Как организовать документооборот в компании: 7 шагов

Эффективное управление компанией в 2025 году главным образом зависит от грамотно реализованного документооборота. С помощью автоматизированных процессов можно упорядочить рутинную работу с документами, делая ее более точной, быстрой и открытой.

Рассказали, какие 7 последовательных шагов помогут на практике оптимизировать все процессы обработки документации ― от создания до обмена с контрагентами. Вы узнаете, как организовать документооборот и контролировать его на каждом этапе.

Что такое организация документооборота?

Организация документооборота — это комплексный процесс упорядочивания работы с документацией, включая ее создание, хранение, согласование, передачу и обмен. Организация документооборота нужна для повышения эффективности работы, сокращения и устранения ошибок, а также ускорения обработки документации.

С этой целью выполняют ряд взаимодополняющих задач:

• разрабатывают регламенты и правила, действующие внутри организации;
• применяют готовые шаблоны для упрощения и ускорения работы;
• определяют оптимальные маршруты согласования;
• внедряют электронные системы, которые позволяют автоматизировать процесс и осуществлять контроль над каждым из его этапов.

Понимая, как организовать электронный документооборот, можно достичь максимальной прозрачности и автоматизировать контроль над всеми этапами. Сотрудникам компании это дает возможность:

• тратить минимум времени на поиск необходимых сведений;
• корректно и грамотно оформлять документы;
• выполнять работу в соответствии с требованиями организации и действующего законодательства.

Информация о том, как организовать документооборот, полезна крупным компаниям, которые ежедневно имеют дело со сложной юридической документацией, а также командам, которые «живут» согласованиями. Грамотный, налаженный контроль поможет сохранить хорошую бизнес-репутацию и предотвратить серьезные ошибки, приводящие к финансовым потерям.

Зачем компании упорядочивать работу с документами?

Успех компании во многом зависит от того, насколько упорядочена работа с документацией. Рассмотрим, почему систематизированный документооборот является основой успешного бизнеса.

Основные причины, заставляющие компании упорядочивать работу с документами:

• Масштабность и сложность документооборота. По мере роста и развития компании увеличиваются объемы документации. Не имея четкой разработанной системы, сотрудники вынуждены тратить много времени на самостоятельную обработку сведений ― от поиска нужной информации до согласования документов в другом отделе.
• Наличие ошибок, неактуальных или некорректных данных. Из-за отсутствия определенных стандартов в обращении с документами повышается вероятность ошибочных, дублированных или пропущенных сведений. Это может повлечь за собой финансовые и юридические проблемы.
• Сложность хранения информации и поиска нужных данных. Отсутствие порядка и систематизации, разбросанность документации по многочисленным папкам и бумажным архивам затрудняет доступ к необходимым сведениям. В таких ситуациях не исключено, что часть документов может затеряться.
• Недостаточно прозрачный контроль. Если процессы не систематизированы, сложно отслеживать статус документа, историю изменений и этап согласования. На выяснение деталей уходит уйма времени, особенно если в документ внесли правки или поменяли маршрут согласования.
• Отсутствие эффективного взаимодействия между отделами. Если маршрут движения документации не выстроен четко и последовательно, сотрудникам разных отделов приходится тратить много времени на уточнения сведений, редактирование документов и их пересылку.
• Опасность утечки конфиденциальных данных. Без строгого контроля доступа к документам повышается риск их несанкционированного использования. Последствия могут быть максимально неприятными — от подорванного доверия до судебных разбирательств.
• Сложности соблюдения требований законодательства. Несогласованность в работе с документами увеличивают риск несоблюдения нормативных актов. Это может привести к негативным последствиям, включая наложение штрафов и проведение внеплановых проверок со стороны контролирующих органов.
• Проблемы при масштабировании бизнеса. Хаос в документообороте — настоящая катастрофа для растущего бизнеса. При открытии филиалов, внедрении новых технологий и расширении штата сложно оперативно и без ошибок адаптировать существующие процессы под новые условия.

7 шагов к эффективной организации документооборота

Грамотная организация документооборота позволит увеличить прозрачность бизнес-процессов, ускорить работу сотрудников и минимизировать риск ошибок из-за человеческого фактора. Руководители, заинтересованные в том, как организовать документооборот для успешной и эффективной работы компании, должны знать последовательность процесса. 

