Электронное согласование документов

Внедрение электронного документооборота в организации способствует повышению эффективности работы, в том числе и в части согласования документов. Все этапы согласования теперь будут отслеживаться в режиме реального времени в автоматизированной системе. Это делает процесс согласования более прозрачным и понятным для всех участников.

Как правило, в организациях перед тем, как подписать договор или иной документ, его согласовывают внутри одного или нескольких подразделений. Затем документ передается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот осуществляется в бумажном виде, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно контролировать перемещение документов.

Однако, если документы существуют в электронном виде, то сложные процедуры согласования можно автоматизировать. Согласование документов в электронном виде происходит в системе электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами.

Использование специальных программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом сохраняется хронология изменений, что позволяет участникам отслеживать внесенные изменения и актуальные статусы документа в режиме реального времени. 

Как согласовать?

Рассмотрим процесс электронного согласования проекта договора и других документов в СЭД.

Система согласования документов предоставляет сотрудникам компании доступ к необходимым файлам, правкам и комментариям. Доступ можно настроить на уровне подразделения, типов документов и компаний и т.п.

После того как вовлечённые сотрудники примут решение по документу, его статус изменится, и система отправит уведомление ответственному лицу.

Когда процесс завершён, документ необходимо подписать. Ответственному сотруднику нужно будет проверить лист согласования и поставить подпись самостоятельно. После подписания документа внести в него правки будет невозможно.

Таким образом, процесс согласования документов в электронном виде состоит из следующих этапов:

• Новый документ поступает в СЭД или вносится сотрудников вручную.
• Запускается процесс согласования, в ходе которого каждый участник вносит правки, согласует или отказывает в согласовании.
• Подписанный документ отправляется адресату с электронной подписью.

СЭД также позволяет настроить автоматизированные маршруты, по которым документ будет перемещаться по цепочке, а участники будут получать напоминания.

Согласование документов в EnDocs

Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота EnDocs. 

Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику или по заранее настроенному и утвержденному в компании маршруту. Получателям (согласующим) придет уведомление на электронную почту или смартфон, и они смогут обработать документ в EnDocs. Согласовать документы можно в веб-интерфейсе EnDocs, мобильном приложении или интеграционных решениях. 

Рассмотрим сценарий согласования и подписания входящих документов (это может быть первичка или договор) от контрагентов с участием в процессе трех сотрудников:

1. EnDocs загружает документ из Диадок или электронной почты и запускает его на согласование
2. Сотрудник отдела закупок получает документ, проверяет его на соответствие условиям поставки и получение заказа и согласовывает документ
3. Согласованный документ автоматически передается на согласование бухгалтеру, который проверяет его и в случае отсутствия замечаний согласует его.
4. Согласованный документ поступает на подписание директору.

Маршруты согласования в EnDocs

В EnDocs можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:

• Нет уверенности, что договор был согласован с соблюдением утверждённых регламентов вашей организации?
• Не можете точно сказать, где в данный момент находится договор, отправленный вами на согласование
• Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
• В согласовании участвуют несколько человек.
• Сотрудники находятся в разных офисах. 
• Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.

Как настроить маршрутизацию документов в EnDocs можно узнать посмотрев короткий видео-ролик:

Маршруты настраиваются для каждого типа документа.  Это ускоряет процесс согласования и позволяет:

• Запускать по цепочке согласования документы. 
• Настраивать и менять шаги маршрута. 
• На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
• Настроить напоминания для исполнителя.
• Подключить уведомления для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.

EnDocs позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.

Плюсы согласования

Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:

• Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
• Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
• История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
• Участники согласования получают уведомления об изменениях.
• Маршрут движения настраивается по желанию, в соответствии с внутренними процессами в организации. 
• Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
• Система электронного документооборота позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).

После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.