Автоматизация документооборота в компании и на предприятии: шаги по внедрению СЭД
Автоматизация процессов документооборота с помощью электронных решений является неотъемлемой частью современных компаний и организаций. Обработка внутренних и внешних документов - это сложный, трудоемкий и проблемный процесс, который может быть упрощен и оптимизирован благодаря использованию системы электронного документооборота (СЭД).
Согласно аналитическому порталу TAdviser, российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем продолжает расти стабильно в 2021-2022 годах: по итогам 2021 года объем рынка вырос на 10% и достиг отметки в 64,2 млрд рублей.
Эксперты утверждают, что специализированные системы, включая СЭД и BPM-системы, становятся востребованными как для коммерческих компаний, так и для государственных учреждений. Например, в 2022 году наибольшее влияние на российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем оказало усиление фактора импортозамещения из-за ухода из России иностранных вендоров и продолжение курса государства на цифровизацию экономики.
Более того, эксперты TAdviser отмечают, что эти же факторы продолжат оказывать сильное влияние на российский рынок и в 2023 году.
Коммерческие компании видят в СЭД возможность повысить эффективность и прибыльность работы, а для государственных учреждений они представляют собой эффективное решение для оптимизации информационных потоков и работы с обращениями граждан.
Хотя создание офисных документов в цифровом формате является стандартом для большинства компаний, процессы обмена информацией часто не идеальны, и сотрудники вынуждены распечатывать документы и передавать их в “физическом” виде, что отнимает время и усилия. Внедрение эффективной системы управления информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования может решить эту проблему. Комплексная автоматизация деятельности компании с использованием грамотно организованной СЭД позволит значительно повысить эффективность бизнес-процессов.
Информация о структуре и компонентах СЭД
Системы электронного документооборота (СЭД) были созданы для автоматизации традиционной бумажной работы, но сегодня они являются многофункциональными и комплексными продуктами.
В функциональные возможности СЭД входят:
- Создание и передача внутрифирменных документов в электронном виде;
- Обработка входящей корреспонденции и нормативных документов;
- Упрощение контроля за документопотоком;
- Эффективное управление партнерскими и клиентскими отношениями.
С помощью СЭД компания может работать со всеми документами в электронном формате, включая любую информацию, сохраненную или переданную на ПК. Каждый документ должен быть снабжен атрибутами и идентифицироваться на своей “карточке”.
Достоинства СЭД
Существующая базовая структура системы электронного документооборота (СЭД) доказала свою эффективность и удобство для предприятий и учреждений любого размера. Рынок СЭД активно развивается, так как как государственный сектор, так и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Расширение сферы применения электронных подписей и повышенное внимание к вопросам безопасности информации также способствуют развитию систем СЭД. Качественные и продуманные программы могут эффективно решать эти вопросы.
Современная система документооборота имеет множество преимуществ:
“В конечном итоге, система СЭД дает предприятию конкурентные преимущества и помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру.”
Максим Соин, директор по развитию EnDocs
Кроме того, система электронного документооборота (СЭД) включает в себя управление нормативными регистрами, и ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.
Стандарты и законодательная база для СЭД
В Российской Федерации существует небольшое количество конкретных стандартов и законов, которые регулируют использование электронных бизнес-систем, включая СЭД. При создании СЭД разработчики ориентируются на разнообразные нормативные документы, которые применяются для «классического» делопроизводства.
Среди нормативных актов, которые имеют основное значение, можно выделить:
- Федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и другие;
- Отраслевые правила и требования, такие как приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
- Постановления федеральных и региональных правительств;
- Стандарты и ГОСТы, которые регулируют делопроизводство, архивы, системы распорядительной документации, например, Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.
Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила имеют рекомендательный характер. Из-за этого разработчики стараются сделать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой.
Кроме того, необходимо учитывать постоянно меняющиеся требования к работе с электронными подписями, поскольку это критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота.
При выборе системы электронного документооборота для корпоративного использования, необходимо убедиться, что все официальные электронные документы организации будут легитимными, их достоверность будет легко определяться.
