Что такое СЭД: виды, особенности и преимущества систем электронного документооборота

Все современные документы готовятся в электронном виде. Раньше их печатали, чтобы подписать и передать контрагенту, сотруднику или начальнику. Но и этот процесс оцифровывается. Со временем абсолютно все действия с документами, как и сами документы, будут оцифрованы. Центром такой трансформации являются системы электронного документооборота.

Что такое СЭД

СЭД – это комплексный и мощный инструмент, позволяющий эффективно хранить, обрабатывать, передавать, контролировать данные в цифровом формате, существенно увеличивая эффективность труда, снижая финансовые и трудовые расходы на выполнение рутинных процессов. Это базовое и определяющее понятие в бизнесе, отражающее суть системы – организация, гибкое управление электронными документами.

Важно отдавать отчет в том, что СЭД – это не архив документов. Это система, которая объединяет множественный функционал, направленный на автоматизацию документооборота и улучшение бизнес-процессов.

Как расшифровывается аббревиатура

Аббревиатура СЭД расшифровывается как система электронного документооборота. Это понятие включает комплекс программного обеспечения (ПО), который нужен для автоматизации, оптимизации управления документами, сопутствующими процессами в бизнесе.

Что означает понятие СЭД

Под СЭД понимается программное обеспечение для автоматизации управления документами внутри организаций. СЭД помогает упорядочить хранение, обработку, движение и доступ к документам в электронном формате, обеспечивая их централизованное управление.

Простыми словами

Бизнес ежедневно генерирует множество документов: письма, отчеты, договоры и прочее. Раньше все это хранилось в огромных шкафах с папками, а чтобы найти нужный документ, приходилось тратить много времени. Благодаря СЭД документы переведены в цифровой вид и хранятся в одном месте — компьютере или сервере. Их можно легко найти любой документ, указав название или ключевые слова.

СЭД — это программа, которая помогает управлять электронными документами. Она позволяет быстро находить нужные файлы, отслеживать изменения, кто и когда работал над документом, а также контролировать, кому можно смотреть или редактировать тот или иной файл. Это как умный секретарь, который следит за порядком в документах и помогает сотрудникам быстрее справляться с работой.

Назначение СЭД

Благодаря СЭД решаются следующие задачи:

1. Автоматизация документооборота. Автоматизированное создание и распределение задач, электронная передача документов, уведомления о событиях – все это значительно убыстряет, упрощает обработку документов, помогает повысить объемы обработанной информации.
2. Управление всеми документами. За счет централизованного хранения, поиска, архивации, контроля версий документов гарантируется доступность информации, предотвращается потеря данных.
3. Защита данных. Такие процедуры как шифрование, контроль доступа, аудит данных защищают конфиденциальную информацию от взлома, утечки, как изнутри, так и в случае внешних угроз.
4. Оптимизация работы. СЭД берет на себя автоматизацию рутинных процессов, уменьшение сроков обработки документов, повышение прозрачности рабочих процессов, что способствует повышению эффективности работы организации.
5. Улучшение качества работы. Сокращение числа ошибок, улучшение коммуникации, доступность данных независимо от места, времени помогут повысить качество работы сотрудников.
6. Минимизация финансовых издержек. Сокращение расходов на бумагу, почтовые отправления, хранение документов, время, затрачиваемое на ручную обработку информации, положительно сказываются на бизнесе.
7. Улучшение контактов с клиентами. СЭД дают возможность быстрого предоставления информации: электронные формы и подписи способствуют улучшению взаимодействия с клиентами, повышению гибкости коммуникации. 

СЭД и ЭДО: в чем разница

Термины система электронного документооборота (СЭД) и электронный документооборот (ЭДО) часто путают, но это разные понятия, хотя и тесно связанные.  Главная разница заключается в области применения инструментов, их разной функциональности.

• СЭД – это система, охватывающая весь документооборот внутри организации. Она подразумевает не только обмен документами, но и хранение, ведение архива данных, управление электронными документами, автоматизацию происходящих процессов, их управление, взаимодействие и тесную интеграцию с другими инструментами. 
• ЭДО – это более узкое понятие, которое относится к обмену документами между несколькими организациями. Как правило, это типовое решение для обмена электронными документами в рамках отдельных отраслей или с конкретными партнерами. ЭДО сфокусирован на обмене документами, их стандартизации, упрощении взаимодействия с бумажными документами, электронными подписями.

Организации используют СЭД как типовой подход документооборота на внутреннем уровне и ЭДО, чтобы обмениваться документами на внешнем уровне. Иногда СЭД адаптируют для работы с ЭДО, обеспечивая единую платформу для всех происходящих процессов.

Примеры СЭД 

Больше информации: Обзор российских систем электронного документооборота

Примерами СЭД на российском рынке являются следующие системы:

1. EnDocs. Готовое ПО для оптимизации, автоматизации процессов, связанных с документооборотом в электронном формате. Работает на базе Docker и СУБД Oracle MySQL (подробнее про архитектуру). Отличается универсальностью использования, поэтому подходит любой кампании. Поставляется как в виде коробочного, так и облачного решения. 
2. LDM.КЭДО. Решение реализовано на основе ЕСМ-платформы Lanit Document Management. Позволяет полностью перейти на цифровую обработку всех видов документов в компании и достичь гибкого управления. Интегрируется с «1С», «Госключ», другими сервисами.
3. ELMA365 SCP. Готовое решение, которое совмещает
   low-code платформу, CRM-систему, все виды документооборота. Это открывает возможности для дальнейшей автоматизации и оптимизации управленческих процессов в компании. Сокращает финансовые расходы, упрощает, повышает скорость работы, обработку всех видов документов.
4. Directum Lite. Вариант, который подойдет среднему и малому бизнесу. Налаживает электронный документооборот, избавляет от хаоса, неопределенности. Работает на базе собственной платформы Directum, в которой присутствует множество готовых шаблонов для работы с документами всех видов. 
5. 1С: Документооборот. Решение для упорядочивания взаимоотношений персонала, учета рабочего времени, учета документооборота в компании. Выдерживает большие и регулярные нагрузки, поэтому востребована в среднем и крупном бизнесе. Считается базовым решением для государственных учреждений. 
6. ТЕЗИС. Система, которая помогает организовать и поддерживать эффективное управление бизнес-процессами, документооборотом, делопроизводством. Одобрена Минкомсвязи РФ. Используется в государственных и частных учреждениях: вузы, школы, холдинги.

Функции СЭД

Больше информации – в отдельной статье про функционал СЭД (дать ссылку на статью про 8 функций СЭД)

СЭД оптимизирует бизнес-процессы, повышает эффективность работы. Она позволяет быстро находить нужные документы, контролировать их движение, уменьшает риски потери информации и ускоряет принятие решений. Автоматизация задач, защита данных и централизованный доступ –  ключевые преимущества, которые делают СЭД незаменимым инструментом для компаний любого размера. Среди ее главных функций:

• Автоматизация документооборота. Подразумевает маршрутизацию документов, автоматическое распределение задач, уведомления о событиях и контроль сроков.  Благодаря этому удается уменьшить сроки обработки документов и минимизировать риски ошибок, сопровождающие ручной документооборот.  
• Обеспечение безопасности. СЭД обеспечивает защиту конфиденциальной информации от взлома, контролирует права доступа персонала. Функции шифрования, контроля версий ПО, аудита происходящих событий играют определяющую роль в обеспечении безопасности информации.
• Управление правами доступа. Помогает настраивать права доступа к документам исходя из ролей и должностей сотрудников.  Это обеспечивает контроль над информацией, уменьшает риски взлома.
• Отчетность, анализ. СЭД предоставляет возможность генерации отчетов о документообороте, сроках обработки документов, количестве обращений к документам и прочим метрикам. Помогает проанализировать эффективность работы, выявлять узкие и критические зоны в бизнес-процессах.

Виды и классификация СЭД

Разделение на виды может строиться по различным критериям, и выбор наиболее подходящей СЭД зависит во многом от конкретных потребностей компании. Среди главных критериев классификации следующие:

• Функциональность. В этом аспекте СЭД подразделяются для управления документами (хранение, поиск, архивация), СЭД для управления процессами (автоматизация workflows, контроль исполнения), комплексные СЭД, объединяющие обе функции. Комплексные системы, как правило, предоставляют более широкие возможности, но и требуют глубокой интеграции в бизнес-процессы.
• Масштаб использования. Существуют СЭД для малых предприятий, ориентированные на простоту и доступность, масштабируемые решения для крупных корпораций, требующие высокой производительности и гибкости.  Различия касаются не только функциональности, но и архитектуры, обеспечивающей поддержку большого количества пользователей и объемов данных.
• Тип доступа. Бывает локальная система, работающая на серверах компании, или облачная СЭД, предоставляющая доступ к данным через интернет. Выбор зависит от уровня безопасности, требований к инфраструктуре и финансовых возможностей организации.  
• Дополнительные возможности. Например, совместное использование с другими решениями. Некоторые СЭД интегрируются с CRM, ERP и прочими инструментами, создавая единую информационную среду. Такая возможность позволяет автоматизировать обмен данными между различными отделами и повысить эффективность работы. 

Ключевые характеристики СЭД

Характеристики СЭД определяют ее эффективность, соответствие потребностям бизнеса. От простого хранения документов до сложных бизнес-процессов, СЭД должна обладать набором характеристик, обеспечивающих удобство использования, безопасность и высокую производительность. При выборе системы обращают внимание на:

1. Функциональность и гибкость. Система должна быть гибкой, адаптируемой к специфике конкретного бизнеса. Это позволяет гибко настроить различные бизнес-процессы, включая маршрутизацию документов, контроль версий, управление правами доступа, взаимодействие с другими компонентами. Определяющим элементом является возможность автоматизации рутинных задач, например, создание шаблонов документов, электронная подпись и уведомления. Возможности СЭД EnDocs одни из самых широких на рынке.
2. Безопасность. В условиях регулярных киберугроз, безопасность данных является первостепенной задачей для бизнеса. СЭД должна обеспечивать надежную защиту информации, использовать современные методы шифрования, контроль доступа, аутентификацию и аудит. Важно, чтобы система соответствовала всем требованиям законодательства по защите персональных данных.  
3. Интеграция и масштабируемость. СЭД должна быть совместима с текущими инструментами компании. Это позволяет обеспечить непрерывный обмен данными, полную автоматизацию происходящего. Эффективная система должна быть способна адаптироваться к увеличению потока информации, пользователей, не теряя производительности. 
4. Удобство использования. СЭД должна быть интуитивно понятной, удобной в использовании для всех сотрудников компании. Адаптивный и понятный интерфейс, наглядная визуализация данных и возможность персонализации настроек – определяющие факторы, влияющие на принятие системы сотрудниками. Обучение работе с системой должно быть коротким, эффективным.
5. Контроль изменений. Важным аспектом СЭД является возможность управления версиями документов и контроль изменений. СЭД должна обеспечивать полную историю всех операций с документами.
6. Отчетность, аналитика. СЭД должна генерировать различные отчеты по аналитике, документообороту. Тем самым проще отслеживать эффективность процессов, выявлять узкие места, принимать обдуманные решения. 
7. Поддержка и обслуживание. Надежная поддержка, обслуживание системы – неотъемлемые аспекты успешного внедрения СЭД. Поставщик услуг должен предоставлять полную техническую поддержку, оперативно решать возникающие проблемы, обеспечивать регулярные обновления системы. 

Как внедрить СЭД

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это многоэтапный процесс, требующий тщательной подготовки, который включает:

1. Анализ потребностей и планирование проекта. Необходимо предварительно и детально проанализировать текущие бизнес-процессы, связанные с документооборотом, выявить узкие места, проблемы и потенциальные выгоды от внедрения СЭД. Важно определить цели внедрения, ожидаемые результаты, бюджет проекта и сроки реализации. 
2. Выбор и внедрение подходящего решения. Выбор подходящей системы согласно специфики бизнеса, масштабу компании и бюджету. Важен тщательный анализ предложений различных поставщиков, оценка функциональности, надежности и масштабируемости системы. Этот этап требует внимательного контроля и координации действий всех участников проекта. Ознакомьтесь с нашей подборкой систем электронного документооборота.
3. Подготовка персонала. Необходимо разработать и провести программы обучения, адаптированные к различным ролям и уровням сотрудников. Обучение должно охватывать не только технические аспекты работы с СЭД, но и практическое применение.
4. Тестирование и апробация. Перед финальным запуском СЭД необходимо провести тщательное тестирование системы, чтобы убедиться в ее корректной работе, отсутствии ошибок. Тестирование должно охватывать все ключевые сценарии использования СЭД, включая обработку различных типов документов, взаимодействие с иными компонентами. 
5. Мониторинг и оптимизация. После запуска СЭД, необходимо постоянно отслеживать ее эффективность и производительность. Важно анализировать ключевые показатели, связанные с документооборотом, вносить необходимые коррективы в систему и бизнес-процессы. Это позволит оптимизировать работу СЭД и достичь максимальной эффективности.  

Преимущества внедрения СЭД

• Повышение эффективности труда. Выражается в автоматизации множества процессов документооборота, сокращении временных сроков на обработку документов.
• Улучшение качества работы. СЭД – это минимизация ошибок, повышение прозрачности процессов.
• Минимизация финансовых затрат компании. Наблюдается экономия на бумаге, почтовых отправлениях, хранении документов.
• Улучшение защиты данных. Шифрование, контроль доступа, аудит создают повышенную безопасность информации, минимизируют риски нецелевого использования. 
• Повышение взаимодействия с партнерами, заказчиками. Быстрое извлечение, предоставление необходимых документов, мгновенная пересылка данных, готовые электронные подписи.

Заключение

СЭД – полезное ПО для каждодневной работы и мощный инструмент, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, добиться улучшения эффективности труда в компании.

Сейчас, когда информация выполняет определяющую роль во всех сферах деятельности человека, СЭД приобретает статус незаменимого помощника для компаний всех размеров и отраслей. Грамотно выбранная и настроенная СЭД позволяет существенно повлиять на успех и развитие бизнеса.