Как хранить электронные документы в организации в 2025 году?

В 2025 году электронный документооборот стал стандартом для большинства компаний. Но внедрить ЭДО — это лишь часть задачи: важно правильно организовать хранение документов, чтобы они оставались доступными, защищенными и юридически значимыми.

От того, как компания хранит электронные документы, зависит не только ее операционная эффективность, но и соответствие требованиям законодательства. Ошибки в этом процессе могут стоить бизнесу репутации, штрафов и потерь данных.

В этой статье мы разберем, что такое электронные документы, какие преимущества они дают, какие требования к их хранению действуют в 2025 году и какие системы помогут выстроить надежный и безопасный документооборот.

Что такое электронные документы?

Электронные документы — это цифровая форма привычных бумаг, юридически равнозначная бумажным носителям. Они создаются, передаются и хранятся в электронном виде с использованием специальных форматов и систем, что позволяет организациям работать быстрее и безопаснее.

Такие документы активно применяют компании любого масштаба — от малого бизнеса до корпораций и государственных структур. Их используют в бухгалтерии, юридических отделах, закупках, кадровом делопроизводстве и для внутреннего документооборота.

Электронные документы удобны в ситуациях, когда важно быстро согласовать договор, передать акт выполненных работ или направить отчет в контролирующий орган. Благодаря цифровой подписи они сохраняют юридическую силу и обеспечивают неизменность содержимого.

Примеры электронных документов:

• Текстовые файлы (договоры, приказы, акты в Word или Google Docs).
• Таблицы и отчеты (Excel, Google Sheets с расчетами и аналитикой).
• Презентации (PowerPoint, Keynote — для проектов и отчетности).
• PDF-документы — универсальный формат для договоров, актов и инструкций.
• Электронная почта с вложениями и цифровыми подписями.
• XML-файлы — стандартизированные форматы для счетов-фактур и УПД, обязательные для работы в системах ЭДО.

Электронные документы позволяют сократить использование бумаги, ускоряют бизнес-процессы и делают доступ к информации проще — как для сотрудников, так и для контрагентов.

Преимущества использования электронных документов

Переход на электронные документы имеет ряд значительных преимуществ, особенно в свете последних тенденций в законодательстве и экономике. Согласно правительственному распоряжению №637-р, к 2030 году ожидается полный переход государственных органов на электронный документооборот (ЭДО). Уже в 2025 году федеральные структуры обязаны перейти на такую форму взаимодействия.

Бизнес также активно осваивает электронный документооборот, поскольку этот подход открывает целый спектр стратегических выгод:

• Повышение эффективности бизнес-процессов.
• Сокращение издержек на печать, доставку и хранение бумажной документации.
• Увеличение скорости принятия решений и повышение прозрачности операций.

Законодательство постепенно адаптируется под потребности современного рынка, стимулируя предприятия переходить на цифровые технологии и развивать электронный документооборот. В итоге достигается:

• Экономия времени. Создание, согласование и передача документов проходят значительно быстрее. Сотрудники могут подписывать файлы в электронном виде и обмениваться ими в режиме реального времени.
• Снижение затрат. Уменьшаются расходы на бумагу, печать, доставку и хранение физических архивов. Особенно ощутимо это при больших объемах документации.
• Автоматизация процессов. Рутинные задачи — регистрация, передача на согласование, уведомления — выполняются системой. Это сокращает количество ошибок и освобождает ресурсы для более важных задач.
• Удобство доступа. Электронные документы можно открыть из любой точки с интернет-доступом. Это критично для распределенных команд и компаний с филиалами.
• Надежность хранения. Современные системы обеспечивают резервное копирование и защиту данных от потерь и несанкционированного доступа.
• Юридическая значимость. Электронная подпись делает документы равными бумажным, что позволяет безопасно работать с контрагентами и госорганами.
• Гибкость масштабирования. Объем электронного архива можно увеличивать без затрат на новые помещения или бумажные стеллажи.

Именно сочетание экономии, надежности и юридической силы делает систему хранения электронных документов в организации не просто вспомогательным инструментом, а основой современного документооборота.

Требования к хранению электронных документов

Стандарты хранения электронных документов столь же строги, как и для традиционных бумажных форматов. Нарушение этих стандартов грозит потерей данных, нарушением конфиденциальности и серьезными юридическими последствиями.

