В EnDocs Cloud по документам можно запускать рабочие процессы (workflow) для автоматизации различных процессов вроде согласования договоров, заявок на оплату, регистрации документов и т.п. Наличие веб-доступа позволяет согласовывать документы из любого места, при наличии доступа в интернет, и таким образом организовать совместную работу с документами для филиалов или дистанционных работников.
Запуск документа согласования
Для создания рабочего процесса по документу и запуска на согласование:
1. Откройте нужный вам документ.
2. В появившемся окне в верхней части карточки нажмите кнопку Старт процесса.
Если администратор настроил маршруты согласования для данного типа документа, необходимо его выбрать. Как настраивать маршруты описано в разделе Маршруты согласования.
В этапах маршрута можно изменять только Срок согласования и Текст задачи. Удалять и менять последовательность этапов маршрута нельзя.
4. Вы можете добавить этапы к существующему маршруту, нажав кнопку Добавить, которые возможно редактировать, менять местами и удалять. Либо создайте свой маршрут, если нет созданных администратором. Заполните все необходимые поля.
Выберите тип согласования:
- Последовательный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. При этом на данном этапе будет достаточно, чтобы документ согласовал или отклонил один из исполнителей, у остальных исполнителей этапа задание будет отозвано;
- Параллельный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. Задачи будут назначены одновременно всем исполнителям, для завершения этапа необходимо решение от всех исполнителей.
Выберите исполнителей и желаемый срок согласования. В тексте задачи можно указать дополнительные сведения по необходимости.
Выберите тип задачи:
- Согласование — для данного типа задачи согласующему доступно два действия: «Согласовать» и «Отклонить»
- Исполнение — для данного типа задачи согласующему доступно одно действие: «Выполнить»
- Ознакомление — для данного типа задачи согласующему доступно одно действие: «Ознакомиться»
- Подписание — для данного типа задачи согласующему доступны следующие действия:
- для обычных документов — два действия: «Подписать» и «Отклонить»
- для документов ЭДО/Диадок — два действия: «Подписать» и «Отказать в подписи». Для выполнения этих действий пользователю нужна электронная подпись на токене.
5. Для запуска процесса согласования нажмите на кнопку Запустить процесс. После чего в появившемся окне необходимо подтвердить запуск.
После запуска документа на согласование — у первых в списке Исполнителей в личном кабинете появится задача на согласование документа и поступит уведомление по почте о новой задаче. После выполнения назначенной задачи, система автоматически создаст задачу для следующих Исполнителей.
Документ, отправленный вами на Согласование, отобразится в вашем Личном кабинете в разделе Мои документы на обработке. Вы всегда можете посмотреть статус согласования документа.
6. При необходимости (например, нужно внести правки в документ) вы можете прервать согласование и запустить позднее повторно.
Согласование Документа Исполнителем
О поступлении документа на согласование Исполнитель получит уведомление на электронную почту. Так же задача отобразится в Личном кабинете в разделе Мои Задачи.
Пример уведомления на электронную почту.
Пример документа на согласование в Личном кабинете.
Для дальнейшей работы с документом просто перейдите по ссылке из полученного письма, или выберите документ в разделе Мои задачи.
После чего в открывшейся карточке документа, в верхней части вы можете Согласовать или Отклонить задачу.
При отклонении документа необходимо обязательно ввести комментарий.
История согласования
На закладке Лист согласования в карточке документа отображается вся история согласования.
Запуск процессов согласования, установленные сроки выполнения, что поможет видеть как происходит или происходил процесс согласования.
