В других СЭД не получилось построить маршрут: как мы перевели документооборот Кафетера в EnDocs
Крупный оператор корпоративного питания протестировал несколько систем электронного документооборота. И нигде не получилось связать между собой отделы компании. Пришли к нам, и уже через полтора месяца всё заработало. Рассказываем, как это получилось.
Иногда у компаний возникают нестандартные задачи: например, разослать один и тот же документ по пяти отделам и согласовывать разными способами. В этом случае поставщики СЭД разводят руками или предлагают дорогущий индивидуальный проект. С этим столкнулись руководители Кафетера, пока они не обратились в EnDocs. Рассказываю, как мы перевели оператора корппитания на ЭДО за полтора месяца.
Документооборот Кафетера был неудобным
Весной 2024 к нам обратились руководители «Кафетера». Это большая компания, которая запускает корпоративные кафе, организует кейтеринг, поставляет питание для вахтовых посёлков и концертных площадок. В общем, кормит тех, кто работает. Среди клиентов «Кафетера» — VK, МТС, Сбер, Альфа-Банк, Т-Банк, Kaspersky, Роснефть, Лукойл и другие крупные организации.
В «Кафетере» несколько юрлиц, чьи документы нужно держать в порядке. Однако бухгалтерские документы поступают хаотично: через Диадок, сканами, на бумаге, по почте или в мессенджерах. В таком виде управлять документооборотом сложно — нет единого интерфейса, при помощи которого можно согласовать бумаги.
Диадок тоже не помогает порядку: в сервисе для каждого юрлица заведена отдельная страница. Поэтому нужно открывать несколько десятков вкладок разом, чтобы согласовать документ. С такими вводными в «Кафетера» начали искать удобный сервис документооборота.
Уже опробовали другие СЭД — не пошло
В документообороте «Кафетера» есть нестандартные процессы. Некоторые цепочки согласования в компании сложные. У каждого отдела собственные маршруты, по которым проходит документ, а ответственные могут определяться в зависимости от суммы счёта. Несколько примеров:
- один документ может параллельно идти на согласование в несколько отделов. В каждом из них будет уникальный алгоритм, по которому счёт или договор будут перемещаться
- контрагенты распределены между сотрудниками. Система должна распознавать подрядчика, и в зависимости от компании передавать тому или иному отделу
Руководители компании настороженно присматривались к EnDocs после того, как в нескольких предыдущих СЭД у них не получилось перенести документооборот. Поэтому мы обговорили промежуточный этап: наша команда переносит часть согласований в СЭД, сотрудники Кафетеры тестируют. Если всё понравится, до-настроим остальные процессы.
Спустя две недели тестов, нам вновь написали руководители «Кафетеры». Им всё понравилось. Ударили по рукам и принялись составлять техническое задание на оцифровку документооборота.
Подключили СЭД в три этапа
Маршруты согласования в «Кафетера» сложные, поэтому настройкой системы занялись мы. Всю работу разделили по типам документов, в зависимости от приоритетов:
Перенесли договоры в СЭД. Раньше они поступали сотрудникам хаотично, из разных источников. Теперь EnDocs централизованно собирает и хранит бумаги. При помощи ИИ-распознавания документы сортируются по типу, исполнителям, номерам договора и другим характеристикам.
Для типовых документов завели шаблоны в системе. Теперь их можно сформировать по одному щелчку мыши, а не искать подходящий среди архива и переделывать.
Подключили согласование счетов. Теперь документы проходят согласования без участия бухгалтера: они самостоятельно перемещаются по цепочке между участниками процесса. При этом наблюдать за статусом задачи могут её инициатор, бухгалтер или руководитель — работа становится прозрачнее для всех.
Мы настроили только текущие процессы согласования. Но если в компании появятся новые, их можно будет добавить самостоятельно. Для этого в EnDocs есть конструктор маршрутов, который можно освоить за десять минут.
Настроили обработку первичной документации. Её больше не нужно вносить вручную — всё распознаёт искусственный интеллект независимо от вида документа. В «Кафетере» также используют 1С, и EnDocs автоматически обменивается документами с программой.
После настройки основных процессов мы принялись дорабатывать сервис, чтобы закрыть все потребности заказчика. Внутри «Кафетеры» начали переводить сотрудников в EnDocs, а мы взялись за разработку.
Доработали функциональность под сложные задачи
Некоторые маршруты «Кафетеры» сложно выстраивались в конструкторе. Чтобы не возиться часами со скриптами, мы добавили дополнительные опции в EnDocs:
- определение ответственных в зависимости от документов. ИИ в сервисе распознаёт документ, а затем отдаёт его нужному исполнителю. EnDocs и раньше так умел, но настроек было чуть меньше. Теперь можно запустить согласование определённым способом в зависимости от суммы счёта. Пригодится, если в компании есть отдельные менеджеры по крупным клиентам
- распределение по подразделениям в зависимости от контрагентов. EnDocs определяет подрядчика, указанного в документе. Затем передаёт документ в тот отдел компании, который работает с контрагентом
В «Кафетера» радуются новому СЭД
На весь проект у команды EnDocs ушло около полутора месяца. За это время мы перенесли архив документов, настроили маршруты согласования для договоров и счетов, наладили обработку «первички». Наши сотрудники обучили проектную группу «Кафетера» — теперь в компании появились специалисты, которые смогут обучить остальных работников.
Руководители «Кафетера» перевели в EnDocs уже несколько десятков сотрудников. Поначалу работники неохотно переходили в новый сервис, но уже через неделю порадовались изменениям. Работа в EnDocs оказалась куда быстрее и удобнее, чем в предыдущих программах. Лучше всего о впечатлениях расскажет ИТ-директор Кафетера Дмитрий Хлебалин:
Сейчас в компании обрабатывают при помощи EnDocs сотни документов ежемесячно. Руководители «Кафетера» хотят ещё шире задействовать сервис и ждут, чтобы мы разработали бизнес-опции — вроде таск-трекера.
* * *
Если тоже развиваете бизнес и хотите перевести его на электронный документооборот — напишите нам. Мы покажем, как работает сервис, и дадим доступ к демоверсии. Вы сможете опробовать EnDocs самостоятельно и понять, подходит ли сервис вашей компании.
