Что такое МЧД: 9 ответов на вопросы, которые должна знать каждая компания
С 1 сентября 2023 года для бизнеса становится обязательным использование машиночитаемой доверенности. Времени на подготовку осталось не так много, поэтому команда EnDocs подготовила самую важную информацию об МЧД в удобном формате FAQ.
Что такое МЧД?
По сути, машиночитаемая доверенность или сокращенно МЧД — аналог бумажной доверенности. Это документ в формате XML, который подписан квалифицированной электронной подписью руководителя.
Как это работает:
- Руководитель или работник вносит информацию в МЧД.
- Руководитель подписывает этот документ своей квалифицированной цифровой подписью.
- Теперь, когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.
Для чего вводят МЧД?
В первую очередь для безопасности компании. С 1 сентября сотрудник, которому нужно поставить подпись от лица компании на документе, обязан применить свою ЭП и прикрепить к файлу МЧД.
В настоящий момент:
Пока представители организаций могут по старинке заверять документы с помощью электронной подписи юридического лица. Однако такой вариант имеет большой недостаток. Когда компания используют для подписи копию сертификата закрытого ключа, она по факту позволяет своим сотрудникам делать что угодно от лица организации. Стоит ли говорить, насколько это рискованно?
Поставить подпись может сотрудник, даже если у него истекли соответствующие полномочия. Выясняется этот факт довольно долго. Чтобы проверить права, нужно запросить у контрагента скан-копию бумажной доверенности.
Дмитрий Никитин, директор EnDocs
С машиночитаемой доверенности эти данные можно быстро узнать в специальных сервисах. Так как система интегрирована с распределенным реестром ФНС.
Простыми словами — с МЧД руководителю проще управлять полномочиями сотрудников. Например, можно оперативно отозвать доверенность у уволившегося работника во избежание неприятных ситуаций. К тому же работник в связке с электронной доверенностью использует личную подпись – сразу видно, кто именно заверил документ.
Как выпустить МЧД?
Когда использование машиночитаемой доверенности станет строго обязательным, сервисы не будут работать со старым видом сертификатов. И чтобы не приостанавливать работу, организациям придется судорожно заниматься выпуском КЭП.
Однако начать привыкать к МЧД и получить новую версию электронной подписи возможно уже сейчас.
Место выдачи сертификатов ЭП руководителя зависит от рода деятельности организации:
Важно:
Руководителю единственный экземпляр подписи выдается лично. Сертификат юридического лица записывается на токен, скопировать его нельзя.
Сотрудники получают свой сертификат физического лица в аккредитованных удостоверяющих центрах. При себе нужно иметь паспорт, СНИЛС.
Когда нельзя будет работать без МЧД?
Тестовый режим МЧД работает уже с 1 марта 2022 года. А вот обязательным подписание документов с использованием доверенности в электронном виде станет 1 сентября этого года.
Можно ли отложить подготовку к переходу?
Безусловно, у бизнеса есть еще несколько месяцев, когда можно использовать привычный формат работы с электронной подписью.
Но мы рекомендуем начать подготовку к переходу уже сейчас. И на это есть несколько причин:
-
Адаптация к работе с электронными доверенностями может занять долгое время;
-
Нужно предварительно ознакомиться с нормативно-правовой базой по работе с электронными доверенностями;
-
Перед внедрением компания должна закрыть организационные вопросы: отметить ответственных за переход сотрудников, подготовить положение об использовании МЧД, выпустить соответствующие приказы и так далее.
Какие формы МЧД существуют?
В России реализованы две формы МЧД:
- Разработанная Минцифрой. Этот формат включает различные идентификаторы, нужные для работы с «Госуслугами».
- Созданная ФНС совместно с Федеральной нотариальной палатой (ФНП).
Как отозвать доверенность?
Иногда сотрудник теряет полномочия заверять бумаги от имени компании, допустим, в связи с увольнением или переводом. Тогда руководитель может отозвать МЧД.
Министерство цифровой экономики на данный момент занимается созданием унифицированного формата для отзыва электронных доверенностей. Самостоятельно определять формат заявок на отзыв в МЧД будут операторы, чьи доверенности хранятся в информационных системах.
Как осуществляется проверка прекращения действия доверенности?
Обязанность по проверке машиночитаемой доверенности лежит на организации. Так как именно она и решает подписать МЧД. Какой способ отслеживания статуса МДЧ выбрать — самостоятельно решают стороны электронного обмена.
Посмотреть, в каком статусе находится доверенность, можно на портале Федеральной налоговой службы. Для этого нужно просто указать идентификационный номер.
Как подготовить корпоративную систему компании к использованию МЧД?
Это делается проще, если система ЭДО имеет функцию для работы с МЧД.
Пользователи EnDocs уже могут применять в работе новый вид подписи.
EnDocs - это
- Электронное подписание документов
- Облачная УНЭП для сотрудников
- Удобный и понятный интерфейс
- Электронный архив документов
- Готовая интеграция с 1С и по API
Начните бесплатно!