Ближайший вебинар:
EnDocs Договоры: Создать легко, согласовать быстро
27 сентября в 12:00

Версионность

Общие сведения

Для удобства работы с файлами система поддерживает работу с их версиями. В документообороте версионность часто используется для отслеживания изменений, например, в договорах. EnDocs позволяет добавлять, просматривать, а также сравнивать версии файлов.

Добавление версии файла

Добавить новую версию для файла можно тремя способами:
  1. по кнопке «Добавить версию» меню файла;
  2. назвав новую версию файла тем же именем что и предыдущая, и добавив её по кнопке «Добавить» в карточке документа;
  3. для документов формата docx и xlsx, при редактировании непосредственно в системе (платная опция) и сохранении изменений.
 
Для добавления версии файла первым способом необходимо:
 
1. Открыть карточку документа с предыдущей версией файла, нажать три точки справа от названия файла, версию которого добавляем, и выбрать пункт «Добавить версию»

2. В стандартном окне проводника выбрать файл с новой версией документа с любым именем (файл должен иметь тот же формат, что и в старой версии) и нажать «Открыть».
Для добавления версии файла вторым способом необходимо:
 
1. Изменить имя нового файла на идентичное старой версии (файл должен иметь тот же формат, что и в старой версии).
2. Открыть карточку документа с предыдущей версией файла и в области «Файлы» нажать кнопку «Добавить»:
 

  1. В карточке документа во вкладке «Лист согласования» также отобразится, кем и кому была назначена задача по дополнительному согласованию.

3. В стандартном окне проводника выбрать файл с новой версией документа и нажать «Открыть».
 
Для добавления версии файла третьим способом необходимо:
 
1. Открыть карточку документа с предыдущей версией файла, кликнуть курсором мыши на файл с расширением «.docx» или «.xlsx», для которого будет добавляться версия. После этого изображение файла появится в окне просмотра:

  1. После дополнительного согласования задача возвращается инициатору.

2. Нажмите кнопку «Редактировать» справа вверху от окна просмотра.
3. Измените содержимое файла, нажмите на кнопку «Сохранить» в нижнем правом углу экрана, а затем выберите «Закрыть»:

После добавления в карточке документа останется старое название файла, но под ним изменится его размер и номер версии.

В окне просмотра файла изображение изменится на новое.
Во вкладке «История изменений» появится запись вида:

В контекстном меню файла появится пункт «Версии файлов»:

При нажатии на кнопку «Скачать файл» на компьютер загрузится последняя версия файла.
Добавление версии файла доступно сотруднику с ролью «Пользователь», только если у него есть права на редактирование карточки документа.

Просмотр информации о версиях файла

При нажатии на пункт «Версии файлов» откроется таблица, где указаны сотрудник, добавивший версию, дата и время добавления, размер файла, порядковый номер версии, а также возможные действия с ней:

Вы можете отсортировать версии или найти нужную в поиске, а также скачать любую версию файла по кнопке
Назначение кнопки действия при наведении на нее указателя мыши подскажет всплывающая подсказка.

Сравнение версий файла

Сравнение доступно только для файлов формата «.docx» и производится с первой версией.
Для того, чтобы сравнить версии файла, необходимо:
  1. В таблице «Версии файла» справа от строки с информацией о версии, которую необходимо сравнить с первоначальной, нажать кнопку
    После этого автоматически начнётся скачивание файла сравнения.
  2. Откройте файл сравнения. Файл может быть просмотрен в MS Word, LibreOffice. В зависимости от выбранного текстового редактора отображение изменений в файле меняется.
    В случае, если не удалось сравнить версии файлов появится информационное окно с надписью «Произошла ошибка при сравнении версий».
Удаление файла с версиями
При удалении файла, имеющего версии, появится информационное окно с надписью «Удалить выбранный файл? У данного файла имеются версии». После подтверждения действия удалятся все версии файла.
Максим Соин

Исполнительный директор компании EnDocs, разработчик систем электронного документооборота

Хотите получить предложение от нас?

Популярные тематики

Заказать звонок

Мы свяжемся с вами в ближайшее время

    Работа с договорами

    EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.