Переход на электронный документооборот в организации: 5 ключевых шагов

Переход на электронный документооборот — важный шаг для компаний, стремящихся ускорить работу с документами, повысить прозрачность процессов и снизить нагрузку на сотрудников. В условиях 2025 года цифровизация становится не просто преимуществом, а необходимостью для эффективного управления бизнесом.

В этой статье разберем пять ключевых шагов, которые помогут компании перейти на электронный документооборот без лишних рисков.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Электронный документооборот (ЭДО) — это хороший способ повысить успешность компании. Но почему это так важно? Мы подробней разберемся в этом, определив преимущества и понятия данного улучшения.

Электронный документооборот – когда для обмена важной информацией применяют не бумагу, а файлы. В отличие от печати, компьютерные формы могут оформляться автоматически. При этом используются специальные системы ЭДО, работа которых обеспечивается операторами.

В зависимости от назначения, выделяют два типа электронного документооборота:

1. Внутренний ЭДО: работа с приказами, служебными записками, заявлениями на отпуск, больничными и другими документами, касающимися внутренней работы компании.
2. Внешний ЭДО: работа с договорами, счетами, актами, дополнительными соглашениями, отчетностью в госорганы и другими документами с внешними контрагентами.

Внутренний ЭДО необходим для работы только между собственными специалистами. Эти процессы не контролируются законодательными органами, а поэтому политика их реализации полностью регламентируется руководством фирмы. Иногда используют сетевые папки или передачу файлов по почте. Некоторые создают для этого личные сервисы.

Внешний ЭДО позволяет передавать важные бумаги в цифровом виде между партнерами, клиентами, государственными органами. При этом важно соблюдать нормы. Их описывают требования партнера и закон.

В обоих случаях все можно сделать значительно проще. Для этого потребуются системы ЭДО – специальные программные оболочки, преобразующие все правила и требования к оформлению документов в понятный человеку интерфейс. Они устанавливаются на рабочие компьютера сотрудников или подключаются с облачного сервиса через сеть.

В РФ всячески поддерживают и продвигают переход на ЭДО. Такая тенденция имеет место и в других странах. Уже сейчас можно не печатать документы на бумаге. Фирмы разного уровня и направления способны обмениваться информацией с госорганами и контрагентами полностью в электронном виде.

Зачем переходить на электронный документооборот?

Цифровизация деловой сферы постепенно вытесняет классические бумажные документы. При этом переход на ЭДО для многих остается делом добровольным.

Несмотря на это, даже компании, к которым в этом плане не выдвигаются жесткие требования, все чаще делают выбор в пользу электронного документооборота, так как его использование позволяет:

• Повысить скорость. Передавать важные бумаги по почте или курьером куда более медленный подход, чем отправлять их через сеть. При этом увеличивается скорость всех процессов, включая оформление, верификацию и поиск. Любые манипуляции с документами перестают быть медленными;
• Снизить расходы. В цифровом виде информацию легче хранить, перенаправлять. Для выполнения исправлений не нужно многократно перепечатывать документы, а это экономит средства не только на бумаге, а и на офисной технике;
• Свести на нет человеческий фактор. Переход на ЭДО с привлечением программных платформ помогает реализовать автоматизацию заполнения, компьютерную проверку и контроль. Сотруднику остается меньше рутинных задач, а следовательно, и ошибки будут допускаться реже;
• Работать с госорганами. Государство уже давно начало переход на ЭДО. С каждым годом расширяется перечень отчетности, подавать которую можно в цифровом виде. Кроме того, в этом формате взаимодействие с перегруженными учреждениями госсектора производится быстрей и проще;
• Участвовать в электронных торгах. Внедрение ЭДО в работу предприятия позволит зарегистрироваться на цифровых площадках для торгов и принимать участие в закупках, предлагать свой товар или услугу;
• Упорядочить работу внутри организации. Переход компании на ЭДО избавляет сотрудников от манипуляций с кипой бумаг. Не нужно бегать из отдела в отдел, чтобы собрать подписи и печати. Всё оформляется максимально быстро и хранится в цифровой базе данных. Оттуда к информации можно получить доступ в любой момент;
• Избежать потерь в случае чрезвычайных ситуаций. Компьютерный архив – безопасное место. Особенно, если сравнивать его с пыльной комнатой, наполненной бумагами. Файлы можно хранить на облаке или на личном сервере.

