ЭДО с контрагентами
Подключение к электронному обмену
В EnDocs можно настроить обмен документами c контрагентами с помощью интеграции с популярными сервисами обмена Диадок и СБИС или Сфера.Курьер Достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить интеграцию в системе.
Обмен можно организовать так, чтобы первичные документы поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел. Кроме этого, есть возможность отправлять документы на адрес филиала или конкретного подразделения контрагента, а также получать их.
Чтобы начать электронный обмен, остается отправить приглашения контрагентам или наоборот принять их. При этом пригласить можно даже компании, которые еще не зарегистрированы в сервисах обмена.
Отправка документов через сервисы обмена
Неформализованные документы, например договоры, письма или акты сверки, можно создать, подписать и согласовать с руководством организации по утвержденному регламенту.
После этого их легко отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из интерфейса EnDocs. Это удобно, так как не нужно переключаться между несколькими интерфейсами.
Формализованные документы создаются в учетной системе, например в 1С, после чего отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в EnDocs.
Обработка поступивших документов
По каждому комплекту формируется задание на обработку. Ответственный проверяет документы и отправляет их на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику или отправляет отказ.
Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов на каждую страницу автоматически добавляются штампы с идентификатором документа в сервисе обмена и номером страницы, а на последнюю — ставится отметка о подписании.
Для удобного просмотра поступившие документы открываются в формате PDF.
Цифровая бухгалтерия
EnDocs позволяет автоматизировать весь жизненный цикл первичных документов в цифре — от регистрации в канцелярии до отправки в архив. Решение Цифровая бухгалтерия является идеальным инструментом для компаний, которые хотят автоматизировать и ускорить обработку бухгалтерских и финансовых документов или организовать общий центр обслуживания (ОЦО).
Дополнительные возможности и преимущества
Формирует единый архив документов из разных источников
Благодаря интеграции с разными операторами ЭДО (Контур.Диадок, СБИС и Корус Сфера) EnDocs поможет организовать единый архив документов как электронных, так и бумажных.
Ускоряет бизнес-процессы
ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить первичные документы и договоры можно за несколько секунд. При этом вся работа в независимости от оператора ЭДО происходит в привычном интерфейсе СЭД. EnDocs поддерживает обмен документами через Диадок, СБИС и Сфера.Курьер
Обеспечивает юридическую значимость документов
В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы. EnDocs сохраняет полный юридически-значимый протокол передачи документа
Делает документооборот прозрачным
При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе
Сокращает затраты
В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 30–60 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке
Делает документооборот безопасным
Контрагенты могут отправлять друг другу документы по e-mail, но это не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.
Упрощает взаимодействие с госорганами
63-ФЗ признает документы с электронной подписью юридически значимыми и приравнивает их к бумажным оригиналам с собственноручной подписью. Такие документы можно представить в суды и госорганы. Например, налоговая принимает декларации и книги покупки и продаж, если они подписаны электронной подписью.