Далее подробно рассмотрим семь практических шагов, которые помогут систематизировать документооборот в организации любого масштаба.

Шаг 1. Определите основные задачи и цели

Перед тем как организовать документооборот в организации, важно определиться с целями и задачами. Среди первостепенных запросов можно выделить следующие:

• Систематизация документов предприятия для удобного хранения и быстрого поиска. Для этого создается четкая классификация и применяются специальные метки.
• Внедрение мер безопасности и защиты конфиденциальных данных. Эта цель достигается посредством сложных паролей и шифрований.
• Автоматизация рутинных задач. На создание, хранение и отправку документации по назначению будет тратиться меньше времени и рабочей энергии сотрудников.

Необходимо определить, какие документы будут обрабатываться и в каком количестве, какие бизнес-процессы требуют максимальной автоматизации и какие отделы затронет нововведение. Выбранная СЭД должна соответствовать специфике бизнеса и закрывать его основные запросы.

Шаг 2. Проанализируйте текущие процессы

Глубокий анализ и объективная оценка «масштабов бедствия» поможет лучше понять, как организовать электронный документооборот. В рамках аудита анализируются существующие маршруты согласования документов, включая последовательность шагов, ответственных лиц и сроки выполнения. Особое внимание уделяется методам хранения документации, как в бумажном, так и в электронном виде, а также проверке систем резервного копирования и восстановления данных. Анализируется, насколько эффективно применяются специализированные программные решения, если они есть.

Аудит позволяет выявить слабые места в текущих процессах. Обычно это:

• частая потеря важных документов, хранящихся в традиционных бумажных архивах;
• длительный процесс согласования по электронной почте;
• отсутствие контроля над версиями документов в том случае, если их редактированием занимается несколько сотрудников;
• отсутствие четких инструкций и дублирование задач.

Как только недостатки будут выявлены, нужно составить четкий план, который поможет устранить имеющиеся проблемы и предотвратить вероятные риски в будущем.

Шаг 3. Разработайте оптимальную структуру документооборота

После анализа текущей ситуации и выявления проблем можно приступать к разработке четкой и понятной структуры, без которой эффективное управление документацией просто невозможно.

До того как организовать документооборот в компании, необходимо создать классификацию документов: определить их типы, жизненный цикл, способы хранения и маршрутизации. Далее — установить маршруты согласования, включая все этапы и ответственных лиц. Разработать правила хранения документов, включая выбор оптимальных мест и методов хранения.

Такой ответственный подход позволит привести процессы к единым стандартам, определить эффективные методы и облегчить обучение сотрудников благодаря четким инструкциям. 

Шаг 4. Разработайте шаблоны и регламенты

Этот этап позволит сотрудникам понять на практике, как организован документооборот в организации. Внедрение унифицированных шаблонов и четких регламентов способствует повышению прозрачности и предсказуемости рабочих процессов, а также упрощает контроль за их выполнением. Как итог — снижение временных и финансовых затрат, повышение качества работы и общей эффективности бизнеса.

Шаблоны должны включать все необходимые поля и разделы — для ускорения процесса их заполнения и согласования. Регламенты детально описывают процедуры работы с входящей и исходящей документацией. Они содержат понятные инструкции по регистрации, хранению, обработке и передаче документов, а также правила архивирования. Особое внимание уделяется порядку согласования и утверждения документов, что позволяет минимизировать риски ошибок, обеспечивает соответствие требованиям законодательства и внутренних стандартов компании.

Шаг 5. Выберете ПО для организации и автоматизации документооборота

Качество и эффективность работы с документами на предприятии во многом зависит от правильного выбора программного обеспечения. СЭД полностью автоматизирует процесс, обеспечивая удобство обработки и защиту конфиденциальности данных.

При выборе стоит ориентироваться на несколько факторов: объем и сложность документации, количество персонала, участвующего в ее обработке, актуальность интеграции с другими корпоративными сервисами. Также имеет значение специфика деятельности предприятия и потребности сотрудников.

Рынок предлагает много надежных и функциональных решений, однако ни одно из них нельзя назвать универсальным. Например, экосистемы, включающие СЭД, CRM и управление проектами, закрывают максимум потребностей бизнеса. Но зачастую они характеризуются высокой стоимостью и сложностью управления, что требует крупных вложений и дополнительного обучения персонала. Некоторым сервисам не хватает интеграций, а другие перегружены избыточными функциями, которые не всегда применяются на практике. Все эти нюансы необходимо учитывать, сопоставлять с потребностями и бюджетом компании.

