Автоматизация делопроизводства и канцелярии в EnDocs

Организуйте регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, подготовку внутренних документов, согласование и контроль исполнения в единой системе. EnDocs автоматизирует повседневные операции, помогает соблюдать сроки и обеспечивает прозрачность работы с документами на каждом этапе.

Регистрация входящей корреспонденции

Регистрируйте входящие письма, обращения и другую корреспонденцию в единой системе. Добавляйте файлы со сканера, из электронной почты или подключённых сервисов электронного документооборота.

EnDocs автоматически присваивает регистрационные номера по заданным правилам. В карточке сохраняются реквизиты корреспонденции, вложенные файлы и сведения об отправителе. При необходимости можно установить связи с другими документами.

После регистрации корреспонденцию можно направить на рассмотрение руководителю, передать ответственному сотруднику или запустить настроенный маршрут обработки.

Рассмотрение документов и выдача поручений

Направляйте зарегистрированную корреспонденцию на рассмотрение руководителям и ответственным сотрудникам. В EnDocs можно организовать ознакомление с документом, подготовку решения и выдачу поручений.

Руководитель назначает исполнителя, устанавливает срок и при необходимости добавляет комментарии. Система создаёт задачу, связанную с документом, и позволяет отслеживать её выполнение.

При необходимости к работе можно привлечь нескольких сотрудников. Все поручения, комментарии и результаты исполнения сохраняются в системе вместе с документом.

Отправка исходящих документов

Подготавливайте исходящие письма и другие документы по корпоративным шаблонам с автоматическим заполнением реквизитов. Для работы с файлами можно использовать встроенный офисный редактор.

Перед отправкой документ проходит необходимые этапы согласования и подписания. EnDocs автоматически создаёт задачи участникам маршрута, фиксирует решения согласующих и контролирует сроки.

После согласования исходящая корреспонденция регистрируется и получает номер по установленным правилам. Интеграции с сервисами электронного документооборота, включая Контур.Диадок, позволяют обмениваться документами с внешними контрагентами.

Информация об отправленных документах и связанных с ними действиях сохраняется в системе.

Подготовка и согласование внутренних документов

Создавайте приказы, распоряжения, служебные записки, регламенты и другие внутренние документы непосредственно в EnDocs.

Для подготовки документов используются корпоративные шаблоны с автоматическим заполнением данных из карточки. Встроенный офисный редактор позволяет работать с файлами в системе, а история версий — отслеживать изменения.

Подготовленный документ можно отправить на согласование, подписание или ознакомление сотрудников. EnDocs автоматически определит участников по настроенному маршруту, создаст задачи и зафиксирует результаты их выполнения.

Документы, требующие электронной подписи, можно подписывать с использованием предусмотренных в системе механизмов ЭП.

Контроль исполнения документов и поручений

Контролируйте исполнение поручений, соблюдение сроков и прохождение документов на всех этапах работы. В EnDocs задачи связаны с документами, поэтому руководитель может отслеживать не только состояние поручения, но и результаты его выполнения.

В системе фиксируются ответственные исполнители, сроки, статусы задач и история действий. Сотрудники получают уведомления о назначенных заданиях и напоминания о сроках, а руководители могут своевременно выявлять задержки.

Контроль сроков. Отслеживайте текущие и просроченные задачи, получайте уведомления и напоминания о необходимости их выполнения.

Контроль поручений. Проверяйте ответственных, статусы и результаты исполнения, просматривайте выполненные работы и при необходимости возвращайте задачи на доработку.

Контроль согласования. Узнавайте, на каком этапе находится документ, кто должен принять решение и какие согласования уже завершены.

Отчётность. Анализируйте активные и просроченные задачи, контролируйте исполнительскую дисциплину сотрудников и подразделений.

Информация об исполнении доступна непосредственно в системе — без необходимости вручную собирать отчёты и запрашивать состояние поручений у сотрудников.

Электронный архив

Храните входящую и исходящую корреспонденцию, приказы, распоряжения и другие документы в едином электронном архиве.

EnDocs сохраняет файлы, реквизиты, историю версий и сведения о согласовании документов. Связи между документами позволяют объединять относящиеся к одному вопросу материалы и быстро переходить между ними.

Поиск по реквизитам, датам, контрагентам и другим атрибутам помогает находить необходимые документы без обращения к бумажным папкам и переписке сотрудников.

Права доступа определяют, какие документы доступны конкретным пользователям и какие действия они могут выполнять.