Согласование договоров

endocs.ru
endocs.ru
Согласование договоров
endocs.ru
endocs.ru
endocs.ru

Согласование и контроль исполнения договоров

Работа с договорами — неотъемлемая часть документооборота. Любой компании важно снизить затраты на рассмотрение, согласование и исполнение договоров.  Внедрение системы согласования договоров позволяет:

  • уменьшить трудозатраты на создание договора, в т. ч. на основе принятых шаблонов;
  • автоматизировать согласование договора в соответствии с корпоративными регламентами и процедурами;
  • предоставлять удобный механизм групповой работы с документом, контроль версий, сравнение версий, параллельное редактирование договора;
  • хранить все подписанные договоры, а также всю сопроводительную документацию и историю согласования, осуществлять удобный поиск в архиве;
  • связать договоры с документом основания (закупкой, служебной запиской), а также со связанными документами (внутренними документами, доп. соглашениями, актами и счетами).

Как работает решение

EnDocs поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств.

Согласование договоров!

Преимущества EnDocs для договоров

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОГО ПРОЦЕССА ДАЕТ СЛЕДУЮЩИЙ БИЗНЕС-ЭФФЕКТ:

  • снижение рисков подписание неавторизованного (или некорректно согласованного) договора,
  • сокращение сроков согласования договора в 2–3 раза,
  • сокращение времени на поиск договора в 5–10 раз,
  • снижение рисков некорректного отслеживания выполнения обязательств по договору.

EnDocs имеет в типовой поставке модуль согласования договоров, который соответствует 90% требованиям компаний, а также может быть полностью перенастроен под ваши нужды!

Возможности Endocs

Отличительной особенностью решения EnDocs является простота и скорость внедрения.

Решение спроектировано так, чтобы сотрудникам максимально облегчить работу с документами. При разработке решения основной акцент был на эргономичности интерфейса Личного кабинета пользователя. Вся актуальная информация и документы консолидируются в предельно удобном для восприятия виде — в едином интерфейсе.

Процессы согласования в системе полностью автоматизированы. Пользователи не отвлекаются на то, какие функциональные подразделения и ответственные лица участвуют в согласовании. Достаточно заполнить электронную карточку документа и отправить его на согласование. Все остальное система сделает сама: динамически сформирует маршрут и определит ответственных лиц.

Процессы документооборота пронизывают всю деятельность компании и использование системы документооборота влияет на эффективность работы всех сотрудников компании. Например:

Для функциональных менеджеров:



  • Подготовка проектов договоров и инициация процесса согласования без посредников (секретарей, делопроизводителей и т.п.), не покидая рабочего места

  • Мгновенный поиск необходимых документов, формирование Личного кабинета

  • Полная актуальная информация о ходе процесса, текущем статусе и текущем этапе согласования

  • Гарантия актуальности согласованной версии документа, возможность просмотра рецензий и изменений

  • Кардинальное сокращение сроков согласования документа

  • Мгновенное получение уведомления о замечаниях к документу и завершении согласования

  • Исключение рисков потери и утраты документа, истории и листа согласования



Для согласующих лиц:



  • Отображение поступивших на согласование документов в Личном кабинете системы

  • Получение электронных оповещений и напоминаний о назначении заданий по согласованию

  • Отображение полной информации о поступившем на согласование документе в электронной карточке

  • Просмотр электронного листа согласования и рецензий предыдущих участников процесса

  • Просмотр взаимосвязанных документов (например, основного Договора при согласовании Дополнительного соглашения)

  • Интерфейс согласования документа одним «кликом»

  • Исключение рисков потери и утраты документов, истории и листа согласования



Для отдела внутреннего контроля:



  • Формирование необходимых реестров документов

  • Контроль сроков согласования документов и отдельных этапов процесса

  • Выявление «узких мест» и оптимизация процессов согласования

  • Наличие аудиторского следа, полной истории движения и изменений документа

  • Оперативное управление процессами компании с помощью встроенного конструктора маршрутов

  • Исключение рисков отсутствия необходимых виз ответственных сотрудников, некорректного или неполного списка согласующих лиц для документа.