Разработчики EnDocs знают, как организовать электронный документооборот быстро и профессионально. Сервис обеспечивает надежное автоматизированное управление любыми видами документов, что позволит вам снизить объем ручной работы, исключить ошибки и сэкономить рабочее время. EnDocs предлагает максимум функциональных возможностей СЭД, в числе которых — автоматизация согласования с поддержкой делегирования, электронная подпись, быстрый поиск, удобная интеграция с 1С и Контур.Диадок.

Шаг 6. Организуйте обучающие программы для сотрудников

Даже самая совершенная и тщательно настроенная СЭД не сможет эффективно функционировать без квалифицированного персонала. Каждый сотрудник должен понимать все регламенты и порядок работы, знать, как организован документооборот в организации, и учитывать тонкости используемой системы.

Работникам необходимы специальные инструктажи и тренинги внутри компании. Возможно, потребуется тестирование, чтобы оценить уровень усвоенных знаний и выявить пробелы в подготовке. Практические занятия и реальные примеры помогут лучше закрепить навыки и научат применять теоретические знания на практике.

Не забывайте, что выбранная система должна упрощать работу сотрудников, а не усложнять ее, как это часто случается при неграмотной оптимизации. Поэтому сбор обратной связи — не просто формальность, а важный шаг для перехода к новому формату работы. Когда люди участвуют в процессе, они меньше сопротивляются изменениям и быстрее привыкают к новому. Их мнение помогает вовремя заметить, что вызывает сложности (перегруженный интерфейс, непонятные регламенты), и скорректировать это на начальных этапах.

Шаг 7. Проводите мониторинг и оптимизацию процессов

После внедрения системы документооборота важно отслеживать ее эффективность. Это позволяет оперативно выявлять проблемы, например задержки в обработке документов в определенном отделе и технические ошибки.

На основе собранных данных необходимо корректировать существующие регламенты, обновлять шаблоны документов и оптимизировать маршруты согласования. А регулярный сбор обратной связи от персонала помогает выявить потребности сотрудников и сложности, с которыми они сталкиваются наиболее часто, затем адаптировать систему под реальные условия работы.

Важно не только знать, как организовать документооборот, но и уметь отслеживать эффективность СЭД и улучшать ее в случае необходимости. Мониторинг и оптимизация — это не заключительный этап, а непрерывный процесс. Постоянное совершенствование на основе данных мониторинга обеспечивает более гладкую и эффективную работу всей организации.

Преимущества использования системы электронного документооборота

Внедрение СЭД дает множество преимуществ по сравнению с традиционным бумажным документооборотом. Электронные системы становятся необходимостью и настоящим спасением для руководителей, которые хотят грамотно и эффективно организовать документооборот в компании без запутанной бумажной волокиты.

Существует немало практических преимуществ внедрения СЭД, главными из которых являются:

• Минимум времени для обработки документов. Благодаря СЭД все действия происходят оперативно и без задержек. Автоматизированный процесс создания и редактирования документации, а также ее согласования, подписания и надежного хранения требует гораздо меньшего участия сотрудников.
• Сокращение или полное отсутствие ошибок. Интеллектуальная электронная система, в отличие от людей, не допускает ошибок при заполнении документов. Кроме того, благодаря СЭД снижается вероятность дублирования или потери важных сведений.
• Прозрачность всех процессов и полный контроль над документацией. Руководитель предприятия получает мгновенный доступ к актуальной информации. У него на виду статус каждого документа, история изменений, пути согласования. Все это позволяет быстрее принимать правильные решения.
• Удобство хранения и поиска. Система обеспечивает централизованное хранение всех документов компании в электронном виде. Это облегчает поиск по различным критериям, включая тип, дату создания или поступления, статус выполнения, а также данные ответственных лиц.
• Снижение расходов и экономия ресурсов. Внедрение цифрового документооборота экономит рабочие ресурсы сотрудников, освобождая их для других задач, где действительно требуется «живой» ум. А также снижаются затраты на бумагу и расходники для печати документов.
• Эффективность процессов и гибкость настроек. В автоматизированных системах можно настраивать роли пользователей согласно их должностным обязанностям, а также выбирать удобные маршруты согласования. Каждый процесс легко адаптировать под потребности направления (бухгалтерия, юридический отдел, HR) и масштабировать в случае расширения компании.
• Синхронизация с корпоративными сервисами. СЭД интегрируются с ERP, CRM, мессенджерами, кадровыми и бухгалтерскими программами. Это избавляет от необходимости вручную вносить одну и ту же информацию в разные системы, позволяет избежать дублирования данных, а также ускоряет обмен документацией между структурами и отделами.

