EnDocs для маркетинга
Маркетинг — самое хаотичное направление в любой компании. Специалисты этого отдела так или иначе участвуют во всех рабочих процессах. Много задач возникает спонтанно, ещё больше нужно держать на регулярном контроле.
Когда маркетологи перегружены, возникают просадки в работе с подрядчиками, падает медийность и продажи. В бизнесе возникает противоречивая ситуация:
- маркетологи не знают, за что хвататься и как разгрести текучку
- остальным сотрудникам кажется, что отдел маркетинга бездельничает
В конечном итоге маркетологи вязнут в рутине и решают бесконечные срочные дела. Вместо того, чтобы достигать стратегических целей, приходится разгребать монотонную работу. Маркетологи устают и перерабатывают, а бизнес всё равно недополучает клиентов.
Почему так происходит, и как это решить 
Отдел маркетинга занимается почти всем одновременно
Чаще всего маркетологам доверяют всю работу с коммуникациями, брендингом, рекламой, мероприятиями и СМИ. Запустить продвижение в соцсетях, подготовить статью в журнал, придумать акцию, опубликовать посты, подготовить корпоратив — вся эта работа достаётся отделу маркетинга.
Классик маркетинга Эл Райс в одной из своих книг написал: «Топ-менеджер — это специалист по маркетингу, который разбирается в балансовых отчетах и отчете о прибылях и убытках». Маркетологи действительно делают сотни дел одновременно.
У отдела маркетинга есть несколько направлений работы, которые нужно поддерживать параллельно:
- регулярные задачи. Все виды работ, которые периодически повторяются: составить отчёты, подготовить дайджесты, запланировать акции, провести планёрки, проанализировать статистику. Такие задачи можно планировать заблаговременно.
- ситуативные задачи. Большой задачный котёл, куда попадает любая спонтанная работа. Маркетологам нужно седлать все тренды и быстро включаться в задачи — иначе акция, публикация или реклама окажется ни к месту. Поэтому ситуативная работа поступает изо всех источников, и под неё постоянно приходится выкраивать время.
- непрофильные задачи. Если в компании нет пары тысяч сотрудников, маркетологам приходится брать непрофильную работу. Например, готовить сметы, согласовывать бюджеты или подбирать сотрудников. Такие задачи воспринимаются непривычно, поэтому замедляют всю работу.
- стратегические задачи. Идеальный вариант — когда маркетолог не только поддерживает текущие коммуникации компании, но и думает о росте бизнеса. Вот только это масштабная работа, на которой нужно сосредотачиваться. А зачастую ни сил, ни времени на большие проекты уже не остаётся.
Легко запутаться, когда задач так много, а поступают они хаотично. Часть дел неизбежно забывается или теряется. Большая часть времени уходит на поддержание текущей работы, а не на рост, который ожидает руководство.
Маркетологам не хватает инструментов для работы
В арсенале отдела маркетинга есть много профильных сервисов: для рекламы, аналитики, поиска и сбора информации. Но они всё равно не спасают от перегруза — потому что задачи маркетологов не синхронизируются с остальными коллегами.
Ситуативные задачи возникают бесконечно и вносят хаос в работу. Из-за этого они копятся, на них не получается реагировать быстро, а времени не хватает даже на регулярные задачи. Проверять работу подрядчиков приходится в такси с телефона, на планёрках доделывать описания для новых кампаний. В итоге маркетологу приходится либо перерабатывать, либо выполнять задачи как попало.
Проблема усугубляется устаревшим подходом к организации работы: задачи передают по почте, телефону или в мессенджерах. Многие клиенты, подрядчики и коллеги вообще предпочитают общаться десятиминутными голосовыми. Только разбор рутины съедает половину рабочего дня.
Чтобы рабочий процесс был управляемым, нужно использовать специализированные инструменты для оптимизации задач. Они автоматизируют рутину, приводят документы в единый вид и в несколько раз сокращают нагрузку на отдел маркетинга.
Рассказываем, как такие техники реализованы в EnDocs
Задачи оказываются под контролем
Проекты в отделе маркетинга часто идут параллельно, и все они с разными сроками. Какие-то задачи возникают и выполняются в течение дня, а другие тянутся месяцами.
