Топ-5 СЭД для вашего бизнеса

Наша команда развивает EnDocs. Это сервис, который помогает компаниям организовать электронный документооборот и навести порядок в рабочих задачах, бизнес-процессах, согласовании счетов, договоров и внутренних документов. Так бизнес экономит на времени, которое тратят сотрудники на выполнении рутинных задач.

Иногда мы смотрим на СЭД и удивляюсь, кто вообще может себе такое позволить. Смотрите: нужно отдать несколько миллионов за внедрение, закупить сервера, нанять команду техподдержки и регулярно оплачивать за лицензии. Даже если начинающий предприниматель продаст свой бизнес, ему не хватит на оплату системы. Спасаем ситуацию — в статье перечислили свой топ СЭД для малого и среднего бизнеса.

Дисклеймер: в статье будет много вкусовщины. Как-никак, мы тоже разрабатываем СЭД. Обещаем, что будем непредвзятыми, насколько это возможно

EnDocs

Сервис для организации командной работы и документооборота. В нём есть инструменты для создания, подписания и согласования документов. При помощи EnDocs можно ускорить работу бухгалтерии и кадрового отдела, планировать и синхронизировать задачи сотрудников.

EnDocs работает в облаке — сервис адаптирован для быстрого внедрения и лёгкого использования из любой точки мира. Можно установить также локальную версию или провести проектное внедрение с дополнительными доработками.

Интерфейс построен по принципу «одного окна» — со стартовой страницы сотрудник может получить всю информацию по текущим задачам и своим документам. В этом же разделе можно решить большинство задач, связанных с документами.

Статусы документов и задач отображаются в соответствующих разделах — даже беглым взглядом легко оценить текущие дела

Управлять задачами и документами несложно — для этого существует интуитивно понятный конструктор. В нём можно построить цепочку согласования любой сложности из готовых блоков и шаблонов.

Интерфейс настройки маршрутов согласования в EnDocs

Планировщик задач выглядит стандартно, похожим на привычные Asana или Trello. Благодаря этому в интерфейсе легко освоиться и перенести всю рутину в новый сервис.

Интерфейс выглядит лёгким и понятным. Пользователь даже без опыта в сервисах документооборота и планирования может освоить большинство опций в течение часа.

Сложность внедрения низкая. Сервис заточен на работу в облаке, поэтому разработчики сделали ставку на максимальную мобильность. Чтобы подключить EnDocs, достаточно оплатить тариф и зарегистрировать сотрудников в системе. Сразу после этого можно настраивать работу в сервисе.

Начать работать в сервисе можно сразу в день подключения. На обучение сотрудников и оцифровку документооборота обычно уходит пару недель. В компании есть кейсы крупных корпораций, которые переносили сотни документов в систему всего за месяц.

Стоимость невысокая. В рейтингах цен EnDocs постоянно фигурирует среди самых бюджетных решений. Среди предложений есть три фиксированных пакета от 5 000 ₽ до 11 000 ₽ и тариф-конструктор со стоимостью от 250 ₽ за пользователя.

В тарифе-конструкторе можно настраивать даже малозначительные опции, чтобы платить только за самое нужное

Особенности EnDocs:

• Сервис изначально проектировался для облачной версии — поэтому веб-интерфейс выглядит удобно и легко;
• В EnDocs есть ИИ-модуль распознавания — благодаря ему можно не вводить документы вручную. Они автоматически отсортируются и поместятся в архив, где с ними можно работать;
• Данные хранятся и обрабатываются в российском дата-центре, сертифицированном в соответствии с 152-ФЗ. Все пользовательские данные хранятся в зашифрованном виде, обеспечивается постоянное резервное копирование баз данных.

ELMA 365

ELMA — это российская система управления бизнес-процессами и электронного документооборота. При помощи сервиса можно управлять закупками, подписывать и передавать документы. Подходит для специалистов по кадрам и бухгалтеров.

