Как небольшой компании выбрать СЭД? Разбираемся с клиентами EnDocs
Малому и среднему бизнесу бывает сложно подобрать систему ЭДО. Многие поставщики выставляют огромные сроки и гонорары, а обслуживание программ выходит очень сложным. Мы пообщались с клиентами и расспросили, на что они обращали внимание, когда подбирали ЭДО для своих компаний.
Уже много лет наша команда развивает продукт EnDocs. Это сервис, который оцифровывает работу с документами. Мы помогаем компаниям избавиться от бумажной рутины и ускорить бизнес-процессы.
Раньше мы часто слышали от предпринимателей, что ЭДО — это игрушки для богатых. Будто разработчики ПО запрашивают несколько миллионов на внедрение, а затем требуются долгое подключение и целый штат программистов на обслуживание инфраструктуры. Мы точно знаем, что сейчас можно избежать таких проблем, поэтому опросили наших заказчиков, по каким критериям они выбирали СЭД для своих компаний.
Этап 1: выделите процессы, которые нужно автоматизировать
Программы для ЭДО бывают разными: универсальные работают со всеми документами, а узкопрофильные специализируются только на бухгалтерии, кадрах или другой сфере. Поэтому нужно определить, что именно хотите оцифровать: от этого зависит, какой сервис искать. Вот какими способами пользовались наши клиенты, чтобы разобраться:
Олег пролистал почту за месяц и выписал все типы документов в письмах. Среди них были счета, договоры с поставщиками, внутренние согласования, бухгалтерские документы и авансовые отчеты о командировках. Тогда он понял, что переводить на ЭДО нужно кадровый документооборот, бухгалтерию и документы внутри компании.
Владимир посоветовался с юристом и бухгалтером. Они чаще всего работают с документами, поэтому могут подсказать, что автоматизировать в первую очередь. Сотрудники Владимира замучились работать с бумагами, поэтому сказали, что нужно переводить всё и сразу 🙂
Ирина начала с проблемной сферы. Она расширяла штат и нанимала много удаленных сотрудников. Чтобы не высылать документы курьером каждый месяц, решила перевести кадровый документооборот в электронный вид.
Я представила, сколько времени отнимет бумажный документооборот на удаленке, и решила оцифровать его заранее. При этом я понимала, что в будущем потребуется перевести в электронный вид и смежные сферы, поэтому сразу выбрала универсальную программу с заделом на будущее.
Ирина Темнова, директор Clinical Trial Support
Основных направлений для ЭДО мы видим четыре: кадровые документы, бухгалтерские документы, внутренние согласования и работа с контрагентами. Определитесь, что из перечисленного вам ближе, и сфокусируйте свои поиски.
Если вам нужно закрыть сразу несколько сфер документооборота, ищите универсальные программы. Такой способ также подойдет, если вы хотите автоматизировать как можно больше процессов в компании со временем. Многие наши клиенты переводили на ЭДО сначала небольшую часть документов, а затем оцифровывали весь документооборот.
Будьте готовы: иногда перед переходом на ЭДО выясняется, что проблемы были не в способе документооборота, а в неправильных процессах. Иногда нужно поработать с менеджментом, и переход пока вовсе не потребуется.
Этап 2: оцените масштабы документооборота
Если вы начали бизнес недавно, не стоит сразу же бросаться на ЭДО. Сперва оцените, насколько целесообразно внедрять систему — возможно, эти деньги можно распределить более удачно. Определите два фактора:
Сколько документов вы обрабатываете в месяц. Посчитайте, сколько бумаг вы подписываете, передаете и формируете сейчас. Помимо документов, которые отправляете в надзорные органы и контрагентам, подсчитайте и внутренние бумаги: в перспективе их тоже можно перевести на ЭДО.
Сколько сотрудников участвует в документообороте. Подсчитайте общее количество работников, а затем выделите среди них тех, кто работает с документами. Многие лицензии на сервисы рассчитываются по числу человек, которые пользуются ЭДО.
Подсчеты помогают оценить целесообразность внедрения ЭДО. Как правило, сервис окупается, если в компании обрабатывают от 300 – 500 документов в месяц, либо в ней работают от 30 сотрудников. Бывают и исключения — например, если у вас в компании сложный процесс согласования и подписание документа отнимает много времени.
Этап 3: определите необходимую функциональность
Разработчики ПО без конца меряются между собой фичами — это норма рынка. Во вкусовщине можно разбираться бесконечно, но есть функциональность, которая определяет целесообразность установки ЭДО. Среди своих клиентов мы выделили топ-опции, на которые они обращали внимание при выборе сервиса:
Юридическая значимость документов.
Абсолютно всем клиентам было важно, чтобы документы можно было использовать в налоговой, суде и других инстанциях. Как правило, это базовая функциональность, которая есть в ЭДО, но некоторым программам требуются дополнительные сервисы, чтобы документы имели правовую силу.
Изначально мы искали сервис, в котором можно было бы подписывать документы и действие имело бы правовую силу — начали пользоваться Диадоком. Затем решили добавить архив и подключили EnDocs — построили на нем работу с договорами и постепенно переводим все процессы компании.
Анастасия, менеджер в Autospot
Поддержка цепочек согласований.
