Как наладить документооборот «на удаленке»?
В условиях массового перехода на удаленный режим работы в выигрыше оказались компании, которые заранее автоматизировали внешний и внутренний электронный документооборот.
Если вы не в их числе – не стоит огорчаться, но имеет смысл пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. ЭДО – это гарантия соблюдения сроков обработки документов, порядок в процессах и контроль исполнения.
Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием счетов и договоров, первичной бухгалтерией. Для этого необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе.
В большинстве случаев процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится минимум несколько недель. Если такие сроки не устраивают имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой. Впрочем, практика говорить, что бизнес, решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.
ДОКУМЕНТЫ ПОЛУЧАЕМЫЕ ОТ ПОСТАВЩИКОВ
Поступление комплекта документов
Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.
Передача документов и данных в учётную систему
Оприходование товара и проводка документа бухгалтером оформляются традиционно, в учетной системе. Не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Полученные сканы документы доступны бухгалтеру не только в интерфейсе EnDocs Cloud, но и в учетной системе, например 1С.
Проведение документа и формирование электронного архива
По каждому полученному скану бухгалтер формируем проводку в учетной система. Данные о документах, проведенных в учетной системе автоматически отправляются в электронный архив
ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОКУПАТЕЛЕЙ
Формирование первичного комплекта документов
Первичные учетные документы для клиентов формируются в учетной системе, распечатываются и отправляются на подпись руководителю с правом подписи для последующей отправки клиенту.
Получение подписанного клиентом комплекта документов
Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.
Обработка документа
Полученный скан документа в EnDocs отправляется на обработку бухгалтеру. В специальном реестре в учетной системе бухгалтер видит все переданные ему сканы документов и одним движением прикрепляет их к операциям реализации в учетной системе.
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:
- Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
- Согласование договоров и счетов
- Согласование коммерческих предложений и спецификаций
- Подготовка и согласование авансовых отчетов
- Служебные записки на командировку, отпуск, закупку и т.п.
- Согласование и подписание кадровых документов.
ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ ИСПОЛЬЗУЯ ENDOCS?
- Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора и существенное сокращение времени на подготовку подборок документов;
- Сокращение рабочего времени на рутинные процессы документооборота
- Надежный и защищенный архив документов
- Возможность работать удаленно
- Доступ к документам 24/7 при наличии интернета;