Интерфейс современный, но с большим количеством опций. Хоть дизайн чистый и интуитивно понятный, поначалу требуется время, чтобы сориентироваться в сервисе.

Система выстроена так, чтобы из одного интерфейса можно было управлять разными процессами. С одной стороны, это удобно — получается решать все дела бизнеса в режиме одного окна. С другой — приходится подолгу искать нужные опции среди CRM, ЭДО и системой управления закупками.

Скриншот интерфейса с официального сайта ELMA

При многообразии функциональности в системе, в ней нет интеграций с редакторами файлов. Документы придётся выгружать на диск, чтобы затем изменить в Microsoft Office или аналогичной программе.

Сложность внедрения средняя. Нужно оплатить лицензию и зарегистрировать пользователей. Сложность заключается в том, что клиент не получает всю функциональность сразу, а подключает её по модулям.

Перед подключением сервиса нужно разобраться, какие опции включены в лицензии, а затем оплачивать каждую из них отдельно.

Дополнительные сервисы ELMA365. К примеру, работа с кадровыми документами вынесена в отдельный модуль

Стоимость зависит от подключенных модулей. Стандартная лицензия для одного пользователя — 10 000 ₽ в год. При этом тариф действует даже в том случае, если сотрудник ни разу не заходил в систему.

Чтобы полноценно оцифровать документооборот, придётся подключать дополнительные модули, что увеличивает стоимость. Например, подключение электронного архива на год обойдётся в 200 000 ₽ дополнительно.

Стоимость решений на сайте ELMA 365

Особенности ELMA 365:

• BPM-платформа: ELMA изначально спроектирована как система управления бизнес-процессами, а не СЭД. Подойдёт, если вы хотите автоматизировать закупки и работу с подрядчиками;
• Систему можно выстроить из необходимых модулей. Функциональность подключается опционально. Можно оплатить базовую функциональность, либо докупить больше опций.

Битрикс24

Битрикс24 — в первую очередь платформа для управления бизнесом. В неё входят CRM, система управления задачами, опции для работы с документами. При помощи Битрикс автоматизируют работу отделов продаж, организуют работы с сайтами, выстраивают процессы в колл-центрах. Однако функциональность СЭД в сервисе занимает второй план.

Интерфейс заточен на отдел продаж. В сервисе удобно пользоваться CRM, клиентской базой, функциональностью для сайтов и маркетплейсов. Максимальное удобство почувствуют продажники, маркетологи и операторы клиентской поддержки.

Интерфейс работы с заявками в Битрикс24

Поскольку работа с документами в Битриксе вторична, интерфейс слабо адаптирован для целей ЭДО. Дизайн напоминает системы времён Windows Vista, а работа с документами ограничена готовыми шаблонами. Управлять документами и хранить их может быть сложно, потому что для них не предусмотрена подробная классификация.

Интерфейс хранения документов в Битрикс24

Сложность внедрения невысокая, однако функциональности Битрикса может быть недостаточно для полноценной автоматизации документооборота. С помощью сервиса можно наладить работу с продажами и взаимодействие с клиентами, но согласовывать с его помощью документы зачастую сложно. В дополнение к системе, скорее всего, потребуются дополнительные сервисы.

Стоимость высокая, если вам нужен именно документооборот. Функциональность для работы с документами раскрывается лишь на максимальном тарифе, который стоит 13 990 ₽ в месяц. В нём будет множество опций для работы отдела продаж и маркетологов, и не так много — для ведения документов.

Список тарифов Битрикс с официального сайта компании

Особенности Битрикс24:

• Сервис поддерживает интеграцию с почтовыми системами, соцсетями, IP-телефонией и другими инструментами для автоматизации продаж;
• Функциональность СЭД в Битрикс сильно ограничена, потому что инструмент ориентирован на другие бизнес-процессы;
• Заводить документы в систему сложно: у них нет карточки и истории версий. В системе нет модуля для делопроизводства и договоров.