• Целостность данных. Необходимо гарантировать неизменность хранимых документов и защитить их от изменений или несанкционированного доступа. Средствами достижения целостности являются криптографическое шифрование, механизмы контроля доступа и процедуры аутентификации пользователей.
• Доступность. Система хранения должна обеспечивать круглосуточный доступ к файлам сотрудников и партнеров из любой точки мира при наличии интернет-подключения. Это ускоряет принятие управленческих решений и повышает продуктивность рабочих процессов.
• Соответствие законодательным нормам. Организация обязана хранить электронные документы в соответствии с федеральными законами, регулирующими вопросы документооборота:

• Федеральный закон № 125-ФЗ: Устанавливает общие принципы хранения, учета и использования архивных документов.
• Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. («Правила 2023»): Предусматривает новые правила архивации и обработки электронных документов.
• Приказ Росархива № 19 от 13 февраля 2024 г.: Направлен на обеспечение соблюдения правовых норм всеми организациями и предполагает санкции за нарушение правил.
• ГОСТ Р 7.0.8-2025: Стандартизирует терминологию и подходы в делопроизводстве и архивировании.

Дополнительно следует учитывать вспомогательные правовые акты:

• Федеральный закон № 63-ФЗ: Определен статус электронной подписи и её юридическая сила.
• Федеральный закон № 402-ФЗ: Правила работы с электронными бухгалтерскими документами.
• Федеральный закон № 152-ФЗ: Регулирует порядок обработки и хранения персональных данных.
• Федеральный закон № 377-ФЗ: Установлены правила перевода кадрового документооборота в цифровой формат.

• Надежное резервное копирование. Системы хранения должны автоматически создавать резервные копии данных, которые легко восстановить при сбоях.
• Контроль версий. Важно отслеживать изменения, чтобы сохранялась история правок и можно было восстановить предыдущие версии документов.
• Сроки хранения. Документы хранятся в соответствии с внутренними правилами и требованиями законодательства, чтобы избежать нарушений и штрафов. Они, стоит отметить, доходят до 300 тыс. ₽ для юрлиц.

1. Номенклатура дел

Номенклатура дел служит основой для правильной классификации документов и определения сроков их хранения. Без грамотно составленной номенклатуры каждый отдельный документ приходится обрабатывать вручную, что заметно усложняет работу с большими объемами информации.

Правильно сформированная номенклатура решает несколько ключевых задач:

• Упрощает поиск необходимых документов.
• Помогает своевременно определять сроки хранения документов, предотвращая потерю ценных записей.
• Облегчает передачу документов в государственный архив при необходимости.

Формирование номенклатуры должно осуществляться в строгом соответствии с действующими нормативными актами, одним из важнейших среди которых является приказ Росархива №77 от 31 июля 2023 года (“Правила 2023”). Если номенклатура не соответствует требованиям приказа, возникают трудности при последующей передаче документов в государственные архивные учреждения.

2. Опись дел

Опись дел — это перечень документов или дел, хранящихся в архиве или организации, содержащий подробную информацию о каждом документе или группе документов. Опись составляется для упорядочивания и облегчения поиска информации, а также для обеспечения сохранности и правильного учета документов.

Опись включает следующую информацию:

• Название документа или дела.
• Автор или источник документа.
• Дата составления документа.
• Срок хранения документа.
• Примечания и дополнительные характеристики.

Современные СЭД предоставляют возможность автоматической генерации описи дел структурного подразделения. Эта процедура экономит значительное количество времени и предотвращает возникновение ошибок, характерных для ручного ввода данных.

Для успешной реализации такого подхода важно убедиться, что используемая СЭД способна экспортировать данные в формат, поддерживаемый системой хранения электронных документов.

Способы хранения электронных документов

Существует несколько способов хранения электронных документов, каждый из которых имеет свои особенности и преимущества. Выбор подходящего метода зависит от объема данных, уровня конфиденциальности, бюджета и требований бизнеса.

Способ хранения	Плюсы	Минусы
Локальное	Полный контроль, простота использования	Уязвимость к физическому повреждению, возможная полная потеря данных
Облачное	Высокая доступность, автоматическое резервное копирование	Необходимость постоянного интернет-соединения, угроза кибератак
Архив ЭДО	Централизованное хранение, гибкое регулирование прав доступа	Зависимость от инфраструктуры поставщика услуг

Рассмотрим основные варианты.