Как выбрать систему для организации электронного документооборота?

Перед тем как организовать электронный документооборот, нужно определить, какая система станет наиболее эффективной для конкретных целей. От правильного выбора СЭД зависит успех и деловая репутация предприятия. Главная задача инструмента — обеспечить полный порядок в документах, сокращая время на их обработку и снижая рабочую нагрузку персонала. Выбранное ПО должно быть удобным и понятным каждому пользователю, соответствовать требованиям законодательства и иметь надежную защиту от несанкционированного доступа.

Рассмотрим ключевые критерии, которые необходимо учесть при выборе системы электронного документооборота:

• Набор функций. Практическая польза СЭД для бизнеса — на первом месте. В противном случае придется обращаться к сторонним сервисам и доплачивать за них. Выбранный сервис в полной мере должен выполнять первостепенные задачи СЭД: создание, хранение, быстрый поиск документации, согласование и подписание.
• Юридическая значимость. Необходимо, чтобы система соответствовала требованиям действующего законодательства РФ и поддерживала разные виды электронных подписей (ПЭП, НЭП и КЭП). Это обеспечивает законность документов, а также уверенность и защиту во время проверок контролирующими органами.
• Интеграция с другими системами. Здесь нужно смотреть, с какими сервисами компания уже работает. Большинство СЭД интегрируются с CRM, ERP, бухгалтерскими и кадровыми системами. Возможно, именно вашей команде важна интеграция с Telegram, Контур.Диадок и Гугл Документами. 
• Безопасность и конфиденциальность. Все сведения должны быть надежно защищены от несанкционированного использования. Хранение данных в сертифицированных дата-центрах, шифрование, резервное копирование и контроль доступа — обязательные условия.
• Удобство интерфейса и простота навигации. Важно, чтобы панель управления была интуитивно понятной и быстро откликалась на действия пользователя. Тогда процесс внедрения пройдет легко и не потребует длительного обучения сотрудников.
• Масштабируемость и адаптация под рост организации. По мере расширения и развития предприятие набирает новых сотрудников и открывает филиалы. Вместе с тем увеличивается объем документации. СЭД должна легко адаптироваться под все изменения.
• Гибкие и удобные индивидуальные настройки. Хорошо, если в системе реализована персональная настройка — возможность создавать шаблоны, назначать ответственных и настраивать маршруты согласования. Настройка визуала под корпоративный стиль и выбор цветовой гаммы — опции приятные, но не особо важные.
• Регулярные обновления и профессиональная техподдержка. Разработчик должен своевременно выпускать обновления с учетом требований законодательства и обратной связи от пользователей. Ответы техподдержки — оперативные и по делу. Пользователи не должны довольствоваться отписками бота.

До того как организовать документооборот и выбрать подходящую СЭД, возможно, придется протестировать несколько «кандидатов». Для этого многие разработчики предлагают демонстрационную версию и бесплатный тестовый период.

Как EnDocs помогает организовать документооборот?

В статье мы подробно рассмотрели, как организовать документооборот при помощи специальных электронных систем, узнали об их преимуществах и принципах действия. Разобрались, почему СЭД важна для компании и ее сотрудников, а также изучили процесс ее пошагового внедрения.

EnDocs — СЭД от российского разработчика, надежная альтернатива популярным зарубежным сервисам, которая полностью отвечает требованиям действующего законодательства РФ. EnDocs обеспечивает согласование и подписание любых типов документов в режиме реального времени. Управление системой осуществляется через личный кабинет пользователя с удобным интерфейсом. Здесь отображаются все документы, актуальные задачи и процессы, которые необходимо держать под контролем.

Среди преимуществ системы — гибкие тарифы и справедливое ценообразование. Можно самостоятельно настроить тариф, учитывая количество сотрудников, необходимый функционал и модули интеграции. Стоимость выбранного решения легко рассчитать на сайте компании.