Как организовать сотрудников

С помощью канбан-доски

Во многих компаниях нет удобных инструментов для управления задачами и планирования работы. На совещаниях и собраниях сотрудники записывают задачи в блокноты или на бумагу. К дедлайну выяснилось, что один неправильно записал срок, а другой не верно понял задачу. Все это приводит к нарушению сроков работ и в конечном виде к убыткам.

Решение здесь – использовать систему управления задачами и командами. С ее помощью все задачи с датами выполнения отображаются онлайн. Руководитель  может отслеживать прогресс по каждому проекту или команде и сразу видит, кто из сотрудников хорошо справляется, а кто не выполняет задачи.

Чтобы достичь такого результата, нужна система, которая работает по принципу канбан-доски. Расскажем, как её использовать для организации работы сотрудников.

Что еще за Канбан

Канбан — это метод планирования с помощью досок. На доске создают несколько списков, а в каждом списке — карточки. Каждая карточка представляет собой проект или задачу, к которой добавляют информацию о сроках, исполнителях и описании. Открыв такую доску, вы сразу видите, на каком этапе находится каждый проект. 

Канбан помогает понять, как работают сотрудники, сколько времени они тратят на задачи и какой результат получают клиенты. Цель системы — выполнять больше работы, не снижая качества.

Как организовать доску

Что потребуется. Программа, которая работает по принципу канбан-доски. Например, Доски задач в EnDocs.

С чего начать. Сначала запишите все задачи, над которыми сейчас работает команда или планирует приступить в ближайшее время. Для каждой задачи создайте отдельную карточку, укажите исполнителей и сроки.  

Затем определите этапы выполнения каждой задачи. Эти этапы станут колонками на доске. Четких правил нет, главное — видеть прогресс и работать удобно. Если сложно сразу выделить все этапы, начните с трех колонок: «Запланировано», «В работе» и «Готово».  

По мере работы с доской вы сможете уточнить списки. Например, в производстве  канбан-доска может включать такие списки: «Новый заказ», «Запланировано», «В работе», «Производство», «Доставка» и “Завершено”.  Для нового заказа создают отдельную карточку, которую помещают в «Новый заказ». По мере выполнения задача перемещается по спискам и в конце попадает в «Завершено».

Как закрепить результат. Определите объем работы, который каждый сотрудник выполняет одновременно, и расставьте приоритеты. Используйте приоритеты и  метки , чтобы важные задачи были на виду.  

Чтобы избежать путаницы, составьте четкие правила работы с доской. Укажите значения меток и и других параметров, а также порядок и время, когда можно брать новые задачи. Поделитесь этими правилами с сотрудниками или разместите их в Доске отдельной карточкой.

Как наладить работу

Что потребуется. Регулярные планерки и анализ. Они нужны, чтобы понимать, в правильном ли направлении движется команда, укладываются ли сотрудники в сроки.

С чего начать. На ежедневных встречах просматривайте вместе с командой доску, ищите проблемные места и решайте, как оптимизировать процесс. Например, сотрудники, которые уже справились со своей частью работы, могут помогать отстающим.

На еженедельных совещаниях обсуждайте, что снижает скорость работы и ищите способы решения проблем. К примеру, сотрудники постоянно отвлекаются и работают медленно, потому что должны отвечать на звонки клиентов. Чтобы решить проблему, назначьте дежурного. В течение дня звонки принимает он, а все остальные спокойно работают. Протестируйте новый режим работы в течение недели, а потом оцените, как он повлиял на результаты работы.

Как закрепить результат. Раз в месяц подводите итоги и обращайте внимание, за какое время команда выполнила задачу. Допустим, сотрудники приступили к работе первого декабря, а закончили третьего, значит им потребовалось три дня. Так вы понимаете, сколько времени нужно на разные задачи, точнее рассчитываете сроки и не подводите клиентов.

Оценить время и понять, как сотрудники справились с задачами, можно в планировщике. Например, «Мобильное предприятие» Билайн формирует отчеты по сотрудникам, срокам и задачам.

Сергей Егоров Product Owner EnDocs

Обсуждайте раз в неделю, чем вы и сотрудники были недовольны, придумывайте способы решения проблем и пробуйте их на следующей неделе. Когда команда недовольна, что ее закидывают срочной работой, можно попробовать снять с сотрудников часть задач: выделить одного, который будет заниматься только срочными делами. В конце недели обсудить, как это отразилось на работе команды.

Как организовать сотрудников

• Начните пользоваться системой управления задачами, организованным по принципу канбан-доски
• Выпишите все задачи, над которыми работают сотрудники, и определите статус каждой. Так у вас появятся карточки и списки.
• Определите правила работы с Доской задач и сообщите их сотрудникам.
• Раз в неделю обсуждайте возникшие проблемы, ищите способы их решения и применяйте в работе.
• Раз в месяц подводите итоги. Понять, как справились сотрудники с работой, можно все в том же EnDocs.