1. Локальное хранение. Размещение данных на физических носителях: USB-флешках, жестких дисках или компакт-дисках. Этот способ обеспечивает полный контроль над данными, но может быть уязвимым к повреждениям или потере носителей.

Плюсы:

• Полный контроль. Пользователь самостоятельно управляет доступом к документам.
• Простота использования. Не требует подключения к интернету или специальных навыков.

Минусы:

• Уязвимость к физическим повреждениям. Носители могут быть сломаны или потеряны.
• Потеря данных. В случае поломки или утери носителя весь архив может исчезнуть.
  

2. Облачное хранение. Документы хранятся на удаленных серверах и доступны через интернет. Облачные сервисы обеспечивают автоматическое резервное копирование и защиту от физических повреждений, но зависят от сети и могут быть уязвимы к кибератакам.

Плюсы:

• Высокая доступность. Документы можно открыть из любой точки с интернетом, а обмен с коллегами и контрагентами упрощен.
• Автоматическое резервное копирование. Сервисы создают копии данных для предотвращения потерь.

Минусы:

• Необходимость интернет-соединения. Без сети доступ к данным ограничен.
• Уязвимость к кибератакам и утечкам информации.
  

3. Архив системы электронного документооборота (также называют СХЭД – система хранения электронных документов). Документы сохраняются в цифровом хранилище оператора ЭДО. Доступ к архиву регулируется администратором, что позволяет гибко управлять правами пользователей.

Плюсы:

• Централизованное хранение. Удобный доступ к документам для всех сотрудников.
• Гибкие настройки доступа. Администратор может ограничивать права на отдельные файлы.

Минусы:

• Зависимость от провайдера. Проблемы с инфраструктурой ЭДО могут временно ограничить доступ к данным.

Использование профессиональной системы хранения ЭДО, например EnDocs, объединяет все преимущества облака и централизованного архива. Работая с EnDocs вы получаете:

• Юридическую значимость документов благодаря поддержке электронной подписи и контролю версий.
• Безопасность и надежность хранения на российских серверах с постоянным резервным копированием.
• Удобство управления рабочими процессами, согласованием договоров, кадровыми и бухгалтерскими документами.

Начните работать с EnDocs прямо сейчас и попробуйте систему бесплатно: Попробовать бесплатно

Сроки хранения электронных документов

Электронные документы нужно хранить на тех же условиях, что и их бумажные аналоги. Сроки определяются внутренними правилами организации и требованиями законодательства. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и законы 402-ФЗ и 125-ФЗ регулируют, какие документы подлежат постоянному хранению, а какие временно.

Отсчет срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по документу, а не с даты его создания. Например, если счет-фактура использован для расчета налога в 2025 году, срок хранения начнется с 1 января 2026 и продлится пять лет.

Важно хранить в цифровом архиве только документы с юридической силой, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Копии или просто отсканированные документы такой силы не имеют, а вместе с ними в архиве хранятся технологические документы — квитанции оператора, уведомления о получении и отправке.

Основные сроки хранения документов:

• Учетная политика компании — 5 лет.
• Счета-фактуры и первичная документация — 5 лет.
• Передаточные акты и пояснительные записки — без ограничения срока.
• Квартальные финансовые отчеты — 5 лет.
• Регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет.
• Годовые финансовые отчеты — 10 лет.
• Документы о несчастных случаях на производстве — 45 лет.
• Кадровые документы (личное дело, трудовой договор, табели, журналы учета рабочего времени и т.д.) — от 50 до 75 лет.
• Документы с электронной цифровой подписью — 5 лет.
  

Соблюдение этих правил обеспечивает юридическую значимость документов и корректную организацию электронного архива.

Как выбрать систему для хранения электронных документов?

