Загрузка документов из почты

В EnDocs Cloud можно загружать сканы документов используя электронную почту. Все загруженные сканы попадают в реестр Загруженные сканы.  Далее по этим сканам можно создать карточку документа непосредственно в EnDocs Cloud или в 1С используя Загруженные (загрузка из E-mail/FTP).

Вы можете использовать один почтовый адрес для загрузки документов или, если у вас несколько юридических лиц, добавить для каждой организации отдельный почтовый ящик.

* Сканы документов загружаются в формате PDF.

ВНИМАНИЕ! Для целей загрузки документов в Endocs Cloud рекомендуется создать специальный почтовый ящик. А также создать папки для обработанных и ошибочных сканов.

Для загрузки документов из почты:

1. На главной странице в верхнем меню выберите раздел Настройки. 

 2. В боковой панели слева перейдите в раздел Импорт документов, нажмите кнопку Добавить и выберите E-mail.

3. В появившемся окне Настройки E-mail необходимо заполнить все поля. Данные можно получить у администратора вашего почтового сервиса. Для публичных почтовых сервисов данные можно найти в разделе справки по настройке почтовых программ.

Для основных почтовых сервисов настройки следующие:

Почтовый сервисАдрес почтового сервераПорт
Yandeximap.yandex.ru993
Mailimap.mail.ru993
Gmailimap.gmail.com993

В поле Сервер нужно указать адрес почтового сервера, использующий протокол IMAP. В поле Порт прописать порт для настройки IMAP. В полях Пользователь и Пароль указать логин и пароль вашей электронной почты. Поставить галочку TLS.

При успешном подключении будет соответствующее уведомление. 

ВНИМАНИЕ! Для работы необходимо активировать возможность подключения по IMAP.

Почтовый сервисНастройка подключения
YandexСправа вверху шестеренка -> Прочие-> Почтовые программы -> Поставить галочку «Разрешить доступ к почтовому ящику с помощью почтовых клиентов. С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP»
Mail

Справа вверху значок аккаунта-> Пароль и безопасность-> Пароли внешних приложений-> Добавить-> Созданный пароль использовать для Настроек E-mail

GmailСправа вверху шестеренка-> Все настройки-> Пересылка и POP/IMAP-> Поставить точку «Включить IMAP»

4. Отобразятся дополнительные поля в которых необходимо выбрать папки для обработки писем.

  1. Папка входящих — указывает на папку из которой будут загружаться письма со сканами документов
  2. Папка обработанных — в данную папку перемещаются все письма, которые были успешно обработаны — сканы из них были загружены
  3. Папка ошибочных — в эту папку перемещаются письма, в процессе обработки которых произошла ошибка.

В поле Распознавание документов в выпадающем списке вы можете выбрать один из пунктов:

  1. Распознавать документы комплектамина каждый отправленный файл будет создан один документ. Например: на отправленные накладную, счет и счет-фактуру в одном PDF файле будет создано Поступление с заполненными соответствующими реквизитами. Этот способ удобен, когда вы сканируете документы комплектами
  2. Распознавать документы по отдельности — каждый отправленный файл будет разделен на документы, которые в него входят. Например: на отправленные накладную, счет и счет-фактуру в одном PDF файле будет создано 3 соответствующих документа. Этот параметр подойдет, когда у вас сканы содержат документы из разных пакетов.

При необходимости в поле Загрузка документов для Организации в выпадающем списке можете выбрать Организацию. В таком случае загруженные сканы будут сразу прикреплены к указанной организации.

5. Нажмите кнопку Сохранить.

Созданное подключение будет отображаться в поле Настройка импорта документов.

Для сканирования документов можно использовать приложения на смартфоне: Файлы для IOS и Google Диск для Android.

Ознакомьтесь со статьями как сканировать документы на iPhone через приложение Файлы и как сканировать документы с помощью Google Диска на Android.

Подпишитесь на полезные статьи об автоматизации и документообороте

    Заказать звонок

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Работа с договорами

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.

      Кадровые процессы

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс подписания кадровых документов с помощью электронной подписи сотрудников.

      Обработка бухгалтерских документов поставщиков

      С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс обработки бухгалтерских документов поставщиков.

      Хранение документов (электронный архив)

      EnDocs Cloud позволяет организовать хранение документов в любом формате. Документы в архиве доступны пользователям для поиска и выгрузки.

      Делопроизводство

      С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процессы канцелярии в компании.

      Счета и оплаты

      Автоматизация процесса согласования счетов в EnDocs Cloud поможет упорядочить и ускорить процесс оплаты счетов от поставщиков.