1С: Документооборот

1С: Документооборот — одна из программ системы «1С: Предприятие». Она нужна для автоматизации работы с документами: согласования решений, контроля исполнительской дисциплины, хранения файлов в архиве. Это одна из первых российских систем ЭДО.

Интерфейс сложный. Сервисы 1С разрабатывали ещё на заре девяностых, поэтому они тянут на себе огромную функциональность уже больше тридцати лет. Это провоцирует большую путаницу в работе — нужно открывать множество вкладок и выпадающих меню, из-за чего даже мелкие задачи бывает сложно выполнить.

Как правило, на работу с 1С выделяют отдельного специалиста — интерфейс местами настолько тяжёлый, что для его освоения нужно пройти курсы.

Интерфейс 1С: Документооборот — так в сервисе выглядит автоматическое продление договора

Сложность внедрения очень высокая. Для подключения 1С зачастую задействуют внешнего специалиста или партнёра компании. Поэтому для работы с сервисом нужно также позаботиться о расширении штата или найме внешнего подрядчика.

Настройка процессов документооборота нередко занимает больше времени, чем в аналогичных сервисах из-за сложности интерфейса. На внедрение программы нужно заранее закладывать несколько месяцев.

Стоимость начинается от 48 500 ₽ за лицензию для специалиста. Затем требуется дополнительная оплата за подключение пользовательских лицензий — они продаются от пяти штук, каждая стоимостью от 735 ₽ в месяц, если платить сразу за год. Стоимость корпоративной версии стартует от 251 600 ₽.

Прайс на 1С: Документооборот с официального сайта компании

Особенности «1С: Документооборот»:

• Сервис существует несколько десятилетий, поэтому по нему создали много образовательных материалов;
• Для настройки сервиса требуется помощь программиста, а интерфейс требует предварительного обучения.

Directum Lite

Directum Lite — упрощённая версии системы Directum RX для компаний численностью до 100 человек. В сервисе можно хранить документы, работать с документами, счетами и договорами.

Интерфейс достаточно простой, напоминает привычные офисные приложения. Однако многие опции ненаглядны, потому что скрываются в списках. Из-за этой особенности приходится постоянно переключаться между вкладками, чтобы найти нужную опцию или проверить статус задачи.

Интерфейс сервиса Directum

Сложность внедрения невысокая для основной функциональности. Разработчики утверждают, что на подключение системы требуется около пяти дней. Однако в других обзорах указывают, что процесс может занимать в районе одиннадцати недель.

Стоимость подключения базовой версии стартует от 4 764 ₽ в год за одного сотрудника. При подключении дополнительных опций цена вырастает. Например, версия для десяти сотрудников, в которую включены интеграции с 1С и Диадок, опции планирования, архив и мобильное приложение для двух сотрудников обойдётся в 333 600 ₽ в год.

Расчёт тарифа на официальном сайте Directum Lite

Особенности Directum Lite:

• Систему несложно освоить человеку без опыта работы с СЭД;
• Тариф можно гибко настраивать за счёт модулей, однако в базовой функциональности доступно не так много полезных опций.

Как выбрать идеальную СЭД

Чтобы не ошибиться с выбором СЭД, стоит сравнивать сервисы по разным критериям. Малому и среднему бизнесу полезнее всего присмотреться к этим параметрам:

• Простота использования. Обращайте внимание на удобство и понятность сервиса. Учитывайте, что если система выглядит сложной, может потребоваться расширение штата или покупка дополнительных консультаций.
• Интерфейс сервиса. Хорошо, если он будет чистым и интуитивно понятным. В этом случае вам не только будет приятно работать в программе, но и выполнять задачи получится быстрее.
• Стоимость лицензии. Разработчики многих старых систем запрашивают много денег за подписки, потому что десятилетиями поддерживают архаичную функциональность. На старте бизнеса такие опции могут оказаться бесполезными, а вам придётся переплачивать.

По возможности запрашивайте у разработчика презентацию работы сервиса и демо-версию системы. Так вы сможете самостоятельно протестировать, подходит ли СЭД для ваших задач.