ЭДО с контрагентами

EnDocs  предлагает инструмент для организации электронного документооборота с контрагентами: от отправки и приема до проверки, согласования и контроля в едином интерфейсе с разными операторами ЭДО

Переход на безбумажный документооборот с контрагентами — неотъемлемая часть цифровой трансформации компании.

Новые документы

Все документы в поточном режиме заносятся в систему и формируют единый архив:

  • Входящие автоматически загружаются из сервисов ЭДО. При этом для формализованных документов определяется вид и заполняются реквизиты.
  • EnDocs формирует печатные формы для документов в электронном формате ФНС, что позволяет просматривать формализованные документы прямо в интерфейсе системы и выгружать их печатные формы с отметками об электронной подписи.
  • Если контрагент не подключен к сервисам ЭДО, то документы заносятся в систему из файлового хранилища или со сканера.
  • Исходящие первичные документы могут загружаться из ERP-системы, подписываться в EnDocs и отправляться контрагенту.
  • Такие документы как договоры, могут создаваться по авто-заполняемым шаблонам EnDocs и после согласования, подсыпаться КЭП и отправляться контрагенту

Согласование и подписание

  • Документы, внесенные в EnDocs, отправляются на обработку и рассмотрение по гибким маршрутам, учитывающим регламенты компании и реквизиты документов.
  • Для согласующих может использоваться простая или усиленная электронная подпись. Финальное утверждение документа производится усиленной квалифицированной подписью.
  • Поддерживается облачная КЭП КриптоПро DSS и Контур DSS. Благодаря облачной подписи можно подписывать документы в мобильном интерфейсе на смартфонах.

Интеграция с операторами ЮзЭДО

  • Коннекторы к операторам ЭДО входят в поставку системы и позволяют бесшовно интегрировать внешний документооборот во внутреннее процессы взаимодействия и работы с документами.
  • В рамках процесса согласования после подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена и ставится на контроль, а при получении ответа система EnDocs уведомляет об этом ответственного. Статус подписания документа дублируется в учетную систему для удобства пользователей.

Хранение и удобный поиск

  • После завершения цепочки документооборота все счета-фактуры, УПД, акты, договоры, письма переходят в единый электронный архив юридически значимых документов.
  • В финансовом архиве акты, счета-фактуры, накладные могут распределяться по папкам в соответствии с заданными правилами хранения и реквизитов документа. Это значительно сокращает время на поиск нужного документа.

ЭДО с контрагентами:

Благодаря интеграции с разными операторами ЭДО (Контур.Диадок, СБИС и Корус Сфера) EnDocs поможет организовать единый архив документов как электронных, так и бумажных.

формирует единый архив документов из разных источников

ускоряет бизнес-процессы

ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить первичные документы и договоры можно за несколько секунд. При этом вся работа в независимости от оператора ЭДО происходит в привычном интерфейсе СЭД. EnDocs поддерживает обмен документами через Диадок, СБИС и Сфера.Курьер

В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы. EnDocs сохраняет полный юридически-значимый протокол передачи документа

обеспечивает юридическую значимость документов

делает документооборот прозрачным

При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 30–60 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке.

сокращает затраты

делает документооборот безопасным

Контрагенты могут отправлять друг другу документы по e-mail, но это не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

63-ФЗ признает документы с электронной подписью юридически значимыми и приравнивает их к бумажным оригиналам с собственноручной подписью. Такие документы можно представить в суды и госорганы. Например, налоговая принимает декларации и книги покупки и продаж, если они подписаны электронной подписью.

упрощает взаимодействие с госорганами

Бизнес-эффект

1

снижение трудозатрат на обработку и ввод данных документов более чем на 50%

2

уменьшение количества ошибок ввода данных в 3–10 раз

3

увеличение скорости ввода данных в 3–10 раз

4

сокращение расходов на персонал за счет создания «Единого центра обработки документов»

Закажите демонстрацию системы

Заказать