Электронный кадровый документооборот EnDocs КЭДО: полное руководство по внедрению
Что такое кадровый ЭДО?
Если в штате вашей компании больше одного человека — вы оформляете кадровые документы. На каждого работника организации приходится по несколько десятков таких бумаг. Стандартный набор: заявления о приеме на работу, на отгул, об отпуске, больничные, командировочные и так далее. К списку добавляются еще массовые документы — инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты. На каждое событие тоже нужно создавать документы: изменение должности, выдача премии или взыскание штрафа. А сколько таких бумаг обрабатывает отдел кадров в компаниях с большим штатом — тяжело даже просто представить.
Ситуация осложняется с трендом на удаленную работу. Сотрудники, работающие дистанционно, тратят много времени на поездки в офис для подписания бумаг, многие документы пропадают без вести. Поэтому владельцы малых и крупных бизнесов все чаще переходят на цифровую сторону.
Кадровый электронный документооборот или КЭДО — процесс обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в цифровом виде без использования бумажных дублей.
КЭДО на законодательном уровне
ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ тремя статьями:
- Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
- Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот
- Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота
КЭДО также регулируют:
- Письма Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 и от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 комментируют подписание авансовых отчетов по командировкам с помощью простой или неквалифицированной электронной подписи.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” регулирует составление табеля учета рабочего времени в электронном виде.
Что дает бизнесу КЭДО
Есть мнение, что электронный документооборот просто заменяет бумагу. Действительно, ЭДО позволяет компании снизить статьи расходов на печать, бумагу, курьеров, архив и т.д. Однако это лишь одно из преимуществ. На деле от перехода компании на КЭДО оптимизируется работа всех участников документооборота в компании.
Главное преимущество КЭДО — ускорение процессов и экономия времени
Видеообзор от EnDocs:
- Для чего стоит переходить на ЭДО?
- Какие документы обязательно нужно оставить на бумаге?
- Какие виды ЭП можно использовать?
- С чего начать? 5 ключевых шагов
- И многие другие вопросы!
Какие проблемы решает кадровый ЭДО:
Снижаются трудозатраты кадровиков на рутинные процессы — подготовку, передачу, поиск и контроль подписания документов. Все документы под рукой у кадровика, и он может в два клика выявить всех, кто не подписал документы в срок.
Удобная организация работы с сотрудниками на дистанционке. Удаленному сотруднику не нужно ехать в офис или заказывать курьерскую доставку, чтобы подписать бумажные документы. Все делается с компьютера прямо в системе КЭДО.
Время на подготовку документов существенно сокращается, а риск ошибки в оформлении снижается до 0. Система КЭДО контролирует и обеспечивает, безопасность, прозрачность всех операций с документами
Упрощается подготовка и подача документов сотрудниками в кадровую службу. Система проконтролирует, что заявление оформлено корректно, с учетом требований законодательства и внутренних регламентов работодателя.
Снижаются расходы компании. С КЭДО можно значительно сократить затраты на бумагу, обслуживание принтеров, содержание бумажного архива и курьерских службах.
Архитектура КЭДО
Кадровый электронный документооборот устроен похоже в каждом виде бизнеса. Стандартный состав: кадровая учетная запись, электронный архив, электронная подпись. У руководителя, работников кадровой службы и сотрудников должен быть свой личный кабинет в системе.
Доступ к КЭДО организации может быть двух видов. В первом случае — это полностью удаленный доступ, когда к системе можно подключиться из любой локации. Второй вариант — доступ к КЭДО ограничен территорией компании.
После анализа своих нужд организация может как создать свою собственную информационную систему, так и приобрести решение на рынке. Например, EnDocs создает кастомные разработки под специфику конкретного бизнеса.
Требования к системе КЭДО
По нашему опыту — требования разных бизнесов к управлению КЭДО отличаются лишь нюансами.
Есть 6 основных принципов, которым должна соответствовать система:
- Возможность модификации под специфику бизнес-процессов в конкретной организации
- Удобный и простой способ выпуска электронной подписи сотрудникам
- Возможность интеграции сервиса с кадровой учетной системой
- Надежный электронный архив с возможностью доступа к документам в любое время
- Обновления системы регулярны в соответствии с законодательством РФ
- Система должна фиксировать факт получения документа сторонами трудовых отношений
Как перейти на кадровый электронный документооборот и не допустить ошибки?
Чтобы “безболезненно” совершить переход на кадровый электронный документооборот, нужно делать все поэтапно.
Первым делом стоит провести аудит кадровых процессов в организации, которые есть на данный момент. Перед внедрением отмечаем, какие категории документов будут в электронном формате, а какие останутся на бумаге.