Иногда переход компании на ЭДО – это не только возможность оптимизировать работу, а и важное условие, которое ставит государство. К примеру, цифровые бумаги будут безальтернативным методом работы для:

• Фирм, работающих с маркированной продукцией;
• Организаций, занимающихся реализацией импортных товаров, подпадающих под Национальную систему прослеживаемости (НСП);
• Предприятий, участвующих в госзакупках;
• Бизнеса, предполагающего сдачу отчетностей в госорганы.

По данным государственных информационных каналов, переход на ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. При этом такие нововведения в этой сфере уже не за горами. Поэтому лучше заблаговременно наладить работу программных систем.

5 шагов к переходу на электронный документооборот

Электронный документооборот – это технология, внедрение которой потребует от компании выполнения массы метаморфоз. Сам процесс зависит от соблюдения последовательности действий и тщательности анализа каждой манипуляции. Только придерживаясь этих принципов получится избежать ненужных проблем и задержек в поточной деятельности фирмы.

Если обобщить, то весь алгоритм можно свести к 5 простым шагам. Описанные ниже этапы помогут руководителю понять, в какой очередности и как выполнять работы по переходу на электронный документооборот.

Шаг 1. Проанализируйте текущие процессы и объем документооборота

Перед тем как перейти на электронный документооборот нужно выполнить общую оценку внутренних и внешних операций. Определите объемы и возникающие проблемы. Все это нужно, чтобы понять, где необходимо доработать алгоритмы.

На этом шаге составляется схема всего оборота бумажных документов, необходимых для функционирования компании. На ее основе нужно определить:

• число сотрудников, вовлеченных во взаимодействие с документами;
• список бумаг, с которыми имеет дело фирма;
• перечень трудностей и часто возникающих ошибок.

Эта схема позволит четко понимать, какие цели будут поставлены перед системой ЭДО. Также уже на 1 шаге можно определить масштабы автоматизации, какие рутинные задачи следует перепоручить программе, а что оставить на сотрудников компании.

Шаг 2. Определите цели и ключевые показатели перехода

Если внедрение цифрового документооборота – это не требование госорганов, а собственное решение руководства, то перед тем, как перейти на ЭДО нужно обозначить критерии оценки нововведения. Это необходимо для дальнейшего анализа эффективности привлечения нового инструмента в работу.

Чтобы выполнить этот шаг, нужно четко обозначить цели, которые предполагается достичь от перехода на электронный документооборот. Среди таких могут быть:

• Экономия времени;
• Снижение нагрузки на сотрудников;
• Уменьшение поточных затрат;
• Решение проблем с ошибками в бумагах;
• Упрощение хранения архива документов.

Отталкиваясь от ожиданий, получится определить ключевые критерии оценки. Для этого выберите измеряемые показатели. К таким можно причислить:

• Время согласования договора;
• Объем документов, проходящий через одного сотрудника;
• Стоимость на обслуживание офисной техники и покупку расходников;
• Процент бумаг, отклоненных из-за ошибок.

Все это обеспечит наглядность цифровизации. Благодаря чему эффективность внедрения ЭДО будет более очевидной. Также на основе этого можно выполнять дальнейшую оптимизацию системы.

Шаг 3. Выберите систему для ЭДО и провайдера

В основном программы идут вместе с услугами оператора. Это позволяет сократить затраты на согласование приложения с провайдером. Кроме того, в этом случае не придется обращаться в две различные техподдержки.

Перед тем как перейти на ЭДО необходимо ознакомиться с условиями различных систем и провайдеров. При этом важно учитывать несколько факторов:

• Стоимость. Обращайте внимание на тарифы, наиболее соответствующие вашим задачам. Как правило, цена на услугу и программу будет зависеть от объема документооборота, вторичных опций и количества сотрудников;
• Функции. Некоторые операторы и программы могут сильно ограничивать перечень поддерживаемых документов. Кроме того, нередко возникают сложности с интеграцией в используемые корпоративные среды. Эти вопросы лучше уточнить заранее
• Интуитивность интерфейса. С системой придется работать не только руководителю, а и сотрудникам. Поэтому важно, чтобы визуальная оболочка была максимально понятной и простой для освоения.