Выбор системы для хранения электронных документов — это стратегическое решение для любой компании. От него зависит не только безопасность и юридическая значимость документов, но и эффективность работы команды. При подборе решения стоит обратить внимание на ключевые критерии:

• Соответствие законодательству. Система должна поддерживать КЭП и сохранять документы неизменными после подписания. Это гарантирует юридическую силу файлов и соответствие 63-ФЗ, 152-ФЗ и другим нормативным актам.
• Масштабируемость и производительность. Решение должно работать быстро и стабильно, даже если число пользователей или объем документов растет. Это защищает ваши инвестиции и позволяет компании развиваться без перебоев.
• Безопасность данных. Надежное шифрование, резервное копирование и контроль доступа минимизируют риск утечки информации и кибератак.
• Интеграция с другими системами. Возможность синхронизации с бухгалтерией, CRM, ERP и другими сервисами упрощает работу и исключает повторный ввод данных.
• Простой и понятный интерфейс. Удобная навигация ускоряет адаптацию сотрудников и снижает вероятность ошибок при работе с документами.
• Автоматизация процессов. Настройка маршрутов согласования, уведомлений и автоматической сортировки документов сокращает рутинные операции и экономит время команды.
• Поддержка и сопровождение. Важна оперативная помощь провайдера — консультации, обучение и техподдержка на всех этапах внедрения и эксплуатации.
• Гибкость хранения и доступа. Возможность распределенного или централизованного хранения, контроль уровней доступа и доступ к архиву из любой точки с интернетом.

Правильно выбранная система превращает электронный архив в надежный, удобный и юридически защищенный инструмент, который экономит время и ресурсы компании.

Типичные ошибки при хранении документации и как их избежать

Следует избегать типичных ошибок, которые могут привести к путанице, потере важных бумаг и неэффективному управлению информацией.

1. Не ведется учет документов

Ошибка заключается в отсутствии систематического учета поступающих и исходящих документов. Это затрудняет быстрый доступ к нужной информации и повышает риск потери важных бумаг.

Решение: Организовать систему регистрации документов, включая присвоение уникальных номеров каждому документу и ведение журнала учета.

2. Не ведется архив электронных документов 

Проблема: Игнорирование возможности создания и поддержания электронной базы документов снижает эффективность управления документацией и увеличивает риски утраты важной информации.

Решение: Внедрить электронную систему хранения и обработки документов, обеспечивающую надежное резервное копирование и удобный поиск.

Современные СЭД включают архив электронных документов. Он обеспечивает удобное хранение документов, позволяя интегрироваться с различными источниками, такими как ERP-системы и операторы электронного документооборота.

Благодаря этому документы попадают в архив автоматически вместе с необходимыми метаданными, электронными подписями и печатными формами, сохраняя свою юридическую силу. Можно загружать бумажные документы путем сканирования и автоматического распознавания текста, обеспечивая полноту данных и удобство просмотра.

Кроме того, система поддерживает быструю подготовку документов для проверок, выгрузку их в требуемом формате, а также интеграцию с внешними системами через API. Удобный поиск по множеству атрибутов помогает находить нужные документы мгновенно, а связь документов по одной сделке в единый комплект облегчает процесс работы с большим объемом информации.

3. Не ведутся дела (группа документов по одному вопросу)

Проблема: Отсутствие четких критериев формирования дел ведет к смешению документов разных категорий и периодов, что усложняет поиск и обработку информации.

Решение: Создать классификатор документов, определяющий правила группировки документов по вопросам, видам деятельности и срокам хранения.

Опять-таки эту задачу успешно решают электронные архивы. В них возможно быстрое объединение документов по одному принципу, поиск информации, добавление взаимных ссылок.

4. Хранится всё подряд независимо от срока хранения

Проблема: Хранение всех документов без учета установленных сроков создает ненужные затраты пространства и ресурсов, а также повышает вероятность нарушения норм закона о защите персональных данных.

Решение: Регулярно проводить экспертизу ценности документов и уничтожать бумаги, сроки хранения которых истекли, согласно установленным правилам.

В электронном архиве можно настроить сроки хранения документов в зависимости от их типа, а многие российские решения, например, EnDocs, изначально настроены на нормы российского законодательства и сразу подскажут сроки хранения тех или иных документов.

Таким образом, сотрудники избавляются от необходимости самостоятельно отслеживать регламентированные законом периоды хранения, упрощая себе задачу и исключая возможные юридические риски.

Заключение

В статье мы подробно разобрали, как организовать хранение электронных документов, сроки их хранения, требования законодательства и основные способы хранения. Также обсудили критерии выбора системы для ЭДО и хранения документов, чтобы процессы в компании были безопасными и эффективными.

EnDocs — это российская платформа для электронного документооборота и управления процессами, которая объединяет хранение документов, согласование договоров, кадровый ЭДО и делопроизводство. С EnDocs вы ускоряете работу команд, снижаете ошибки, обеспечиваете юридическую значимость документов и удобный доступ к ним в любой точке.