Обычно документ в компании проходит через нескольких специалистов — например, через бухгалтера, юриста и руководителя. Чтобы не направлять запросы каждому работнику отдельно, предприниматели ищут сервисы с цепочками согласований. Это алгоритм, по которому документ проходит между сотрудниками в зависимости от решений, которые те принимают.
Например, если бухгалтер формирует документ, тот отправляется к юристу, а затем к руководителю на подпись. Если кто-то из них не согласует файл, тот отправляется на доработку.
Масштабируемость.
В начале бизнеса сложно понять, какие опции пригодятся в перспективе. Поэтому лучше подбирать сервисы, которые легко адаптировать к новым условиям. Тогда не придется искать новый сервис при расширении команды, усложнении бизнес-процессов или внедрении новых типов документов.
Этап 4: выберите вариант установки
Систему документооборота можно устанавливать в трех вариантах. Каждый из них отличается подходом к внедрению и безопасности, а также моделями оплат. Мы писали об этом отдельную статью, сейчас перечислю только основные различия:
В облаке. Нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, добавить коллег-пользователей, научить команду работать с программой. Затем нужно настроить цепочки согласований в конструкторе — и сервисом можно пользоваться. Обычно весь процесс занимает не более месяца, независимо от масштаба компании — даже производителя OREO мы перевели на EnDocs всего за три недели.
«Из коробки». В этом случае компания устанавливает тот же сервис, что и в облаке, но на своих серверах. Отличие по времени внедрения в самом наличии серверов: если свободных в компании нет, придется заказывать новые, размещать их, а затем настраивать. В небольшом стартапе такой процесс зачастую занимает две-три недели, а в крупном бизнесе может растянуться на несколько месяцев.
В формате проекта. Бизнес заранее определяет, что хочет адаптировать версию программы под себя. В таком случае собирается проектная группа из специалистов вендора ЭДО и компании-заказчика. Они совместно обсуждают доработки и планируют внедрение. Обычно такой проект с учетом дополнительной функциональности занимает несколько месяцев.
Как правило, небольшим компаниям и молодому бизнесу я рекомендую облачную версию: ее можно быстро настроить и легко обслуживать. Поэтому предпринимателю не потребуются услуги айтишников или собственное оборудование.
Меня подкупило, что EnDocs был доступен в облаке. Для меня важно, чтобы бизнес-процессы шли быстро, поэтому я хотел как можно скорее оцифровать документооборот и забыть этот бумажный кошмар.
Юрий Фендель, руководитель «Союз-Полимер»
Этап 5: выявите опасения внутри команды
Электронный документооборот будет сложно внедрить, если сотрудники начнут сопротивляться. Это нормально: многие люди с опасением относятся к нововведениям, поэтому до внедрения лучше пообщаться с ключевыми работниками. Побеседуйте с юристом, бухгалтером, кадровиком и менеджерами, чтобы узнать об их переживаниях. Обычно их несколько:
Бухгалтеры и юристы тревожатся, что программа окажется сложной.
Чтобы специалистам было легче разобраться, договоритесь с поставщиком системы о мастер-классах либо составьте подробные инструкции под каждое необходимое действие. А еще лучше — заранее подберите программу с удобным интерфейсом, чтобы вся работа была интуитивно понятной.
Руководители волнуются, что систему будет сложно внедрить.
С таким переживанием часто сталкиваются менеджеры, которые не готовы переключать сотрудников с текущих задач на внедрение. Чтобы снять это переживание, можно нанять внешних подрядчиков, которые настроят серверы и программу под ключ. Либо подобрать облачный сервис, где достаточно лишь оплатить подписку, чтобы перейти к настройкам.
Управленцы переживают, что ЭДО обойдется дорого.
Обычно из-за этого волнуются руководители финансовых направлений. Чтобы их успокоить, можно найти программы с пакетными предложениями либо запросить детальный расчет у поставщика системы.
Этап 6: сравните продукты между собой
Когда присмотрите для себя несколько вариантов СЭД, проведите сравнение. Удобнее всего будет, если вы внесете параметры разных сервисов в одну таблицу. Ключевые факторы, по которым можно сравнить программы:
Функциональность. Выпишите, с какими документами может работать программа, какие настройки можно задавать, удобно ли разграничивать права доступа, доступна ли работа с телефона. Представьте, покрывает ли программа потребности, которые существуют в вашем бизнесе.
Цены. Учтите стоимость подписки и модель оплаты: за пользователей или за пользование. Проведите предварительные расчеты исходя из параметров вашего бизнеса, а также оцените возможности для масштабирования. Если собираетесь устанавливать сервис локально, заложите стоимость оборудования для обслуживания системы.
Фичи. Пропишите дополнительные преимущества, которые есть в сервисе: удобный интерфейс, уведомления по электронной почте, простая интеграция со сторонними сервисами. Возможно, сейчас эти опции не кажутся значимыми, но очень помогут при использовании программы.
После составления таблицы выделите собственный рейтинг, но не принимайте решение сразу: у многих поставщиков программ есть демоверсии для ознакомления.
Договоритесь с менеджером по продажам на тестовый созвон, где вам покажут возможности сервиса ЭДО — это поможет вам в выборе.
Для нас сравнение демоверсий оказалось одним из ключевых факторов, по которым мы принимали решение. Мы оценивали, насколько удобно пользоваться программой, а заодно узнавали дополнительную информацию о сервисах, которую не могли найти сами.
Ирина Темнова, директор Clinical Trial Support