Как наладить документооборот «на удаленке»?

Если вы не в их числе – не стоит огорчаться, но имеет смысл пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. ЭДО – это гарантия соблюдения сроков обработки документов, порядок в процессах и контроль исполнения.

Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием счетов и договоров, первичной бухгалтерией. Для этого необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе.

В большинстве случаев процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится минимум несколько недель. Если такие сроки не устраивают имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой. Впрочем, практика говорить, что бизнес, решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.

Документы от поставщиков

Поступление комплекта документов. Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs.

Передача документов и данных в учётную систему. Оприходование товара и проводка документа бухгалтером оформляются традиционно, в учетной системе. Не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Полученные сканы документы доступны бухгалтеру не только в интерфейсе EnDocs, но и в учетной системе, например 1С.

Проведение документа и формирование электронного архива. По каждому полученному скану бухгалтер формируем проводку в учетной система. Данные о документах, проведенных в учетной системе автоматически отправляются в электронный архив

Документы для покупателей

Формирование первичного комплекта документов. Первичные учетные документы для клиентов формируются в учетной системе, распечатываются и отправляются на подпись руководителю с правом подписи для последующей отправки клиенту.

Получение подписанного клиентом комплекта документов. Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs.

Обработка документа. Полученный скан документа в EnDocs отправляется на обработку бухгалтеру. В специальном реестре в учетной системе бухгалтер видит все переданные ему сканы документов и одним движением прикрепляет их к операциям реализации в учетной системе.

Внутренний документооборот

Автоматизация внутреннего документооборота позволяет снизить трудозатраты и сократить время сотрудников на выполнение достаточно большого количестве ежедневных задач, например:

• Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
• Согласование договоров и счетов
• Согласование коммерческих предложений и спецификаций
• Подготовка и согласование авансовых отчетов
• Служебные записки на командировку, отпуск, закупку и т.п.
• Согласование и подписание кадровых документов.

Что вы получите, используя EnDocs

• Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора и существенное сокращение времени на подготовку подборок документов;
• Сокращение рабочего времени на рутинные процессы документооборота
• Надежный и защищенный архив документов
• Возможность работать удаленно
• Доступ к документам 24/7 при наличии интернета;