По данным пользовательских оценок можно подчеркнуть несколько наиболее продуманных систем ЭДО. В их рейтинге заметно выделяется платформа EnDocs. Она отличается максимально понятной рабочей средой, поддерживает самый обширный набор функций и обеспечивает соответствие всем требованиям законодательных актов.

Шаг 4. Настройте и протестируйте систему

Выбрав провайдера, можно выполнить развертывание системы или подключение рабочих машин к облачному сервису. Перед тем как подключить ЭДО к полноценной работе фирмы важно произвести настройку.

Начать рекомендуется с подготовки основных шаблонов. Пользуясь списком часто используемых документов необходимо выполнить подготовку бланков, в которых будут меняться лишь переменные поля (сумма, контрагенты, дата и подобное).

Далее налаживают маршрутизацию бумаг. В зависимости от типа документа он может попадать к сотрудникам в различной последовательности. Программа должна знать все эти нюансы. Поэтому свой маршрут необходим для каждого отдельного типа.

После выполняют подключение:

• Авто подписи. Если форма носит повторяющийся характер, то платформа способна ставить подпись автоматически, ориентируясь на расписание или согласование бланка;
• Интеграцию с корпоративными системами. Программа может самостоятельно вносить реквизиты контрагентов, сумму, номера договоров или прочие параметры;
• Права доступа. Для некоторых бумаг следует ограничить число сотрудников, имеющих к ним доступ.

Далее выполняют пробный запуск, для этого оформляют пилотный проект. В ходе теста не задействуется основной штат работников. Так система тестируется без вреда для рабочих процессов фирмы. Далее составляется список возникших проблем и отзывы сотрудников. На основе этой информации производят финальную настройку платформы.

Шаг 5. Обучите сотрудников и масштабируйте процесс

Убедившись в работоспособности системы, проводят плановое обучение персонала. Распределите роли и не перегружайте работников ненужным для их задач функционалом. Для эффективного обучения:

• Подготовьте презентацию. Опишите преимущества перехода на ЭДО. Делайте акцент на аспектах, положительно влияющих на работу каждого сотрудника;
• Выберите квалифицированного куратора.  Он должен освоить функционал всей системы и оказывать помощь персоналу;
• Составьте регламент. Карты с понятными инструкциями должны быть у каждого работника;
• Ориентируйтесь на обратную связь. Ключ к успеху – реакция людей. Их отзывы помогут улучшить шаблоны. Также с помощью пользовательского опыта можно доработать маршрутизацию и оптимизировать работу.

Порядок перехода на ЭДО – многоуровневый процесс, который лучше выполнять поэтапно. Для начала поручите системе самые рутинные бумаги. Как только персонал освоиться с базовыми возможностями сервиса, расширяйте степень его вовлечения в рабочий процесс.

Преимущества использования ЭДО

В современном бизнесе нужно быть быстрым. Переход на ЭДО помогает оптимизировать и наладить работу. Поэтому сейчас чрезвычайно важно отказываться от бумажной волокиты.

Вне зависимости от вида ЭДО и используемой для его налаживания программной системы, внедрившая его организация получает массу преимуществ, среди них:

• Сокращение поточных расходов на бумагу и чернила. Это достаточно весомая статья затрат, от которой можно избавиться, если не печатать каждый документ. Использование ЭДО позволяет практически полностью отказаться от бумажных носителей;
• Экономия времени. Все манипуляции с цифровыми документами выполняются за считанные минуты. Не нужно ждать доставки, очереди на подписание или носить бумаги от сотрудника к сотруднику;
• Масштабируемость и адаптивность. ЭДО-система EnDocs легко настраивается под задачи конкретной компании. Функционал и рабочие объемы можно расширить или наоборот ограничить;
• Упрощение взаимодействия с документами. Сохранение всех бумаг в электронном виде позволяет легко находить нужный акт, делать копии или перенаправлять документ;
• Повышение безопасности. Электронная подпись обеспечивает более высокую степень защищенности. Цифровой документ подделать сложней;
• Высокая надежность. Система ЭДО, как и база данных с документами в цифровом виде, могут использоваться удаленно. При необходимости люди продолжат работу на запасных рабочих местах или прямо у себя дома. Такое решение снижает издержки фирмы;
• Возможность мониторинга документооборота. С цифровыми средствами управления ЭДО легко отследить актуальный статус документа. Можно проконтролировать все изменения.

