Согласование документа

В EnDocs Cloud по документам можно запускать рабочие процессы (workflow) для автоматизации различных процессов вроде согласования договоров, заявок на оплату, регистрации документов и т.п.  Наличие веб-доступа позволяет согласовывать документы из любого места, при наличии доступа в интернет, и таким образом организовать совместную работу с документами для филиалов или дистанционных работников. 

Запуск документа согласования

Для создания рабочего процесса по документу и запуска на согласование:

1. Откройте нужный вам документ.

2. В появившемся окне в верхней части карточки нажмите кнопку Старт процесса

Если администратор настроил маршруты согласования для данного типа документа, необходимо его выбрать. Как настраивать маршруты описано в разделе Маршруты согласования.

В этапах маршрута можно изменять только Срок согласования и Текст задачи. Удалять и менять последовательность этапов маршрута нельзя.

4. Вы можете добавить этапы к существующему маршруту, нажав кнопку Добавить, которые возможно редактировать, менять местами и удалять. Либо создайте свой маршрут, если нет созданных администратором. Заполните все необходимые поля.

Выберите тип согласования:
  1. Последовательный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. При этом на данном этапе будет достаточно, чтобы документ согласовал или отклонил один из исполнителей, у остальных исполнителей этапа задание будет отозвано;
  2. Параллельный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. Задачи будут назначены одновременно всем исполнителям, для завершения этапа необходимо решение от всех исполнителей.

 

Выберите исполнителей и желаемый срок согласования. В тексте задачи можно указать дополнительные сведения по необходимости.

 

Выберите тип задачи:
  1. Согласование — для данного типа задачи согласующему доступно два действия: «Согласовать» и «Отклонить» 
  2. Исполнение — для данного типа задачи согласующемуся доступно одно действие: «Выполнить» 
  3. Ознакомление — для данного типа задачи согласующемуся доступно одно действие: «Ознакомиться» 
  4. Подписание — для данного типа задачи согласующему доступны следующие действия:
    • для обычных документов — два действия: «Подписать» и «Отклонить» 
    • для документов ЭДО/Диадок — два действия: «Подписать» и «Отказать в подписи». Для выполнения этих действий пользователю нужна электронная подпись на токене.
    •  

5. Для запуска процесса согласования нажмите на кнопку Запустить процесс. После чего в появившемся окне необходимо подтвердить запуск.

После запуска документа на согласование — у первых в списке Исполнителей в личном кабинете появится задача на согласование документа и поступит уведомление по почте о новой задаче. После выполнения назначенной задачи, система автоматически создаст задачу для следующих Исполнителей. 

Документ, отправленный вами на Согласование, отобразится в вашем Личном кабинете в разделе Мои документы на обработке. Вы всегда можете посмотреть статус согласования документа.

6. При необходимости (например, нужно внести правки в документ) вы можете прервать согласование и запустить позднее повторно.

Проснувшись однажды утром после беспокойного сна, Грегор Замза обнаружил, что он у себя в постели превратился в страшное насекомое.

Согласование Документа Исполнителем

О поступлении документа на согласование Исполнитель получит уведомление на электронную почту. Так же задача отобразится в Личном кабинете в разделе Мои Задачи.

 

Пример уведомления на электронную почту.

Пример документа на согласование в Личном кабинете.

Для дальнейшей работы с документом просто перейдите по ссылке из полученного письма, или выберите документ в разделе Мои задачи.
После чего в открывшейся карточке документа, в верхней части вы можете Согласовать или Отклонить задачу. 

При отклонении документа необходимо обязательно ввести комментарий.

История согласования

На закладке Лист согласования в карточке документа отображается вся история согласования.
Запуск процессов согласования, установленные сроки выполнения, что поможет видеть как происходит или происходил процесс согласования.

Подпишитесь на полезные статьи об автоматизации и документообороте

    Заказать звонок

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Работа с договорами

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.

      Кадровые процессы

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс подписания кадровых документов с помощью электронной подписи сотрудников.

      Обработка бухгалтерских документов поставщиков

      С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс обработки бухгалтерских документов поставщиков.

      Хранение документов (электронный архив)

      EnDocs Cloud позволяет организовать хранение документов в любом формате. Документы в архиве доступны пользователям для поиска и выгрузки.

      Делопроизводство

      С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процессы канцелярии в компании.

      Счета и оплаты

      Автоматизация процесса согласования счетов в EnDocs Cloud поможет упорядочить и ускорить процесс оплаты счетов от поставщиков.