1С:Документооборот и 1С:ERP.
EnDocs
EnDocs — это специализированное решение для автоматизации процесса согласования счетов, которое позволяет организациям согласовывать платежи всего за 2–3 минуты. Система охватывает весь цикл — от загрузки счета до его оплаты — и обеспечивает прозрачность, предсказуемость и контроль на каждом этапе. Вместо бесконечных звонков и писем вы получаете единое цифровое пространство, где все счета видны, отслеживаются и своевременно обрабатываются.
Одно из ключевых преимуществ EnDocs — доступность всех платежей в одном месте. Здесь реализован централизованный реестр счетов, поддержка работы с несколькими юридическими лицами, гибкие настройки прав доступа, фильтрации и маршрутов. Благодаря этим функциям компания может вдвое сократить время согласования и снизить нагрузку на сотрудников до 50%.
Процесс работы с EnDocs интуитивен: сотрудник загружает счёт (в том числе — через фото или напрямую из ЭДО), система направляет его по нужному маршруту, согласующие обсуждают детали прямо внутри интерфейса, а после утверждения платёж автоматически уходит в 1С. Бухгалтер видит все согласованные документы, может в один клик подготовить платёжку, а инициатор — сразу узнаёт об оплате.
EnDocs гибко адаптируется под внутренние правила компании. Хотите, чтобы счета до 100 000 рублей согласовывал только финансовый контролёр? Или чтобы в разных филиалах были свои маршруты? Всё это настраивается без привлечения программистов — прямо в интерфейсе. Кроме того, платёжный календарь и отчётность помогают прогнозировать нагрузку и избежать кассовых разрывов.
Система отлично интегрируется с 1С, позволяет видеть актуальные данные об оплатах, а также — передавать счета и их статусы между EnDocs и клиентами. Для тех, кто часто работает вне офиса, доступно мобильное приложение: согласование, комментирование и просмотр документов — всегда под рукой. В EnDocs есть всё что нужно для автоматизации процессов и управления командами – электронный документооборот, задачи и проекты.
Битрикс 24
Битрикс24 предлагает встроенные инструменты для автоматизации согласования счетов внутри компании. Основой служит бизнес-процесс, который можно гибко настроить под внутренние регламенты: кто согласует, в каком порядке, на каких условиях и с какими уведомлениями.
Счета можно прикреплять к задачам, сделкам или контактам в CRM, запускать их на согласование через шаблоны бизнес-процессов и отслеживать статус исполнения в режиме реального времени. При необходимости в процесс можно включать нескольких участников, задавать условия автоматического перехода на следующий этап, а также организовывать ветвление маршрутов в зависимости от суммы или категории расходов.
Благодаря интеграции с электронной почтой и мессенджером Битрикс24, уведомления о новых согласованиях мгновенно доходят до исполнителей. Сотрудники могут согласовать или отклонить счет прямо в интерфейсе уведомления, без необходимости открывать отдельные окна или приложения. Это особенно удобно для руководителей и тех, кто работает вне офиса.
Дополнительно к базовым возможностям можно подключить внешние сервисы для автоматической передачи согласованных счетов в бухгалтерию или обмена с контрагентами. Таким образом, весь цикл — от поступления счета до его оплаты — проходит в одном цифровом контуре.
В Битрикс24 всё организовано в единой системе: CRM, задачи, документы и финансы работают синхронно, а счета не теряются и не «висят» без движения.
1С:Документооборот
1С:Документооборот предоставляет развитые инструменты для согласования входящих и исходящих счетов в организациях с любым уровнем сложности бизнес-процессов. Решение подходит как для небольших компаний, так и для крупных холдингов с разветвлённой структурой. Все этапы — от регистрации счета до отправки его в бухгалтерию на оплату — можно автоматизировать в рамках одного маршрута согласования.
Документы автоматически распознаются и классифицируются при загрузке — благодаря встроенным механизмам оптического распознавания и интеграции с почтовыми сервисами. Это позволяет минимизировать ручной ввод и ускорить начало процесса согласования.
Особенность 1С:Документооборот — подробный журнал всех действий и изменений по счету, где фиксируется не только результат согласования, но и вся переписка, комментарии и замечания участников.
Интеграция с другими продуктами 1С — особенно с 1С:Бухгалтерией и 1С:ERP — позволяет после согласования автоматически передавать счета на оплату. А благодаря контролю исполнения и отчётности, сотрудники финансовых и юридических подразделений всегда видят текущий статус документа.
1C:ERP
В 1С:ERP процесс согласования счётов тесно интегрирован с финансовыми и операционными модулями системы. Инструментарий системы позволяет гибко настраивать маршруты с учётом особенностей разных подразделений и проектов — например, автоматическое разделение по центрам затрат и выделение ответственных лиц в зависимости от бюджета и вида расхода.
Кроме того, 1С:ERP ведёт детальный учёт истории изменений и комментариев по каждому счёту, что облегчает аудит и анализ задержек в процессе согласования. Автоматическая передача согласованных счетов в модуль казначейства обеспечивает своевременное формирование платежных поручений и контроль исполнения обязательств.
Заключение
Чтобы согласование счетов занимало не недели, а считанные минуты, необходимы три компонента: чёткий регламент, автоматизированный процесс и удобная система. Отказ от «ручных» и разрозненных схем в пользу централизованного цифрового подхода позволяет:
- избавиться от потерь и дублирования;
- ускорить визирование и оплату;
- повысить прозрачность и контроль;
- снизить нагрузку на бухгалтерию и финансы;
- минимизировать риски кассовых разрывов и претензий со стороны поставщиков.
Инструменты вроде EnDocs, Битрикс24, 1С:Документооборот и 1С:ERP позволяют выстроить надёжный и быстрый процесс согласования, адаптированный под специфику компании. А значит — сделать рутинную операцию точной, управляемой и по-настоящему быстрой.