ЭДО улучшает рабочую обстановку. Это нарастит качество услуг и позволит оставлять о себе только хорошее впечатление. Ведь высокая скорость обработки и прозрачность – прерогатива надёжных и ответственных партнёров.

Как выбрать систему для электронного документооборота

Сейчас есть много разных программ для автоматизации бумажной рутины. В тоже время, далеко не любая из них подойдет под конкретные условия работы. Поэтому перед тем, как перейти на электронный документооборот, важно правильно выбрать систему ЭДО.

Когда ты отказываешься от бумаги, на систему ЭДО ложится вся работа с документами. И от того, насколько она подходит, зависит эффективность и удобство работы сотрудников.

При выборе оцените ряд характеристик:

• Возможность интеграции. Обычно системы ЭДО запускаются вместе с другими программами. Важно, чтобы выбранная платформа не мешала работе, а наоборот, улучшала ее;
• Действия с юридически значимыми документами. Система, помогающая с оформлением и оборотом бумаг, не котирующихся на внешнем уровне, мало применима. Все значимые формы придется оформлять вручную, поэтому следует заранее проверить возможность работы с электронными подписями и соответствие приложения всем нормам законодательных актов;
• Доступность для пользователей. Удобный дизайн упрощает обучение. С интуитивным оформлением можно научить даже самых неопытных людей. Оно снижает нагрузку на работников, позволяет выполнять задачи быстрей и эффективней;
• Защищенность. От безопасности зависит многое. Ее нарушение может стать причиной проблем. Не исключена даже ответственность за разглашение персональных данных. Поэтому важно, чтобы система ЭДО обеспечивала надежные алгоритмы шифрования, резервное копирование и ограничение прав доступа;
• Масштабируемость. Сервис должен иметь функцию расширения и настройки под требования компании. Кроме того, от увеличения объемов документооборота не должна падать производительность и быстродействие;
• Управление всем жизненным циклом бумаг. Программа должна обеспечивать специалистов всем необходимым инструментарием, а также выполнять конкретные сценарии по истечению срока действия документа;
• Наличие средств коммуникации. Удобно, если не нужно открывать сторонние программы для связи с коллегами или контрагентами. Многие системы ЭДО позволяют оставлять комментарии, аннотации и пометки в активных документах;
• Мобильная версия. Наличие приложения для носимого устройства или возможность работать через мобильный браузер существенно повышает удобство для сотрудников. Можно быстро подготовить бумаги, если специалист в командировке или находится на удаленной работе.

Комплексность и всесторонность подхода – критерии наиболее ценные для программ этого типа. Благодаря им платформа сможет адаптироваться под разные сценарии, а пользователю не придется выполнять мучительный переход на другие инструменты, если его фирма поменяла профиль деятельности или нарастила мощности.

Оценивая все критерии, на рынке ПО можно выбрать несколько решений, отвечающих большинству требований. Среди них наиболее универсальным можно считать платформу EnDocs. Она подходит для компаний разного масштаба и может легко подстраивать свой функционал под требования конкретной фирмы.

Почему стоит выбрать EnDocs?

Рассмотренная модель внедрения цифрового документооборота описывает основные принципы и возможности перехода от бумажных носителей к цифровым. Однако полноценно оценить все преимущества перехода на ЭДО позволит лишь качественная программа.

В отличие от конкурентов, эта программа оценивает потребности каждого отдельного клиента и позволяет настроить сервис под конкретные задачи пользователя. Остановите свой выбор на EnDocs, если важно обеспечить максимальную безопасность данных, подключение к другим сервисам компании или юридическую силу оформляемым документам.