- на 60% ниже трудозатраты при согласовании командировочных документов
- Сводятся к минимуму ошибки при заполнении авансовых отчетов
- Сокращаются расходы на печать, пересылку и хранение документов
- Ускоряется подготовка отчетных документов для налоговой и аудиторской проверок
Проблема
Оформление документов для рабочей поездки — долгий и трудоемкий процесс:
- согласование командировки непрозрачно и отнимает время командируемого, его руководителя, бухгалтера;
- нарушаются сроки предоставления авансовых отчетов, так как сотрудники часто забывают заполнять их вовремя;
- бухгалтерия вынуждена тратить время на проверку подтверждающих документов и авансового отчета;
- затянувшееся подписание документов по командировке приводит к проблемам с закрытием отчетного периода.
Решение
Перевести командировки и авансовые отчеты в электронный вид:
- создавать заявки на командировки в пару кликов, согласовывать их по настроенному маршруту;
- оперативно отменять командировку или изменять ее параметры в процессе согласования (например, в случае превышения расходов или переносе сроков);
- автоматически формировать авансовый отчет в системе сразу после подписания приказа на командировку;
- быстро выгружать электронные документы для налоговых и аудиторских проверок, представления в ФНС и другие надзорные органы.
Работа с командировками и авансовыми отчетами в СЭД EnDocs по шагам:
Оформление командировки
Заявка на командировку создается в пару кликов в системе.
После создания заявки сотрудник в один клик запускает согласование командировки по предустановленному в системе маршруту. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.
На основе заявки в системе формируется и регистрируется приказ о командировке. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.
Оформление авансового отчета
По возвращении сотрудник заполняет авансовый отчет в системе или в личном кабинете.
Командируемый проверяет корректность информации и при необходимости дополняет отчет — заносит недостающие документы и указывает фактические расходы из накладных. Фотографии или скан-копии подтверждающих документов достаточно вложить в задание — они привяжутся к авансовому отчету автоматически.
Заполненные данные согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.
Подготовка к проверкам
Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.
С решением «Командировки и авансовые отчеты» вы получаете оперативное и прозрачное создание, оформление и подписание документов для деловых поездок с соблюдением регламентов компании
Преимущества