Согласование документа
В EnDocs Cloud по документам можно запускать рабочие процессы (workflow) для автоматизации различных процессов вроде согласования договоров, заявок на оплату, регистрации документов и т.п. Наличие веб-доступа позволяет согласовывать документы из любого места, при наличии доступа в интернет, и таким образом организовать совместную работу с документами для филиалов или дистанционных работников.
Запуск согласования документа
Для создания рабочего процесса по документу и запуска на согласование:
1. Откройте нужный вам документ.
2. В появившемся окне в верхней части карточки нажмите кнопку «Старт процесса».
3. Если администратор настроил маршруты согласования для данного типа документа, то пользователь может только выбрать маршрут из имеющихся.
При этом если при создании маршрута администратор проставил галку «Пользователь может изменять маршрут», то после выбора названия маршрута из списка у пользователя появится сообщение:
И, нажав на кнопку «Изменить», он сможет изменить этапы маршрута.
4. Если для данного типа документа маршруты настроены не были, то пользователь сам создаёт маршрут в появившейся форме, нажав кнопку «Добавить»:
5. В процессе создания маршрута пользователь добавляет этапы и заполняет все необходимые поля.
Выберите тип согласования:
- Последовательный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. При этом на данном этапе будет достаточно, чтобы документ согласовал или отклонил один из исполнителей, у остальных исполнителей этапа задание будет отозвано;
- Параллельный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. Задачи будут назначены одновременно всем исполнителям, для завершения этапа необходимо решение от всех исполнителей.
Выберите исполнителей и желаемый срок согласования. В тексте задачи можно указать дополнительные сведения по необходимости.
Выберите тип задачи:
- Согласование — для данного типа задачи согласующему доступно два действия: «Согласовать» и «Отклонить»
- Исполнение — для данного типа задачи согласующему доступно одно действие: «Выполнить»
- Ознакомление — для данного типа задачи согласующему доступно одно действие: «Ознакомиться»
- Подписание — для данного типа задачи согласующему доступны следующие действия:
- для обычных документов — два действия: «Подписать» и «Отклонить»
- для документов ЭДО/Диадок — два действия: «Подписать» и «Отказать в подписи». Для выполнения этих действий пользователю нужна электронная подпись на токене.
Подробнее о настройке маршрутов описано в разделе «Маршруты согласования».
6. Для запуска процесса согласования нажмите на кнопку «Старт процесса». После чего в появившемся окне необходимо подтвердить запуск.
После запуска документа на согласование — у первых в списке Исполнителей в личном кабинете появится задача на согласование документа и поступит уведомление по почте о новой задаче. После выполнения назначенной задачи, система автоматически создаст задачу для следующих Исполнителей.
Документ, отправленный вами на Согласование, отобразится в вашем Личном кабинете в разделе «Мои документы на обработке». Вы всегда можете посмотреть статус согласования документа.
7. При необходимости (например, нужно внести правки в документ) вы можете прервать согласование и запустить позднее повторно.
Согласование документа Исполнителем
О поступлении документа на согласование Исполнитель получит уведомление на электронную почту.
Так же задача отобразится в Личном кабинете в разделе «Мои задачи».
Для дальнейшей работы с документом просто перейдите по ссылке из полученного письма, или выберите документ в разделе «Мои задачи».
После чего в открывшейся карточке документа, в верхней части вы можете Согласовать или Отклонить задачу.
При отклонении документа необходимо обязательно ввести комментарий.
История согласования
На закладке «Лист согласования» в карточке документа отображается вся история согласования:
дата и время последней операции, название этапа, на котором сейчас находится маршрут, участвующие сотрудники, запуск процессов согласования, установленные сроки выполнения, комментарии участников, что поможет видеть как происходит или происходил процесс согласования.
