Как правильно организовать электронный документооборот с самозанятыми
Самозанятые – это люди, которые занимаются трудовой деятельностью в сфере оказания услуг или реализации товаров физическим или юридическим лицам в установленном законом порядке. Они самостоятельно организуют своё рабочее место и получают заработок или трудовой доход.
При работе с самозанятыми компания должна заключать договор, подписывать акты выполненных работ, оформлять другие документы. Так как самозанятые зачастую из другого региона, да и в целом на рынке хорошо прослеживается тренд на внедрение электронного документооборота, то гораздо эффективнее сразу все документы оформлять в электронном виде.
Юридический статус самозанятых
Статус самозанятых регламентирован Федеральным Законом 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход». Он вступил в силу с 1 января 2019 года.
Самозанятые отличаются от других юридических форм тем, что они не имеют работодателя, с которым заключен трудовой договор, и не используют наемный труд. Они получают доход от самостоятельного ведения деятельности или использования имущества.
СЭД EnDocs поддерживает работу с самозанятыми и позволяет оптимизировать документооборот с ними.
Бизнес и самозанятые
Компания может поручить самозанятым выполнение различных работ, связанных с их профессиональной деятельностью, например, разработку программного обеспечения, перевод текстов, дизайн интерьеров, проведение фотосессий и т.д.
Взаимодействие с самозанятыми выгодно для бизнеса по нескольким причинам:
- Экономия на налогах: компании могут экономить на налогах, так как самозанятые платят налог на профессиональный доход вместо НДФЛ и страховых взносов.
- Гибкость: компании могут быстро привлекать специалистов для выполнения конкретных задач без необходимости оформления трудовых отношений.
- Уменьшение административной нагрузки: компании не нужно оформлять трудовые отношения, вести учет рабочего времени и выплачивать зарплату.
- Возможность сотрудничества с профессионалами: многие специалисты предпочитают работать на себя и не хотят связываться с трудоустройством.
Но есть и ограничения: совокупный доход самозанятых от всех работодателей не должен превышать 200 000 рублей в месяц (2,4 млн руб. в год), объём работы должен меняться от месяца к месяцу, и работодатель не должен предоставлять рабочее место такому исполнителю.
Важно отметить, что при этом необходимо соблюдать требования законодательства и заключать соответствующие договоры с самозанятыми. А как только возникает документооборот, стоит рассмотреть возможность его перевода в электронный формат.
Почему при работе с самозанятыми стоит выбрать именно электронный документооборот
Электронный документооборот позволяет значительно ускорить процесс обмена документами между компанией и самозанятым. Электронные документы предоставляют возможность быстрого доступа к ним в любое время и из любого места при наличии доступа в интернет. Подписание документов осуществляется электронной подписью.
Если самозанятый специалист находится в другом регионе, выбор электронного документооборота становится еще более актуальным: отправка бумажных документов почтой может занимать много времени и стоить значительных денег.
Электронные документы гораздо сложнее потерять: в сервисе ЭДО хранятся все подписанные документы и черновики, в то время как риск утери бумажных версий гораздо выше.
Наконец, имеет значение и унификация документооборота. Многие компании работают с сотнями и тысячами самозанятыми специалистами. EnDocs позволяет формализовать договора, быстро и автоматически заполнять их по шаблону и проверять изменения.
ЭДО с самозанятыми
К типичным задачам, которые выполняются в системе электронного документооборота с самозанятыми, относятся:
- Заключение договора: перед началом работы необходимо заключить договор с самозанятым, который будет регулировать условия сотрудничества.
- Подписание актов выполненных работ: после завершения работы необходимо подписать акт выполненных работ, который подтверждает факт выполнения работы и ее качество.
- Проведение оплаты: после подписания акта выполненных работ необходимо произвести оплату за выполненную работу.
- Хранение документов (электронный архив): все документы, связанные с работой с самозанятыми, должны быть сохранены в системе электронного документооборота.
- Проверка статуса самозанятого: перед началом работы необходимо проверить статус самозанятого в системе налоговой службы, чтобы убедиться, что он действительно является самозанятым.
Как лучше реализовать документооборот с самозанятыми
Итак, для взаимодействия с самозанятыми выбран электронный формат. Какие нюансы стоит учесть?
СЭД EnDocs поддерживает работу как с самозанятыми, так и с физлицами. Для этого компания создает для самозанятого аккаунт в системе, где тот сможет видеть все документы, отправлять и подписывать их
Если работа с самозанятыми штучная и каждый раз уникальная (нешаблонная), то подготовку и отправку договора стоит поручить самому этому специалисту. Если же работа с самозанятыми ведется на потоке по типовым договорам, то гораздо удобнее, если заполнение и отправку документов выполнит компания. В EnDocs есть функция автоматического заполнения документов и генератор документов по шаблону.
Что нужно сделать самозанятому, чтобы работать по ЭДО
К самозанятым два основных требования: получить электронную подпись и зарегистрироваться в ЭДО.
Электронная подпись используется для подписания документов и подтверждения своих действий в электронном виде. По сути, она является аналогом обычной подписи и имеет такую же юридическую силу. При этом выделяют три вида ЭП: ПЭП, НЭП и КЭП. О них рассказано ниже, но сразу скажем, что рекомендуется КЭП.
Что касается регистрации в ЭДО, то это может быть аккаунт в сервисе ЭДО (Диадок и другие; у EnDocs есть интеграции с ними) или аккаунт в самой системе EnDocs, который для самозанятого создает его заказчик.
Виды ЭП для самозанятых
Самозанятые могут использовать простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП) электронные подписи. Наиболее предпочтительным и безопасным вариантом является КЭП.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Простая электронная подпись (ПЭП) обладает низкой степенью защиты и не предоставляет особых полномочий. Ее можно использовать только внутри организации, которая её выдала, для подписания электронных документов.
ПЭП также может быть представлена в виде смс-кода от банка, который приходит при совершении покупок на маркетплейсах. Для самозанятого ПЭП – это, по сути, логин и пароль, которые он использует для входа в личный кабинет платформы, где осуществляется электронный документооборот.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) представляет собой усиленный вид подписи, для выпуска которой стороны заключают дополнительное соглашение. Она применяется для подписания договоров, актов и отчетов о проделанной работе, подтверждая личность владельца и фиксируя факт отсутствия внесения правок после подписи.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) является наиболее надежным видом подписи, поскольку формируется с использованием сложных криптографических кодов, средств и алгоритмов, прошедших сертификацию ФСБ РФ.
Получить КЭП можно только в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию. Усиленная квалифицированная электронная подпись полностью заменяет физический автограф самозанятого.
Подробнее про электронные подписи в EnDocs
Заключение
Электронный документооборот (ЭДО) является удобным и эффективным инструментом для взаимодействия как самих самозанятых, так и компаний, работающих с ними. Он обеспечивает быстрый обмен документами, экономит время и ресурсы, повышает надежность и безопасность операций.
EnDocs поддерживает работу с самозанятыми как для разового, так и потокового оформления документов. Для этого в СЭД предусмотрен функционал распознавания документов, автоматического заполнения договоров и актов, различные аккаунты для работодателя и самозанятого с полным архивом отправленных друг другу документов.
EnDocs поставляется как в облачной версии по подписке, так и в виде локального дистрибутива для ПК.
Для активации тестового бесплатного периода и перехода в ЭДО перейдите по ссылке.
