КЭДО: что это такое, суть подхода, примеры систем
Всё, что раньше печатали, подписывали вручную и хранили в папках, теперь можно оформлять и отслеживать онлайн.
В этой статье подробно разберём, как устроено КЭДО и что предлагают российские системы.
Что такое КЭДО
КЭДО — это цифровой способ вести кадровый документооборот внутри компании. Все типовые бумаги, которые раньше оформлялись на бумаге и подписывались вручную, переходят в электронный формат с юридической силой. Работодатель и сотрудник взаимодействуют через защищённую платформу — без личных встреч, курьеров и бумажных архивов.
Сценарии могут быть разными: от согласования отпуска до подписания трудового договора. Главное, что все действия фиксируются в системе, а документы подписываются электронной подписью. Это упрощает учёт, сокращает сроки оформления и снижает риски ошибок.
Для бизнеса КЭДО — это не только про ускорение процессов, но и про контроль. Каждое действие в системе прослеживается. Документы не теряются, а доступ к ним можно ограничивать по ролям.
Расшифровка
КЭДО расшифровывается как «кадровый электронный документооборот». В англоязычной практике используется термин HR Document Management.
Термин КЭДО закреплён в нормативных актах. Он напрямую упоминается в Трудовом кодексе, приказах Минтруда и других регламентах. В отличие от общего ЭДО, КЭДО охватывает только отношения между работодателем и сотрудником — трудовые и связанные с ними.
Что означает КЭДО
На практике КЭДО означает, что все действия между работодателем и сотрудником, связанные с оформлением документов, переходят в электронную форму. Это касается как самих документов, так и процессов согласования, уведомления и подписания.
Формально КЭДО — это установленный государством формат взаимодействия. Он регулируется трудовым законодательством и требует соблюдения конкретных технических условий: использования электронной подписи, защищённых каналов связи и надёжного хранения данных.
Законодательное оформление КЭДО появилось сравнительно недавно — в 2021 году, хотя первые эксперименты с внедрением начались ещё в 2017-м. Сегодня с помощью КЭДО можно перевести в цифровой формат почти всю кадровую документацию, ранее велась на бумаге.
Подробнее о законах, который регулируют КЭДО, можно прочитать в статье на сайте EnDocs «КЭДО и право: как сделать электронный документооборот легитимным»..
Суть подхода
Суть КЭДО — это отказ от бумаги. Перевести в КЭДО можно около 99% кадровых документов согласно статьям 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ. К таким документам относятся:
- оффер и изменения к нему;
- заявление 2-НДФЛ;
- заявление на перечисление зарплаты по реквизитам;
- заявление о подключении к зарплатному проекту;
- согласие на обработку персональных данных;
- согласие на фото- и видеосъёмку;
- лист ознакомления с нормативными актами;
- трудовой договор;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- приказ о переводе;
- заявления на оплачиваемый или неоплачиваемый день;
- приказ на отпуск;
- заявление на командировку;
- отчёт о командировке;
- служебные записки на премии.
Однако есть документы, которые обязаны оставаться в бумажном виде с физической подписью сотрудника. К ним относятся:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда;
- трудовые книжки (если сотрудник не согласен на электронный вариант).
Что касается трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, их использование в электронном формате регулируется отдельной нормой — статьями 66–66.1 ТК РФ, введёнными с 2021 года.
Все эти документы, независимо от их типа и формы, могут быть объединены в системе КЭДО.
ТОП-7 российских КЭДО
Российский рынок КЭДО достаточно развит и предлагает множество интересных и зрелых решений. Среди них есть как проверенные временем платформы, так и современные продукты с расширенным функционалом и удобным интерфейсом.
EnDocs КЭДО
EnDocs КЭДО — современное решение для кадрового электронного документооборота, которое позволяет вывести управление кадровыми процессами на новый уровень. Сервис быстро внедряется, работает по актуальным законам 377-ФЗ и 407-ФЗ и помогает компаниям полностью отказаться от бумажных документов. Это экономит время кадровиков и упрощает взаимодействие с сотрудниками — даже если они работают удалённо.
Платформа предоставляет удобный интерфейс и гибкие инструменты для создания, согласования и подписания всех типов кадровых документов: от трудовых договоров и заявлений до приказов и отчетов. Автоматизация снижает риск ошибок и контролирует сроки подписания. Интеграция с 1С:ЗУП и возможность работы с мобильных устройств делают процесс максимально комфортным.
Безопасность данных и юридическая значимость документов гарантируются современными стандартами и аккредитованными удостоверяющими центрами. EnDocs поддерживает разные типы работников — штатных, совместителей, подрядчиков и самозанятых — и уведомляет участников о новых документах и событиях.
Переход на EnDocs занимает минимум времени: от подключения и обучения кадровиков до запуска системы и информирования сотрудников. Компания предоставляет поддержку, помощь в подготовке локальных документов и обновления без дополнительных затрат.
Начните использовать КЭДО с EnDocs и сократите трудозатраты, исключите бумажную волокиту и обеспечьте полный контроль над кадровыми процессами.
Начать бесплатно | Заказать демо
1С:ЗУП
1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — одна из самых широко внедряемых систем КЭДО в сфере управления персоналом и расчёта заработной платы в России. Её используют как коммерческие компании, так и государственные организации благодаря высокой надёжности и богатому функционалу.
Система автоматизирует ключевые кадровые процессы: приём, увольнение, переводы, ведение графиков работы, начисление зарплаты, учёт налогов и взносов, формирование отчётности. Интерфейс и логика программы ориентированы на работу кадровиков и бухгалтеров, а гибкая настройка прав доступа позволяет адаптировать систему под любые задачи.
1С:ЗУП — фактически стандарт в кадровом учёте, поэтому подавляющее большинство решений КЭДО на российском рынке изначально разрабатываются с учётом интеграции именно с этой системой. Это позволяет бизнесу легко внедрять электронный документооборот без перестройки всей IT-инфраструктуры.
Для 1С:ЗУП также активно создаются специализированные модули, расширяющие её возможности в области КЭДО. Такие модули выпускают сторонние разработчики, а сами продукты, как правило, полностью совместимы с базовыми конфигурациями системы.
HRLink
HRlink — отечественный сервис, ориентированный на полноценное внедрение КЭДО в компаниях с распределённой структурой или большим количеством сотрудников. Он автоматизирует весь цикл работы с кадровыми документами — от создания и маршрутизации до подписания и хранения, включая поддержку сотрудников, работающих по различным видам договоров (ГПХ, совмещение, временные и т. д.).
Сервис удобно разделён на три кабинета: для сотрудника, кадровика и руководителя. Каждый получает доступ только к тем функциям, которые соответствуют его роли в процессе. Все действия в системе логируются и защищаются с помощью электронной подписи — на выбор предлагаются УКЭП, УНЭП, вход через «Госуслуги» и «Госключ».
Интеграции — одна из сильных сторон HRlink. Он легко подключается к основным HRM- и ERP-системам через API, включая 1С:ЗУП. Это позволяет встроить HRlink в существующий цифровой ландшафт без сложных доработок. Документы могут храниться либо в защищённом облаке, либо на инфраструктуре заказчика — выбор зависит от IT-политики компании.
Сценарии отправки документов гибко настраиваются: можно массово отправлять документы всему подразделению, последовательно направлять по цепочке или задать собственный алгоритм маршрутизации. Уведомления о действиях с документами приходят сотрудникам по четырём каналам, что минимизирует просрочки и “зависшие” документы.
VK HR Tek
VK HR Tek — это корпоративная HR-платформа, входящая в экосистему VK. Она ориентирована на крупные компании и холдинги, которым нужно централизованно управлять процессами подбора, адаптации, оценки, развития и, конечно, КЭДО.
Система работает по модели модульного конструктора: компания подключает только нужные блоки — от рекрутинга и обучения до КЭДО и HR-аналитики.
Платформа включает полноценный КЭДО, в котором реализована работа с УКЭП, УНЭП и Госключом. Система поддерживает создание, подписание, хранение и пересылку кадровых документов без бумаги. Все действия можно выполнять в веб-версии или мобильном приложении, а каждый процесс — от заявления до приказа — сопровождается комплектом необходимых документов. Электронную подпись можно выпустить онлайн за пару минут.
VK HR Tek предлагает удобные личные кабинеты для сотрудников, руководителей и кадровиков с адаптацией интерфейса под корпоративные стандарты. Права доступа, маршруты согласования, роли и уведомления настраиваются под конкретные бизнес-процессы. Работа происходит в едином окне без переключения между разными сервисами. Высокая кастомизация позволяет реализовать как стандартные, так и уникальные сценарии.
Система интегрируется с 1С:ЗУП, SAP, Битрикс и другими платформами, что делает её совместимой с существующей ИТ-инфраструктурой. VK HR Tek соответствует требованиям законодательства, включена в реестр отечественного ПО и обеспечивает высокий уровень безопасности. Внедрение SaaS-версии возможно за 7–28 дней, техподдержка работает по SLA, а уровень удовлетворённости клиентов превышает 95%.
ELMA365 КЭДО
ELMA365 КЭДО — это современное решение для КЭДО, которое позволяет компаниям оптимизировать HR-процессы и значительно снизить затраты на бумагу, доставку и администрирование документов. Благодаря автоматическому подписанию цифровых кадровых бумаг устраняются узкие места в процессах, что освобождает время руководителей и кадровиков. Платформа тесно интегрирована с экосистемой ELMA, что расширяет её возможности и упрощает объединение с другими бизнес-приложениями.
Платформа отличается гибкостью и универсальностью. С помощью low-code инструментов кадровые процессы можно быстро изменять и совершенствовать по мере роста бизнеса. No-code портал создаёт единое цифровое пространство для управления кадровыми заявками и услугами, без привлечения разработчиков. Система интегрируется с актуальной организационной структурой, позволяя согласовывать заявки и управлять изменениями в компании легко и быстро.
ELMA365 КЭДО предлагает безлимитное использование по числу пользователей при покупке серверной лицензии Enterprise, что избавляет компании от ежегодных платежей. В системе есть всё необходимое: от личных кабинетов сотрудников и автоматизации трудоустройства до контроля, аналитики и уведомлений.
Решение подходит для разных по размеру компаний и помогает оптимизировать работу с кадровыми документами, делая процессы прозрачнее и удобнее для сотрудников и кадровиков. ELMA365 КЭДО гибко подстраивается под нужды бизнеса и поддерживает его рост.
Контур.КЭДО
Контур.КЭДО — это система для электронного кадрового документооборота, которая обеспечивает удобный обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками. Платформа поддерживает весь цикл работы с цифровыми документами: от создания и отправки до подписания и хранения. А благодаря интеграции с EnDocs через сервис Контур.Диадок, можно автоматически загружать все отправленные и полученные через Диадок документы в рабочее пространство EnDocs — с уже заполненными реквизитами и готовыми печатными формами со штампом и электронной подписью.
Платформа поддерживает разнообразные кадровые процессы и документы: отпуска, командировки, трудоустройство, договоры гражданско-правового характера, приказы и заявления. Подписание документов возможно с помощью квалифицированной, неквалифицированной и простой электронной подписи, что обеспечивает юридическую значимость цифровых кадровых бумаг.
В Контур.КЭДО реализованы гибкие маршруты согласования, возможность работы с шаблонами документов, автоматические уведомления о статусах подписания и выгрузка данных в локальный архив организации. Система интегрируется с основными учетными решениями, включая 1С и SAP, и доступна в веб- и мобильных версиях для удобства пользователей.
СКБ Контур — официальный оператор электронного документооборота и аккредитованный удостоверяющий центр, а сама платформа Контур.КЭДО входит в обширную экосистему компании. Это обеспечивает как минимум высокий уровень надежности, безопасности и совместимости с другими сервисами ЭДО, кадрового учета и отчетности.
Битрикс24 КЭДО
Битрикс24 КЭДО — это решение для кадрового электронного документооборота, интегрированное в многим знакомую платформу Битрикс24. Оно позволяет сотрудникам подписывать кадровые документы онлайн без необходимости посещать офис или использовать отдельные электронные ключи. Подписание происходит прямо в привычном интерфейсе Битрикс24, что упрощает работу и снижает нагрузку на HR-отдел.
Система поддерживает юридически значимое подписание документов в соответствии с требованиями закона №63-ФЗ, включая трудовые договоры, приказы, заявления и другие кадровые документы. Для сотрудников доступна мобильная подпись через приложение Госключ, а компания подключает Госключ к Битрикс24 всего за несколько шагов, что упрощает внедрение и снижает расходы.
Битрикс24 КЭДО обеспечивает удобную совместную работу — все процессы проходят в едином сервисе с задачами, чатами и CRM. Это ускоряет документооборот и повышает прозрачность кадровых процессов, а благодаря гибкой системе ролей и прав доступа обеспечивается безопасность и контроль.
Интеграция с 1С позволяет автоматически переносить данные в документы, синхронизировать расчётные листки и остатки отпусков, что снижает ошибки и экономит время. Для компаний, уже работающих с Битрикс24, внедрение занимает считанные часы. Платформа доступна без доплат на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз», что делает его выгодным решением для компаний с большим штатом.
Сравнение российских КЭДО: таблица
Ниже приведена сравнительная таблица семи популярных систем КЭДО, отражающая некоторые ключевые параметры, важные для выбора подходящего решения под конкретные задачи бизнеса.
Система КЭДО | Главная особенность | Типы электронных подписей | Интеграции | Уровень кастомизации | Время внедрения |
EnDocs КЭДО | Быстрое внедрение и настройка, простой интерфейс | УКЭП, НЭП, ПЭП (квалифицированные, неквалифицированные, простые) | 1С:ЗУП, мобильные платформы | Высокий | От 1 дня |
1С:ЗУП | Фундаментальная платформа с возможностью модульного расширения под задачи КЭДО | УКЭП, НЭП, ПЭП (через интеграции) | 1С:ЗУП (основа), сторонние модули | Высокий | От нескольких недель |
HRLink | Полный цикл КЭДО с тремя типами кабинетов, гибкая маршрутизация | УКЭП, УНЭП, Госуслуги, Госключ | 1С:ЗУП, ERP, HRM через API | Высокий | От нескольких дней |
VK HR Tek | Модульная HR-платформа с расширенным функционалом и кастомизацией | УКЭП, УНЭП, Госключ | 1С:ЗУП, SAP, Битрикс24 и др. | Очень высокий | От 7–28 дней |
ELMA365 КЭДО | Универсальная low-code платформа с no-code порталом, тесная интеграция с ELMA | УКЭП, НЭП, ПЭП, ИИ-поддержка | Экосистема ELMA, учетные системы | Очень высокий | От 7 дней |
Контур.КЭДО | Тесная интеграция с экосистемой Контур,удобный обмен документами, гибкие маршруты | УКЭП, НЭП, ПЭП | 1С, SAP | Высокий | От нескольких дней |
Битрикс24 КЭДО | Тесная интеграция с экосистемой Битрикс24, быстро и просто внедрение | Госключ (личная ЭП через мобильное приложение) | 1С:ЗУП, интеграция с Битрикс24 | Средний | От нескольких часов |
После выбора системы важно правильно организовать внедрение. Подробнее о внедрении КЭДО — порядке подключения, юридических нюансах и примерах документов — читайте в статье «Внедрение КЭДО: как перейти, обязательно или нет, порядок подключения, образцы документов».
Как устроена система КЭДО
Современная система КЭДО состоит из нескольких взаимосвязанных компонентов, которые обеспечивают удобство, безопасность и прозрачность всех HR-процессов. Рассмотрим ключевые элементы системы и их функции.
Платформа КЭДО
Платформа КЭДО — это программное решение для полного цифрового кадрового документооборота. Она обеспечивает создание, передачу, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде с соблюдением требований закона.
Как мы уже разобрали, изучая ранее перечисленные российские платормы КЭДО, все эти решения реализуют централизованное хранилище документов и поддержку электронных подписей для обеспечения юридической значимости и безопасности. При этом практически каждая платформа интегрируется с 1С и другими системами для автоматизации обмена данными и повышения эффективности кадрового документооборота.
Настраиваются маршруты согласования, права доступа и роли пользователей. Платформа масштабируется и позволяет контролировать сроки, вести аудит и быстро адаптироваться под нужды компании.
КЭДО работника
Управление электронным документооборотом сотрудников охватывает полный набор кадровых документов, необходимых для эффективного учёта и контроля трудовых отношений. В системе КЭДО хранятся и обрабатываются ключевые регламенты и внутренние документы, обеспечивающие правовую основу работы компании с персоналом. К ним относятся:
- штатное расписание — основа планирования численности и должностных функций;
- план отпусков — инструмент для планирования и учёта отпускных периодов;
- правила внутреннего трудового распорядка, регламентирующие режим работы и дисциплину;
- организационная структура, отражающая иерархию и ответственность внутри компании;
- документы, регулирующие обработку и защиту персональных данных работников, что важно для соблюдения законодательства.
КЭДО также систематизирует первичные документы, необходимые для каждого сотрудника, и ведёт регистры кадрового учета, что обеспечивает полноту и прозрачность кадрового делопроизводства. Среди таких документов:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения, фиксирующие условия и изменения в трудовых отношениях;
- табели учёта рабочего времени, отражающие фактическое присутствие и переработки;
- должностные инструкции, определяющие функциональные обязанности;
- книга учёта движения трудовых книжек, фиксирующая выдачу и возврат;
- личные карточки сотрудников, содержащие персональные и служебные данные;
- кадровые приказы с полным пакетом оснований — заявлений, служебных записок, актов, что обеспечивает доказательную базу при проверках;
- журнал учёта проверок и мероприятий контролирующих органов, фиксирующий все инспекции и выводы.
На практике в КЭДО реализуются основные кадровые процессы с соответствующими комплектами документов:
- Приём на работу:
- заявление кандидата, фиксирующее намерение вступить в трудовые отношения;
- приказ о приёме, официальный документ, закрепляющий факт трудоустройства;
- трудовой договор или контракт, устанавливающий права и обязанности сторон;
- при необходимости — протокол общего собрания учредителей, утверждающий назначения на руководящие должности.
- заявление кандидата, фиксирующее намерение вступить в трудовые отношения;
- Отпуск:
- заявление сотрудника на отпуск, инициирующее процесс;
- приказ об отпуске, юридически закрепляющий право на отдых;
- утверждённый график отпусков, обеспечивающий согласованность планирования в коллективе.
- заявление сотрудника на отпуск, инициирующее процесс;
- Перевод на другую работу:
- заявление о переводе, отражающее волеизъявление работника или инициативу работодателя;
- приказ о переводе, закрепляющий изменения в трудовой деятельности;
- служебная записка, обосновывающая необходимость перевода, важна для внутреннего контроля и согласования.
- заявление о переводе, отражающее волеизъявление работника или инициативу работодателя;
- Дисциплинарные взыскания:
- докладная записка, фиксирующая факт нарушения;
- объяснительная записка сотрудника, дающая возможность объяснить обстоятельства;
- акт о нарушении, подтверждающий факт проступка;
- приказ о взыскании, официальный документ, налагающий дисциплинарное наказание.
- докладная записка, фиксирующая факт нарушения;
- Поощрения и награждения:
- представление, инициирующее процесс поощрения;
- приказ о награждении, закрепляющий решение руководства.
- представление, инициирующее процесс поощрения;
- Увольнение и сокращение:
- заявление об увольнении, подаваемое работником или оформляемое работодателем;
- уведомление о предстоящем сокращении, важный этап для соблюдения трудового законодательства;
- приказ об увольнении, завершающий процесс прекращения трудовых отношений.
- заявление об увольнении, подаваемое работником или оформляемое работодателем;
КЭДО кадрового сотрудника
Кадровый сотрудник (HR) в системе КЭДО выполняет ключевую роль в организации электронного документооборота. Его задача — своевременно оформлять, регистрировать и контролировать движение кадровых документов, обеспечивая их полноту, корректность и юридическую значимость. Благодаря автоматизации многие рутинные операции выполняются быстрее и с меньшим риском ошибок.
В функционал специалиста входит создание кадровых документов, организация маршрутизации для согласования и подписания, а также ведение учётных регистров и журналов. Система позволяет отслеживать статус каждого документа и своевременно реагировать на задержки, что повышает прозрачность и дисциплину кадрового делопроизводства.
Основные виды документов и процессов, которыми управляет HR-сотрудник в КЭДО, включают:
- приказы о приёме на работу, переводах, увольнениях, командировках и отпусках;
- заявления работников на отпуск, перевод, увольнение и другие кадровые процедуры;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками;
- документы, связанные с дисциплинарными взысканиями и поощрениями;
- табели учёта рабочего времени, отражающие фактическое присутствие и переработки;
- графики отпусков, обеспечивающие планирование и согласование;
- личные карточки и трудовые книжки, хранящие персональные и трудовые данные;
- журналы регистрации кадровых документов, проверок и контролирующих мероприятий;
- документы по охране труда, технике безопасности и обеспечению условий труда;
- отчётность, формируемая для внутренних подразделений и государственных органов.
Благодаря такому широкому набору инструментов КЭДО кадровый сотрудник получает возможность не только ускорить обработку документов, но и улучшить качество кадрового учёта, минимизировать риски нарушений и обеспечить прозрачность всех процессов для руководства и контролирующих органов.
КЭДО руководителя
В КЭДО руководитель получает доступ к кадровым документам, связанным с его зоной ответственности, и участвует в их обработке на этапах согласования, утверждения и подписания. Система избавляет от бумажной рутины, ускоряет взаимодействие с HR-отделом и позволяет принимать решения в один-два клика.
Руководитель видит документы только по своей команде — например, по отделу, филиалу или проектной группе. Это реализуется через гибкие настройки прав доступа. Он не тратит время на лишние документы, а работает только с теми задачами, где требуется его участие.
Сценарии, в которых руководитель задействован:
- согласование заявлений на приём, перевод, отпуск, увольнение;
- утверждение приказов по личному составу и организационно-распорядительных документов;
- визирование служебных записок и объяснительных;
- просмотр графиков отпусков, табелей учёта рабочего времени;
- контроль сроков исполнения и движения документов по маршруту;
- участие в электронных согласованиях регламентов, положений, изменений в структуре подразделения.
Система уведомляет руководителя о новых задачах и документах: в интерфейсе, по e-mail или в мобильном приложении. В интерфейсе видно, какие документы ожидают его решения, где возникла задержка и кто следующий участник в цепочке обработки.
Из КЭДО доступны аналитика и отчётность по действиям в кадровом контуре: количество согласованных приказов, среднее время на принятие решений, задержки по подразделениям. Это особенно важно при оценке эффективности управления персоналом.
Руководитель может:
- действовать в системе с любого устройства, включая смартфон;
- делегировать часть функций (например, заместителю или старшему менеджеру);
- комментировать документы в процессе согласования;
- отслеживать историю изменений и визирования;
- формировать отчёты по своей зоне ответственности.
Заключение
Переход на КЭДО — это стратегическое решение в пользу прозрачности, скорости и юридической надёжности. Электронные кадровые процессы позволяют оперативно оформлять приёмы, отпуска и договоры, исключая дублирование действий и потери информации.
Компании, внедрившие КЭДО, получают не только удобство для HR и сотрудников, но и масштабируемую, управляемую систему, которая адаптируется под рост бизнеса и требования законодательства.