При попытке организовать все дела, появляются десятки табличек, в которых специалисты поддерживают статус задач. В конечном итоге инфраструктура разрастается настолько, что поддерживать её становится сложнее, чем просто работать без контроля.
Чтобы маркетинг был подконтрольным, стоит правильно вести задачи. Это кажется очевидным, но корректная фиксация задач на деле устраняет большую часть рутины. Вот несколько примеров, как EnDocs помогает держать дела в порядке:
Задачи находятся в общем поле. Важно концентрировать дела в одном месте, вроде таблички или блокнота. В EnDocs это единый интерфейс для всей команды. Каждый сотрудник может вести собственный список дел и подключать коллег к задачам. Все данные в одном приложении, а не разбрасываются по чатам и электронной почте. А если дедлайн приближается, сервис напомнит о задаче.
Задачи всегда находятся на виду. EnDocs позволяет отслеживать статус задач — эта информация доступна всем участникам проекта. Сотрудники могут просто проверять этапы работы при помощи сервиса, а не докучать друг другу вопросами. При помощи календаря задач получится запланировать большой проект.
У каждой задачи есть срок и исполнитель. В менеджменте есть два важных правила: работу без дедлайна не сделают никогда, и работу без ответственного — тоже. Сотрудники часто пользуются этим и после провала оправдываются вроде: «я не думал, что нужно так скоро» и «вы не уточнили, кому это поручили».
Большие проекты делятся на этапы. Чтобы видеть картину проекта целиком, задачи можно представлять не списком, а в виде нескольких разделов на канбан-доске. В этом случае большую задачу можно раздробить по этапам, направлениям или исполнителям.
Когда задачи собраны в одном сервисе, планирование в разы упрощается. В голове не нужно удерживать десятки дел одновременно и временами сверяться с дедлайнами. Руководителю отдела маркетинга тоже становится значительно легче взаимодействовать с сотрудниками — им не приходится напоминать о задачах и дополнительно контролировать, ведь это автоматически сделает EnDocs.
Коллеги не добавляют невпихуемые задачи
Простая логика: чем больше задач у отдела маркетинга, тем больше времени требуется, чтобы их выполнить. К сожалению, другие сотрудники обычно не озадачиваются тем, чтобы узнать о количестве рабочих дел — и просто добавляют дополнительную работу.
В EnDocs можно избежать перегруза задачами: достаточно добавить в свои проекты руководителя или ответственного менеджера. Тогда старший сотрудник сможет заглянуть в список проектов, оценить нагрузку и перепоручить дело другому работнику.
Нудные задачи идут без участия маркетолога
Иногда отделу маркетинга нужно решать важные, но непрофильные задачи. Например, согласовать бюджет для маркетинговой кампании и утвердить у бухгалтера, оформить документы новому сотруднику или подготовить командировку. В этом случае маркетолог обычно растерянно ходит от одного специалиста к другому и спрашивает, что делать с бумагами — такая рутина отнимает уйму времени.
Такие непрофильные задачи требуют много ресурсов лишь в том случае, если документы ведут без специализированных инструментов. В EnDocs согласование документов можно запустить по одному щелчку, и они пройдут между всеми заинтересованными сотрудниками, а затем попадут к бухгалтеру или кадровику — больше не придётся обивать пороги кабинетов.
Упорядочивание работы идет на пользу всему бизнесу
Когда дела компании можно отследить в одном сервисе, задачи выполняются в несколько раз быстрее. Сотрудникам не приходится вести десятки табличек и искать рабочие заметки в бесконечных чатах — это здорово экономит время и силы. У маркетологов наконец-то высвобождается время для стратегических целей и работы над ростом компании.
Руководители тоже в выигрыше: вся работа компании оказывается на виду. Можно не переживать, что сотрудники забудут о задаче или сорвут сроки. Отделы начинают работать более слаженно, ведь менеджеры видят нагрузку и текущие проекты своих коллег. Вся работа компании в целом становится в разы организованнее.