Для распределенных компаний и холдингов:



  • Единая информационная среда, обеспечивающая сквозное прохождение процессов между удаленными подразделениями и юридическими лицами компании

  • Абсолютно идентичная работа пользователей, как в локальной сети, так и удаленно посредством сети Интернет;

  • Централизованный контроль над полнотой и корректностью первичных документов

  • Унификация процессов документооборота между всеми юридическими лицами и подразделениями компании

  • Формирование единого документарного архива документов для всех подразделений и юридических лиц компании с гибкой системой разграничения доступа.



Особенности EnDocs

УНИВЕРСАЛЬНЫЙ КОНСТРУКТОР МАРШРУТОВ

  • В состав решения входит универсальный конструктор маршрутов согласования, позволяющий моделировать процессы любой сложности. С помощью конструктора в маршруты согласования могут включаться параллельные и последовательные этапы, автоматические и вариативные этапы, зависящие от параметров и реквизитов документа. Например, в зависимости от суммы договора система может направлять его на согласование Финансовому директору при превышении пороговой суммы и т.п.
  • Конструктов маршрутов исключает необходимость формирования и корректировки маршрутов согласования для отдельных документов пользователями и администраторами системы. Настройка процессов выполняется один раз, после чего в созданные цепочки согласования могут вноситься необходимые изменения.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ

  • Интерфейс системы построен по принципу «единого окна» в качестве которого выступает «Личный кабинет» пользователя. В Личном кабинете сотрудника консолидируется вся необходимая актуальная информация о документах и задачах, требующих его внимания. Таким образом система позволяет минимизировать потери времени связанные с поиском необходимой информации, предоставяя ее на единой персональной странице портала.

БЫСТРОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ИЗ КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА

  • Интерфейс системы спроектирован максимально удобно для пользователей, позволяя получать всю информацию о согласуемом документе в едином интерфейсе. При поступлении документа на согласование ответственный сотрудник имеет возможность на единой форме ознакомиться с документом и мгновенно выдать рецензию путем нажатия соответствующей функциональной кнопки.

АУДИТОРСКИЙ СЛЕД И ЛИСТЫ СОГЛАСОВАНИЯ

  • Система обеспечивает все необходимые средства контроля и аудита, включая версионность документов и электронных карточек, ведение полной истории действий с документом, логгирование действий согласующих лиц и т.п.
  • В процессе согласования система обеспечивает автоматическое формирование электронного листа согласования, содержащего информацию о назначенных заданиях согласующим лицам, плановых и фактических сроках согласования, полученных рецензиях и т.д. При формировании листа согласования в системе используется простая цифровая подпись, обеспечивающая идентификацию пользователя по его учетной записи и исключающая возможность подмены согласующего лица.

АНАЛИТИЧЕСКИЕ ОТЧЕТЫ

  • Встроенная система аналитической отчетности позволяет проводить детальный анализ процессов согласования в различных аналитических разрезах. Так, например, могут быть сформированы отчеты по количеству и типам согласованных документов и документов на согласовании, инициаторам процессов согласования, загрузке согласующих лиц и т.п.
  • Использование аналитических отчетов позволяет анализировать сроки согласования документов как в целом, так и по отдельным этапам, что позволяет выявлять «узкие места» и оптимизировать процессы для повышения их оперативности. Контроль над превышением плановых сроков согласования отдельными исполнителями позволяет своевременно выявлять задержки и устранять причины их возникновения.

EnDocs согласование договоров — это:

быстро

Быстрая подготовка договоров

  • исходящий договор составляется на основе настроенных шаблонов Microsoft Word;
  • входящий договор размещается через систему распознавания документов в электронный архив, где связывается с сопроводительными документами;
  • поддерживается классификатор договоров, с обеспечением индивидуальных наборов реквизитов для каждого типа документов в Системе;
оперативное согласование

Оперативное согласование

  • руководитель подписывает договор квалифицированной ЭП, обеспечивая юридическую значимость и неизменность содержания документа;
  • электронный документ отправляется контрагенту прямо из системы через сервис обмена или электронной почтой;
  • в базе хранятся версии и редакции документа, включая информацию об авторе и времени внесения изменений;
контроль

Контроль исполнения договора

  • после подписания договора, ответственные исполнители извещаются через систему электронного оповещения о поставленных задачах и плановых сроках их выполнения;
  • вы полностью контролируете последовательности и сроки выполнения отдельных этапов договора. Вся история документов хранится в электронном архиве.