Функциональные возможности СЭД EnDocs
Сегодня задачи системы электронного документооборота выходят далеко за контур “классического делопроизводства”, и это повышает требования к базовой функциональности СЭД.
Система электронного документооборота должна обладать удобными инструментами для настройки и локализации, а также хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможность организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании. Для эффективного функционирования системы необходимо упорядочить электронный обмен информацией между иерархическими уровнями и грамотно внедрить ее на реальном предприятии.
К функциональным возможностям СЭД EnDocs относятся:
- Автоматизация процесса управления договорами
Договорной документооборот с EnDocs – это:
- Быстрая подготовка договоров;
- Управляемое и оперативное согласование;
- Надежное хранение и легкий поиск документов.
2. Согласование и оплата счетов в короткие сроки
Согласование и оплата счетов с EnDocs – это:
- Единый реестр;
- Быстрый ввод;
- Согласование;
- Интеграция с 1С;
- Платежный календарь и отчеты;
- Уведомления.
3. Электронный архив для хранения и упорядочивания документов
Электронный архив с EnDocs – это:
- Безопасное хранение документов;
- Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам без лишних усилий;
- Удобный поиск документов для сверки с контрагентами.
4. Цифровая бухгалтерия для автоматизации процессов обработки и идеальный инструмент для организации бухгалтерского ОЦО
Цифровая бухгалтерия с EnDocs – это:
- Поступление документов;
- Проверка и согласование;
- Подписание;
- Учетная система;
- Электронный архив.
5. Кадровый ЭДО (КЭДО) для упрощения коммуникации с сотрудниками и ускорения подписания документов
Кадровый ЭДО с EnDocs – это:
- Бесшовная загрузка документов и данных;
- Прием сотрудников онлайн;
- Выпуск ЭЦП онлайн;
- Статус документов в онлайн;
- Сложные маршруты согласования и подписания;
- Уведомления;
- Доступ с любого устройства и удобный личный кабинет;
- Интеграция с 1С ЗУП;
- Работа со всеми типами работников;
- Электронный архив документов.
Внедрение СЭД и оценка её эффективности
EnDocs предоставляет современные сервисы электронного документооборота, которые позволяют эффективно организовать и поддерживать работу с документами. Разработчик предлагает комплексный подход, который включает в себя не только программный продукт, но также весь спектр услуг по внедрению, обучению и сервисному обслуживанию СЭД.
Для успешного внедрения СЭД в организации необходимо провести ряд этапов:
-
Сначала необходимо изучить текущую ситуацию в компании и разработать план внедрения.
-
Затем необходимо адаптировать СЭД к реальным мощностям компании.
-
После этого производится тестирование работоспособности настроенного продукта.
-
Обучение руководства и персонала может быть проведено как методом "шоковой терапии", так и постепенно.
-
Далее происходит эксплуатация и корректировки процесса работы, масштабирование и решение текущих задач.
Наши бесплатные консультации помогут разработать дорожную карту внедрения и оценить эффективность СЭД в вашей организации.
Эффективность системы документооборота необходимо оценивать не только с точки зрения бизнеса, но и с учетом затрат на ее внедрение. Для этой цели можно использовать методики расчета возврата инвестиций в IT-проекты и нематериальные активы. Необходимо также учитывать эффект от привлечения сторонних экспертов и возможность дальнейшей прибыльности. Однако, традиционные методики оценки могут быть недостаточно точными, так как они уделяют внимание только затратам на внедрение, не учитывая преимущества оптимизации работы отделов, ускорения обработки документов и упрощения принятия оперативных решений.
Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно найти в кейсах наших клиентов. Чтобы правильно оценить эффективность СЭД, необходимо рассматривать ее в комплексе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.
В дополнение к общему функционалу, компания EnDocs предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего документооборота, договорного документооборота, электронного архива, хранения контента, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.
EnDocs - это
- Электронное подписание документов
- Облачная УНЭП для сотрудников
- Удобный и понятный интерфейс
- Электронный архив документов
- Готовая интеграция с 1С и по API
Начните бесплатно!