Версионность

Общие сведения

Для удобства работы с файлами система поддерживает работу с их версиями. В документообороте версионность часто используется для отслеживания изменений, например, в договорах. EnDocs позволяет добавлять, просматривать, а также сравнивать версии файлов.

Добавление версии файла

Добавить новую версию для файла можно тремя способами:
  1. по кнопке «Добавить версию» меню файла;
  2. назвав новую версию файла тем же именем что и предыдущая, и добавив её по кнопке «Добавить» в карточке документа;
  3. для документов формата docx и xlsx, при редактировании непосредственно в системе (платная опция) и сохранении изменений.
 
Для добавления версии файла первым способом необходимо:
 
1. Открыть карточку документа с предыдущей версией файла, нажать три точки справа от названия файла, версию которого добавляем, и выбрать пункт «Добавить версию»

2. В стандартном окне проводника выбрать файл с новой версией документа с любым именем (файл должен иметь тот же формат, что и в старой версии) и нажать «Открыть».
Для добавления версии файла вторым способом необходимо:
 
1. Изменить имя нового файла на идентичное старой версии (файл должен иметь тот же формат, что и в старой версии).
2. Открыть карточку документа с предыдущей версией файла и в области «Файлы» нажать кнопку «Добавить»:
 

  1. В карточке документа во вкладке «Лист согласования» также отобразится, кем и кому была назначена задача по дополнительному согласованию.

3. В стандартном окне проводника выбрать файл с новой версией документа и нажать «Открыть».
 
Для добавления версии файла третьим способом необходимо:
 
1. Открыть карточку документа с предыдущей версией файла, кликнуть курсором мыши на файл с расширением «.docx» или «.xlsx», для которого будет добавляться версия. После этого изображение файла появится в окне просмотра:

  1. После дополнительного согласования задача возвращается инициатору.

2. Нажмите кнопку «Редактировать» справа вверху от окна просмотра.
3. Измените содержимое файла, нажмите на кнопку «Сохранить» в нижнем правом углу экрана, а затем выберите «Закрыть»:

После добавления в карточке документа останется старое название файла, но под ним изменится его размер и номер версии.

В окне просмотра файла изображение изменится на новое.
Во вкладке «История изменений» появится запись вида:

В контекстном меню файла появится пункт «Версии файлов»:

При нажатии на кнопку «Скачать файл» на компьютер загрузится последняя версия файла.
Добавление версии файла доступно сотруднику с ролью «Пользователь», только если у него есть права на редактирование карточки документа.

Просмотр информации о версиях файла

При нажатии на пункт «Версии файлов» откроется таблица, где указаны сотрудник, добавивший версию, дата и время добавления, размер файла, порядковый номер версии, а также возможные действия с ней:

Вы можете отсортировать версии или найти нужную в поиске, а также скачать любую версию файла по кнопке
Назначение кнопки действия при наведении на нее указателя мыши подскажет всплывающая подсказка.

Сравнение версий файла

Сравнение доступно только для файлов формата «.docx» и производится с первой версией.
Для того, чтобы сравнить версии файла, необходимо:
  1. В таблице «Версии файла» справа от строки с информацией о версии, которую необходимо сравнить с первоначальной, нажать кнопку
    После этого автоматически начнётся скачивание файла сравнения.
  2. Откройте файл сравнения. Файл может быть просмотрен в MS Word, LibreOffice. В зависимости от выбранного текстового редактора отображение изменений в файле меняется.
    В случае, если не удалось сравнить версии файлов появится информационное окно с надписью «Произошла ошибка при сравнении версий».
Удаление файла с версиями
При удалении файла, имеющего версии, появится информационное окно с надписью «Удалить выбранный файл? У данного файла имеются версии». После подтверждения действия удалятся все версии файла.
Подпишитесь на полезные статьи об автоматизации и документообороте

    Заказать звонок

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Работа с договорами

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.

      Свяжитесь с нами
      Close
      Напишите нам!
      Telegram
      WhatsApp