По закону, в удобный цифровой формат работодатель вправе перевести большую часть кадровых документов:
Командировка
- Служебная записка
- Приказ на командировку
- Авансовый отчет
- Отчет о командировке
Перевод сотрудника
- Заявление на перевод
- Приказ на перевод
- Дополнительное соглашение
Прием сотрудника
- Заявление о приеме
- Трудовой договор
- Соглашение об обработке ПДН
- Соглашение об электронном взаимодействии
- Договор об материальной ответственности
Отпуск/отсутствие
- Заявление на отпуск
- Заявление на отпуск за свой счет
- Заявление на учебный отпуск
- Уведомление о больничном
- Приказ о предоставлении отпуска
- Приказ о переносе отпуска
- Уведомление о болезни
- Больничный
И все остальные документы КРОМЕ анкеты о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении (кроме дистанционных сотрудников), журнала регистрации прохождения инструктажей по охране труда. Эти три вида документов должны обязательно храниться в бумажном виде.
На первых порах мы советуем переводить на ЭДО простые виды документов и постепенно включать более сложные. Чтобы система после внедрения работала максимально корректно, нужно знать — какие этапы согласования проходит каждый документ в компании. В этом поможет описание бизнес-процессов.
директор EnDocsЕще один важный момент на этапе подготовки — определить, как будете хранить документы: на защищенном сервере разработчика ИС или внутри организации на собственных серверах.
Когда подготовительный этап завершен, начинается тестирование. На этапе проверки системы нужно либо дублировать документы в бумажном варианте, либо выпустить приказ и ЛНА на группу тестирования. Так документы будут иметь юридическую силу.
Опробовать процессы КЭДО лучше с наиболее «продвинутыми» сотрудниками, которые без проблем работают за компьютерами. Для этого обычно создается фокус-группа. Сотрудники учатся работать с системой и делают пилотные обмены некоторым количеством документов.
Далее нужно подключить систему и обучить кадровых сотрудников.
С EnDocs КЭДО это очень легко сделать. Мы поможем настроить систему, обучим кадровый персонал и предоставим пакет регламентирующих документов.
КЭДО вводится на основания ЛНА. В этом документе нужно отразить регламенты и правила перехода в электронный формат. В нем же распределены и закреплены зоны ответственности, а также порядок взаимодействия между сотрудниками.
“Приказ о вводе КЭДО” должен содержать:
- Сведения об Информационной системе (может быть несколько)
- Порядок доступа к Информационной Системе
- Перечень документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО
- Срок уведомления работников о переходе на КЭДО
- Дата введения КЭДО
Перед переходом на КЭДО кадровая служба должна уведомить сотрудников об этом. Сообщить информацию можно, например, по e-mail или через корпоративные ресурсы. Четких указаний на форму уведомления в законе нет. Также нужно получить от сотрудников письменное согласие обмениваться с работодателем электронными документами. Это не касается сотрудников, которых вы принимаете на работу после 31 декабря 2021 года и для которых это первое место работы.
Электронная подпись в КЭДО
Юридические значимым кадровый документооборот делает наличие электронных подписей.
В КЭДО одной из сторон при обмене документами является физическое лицо. У физлица может быть три вида подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Какую использовать — зависит от юридической значимости документа.
Виды электронных подписей и их функционал:
| КЭП | НЭП | ПЭП | |
|---|---|---|---|
| Описание: | Квалифицированная электронная подпись. Юридически равнозначна собственноручной подписи. Не требуется письменное согласие сотрудника | Неквалифицированная электронная подпись. Для использования требуется письменное согласие сотрудника. Экономичнее и проще в обслуживании, чем КЭП | Простая электронная подпись. Не требует денежных вложений от работодателя |
| Кто может выпустить: | УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ | УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ | Работодатель в своей информационной системе |
| Какие документы можно подписывать | Любые, но есть исключения. Приказ на увольнение должен быть бумажным (кроме дистанционных сотрудников), еще некоторые документы по охране труда | Любые, но есть исключения. Приказ на увольнение должен быть бумажным (кроме дистанционных сотрудников), еще некоторые документы по охране труда | Приказ на отпуск и командировку Расчетный лист Табель учета рабочего времени Должностные инструкции Локальные нормативные акты |
| Срок действия | 1 год | 1 год | Бессрочно |
Какую подпись использовать, зависит от типа документа. Особые правила действуют для этих документов:
- трудовой договор
- договор о материальной ответственности
- ученический договор
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
- внесение изменений в договоры
- приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
- уведомление об изменении условий трудового договора
- согласие на перевод заявление об увольнении и его отзыв ознакомление с уведомлением
- об изменении условий трудового договора
- ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания
