Как внедрить СЭД в компанию в 2025 году?

Каждая компания стремится усовершенствовать процесс работы с документами. Система электронного документооборота позволяет мгновенно отправлять документы контрагентам и получать от них ответы. Качественная система ЭДО обеспечит строгое соблюдение внутренних рабочих регламентов, а также законодательных требований. С помощью СЭД руководство может контролировать ход исполнения поручений и любых других рабочих задач. Внедрение СЭД станет важнейшим этапом развития компании.

Отсутствие СЭД затрудняет и осложняет работу компании. Без СЭД фирма сталкивается с рядом проблем:

документооборот происходит медленно;
доставка поручений занимает много времени;
все документы хранятся в бумажном виде, а значит, могут пострадать от влаги, пожара, других факторов окружающей среды;
для хранения бумажных архивов требуется просторное сухое помещение;
некоторые письма могут отправляться несколько раз, из-за этого информация дублируется;
всегда есть риск потерять важные бумаги;
невозможно контролировать историю работы с документами и готовый результат;
получить доступ к нужной информации бывает затруднительно;
невозможно организовать надежную защиту информации.

Внедрение СЭД легко решит все эти проблемы. В последнее время компании переходят на электронные системы делопроизводства. Благодаря СЭД становятся прозрачными все внутренние операции с документами и исполнение поручений, удаётся снизить расходы, повысить контроль над документооборотом.

Что такое СЭД и зачем он нужен?

Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, позволяющее автоматизировать работу со входящей и исходящей корреспонденцией, хранение договоров, отчётов, счетов, обработку заявок и поручений. Через эту программу можно обмениваться документами, не тратя время на доставку. Достаточно зарегистрировать письмо, загрузить его скан и назначить получателей, которые сразу же смогут его прочитать.

Важно понимать, с какими видами документов работает организация. Все деловые документы делятся на несколько категорий:

организационно-правовые;
распорядительные;
нормативные;
кадровые;
финансово-бухгалтерские;
коммерческие;
научно-технические;
информационно-справочные.

Внедрение СЭД обеспечивает тесное и эффективное взаимодействие между компанией и еe внешними контрагентами, а также улучшает сотрудничество между разными отделами внутри организации.

СЭД выполняет несколько ключевых функций:

обработка заявок, поручений, заказов;
регистрация, сканирование и доставка писем (входящих и исходящих);
согласование и хранение договоров;
обеспечение доступа к документации;
скорость и автоматизация рабочих процессов, а также взаимодействия между отделами.

Отличие СЭД от ЭДО

Программа электронного документооборота необходима для бухгалтерии, отдела кадров, финансового, юридического и общего (канцелярского) отделов. Важно не путать ЭДО и СЭД. Между ними есть ключевое различие:

ЭДО обеспечивает быструю пересылку документов с контрагентами, указывает на юридическую значимость документов, позволяет сэкономить временные и финансовые затраты на ведение бумажного архива. В ЭДО хранятся договоры, налоговая отчетность, акты, счета, УПД.
СЭД ориентирована на внутренний документооборот, позволяет легко проводить и контролировать рабочие процессы. Согласование и контроль осуществляются автоматически. В системе хранятся заявки, приказы, корреспонденция, договоры.

Критерий	СЭД (Система электронного документооборота)	ЭДО (Электронный документооборот)
Основное назначение	Управление внутренними документами организации	Обмен документами между организациями
Сфера применения	Документооборот внутри компании	Документооборот с контрагентами и госслужбами (ФНС, ФСС и др.)
Функциональность	Создание, обработка, хранение, контроль документов	Обмен (отправка, подписание, аннулирование) документами с внешними организациями
Юридическая значимость	Внутренняя	Внешняя (с электронной подписью)
Примеры документов	Приказы, распоряжения, служебные записки	Счета-фактуры, договоры, акты, накладные

Внедрение системы электронного документооборота позволит организации решить большинство рабочих задач, повысит эффективность работы, улучшит итоговые результаты. СЭД используют как частные, так и государственные компании, а также большинство госорганов.

Преимущества использования СЭД

Программа обработки документов в электронном виде важна для бизнеса. У СЭД есть множество преимуществ перед бумажным документооборотом «по старинке».

Ускорение и автоматизация работы. Согласование, утверждение, отправка корреспонденции и другие рутинные задачи выполняются автоматически в течение нескольких минут.
Экономия ресурсов. Не нужно тратить бумагу и картриджи. Не придётся искать помещение для хранения архива. В таком помещении нужно создать подходящие условия и постоянно их поддерживать. Требуется строгий температурный режим, уровень освещения, влажность воздуха. Найти такое помещение непросто, особенно в маленьком офисе.
Экономия времени. Больше не придётся рыться в бумажном архиве или запрашивать копию старого документа, потому что в программе можно легко найти его скан. В СЭД есть система поиска с фильтром по множеству параметров: видам документов, названию, дате, контрагенту, ключевым словам.
Возможность избежать ошибок. Люди изредка допускают ошибки в своей работе, но СЭД позволяет избежать человеческого фактора.
Прозрачность работы. Электронная система фиксирует все рабочие шаги. В ней можно посмотреть, кто создал документ, кто утвердил, кому поручил исполнение, куда отослан документ, на каком этапе находится процесс его исполнения, кто вносил правки, каков итоговый результат.
Простота контроля. Сотрудники могут контролировать статусы документов и сроки их исполнения. Например, в программе можно увидеть, согласован ли договор, утверждена ли резолюция. Не придется звонить или писать коллегам, чтобы уточнить детали. Удобный прозрачный контроль особенно важен для финансового директора и руководителя организации.
Расстановка приоритетов в работе. Благодаря автоматической программе можно сократить время и усилия на рутинную работу и сосредоточиться на решении сложных, важных, нестандартных задач.
Возможность работать удаленно. Сейчас многие организации переходят на удалeнку, поэтому внедрение системы электронного документооборота СЭД позволит сотрудникам не посещать офис. У каждого работника будет доступ к базе документов.
Надёжная защита информации. Программные решения для электронного документооборота обеспечивают идеальное качество защиты данных.

10 шагов по внедрению СЭД в компанию

Внедрение системы электронного документооборота включает подготовку, выбор программы, обучение персонала и постоянную техподдержку. Часто компании временно используют оба формата документов — бумажный и электронный, согласовывая договоры и письма обоими способами.

Система внедрения СЭД предполагает выполнение 10 шагов, которые помогут избежать трудностей, быстро адаптировать СЭД, сделать ее работу эффективной.

Шаг 1: Принятие решения о внедрении СЭД

Если в общий отдел компании ежедневно поступает на регистрацию много бумаг, следует выбрать хорошее ПО для автоматизации делопроизводства. Когда руководитель примет решение о внедрении СЭД, он должен выпустить официальные документы — приказ и приложение к нему.

В приказе о введении системы электронного документооборота назначается сотрудник, ответственный за его исполнение. Все сотрудники фирмы должны быть ознакомлены с этим приказом: прочитать и поставить свою подпись.

К приказу прилагается официальное положение о работе с электронными данными, которое будет служить инструкцией для сотрудников. Это положение станет одним из главных документов фирмы.

Эта официальная документация позволит фирме использовать цифровую подпись и электронные документы. В соответствии с положением удаeтся выбрать СЭД, найти ответственного за осуществление этого проекта, разработать дальнейший план действий.

Если приказ и положение не будут выпущены официально, то у организации могут возникнуть проблемы (как рабочие, так и юридические). Все отделы фирмы должны знать о внедрении СЭД.

Шаг 2: Анализ текущих процессов

Процесс внедрения СЭД должен отвечать потребностям компании. Для этого необходимо прояснить ситуацию, которая сложилась на сегодняшний день. Нужно оценить текущий документооборот по ряду критериев:

общий объем корреспонденции, договоров, счетов и др.;
какие документы проходят обработку;
кто согласует документы;
куда отправляют поручения и другие документы;
где и как хранятся бумаги;
кто контрагенты, с кем ведется переписка;
каков объем расходов на ведение документации (деньги, картриджи, бумага, силы сотрудников и др.);
на каком этапе работы возникают трудности и задержки.

Оценка нынешней ситуации позволит найти «слабые места» в работе. После этого шага руководитель сможет сформулировать точные цели: зачем нужно внедрять СЭД.

Цели внедрения СЭД:

прозрачность мониторинга работы;
удобный контроль за выполнением задач;
сокращение числа ошибок;
соответствие юридическим требованиям;
автоматизация ручной работы.

Правильная постановка целей позволит выбрать ПО, способное закрыть все потребности организации.

Шаг 3: Определение требований и регламентов

Когда руководитель определится с целями внедрения ПО, он должен чётко сформулировать и записать конкретные требования к программе.

В списке требований нужно указать следующие детали:

какие документы считаются юридически значимыми;
по каким категориям, темам, группам удается распределить документы;
какие рутинные процессы следует автоматизировать;
насколько хорошо защищена конфиденциальная информация;
с какими другими системами надо интегрировать СЭД.

После этого составляют регламент работы. В регламенте надо подробно прописать ход всех процессов и варианты действий в непредвиденных ситуациях.

Что должно быть указано в регламенте:

форматы документов;
роли сотрудников;
кто замещает ответственного исполнителя на время его отсутствия;
маршруты согласования договоров, писем и прочей документации.

Регламент необходимо опубликовать в виде официального документа для внутреннего пользования. Нужно выпустить приказ о внедрении регламента работы с СЭД. Его обязаны изучить все сотрудники фирмы.

Шаг 4: Выбор и оценка программного обеспечения

В соответствии с перечисленными целями и требованиями надо выбрать подходящую систему электронного документооборота. Это самый трудный и продолжительный этап внедрения СЭД. Придется протестировать несколько программ, узнать их достоинства и недостатки.

Есть несколько критериев выбора, на которые стоит опираться при поиске ПО:

набор функций;
поддержка внутреннего и внешнего документооборота;
совместимость с базовым ПО офисных компьютеров (ноутбуков, планшетов);
поддержка ЭЦП (электронной цифровой подписи) и юридически значимых документов;
возможность масштабировать ПО;
простота интерфейса;
скорость работы программы;
возможность интегрировать СЭД с иными корпоративными программами (бухгалтерскими, кадровыми, финансовыми).

Надо выбрать или стационарную программу, которая загружается на компьютер, или облачное решение. Каждый из этих вариантов имеет свои плюсы и минусы. Стационарная программа может работать без интернета, но требует постоянной качественной техподдержки. Онлайн-сервис, работающий по облачным технологиям, не занимает место на компьютере, не нуждается в техподдержке, но не функционирует без интернет-связи. Оба решения (локальное ПО и облако) гарантируют сохранность данных.

EnDocs — универсальная программа для ведения делопроизводства, успешно выполняющая все основные функции. Работайте с EnDocs без проблем.

Шаг 5: Проектирование системы и интеграция

Избранную программу СЭД необходимо правильно настроить. Нужно подключить маршруты согласования документов, обеспечить права доступа к данным, назначение ролей исполнителей, настроить уведомления и функционал для подготовки отчетности.

Важно продумать маршрутизацию всех бумаг: кто из сотрудников фирмы получит зарегистрированный документ для дальнейшей работы. Распределение документов между отделами или сотрудниками — важнейший этап маршрутизации. Помимо этого, надо назначать ответственных исполнителей, которые занимаются данными поручениями.

Сначала входящий документ поступает в общий отдел на регистрацию. Там ему создают карточку, вводят все данные, сканируют и загружают изображение. Затем создают резолюцию и направляют еe руководителю на утверждение. В резолюции указывают сотрудника, который получит данный документ и будет работать по нему. Там же указывают сведения о сроках исполнения и контроле. Когда начальник утвердит резолюцию, этот документ поступит к ответственному исполнителю для дальнейшей работы. В ходе этих работ создаются другие документы, связанные с исходным. Все связи легко проследить в СЭД.

Система электронного документооборота удобна для согласования приказов, договоров, доверенностей, служебных записок и др. Достаточно создать карточку и назначить маршрут, а затем программа сама разошлет документ адресатам на согласование, ознакомление и утверждение. Система вовремя уведомит о сроках исполнения поручений. Когда документ будет утвержден, подписан и исполнен, программа оповестит об этом.

Маршрутизацию можно прописать любую: это зависит от структуры организации, а также от полномочий и специализации сотрудников.

Благодаря грамотно настроенной маршрутизации исполнитель будет незамедлительно получать поручения. Это ускорит рабочие процессы, сделает их результаты более эффективными.

Система внедрения СЭД включает интеграцию с CRM, бухгалтерией, 1С, кадрами, программой управления проектами и другими внутренними системами. Все процессы должны быть автоматизированы. Желательно создать шаблоны документов и загрузить их в ПО. Это самый трудоемкий этап внедрения СЭД, от которого зависят дальнейшие результаты.

Шаг 6: Юридическая подготовка

Следующий этап внедрения СЭД – подготовка юридических документов, которые будут подтверждать законность использования электронной цифровой подписи руководителя, а также действительность договоров и соглашений с контрагентами. Нужны документы, подтверждающие легальность работы с СЭД.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это набор, состоящий из паролей и символов, который позволяет подтверждать подлинность электронных документов. Для еe создания используются криптографические методы и закрытые ключи шифрования, поэтому такая подпись уникальна, еe невозможно подделать. Правом подписи документов (как бумажных, так и цифровых) наделeн руководитель (генеральный директор) организации и его заместители. Эти сотрудники получают сертификат ключа для электронной подписи. Чтобы получить сертификат на использование ЭЦП юридическим лицом, директор компании должен предоставить в ФНС свои паспортные данные, ИНН и СНИЛС.

После получения сертификата и ключа руководство может подписывать исходящие документы, заключать договоры.

Шаг 7: Обучение сотрудников

Необходимо научить сотрудников фирмы пользоваться СЭД. На это можно выделить несколько часов. Надо наглядно показать все функции, которые может выполнять программа, а также подробно рассказать, как с ними работать. Следует провести тренинг и объяснить, как создавать карточки, сканировать документы и загружать сканы, куда отправлять готовые документы, как составлять маршруты и резолюции. Нужно объяснить, что изменится в рабочих процессах сотрудников, что им придётся делать, а на что не следует тратить время.

Важно четко проговорить все особенности электронного документооборота (отсутствие бумажных носителей, онлайн-процессы, подписание документов цифровой подписью).

Система внедрения СЭД требует уделить внимание обучению сотрудников общего отдела (канцелярии), ведь именно они обрабатывают документы и работают с СЭД постоянно.

Помимо очных тренингов, следует подготовить письменные инструкции или пошаговые руководства по работе с ПО. С помощью инструкции сотрудник самостоятельно справится с возникшей проблемой.

Шаг 8: Пилотный запуск

Имеется ввиду запуск ПО в одном или нескольких подразделениях фирмы. Сотрудники попробуют работать с программой, проверят свои знания. Например, можно тестировать ПО в канцелярии (общем отделе) или на примере отдельного бизнес-процесса. Этот процесс должен отличаться простым алгоритмом действий. Не стоит выбирать бизнес-процессы, которые протекают гладко, без проблем. Лучше отдать предпочтение проблемным процессам, в ходе которых часто возникают трудности. Желательно, чтобы результат этого процесса проявился в ближайшие дни. В пилотном эксперименте должно участвовать не меньше 15–20 человек.

На этом этапе важно вовремя выявить вероятные проблемы с ПО. Это поможет исправить настройки программы и устранить возникшие трудности. После этого можно приступать к масштабному внедрению системы электронного документооборота.

Если в ходе пилотного запуска проблем окажется больше, чем выгоды, тогда директору придётся искать другую СЭД или обращаться к разработчикам.

Шаг 9: Масштабирование и оптимизация

Когда завершится пробный этап работы с СЭД, можно переходить к постоянному внедрению ПО. Следует заранее исправить все неполадки, обнаруженные в ходе пилотного запуска.

Способность к масштабированию — важное преимущество любых офисных программ. Качественное ПО выдерживает значительные нагрузки. Программа должна хорошо работать, даже если в ней одновременно зарегистрируется много людей.

Далее работа с СЭД станет обязательной для всех сотрудников компании. В первое время после запуска СЭД придется выявлять и устранять неполадки, оптимизировать процессы.

Важно контролировать процесс интеграции СЭД с другими программами. Их взаимодействие должно протекать быстро и без неполадок. При возникновении сбоев потребуется перезагрузка и устранение ошибок. Иногда приходится отсоединять подключенное ПО и проводить интеграцию повторно.

Масштабирование программы и оптимизацию работы с ней приходится проводить постоянно, потому что всегда возникают непредвиденные неполадки, бизнес растёт и расширяется, вносятся изменения в рабочий регламент.

Шаг 10: Поддержка и развитие

Успешно работающая система электронного документооборота нуждается в постоянной технической поддержке и дальнейшем развитии. Программу нужно регулярно обновлять, особенно после изменений в законодательстве. Например, если изменилась форма отчетности, то новые шаблоны должны быть доступны в новой версии программы. Как правило, ПО приходится обновлять 1–2 раза в год. Кроме того, необходимо обновлять ПО после любых изменений в бизнес-процессах.

Система внедрения СЭД предполагает регулярное обучение сотрудников, чтобы их труд стал более эффективным. Люди должны сразу узнавать о любых изменениях и обновлениях.

Руководитель обязан организовать постоянную техподдержку для работы с СЭД. Заниматься этим должны высококвалифицированные, опытные специалисты. Желательно создать отдельное подразделение внутри компании и назначить ответственного эксперта. Он будет исправлять неполадки, заниматься масштабированием ПО, загружать обновления.

Как выбрать систему электронного документооборота?

Директор фирмы должен хорошо знать, как правильно выбрать СЭД, которая будет подходить именно его организации. Следует обратить внимание на несколько критериев.

Функциональность. Программа должна выполнять все задачи, необходимые для решения рутинных рабочих процессов. Нужно выбирать ПО, оснащенное функциями создания, согласования, хранения, поиска документов. Чем шире функционал ПО, тем больше рутинных дел будет автоматизировано. Руководителю нужно учитывать особенности своей фирмы и выбирать ПО, способное удовлетворить все потребности компании. Есть программы с функциями выстраивания маршрутов для документов, с детальной аналитикой.
Юридическая значимость документов. СЭД обязана отвечать нормам законодательства. Необходимо выбирать программу, которая поддерживает функцию электронной подписи. Это позволит руководителю автоматически подписывать документы. Благодаря таким функциям СЭД обеспечивает законность заключенных сделок. Все сделки отображаются в системе, поэтому проверяющая организация сможет с ними ознакомиться.
Понятный, простой, удобный интерфейс. Важно, чтобы сотрудникам было легко работать с СЭД. На изучение ПО с простым интерфейсом тратится совсем немного времени, поэтому СЭД удастся внедрить довольно быстро.
Интеграция ПО. Необходимо, чтобы СЭД легко интегрировалась и синхронизировалась с другими корпоративными системами, особенно с бухгалтерскими программами. Это предотвратит дублирование информации, упростит и ускорит работу. Главное, чтобы все платежные документы, расчеты, счета-фактуры и договоры отображались в отчетах. Необходима программа, способная перегружать информацию из программы бухучета в систему электронного документооборота.
Объём и мощность. Важно уточнить, на какое количество документов и сотрудников рассчитана программа. Мощная система способна обрабатывать десятки документов одновременно.
Масштабируемость. Важно, чтобы ПО расширялось в ходе роста компании. Тогда в системе смогут зарегистрироваться новые сотрудники, отделы, контрагенты, филиалы. Масштабируемая СЭД сохранит актуальность на долгие годы.
Возможность вносить изменения в программу. Иногда возникает потребность что-то исправить в СЭД. Тогда руководителю придется обращаться к разработчикам ПО, искать специалистов или переходить на новую программу. Желательно выбирать такую СЭД, которая позволила бы вносить в нее правки.
Качество техподдержки. После внедрения СЭД руководителю придется нанять в штат компании специалиста, способного эту СЭД обслуживать. Программа будет функционировать долго, без сбоев и ошибок, если сисадмин сможет вовремя исправлять неполадки.
Демоверсия ПО. Не обязательный, но желательный критерий. Прежде чем отдать предпочтение какой-либо программе, нужно протестировать ее демо версию, проверить, насколько хорошо она подходит фирме.

Почему стоит выбрать EnDocs?

В этой статье мы рассмотрели основные этапы системы внедрения СЭД в компанию. На рынке немало программ для согласования договоров: EnDocs, Directum, Jet form, ПланФикс, EOS4SP, PayDox Cloud, Tessa, ELMA. Компания EnDocs — лидер среди разработчиков ПО для ведения документооборота и согласования договоров. EnDocs автоматизирует ход согласования документов, управление задачами, контроль за поручениями и другие рутинные процессы.

У EnDocs есть ряд преимуществ:

шаблоны для подготовки договоров;
автоматические маршруты для согласования;
возможность обрабатывать кадровую документацию;
интеграция с 1С;
большой набор инструментов;
онлайн-редактор процессов;
удобный поиск по расширенным критериям;
наличие электронной цифровой подписи;
понятный и удобный лист согласования;
наличие мобильной версии ПО.

Установите систему EnDocs и пользуйтесь ею в течение многих лет.

Организация внедрения системы электронного документооборота занимает много времени и требует больших усилий. Эти старания быстро окупятся, когда компания начнет работать более эффективно.